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Mein Schreib-Setup mit WriteMonkey

Mein Setup zum Schreiben: Todoist, Evernote, Zotero und WriteMonkey

Lesezeit:  6 Minuten

Für das Planen, Recherchieren und Schreiben von Artikeln setze ich auf Todoist, Evernote, Zotero und WriteMonkey. Anstelle einer „One size fits all„-Lösung habe ich mich für eine „best-of-breed„-Lösung entschlossen.

Seit über zehn Jahren blogge ich. Okay, ich blogge nicht nur sondern ich schreibe auch einfach nur Artikel (ich versuche einen „Casus Belli“ analog des Pallenberg-Falles zu vermeiden)1. Ich habe in über 40 Jahren Hausarbeiten, eine Diplomarbeit, Thesen, Konzepte, Essays, Ausschreibungen, Pflichtenhefte, Buchartikel geschrieben. Insgesamt habe ich Texte unterschiedlichster Art geschrieben. Die weitaus größte Anzahl an Texten jedoch umfasste weniger als zwei oder drei Tausend Wörter, und die meisten davon umfassten weniger als ein Tausend Wörter. Auch dieser Artikel wird deutlich unter zwei Tausend Wörter bleiben.2

Die Auszeichnungen bei solchen Artikeln halten sich im kleinen Rahmen. Fett, kursiv, Links, Aufzählungen, Zitate, bestenfalls Fußnoten. Dafür brauche ich kein Word und kein Layout – vor allem, wenn letztendlich das Format auf HTML hinausläuft. Also alles kein Hexenwerk. Doch das Planen, Recherchieren und Schreiben von mehreren solcher Artikel erfordert irgendwann doch ein Mindestmaß an Setup. Ob dann letztendlich alle Artikel wirklich Blogartikel sind, sei dahingestellt. Aber ein Großteil davon sind Blogartikel.

Nachdem ich zunächst dachte, Scrivener wäre eine geeignete Umgebung fürs Schreiben (und da fürs bloggende Schreiben), habe ich mir jetzt eine eigene Schreibumgebung zusammengestellt.3

  • Todoist (Planen)
  • Evernote (Recherchieren)
  • Zotero (Recherchieren)
  • WriteMonkey (Schreiben)

Bei meiner Hardware setze ich auf ein HP Spectre x360 (ein 13-Zoll-Notebook ähnlich einem Macbook Air) mit Windows 10, einen älteren aber zuverlässigen Desktop-PC mit Windows 10 und zwei 21-Zoll-Monitoren, ein iPad3 (das inzwischen mit iOS 9 recht lahm geworden ist) und ein HTC One. Konzentriertes Arbeiten und das eigentliche Schreiben erfolgen mit dem Notebook und dem Deskop-PC. Wenn ich bei dem iPad oder dem HTC auf etwas stoße, dann benutze ich sie zum Erfassen.

Nach einigem Ausprobieren habe ich mich also zu diesem – noch frischen – Setup zum Schreiben entschlossen. Ich bin selbst gespannt, wie es sich bewährt.

Todoist

Mein Schreib-Setup mit Todoist

Mein Schreib-Setup mit Todoist

Meine Schreibaufgaben verwalte ich in Todoist. Für meine Blogs und für Kunden habe ich jeweils ein eigenes Projekt in Todoist. Jeder Artikel, auch jede Idee, erhält eine Aufgabe mit einem „Arbeitstitel“ als Aufgabenname. Neben dem Namen kann jede Aufgabe diese Eigenschaften haben (muss sie aber nicht):

  • Prioritäten
  • Fälligkeitsdatum
  • Priorität
  • Erinnerungen
  • Kommentare
  • Unteraufgaben (beispielsweise „Recherchiere X,Y,Z“)

Möglicherweise kommt mir eine spontane Idee zu einem Artikel, von dem ich außer dem Arbeitstitel noch keine weiteren Vorstellungen habe. Dann lege ich eine Aufgabe direkt in Todoist an – oder ich schicke eine Mail an Todoist mit dem Arbeitstitel als Betreff und eventuell noch ein oder zwei erläuternden Sätzen als Text. Todoist macht daraus eine Aufgabe in meinem Todoist-Eingang.

Kommentare in Aufgaben benutze ich für Artikel in Todoist kaum, bestenfalls erläutere ich meine Idee mit ein oder zwei Sätzen im Kommentar. Alles weitere notiere ich in Evernote (oder direkt im Artikel).

