Email ist ein alter Hut. Längst gibt es viele verschiedene Clients, Webdienste und Tools. Vor allem gibt es 40 Jahre Erfahrungen mit dem Medium. Doch immer noch wird Email als Social Media und zur Collaboration vergewaltigt. Email ist weder sozial, noch taugt Email als Collaboration Tool.
Viele Posteingänge sind riesige Massengräber. Millionen Menschen verbrauchen jeden Monat unzählige Stunden damit, ihre Emails zu verwalten. Sogar Stefan “@Digitalnaiv” schämt sich dafür, dass er ein Email-Sortierer ist. Und was ist, wenn Sie wirklich einmal eine bestimmte Email benötigen? Richtig: Sie haben sie entweder gelöscht. Oder Sie finden sie nicht, weil Sie sich nicht notiert haben, in welchen Ordner Sie sie damals sortiert haben oder mit welchem Tag (Schlüsselwort) Sie sie versehen hatten. Damals…
Inhalt
Email an alle: Blog
Mein Blog ist ein Wissensspeicher für andere und für mich.
In meinem Blog lege ich jeden Artikel in einen (oder ausnahmsweise mehrere) Ordner. Einige Artikel versehe ich mit Schlagworten. Doch das mache ich nicht für mich. Es ist einerseits als Orientierung für Leser (ja, auch für Sie!) gedacht und soll andererseits den Suchmaschinen helfen (damit potentielle Leser Artikel finden). Kategorien und Schlagwörter im Blog sind für andere Leser außer mir.
Suche
Wenn ich Blogartikel suche, dann suche ich. Punkt. Meistens sogar mit der Google-Suche und der “Site:”-Einschränkung. Die Google-Suche ist so gut, wie ich geschrieben habe. Also sehr…. 
Doch niemand außer mir soll meine Emails in meinem Emailspeicher lesen. Schon gar nicht eine Zensursula oder ein Schäuble 2.0. Warum also Emails verschlagworten und in Ordner verstecken?
Die Suchen der verschiedenen Emailprogramme sind so gut, dass ich mir keine Gedanken darüber mehr machen muss, welchen Ordner oder welches Schlagwort ich damals benutzt hatte. Bei Desktop-Suchmaschinen wie Spotlight oder Copernic muss ich noch nicht einmal wissen, ob der gesuchte Inhalt in einer Email oder einer Datei (im Dateisystem) liegt. Und dann gibt es die fantastische Google Mail-Suche. Sie erinnern sich an Google? Deren angeblich historisch belegte Spezialität ist Suchen und Finden…
Speicherplatz
“Ja, aber der Speicherplatz!” werden Sie mir jetzt vielleicht entgegenschmettern. Und ich schmettere Ihnen entgegen: “Wann leben Sie denn, in welcher Dekade?” Haben Sie schon versucht, die 25 GB Speicherplatzlimitierung bei Google Mail zu erreichen? Oder nutzen Sie den unbegrenzten Speicherplatz bei Yahoo! Mail auch nur zu zehn Prozent? Wieviele Gigas von Kilobytes hat Ihre Festplatte? Hallooooooo?
So geht Email
Email dient genau zwei Meistern:
- Schreiben
- Lesen
Bei einigen Emails trifft 1. zu, bei einigen (wahrscheinlich den meisten) Emails trifft 2. zu. Und bei einigen Emails gehen Sie nach 2. über zu 1. Das nennt man dann Antworten oder Weiterleiten.
Für beide Meister müssen Sie recherchieren. Dann suchen Sie. Punkt. Fangen Sie erst gar nicht damit an, zuerst nach Ordnern oder Schlagworten zu suchen, damit Sie suchen können. Suchen Sie!
“Aber ich muss doch…”? Wann?
Was müssen Sie? Antworten? Ablegen? Sie müssen Ihre Emails organisieren? Ja, das müssen Sie. Wenn Sie aufgrund einer eingehenden Email etwas tun müssen!
- Jetzt? Können Sie sie jetzt innerhalb von etwa zwei Minuten beantorten beziehungsweise weiterleiten? Dann machen Sie das jetzt. Sofort!
- Gleich oder etwas später? Dann markieren Sie die Email, in dem Sie sie mit einem bestimmten Schlagwort versehen oder in einen bestimmten Ordner legen (beispielsweise “Action”). Diese Emails arbeiten Sie einmal am Tag durch und beantworten (und archivieren!) Sie sie dann.
- Irgendwann? Der Inhalt ist so interessant, dass Sie irgendwann (wenn Sie Ruhe und Zeit) etwas damit tun wollen? Recherchieren oder antworten? Markieren Sie sie (beispielsweise mit “Sometime”). Diese Emails arbeiten Sie einmal in der Woche durch und beantworten (und archivieren!) Sie sie dann.
- Gar nicht? Dann archivieren Sie sie. So können Sie später jederzeit danach suchen, wenn Sie sie benötigen (ich hatte da doch mal eine Email..).
Das ist der einzige Zweck für die Verwendung von Schlagwörten oder Ordnern: Die Organisation Ihres Tuns, Ihrer Handlungen mit Emails.
Löschen?
Löschen Sie Emails nur dann, wenn es sich um SPAM handelt. Es sei denn, Ihr Email-Dienstleister gibt Ihnen nur ein oder sogar nur ein paar hundert Gigabyte. Dann wechseln Sie gleich (Action!) Ihren Email-Dienstleister und archivieren Sie dann.
Getting Things Done
Das ist Ihnen alles viel zu schnell, zu Galopp? Dann schauen Sie nach weiteren Inhalten (suchen Sie!), wie Sie Ihre Emails und Ihre Arbeit organisieren können. Ein guter Anfang ist die Getting Things Done-Methode von David Allen.
Sie können auch gerne hier im Blog kommentieren (und dabei eine Frage stellen). Aber bitte schreiben Sie mir keine Email! Das wäre mir nicht sozial und nicht kollaborativ genug 
Die E-Mail ist tot, es lebe die Email!
“Electronic” ist englisch. “Mail” ist englisch. “Email” ist englisch. Nach 40 Jahren ist es an der Zeit, endlich den korrekten Anglizismus für elektronische Post (aka “E-Post”) zu verwenden. Werfen Sie endlich die E-Mail weg! Die E-Mail ist tot, es lebe die Email!
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