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Skype for Business: Powerpoint präsentieren

Als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen

Auch wenn Sie kein Skype for Business („Skype4B“) installiert haben, können Sie an Skype for Business Meetings teilnehmen. Der Referent kann Ihnen dazu seinen Desktop oder ein einzelnes Programmfenster freigeben, eine Präsentation zeigen oder die Kontrolle an Sie übergeben. Sie müssen lediglich ein kleines Plug-In auf Ihrem Rechner installieren (ohne Administrationsrechte!).

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie an solch einem Skype for Business Meeting teilnehmen, auch wenn Sie die Software nicht auf Ihrem Rechner installiert haben. Im ersten Teil zeige ich Ihnen, wie Sie ein Skype for Business Meeting mit Outlook erstellen und die Besprechung starten.

Skype for Business (früher: „Lync“) ist bei fast allen Unternehmenslizenzen von Office 365 enthalten, so auch bei der von mir gewählten Option „Office 365 Business Premium“. Auch haben viele Unternehmen den „Skype for Business“-Server im eigenen Unternehmensnetzwerk im Einsatz. Die Chancen stehen also gut, dass Sie eine Einladung für ein Skype for Business Meeting erhalten. Doch Sie benötigen keine Softwareinstallation von Skype for Business auf Ihrem Rechner.

Hinweise:

  • Skype und Skype for Business sind zwei unterschiedliche Produkte.
  • Für die Teilnahme an einem Skype for Business Meeting benötigen Sie kein Skype for Business.
  • Die Screenshots zur Teilnahme sind inzwischen veraltet. In der Corporate Learning Community gibt es einen Beitrag mit aktuellen Screenshots: „An einem #cl2025 Skype for Business Meeting teilnehmen„.

Ich habe diesen Artikel so gestaltet, dass Sie als Gastteilnehmer danach wissen, was bei einer solchen Besprechung etwa auf Sie zukommt und womit der Referent möglicherweise gerade im Hintergrund beschäftigt ist. Aber auch für Referenten bietet sich ein Einblick, beispielsweise, wie ein Gast die Besprechung wahrnimmt. Ich habe mich dabei auf wesentliche Aspekte konzentriert.

An einer Skype-Besprechung teilnehmen

Sie haben vor einiger Zeit einer Termineinladung für eine Skype-Besprechung zugesagt. Jetzt wollen Sie an der „Skype for Business“-Besprechung teilnehmen. Rufen Sie dazu den Termin in Ihrem Kalender oder die Termineinladung in Ihrer Mail auf. Klicken Sie auf „An Skype-Besprechung teilnehmen“.

Skype for Business: Einladung im Postfach

Skype for Business: Einladung im Postfach

Durch das Klicken auf „An Skype-Besprechung teilnehmen“ öffnet sich ein neues Fenster. Falls Sie Skype for Business auf Ihrem Rechner angemeldet haben, können Sie noch wählen, ob sie Ihre „Skype for Business“-Software oder den Browser benutzen. Sie brauchen sich nicht anmelden. Es reicht, wenn Sie Ihren Namen in das freie Textfeld eingeben. Falls Sie das erste Mal an einer Besprechung mit Skype for Business teilnehmen, müssen Sie noch ein kleines Plug-In installieren.

Skype for Business Web App: Name angeben

Skype for Business Web App: Name angeben

 

Skype for Business Web App: Name angeben + Plugin installieren

Skype for Business Web App: Name angeben + Plugin installieren

Laden Sie die Installationsdatei für das Plug-In herunter und rufen Sie es anschließend im Downloadverzeichnis (oder eventuelle direkt in der Downloadliste Ihres Browsers) mit einem Doppelklick auf. Sie benötigen für die kurze Installation keine Administratorrechte.

Skype for Business Web App: Plug-In herunterladen

Skype for Business Web App: Plug-In herunterladen

Falls Ihr Browser danach die Besprechung nicht automatisch öffnet, schließen Sie ihn und rufen Sie den Link im Kalender oder in der Mail erneut auf. Falls Ihre Windows-Firewall sich beschwert und Sie keine Administratorrechte haben, können Sie die Meldung durch „Abbrechen“ übergehen.

Skype for Business Web App: Windows Firewall

Skype for Business Web App: Windows Firewall

Jetzt müssen Sie nur noch das Laden des Plug-Ins erlauben. Auch dies erfolgt (zumindest für den genannten Server) nur einmal, wenn Sie es für immer zulassen.

Skype for Business Web App: Plug-In zulassen

Skype for Business Web App: Plug-In zulassen

Die Besprechung

Tipp: Falls die Besprechung im Browserfenster nicht oder nicht richtig angezeigt wird, dann probieren Sie den Link in einem Browser ohne Erweiterungen/Plugins aus. Ich habe für solche Fälle den Internet Explorer in der Rückhand.

Nach diesen Schritten öffnet sich das Besprechungsfenster der Skype for Business Web App.

Skype for Business Web App: Drin!

Skype for Business Web App: Drin!

Der Organisator und Referent sieht eine Liste der Referenten und Teilnehmer und hat hier weitere Möglichkeiten.

Skype for Business: So sieht Sie der Organisator

Skype for Business: So sieht Sie der Organisator

Klicken Sie links unten in Ihrem Fenster auf das Chat-Symbol.