Evernote

Sobald ich mehr als ein oder zwei Sätze zu einem Artikel notieren will, lege ich für den Artikel in Evernote eine Notiz mit demselben Arbeitstitel als Titel für die Notiz an. Außerdem kopiere ich mir den Evernote-Link zur Notiz. Den Aufgabennamen in Todoist versehe ich dann mit dem Evernote-Link:

evernote:view/27131/s1/512cacb9-93a1-4187-bee2-6c53724fc03c/519cacb9-93a1-4137-bei2-6c53441fc03c/ (Mein Schreib-Setup)

In Todoist bekommt der Aufgabenname ein Evernotesymbol, und beim Klicken auf den Aufgabennamen öffnet sich die Evernote-Notiz.

In der Evernote-Notiz hinterlege ich Gedanken(sprünge), Ideen, Aufzählungslisten, kurze Absätze im Unreinen und vor allem Links zu Quellen, über die ich irgendwann (oder beim Erstellen der Aufgabe) stolpere. Wenn ich ziemlich sicher bin, dass ich einen Quellenartikel für diesen Artikel verwenden werde, erfasse ich den Artikel mit dem Evernote Web Clipper. Wann immer es geht, speichere ich dabei nur den Artikel und nicht die komplette Seite („Page“) in Evernote. Den Evernote-Link zu dem Quellenartikel kopiere ich dann in meine primäre Aufgabennotiz. Damit habe ich die Aufgabennotiz und zugehörige Quellenartikel jederzeit auch offline zur Verfügung.

Wenn ich, beispielsweise beim Surfen, auf einen Artikel stoße und mir ein möglicher eigener Artikel dazu einfällt, lege ich eine Notiz in Evernote an. Das können beispielsweise sein:

  • Ein freier Text, dem ich bereits einen Arbeitstitel verpasse.
  • Ein Foto von etwas, das mir „über den Weg läuft“.
  • Ein Artikel, den ich mit dem Web Clipper erfasse.

Manchmal schiebe ich einen Text, ein Foto oder einen Artikel erst einmal in meine Inbox in Evernote. Bei meiner täglichen Morgen- oder Abendroutine stoße ich dann auf die Evernote-Notiz, lege ich gegebenenfalls noch meine Artikel-Notiz an, und lege ich eine Artikel-Aufgabe in Todoist an.

Evernote benutze ich eher für die Quellensammlung „on the fly“, während ich also gar nicht am Artikel schreibe (oder an einem ganz anderen). Ich stolpere in einem anderen Zusammenhang über einen Quellenartikel und denke mir, der könnte doch für „Arbeitstitel“ interessant sein. Also speichere ich ihn vorsichtshalber ab (oder den Link dazu.

Zotero

Mein Schreib-Setup mit Zotero

Mein Schreib-Setup mit Zotero

Neben Evernote benutze ich für die Quellenverwaltung (ich nenne es Rechercheverwaltung) weiterhin noch Zotero. Zotero ist eigentlich eine Literaturverwaltungssoftware für Mac, Windows und Linux. Die Installation erfolgt standalone oder als Browsererweiterung für Firefox. Es gibt Plugins für Browser, Word und Libreoffice.

Zotero [zoh-TAIR-oh] is a free, easy-to-use tool to help you collect, organize, cite, and share your research sources.

Der Vorteil von Zotero liegt in der Optimierung für Literatur und für strukturierte Daten. Das sorgt beispielsweise dafür, dass beim Speichern eines Buches von Amazon (vial Link) Daten wie ISBN oder Autor strukturiert abgelegt werden. Wikipedia-Seiten werden mit Daten wie Page Version ID abgespeichert, außerdem wird ein Snapshot (eine Offlineversion) abgelegt. Auch andere Webseiten werden mit der Browser-Erweiterung zuverlässig gut und mit einem Snapshot abgelegt. Auch PDF-Dateien lassen sich gut in Zotero ablegen, mit Eigenschaften wie Schlagworten versehen und per Volltextsuche recherchieren. Dabei können es sowohl PDF-Dateien zum Download sein (wie Whitepaper) als auch solche PDF-Dateien, die ich mit Print Friendly & PDF erzeugt habe.

Die Bibliothek von Zotero wird lokal gehalten aber synchronisiert mit der Zotero-Datenbank. Zotero unterscheidet “Data Syncing” (Einträge, Notizen, Schlagworte etc.) und “File Syncing” (Dateianhänge) (siehe Syncing). Speicher für Data Syncing ist kostenlos und hat keine Begrenzung, Speicher für File Syncing ist nur bis zu 300 MB kostenlos (2 GB für $20/Jahr, 6 GB für $60/Jahr, unbegrenzt für $120/Jahr). Der Clou ist jedoch, dass File Syncing für einem eigenem WebDAV-Speicher konfiguriert werden kann. Ich nutze daher meine Owncloud im eigenen NAS-Server, wo ich noch ein paar Terabyte frei habe.

Zotero benutze ich, wenn ich konkret für einen Artikel recherchiere. Dazu lege ich dann in Zotero eine Sammlung mit dem Arbeitstitel als Namen an. Eine Sammlung ist

… eigener Ordner, in den Einträge projekt- oder themenbezogen einsortiert werden können. Zu einer Sammlung können weitere Unterordner angelegt werden. Einträge in Sammlungen sind Aliase, keine Duplikate.

Ein Eintrag (also ein Buch, ein Artikel etc.) kann in mehreren Sammlungen sein. Wenn ich dann für einen Artikel recherchiere, kann ich zukünftig (so der Plan) auf ähnliche Artikel in einer anderen Sammlung zurückgreifen.

Ich gebe zu, dass die Zweiteilung der Quellen-/Rechercheverwaltung in Evernote und Zotero auf den ersten Blick unförmig wirkt. Ich habe allerdings die Erfahrung gemacht, dass Evernote schnell unübersichtlich wird, wenn ich Hunderte von Artikel darin abgelegt habe. Wenn ich versuche, alles Mögliche und Unmögliche inklusive vieler großer Artikel in Evernote zu packen, wird mir Evernote einfach zu sperrig und überbordend.

WriteMonkey

Mein Schreib-Setup mit WriteMonkey (inkl. Jumps und Preview)

Mein Schreib-Setup mit WriteMonkey (inkl. Jumps und Preview)

Auf meinen Windows-Rechnern nutze ich WriteMonkey, ein sehr guter (wenn auch nicht unbedingt „sexy“) Markdown-Editor (mehr über Markdown-Editoren für Windows, Mac und online). Mit Markdown 4 konzentriere ich mich auf den Text und nicht die Oberfläche des Editors. Das beispielsweise kann WriteMonkey:

  • Wort- und Zeichenzähler
  • Überschriftennavigation
  • Fussnoten
  • Auto Save
  • Plugins (beispielsweise Lorem-Ipsum-Generator, Pomodoro-Timer), allerdings nur gegen eine finanzielle Unterstützung
  • Export in Word, HTML (Datei und Zwischenablage)
  • Zieldefinition und Fortschrittsanzeige (wie viele Wörter oder Zeichen ich schreiben möchte und schon geschrieben habe)
  • Umfangreiche Konfiguration wie Schriften, Farben, Hintergründen, Fußzeile
  • Wörterbücher
  • Konfigurierbare Nachschlagelinks für Online-Sites wie Wörterbücher, Wikipedia
  • Ablenkungsfreies Schreiben

WriteMonkey ist ein richtig guter Markdown-Editor, und darin ist er um ein Wesentliches besser als Scrivener.5

(Übrigens arbeitet Iztok Stržinar inzwischen an WriteMonkey 3)

Mein Schreib-Setup im Explorer

Mein Schreib-Setup im Explorer

In meiner Owncloud habe ich einen Ordner „Writing“ mit Unterordner für meine Blogs oder Kunden(blogs). Jeder Artikel bekommt im entsprechenden Unterordner eine Markdown-Datei mit dem Arbeitstitel als Dateinamen. Fotos oder Grafiken für den späteren Blogartikel bekommen als Dateinamen dann Arbeitstitel_Fotoname.Erweiterung.

Fazit

Artikel bis zu einer Länge von etwa 2.000 Wörtern werde ich zukünftig (soweit dem nicht andere Anforderungen entgegenstehen) in meinem Setup aus Todoist, Evernote, Zotero und WriteMonkey verwalten, recherchieren und schreiben. Weitere Vorteile hat die Verwendung unterschiedlicher Plattformen übrigens auch: Das schnelle Umschalten unter Windows mit ALT+TAB oder WIN+Tab sowie das „Fensterln“ auf zwei großen Monitoren auf meinem Schreibisch.

P.S. Wenn Sie sich fragen sollten, warum ich so viele Fußnoten in diesem Artikel erstellt habe, dann sollten Sie diese Fußnote lesen: 6.