Skype for Business: Chat einblenden

Skype for Business: Chat einblenden

Ab sofort sehen Sie den Chat und können Sie auch daran teilnehmen.

Skype for Business: Web App Chat

Skype for Business: Web App Chat

Eine Präsentation startet

Sie und der Referent können sich wie bei Skype üblich über Video und Audio unterhalten. Skype for Business bietet aber weitere Möglichkeiten. Der Referent kann beispielsweise Anlagen hinzufügen, Notizen freigeben, und er kann eine Präsentation starten:

  • Desktop präsentieren
  • Programme präsentieren
  • Powerpoint-Dateien präsentieren

Sie als Teilnehmer sehen dann im Fenster der Skype for Business Web App die jeweilige Präsentation.

Skype for Business: Präsentation

Skype for Business: Präsentation

Desktop präsentieren

Der Referent kann wählen, welche seiner Desktops er präsentiert (oder sogar beide).

Skype for Business: Desktop präsentieren

Skype for Business: Desktop präsentieren

Programme präsentieren

Zur Auswahl des Programmes erhält er eine Art „Task Manager“.

Skype for Business: Programm präsentieren

Skype for Business: Programm präsentieren

Sobald er ein Programm zur Präsentation freigibt, erhält er eine Warnung.

Skype for Business: Hinweis zur Sichtbarkeite

Skype for Business: Hinweis zur Sichtbarkeite

Ich habe in diesem Fall meinen Firefox-Browser gewählt. Falls Sie als mein Gast mir etwas zeigen wollen, dann kann ich Ihnen auch die Steuerung übergeben.

Skype for Business: Programm des Organisators

Skype for Business: Programm des Organisators

Sie als Teilnehmer sehen genau das, was ich Ihnen freigegeben habe und Ihnen präsentieren. Sie können mir im Chat oder über das Mikrofon Fragen stellen (sofern ich das nicht deaktiviert habe). Sie können auch die Steuerung anfordern, so dass Sie beispielsweise eine neue Seite im Browser aufrufen können.

Skype for Business Web App: Programm des Organisators

Skype for Business Web App: Programm des Organisators

Lassen Sie sich nicht irritieren, wenn sich ein schwarzes Viereck über die Präsentation schiebt. Dann habe ich beispielsweise versehentlich eines meiner Fenster über den Browser geschoben.

Skype for Business Web App: Fenster über dem Programm

Skype for Business Web App: Fenster über dem Programm

Powerpoint-Dateien präsentieren

Der Referent kann eine Powerpoint-Präsentation öffnen.

Skype for Business: Powerpoint präsentieren

Skype for Business: Powerpoint präsentieren

Die Präsentation kann auf dem eigenen Rechner oder im OneDrive for Business liegen.

Skype for Business: Powerpoint auswählen

Skype for Business: Powerpoint auswählen

Die Präsentation wird dann zu Skype for Business hochgeladen. Das kann je nach Größe der Datei und der Verbindungsgeschwindigkeit einige Sekunden dauern.

Skype for Business: Powerpoint wird geladen

Skype for Business: Powerpoint wird geladen

 

Skype for Business: Powerpoint wird geladen

Skype for Business: Powerpoint wird geladen

In der Zwischenzeit müssen Sie sich etwas gedulden.

Skype for Business Web App: Powerpoint wird geladen

Skype for Business Web App: Powerpoint wird geladen

Sobald die Powerpoint-Datei hochgeladen und verarbeitet wurde, werden Sie vom Referenten durch die Präsentation geführt.

Skype for Business Web App: Powerpoint Präsentation läuft

Skype for Business Web App: Powerpoint Präsentation läuft

Falls Sie die Anzeige der Referentenbilder stört, können Sie rechts oben die Ansicht zur Inhaltsansicht wechseln (beim Referenten: Präsentationsansicht).

Skype for Business: Powerpoint Präsentationsansicht/Inhaltsansicht

Skype for Business: Powerpoint Präsentationsansicht/Inhaltsansicht

Der Referent kann nicht nur durch die Präsentation blättern.

Skype for Business: Powerpoint Vollansicht

Skype for Business: Powerpoint Vollansicht

Er kann sie auch mit Markierungen versehen.

Skype for Business: Powerpoint markieren

Skype for Business: Powerpoint markieren

Weitere Möglichkeiten

Skype for Business bietet weitere Möglichkeiten wie eine Aufzeichnung vorzunehmen oder während der Besprechung weitere Teilnehmer hinzuzufügen.

Skype for Business: Weitere Personen einladen

Skype for Business: Weitere Personen einladen

Fazit

Skype for Business bietet sehr gute Möglichkeiten, um kleine oder auch große Besprechungen online durchzuführen. Ich würde mich freuen, wenn Sie mich auf wichtige Punkte hinweisen, die ich nach Ihrer Ansicht vernachlässigt habe. Und ich freue mich auch, wenn Sie diesen Artikel weiterempfehlen 😉

Wie Sie selbst eine Besprechung mit Skype for Business planen und durchführen, erfahren Sie in dem Artikel „Skype for Business Meeting mit Outlook erstellen und starten„.

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