  1. Eigentlich müsste ich jedoch nicht krampfhaft versuchen, einen Casus Hamm zu vermeiden, weil ich bedeutungslos bin
  2. WriteMonkey sagt mir, es wurden etwa 1.500 Wörter. 
  3. „Warum ich Scrivener doch nicht fürs Bloggen benutze“ ist genügend Stoff für einen weiteren Artikel, den ich … einen Moment bitte … in meine Artikelplanung in Todoist einfüge. 
  4. Siehe Markdown Syntax und Markdown Extra
  5. Einige Vorzüge von WriteMonkey, auch gegenüber Scrivener, hat Dane Tyler in „Why WriteMonkey?“ beschrieben 
  6. Bisher habe ich noch keine Fußnoten in Markdown benutzt, also probiere ich es einmal aus. 

5 Responses

  1. Vielen Dank für den spannenden Artikel mit Einblick!
    Ich merke, dass ich mein Setup und auch den Prozess mal überdenken kann. Spontan sehe ich da jetzt an der ein oder anderen Stelle Raum für Optimierung bei mir. Da ist dein Artikel eine gute Anregung.

    Zotero kannte ich gar nicht. Sehe ich bei mir momentan auch kein Bedarf für. Evernote, ToDoist und ein Markdown Editor nutze ich auch. Der Workflow ist an vielen Stellen ähnlich.

    Interessieren würde mich jetzt noch, wie du das mit dem Redaktionsplan machst. Planst du deine Artikel vor und wenn ja wie? An der ‚Aufgabe‘ beiße ich mir aktuell die Zähne aus. Jede mehr oder weniger bekannte Lösung ist für mich irgendwie umständlich bis äußerst unhandlich.

    1. Gerne geschehen 🙂

      Bei meinen persönlichen Blogs habe ich bisher nicht sonderlich vorgeplant. Ich hatte immer ein paar Evernote-Notizen mit Ideen für Artikel. Gelegentlich hatte ich die auch vorgeschrieben und eingeplant. Ansonsten plane ich Artikel (z.B. für Kunden mit Termin) in Todoist oder ggf. im Aufgabentool des Kunden.

      Was ich hier nicht beschrieben habe, ist das Thema „Sharing“, also das Teilen von Artikeln in den Sozialen Medien (i.d.R. Twitter, Facebook, GooglePlus und inzwischen Linkedin). Das überarbeite ich auch noch dahingehend, dass ich mehrere Runden (also direkt, am nächsten Tag, nach einer Woche etc.) einplane und die Links mit UTM-Parameter versehe. Das berechnenen der Links geht eh über eine Tabelle, das werde ich das wohl weiterhin darin berechnen und mit Buffer die Sharings einplanen.

  2. Hoch interessant – es zeigt doch, dass es ein wirklich integriertes Setup für „Wissensarbeiter“ und speziell Schreiber noch nicht gibt. Bei write2gether.de (kurz vor Beta, Blog http://www.neues-schreiben.de) lösen wir etliche der Anwendungssprünge, eines Tages vielleicht auch alle – und alles geschieht auf einem Screen. Da ich selbst Schreiber bin, kenne ich die Geschichte mit den 2 Monitoren nur zu gut – und das Leiden unterwegs, wenn man plötzlich nur noch einen Bildschirm zur Verfügung hat. Bei w2g hat man alles auf einem Screen und sehr komfortabel, vor allem auch ein semantisches Wissensmanagement direkt aus dem eigenen Text heraus: Sie markieren eine Stelle im Text, klicken auf „Recherche“ und dann findet die Maschine seitengenau Stellen in meinen oder auch anderen indizierten Dokumenten, die genau zu dem passen, woran man gerade arbeitet. Websuche selbst gibt es auch, Notizen, Tasks, etc. ebenfalls – jedes Dokument hat automatisch seinen ganzen Schreibtisch immer dabei. Alles in der Cloud, gespeichert wird automatisch.
    Trotzdem bin ich ich auch großer Fan von Evernote, das wir gerne per API einbinden wollen. Evernote arbeitet ja auch semantisch und ist da schon ziemlich gut in dieser Hinsicht, finde ich. Unsere Vision ist, ein hoch effektives und intelligentes Wissensmanagement direkt integriert in einer kollaborativen Schreibanwendung. Würde mich freuen,wenn Sie sich das dann einmal ansehen würden – wir nehmen gerne Anregungen auf, denn anfangs fehlen natürlich noch ein paar Features, die für einige Nutzer vielleicht gerade wichtig sind.

    1. Hallo Herr Iversen, das klingt sehr interessant. Ich schaue es mir gelegentlich an. Schicken Sie mir doch eine kurze Nachricht (oder hier einen Kommentar) wenn Sie in der Beta sind. w2g steht jetzt auf meiner langen, langen Liste 😉

  3. Pingback : INJELEA-Lesenswertes 06.03.2016: Digital Workplace, Productivity, Remote Office - INJELEA Blog

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