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Rechercheverwaltung: Suchen und Finden ist nicht alles.

Rechercheverwaltung fürs Schreiben – Suchen und Finden ist nicht alles

Zur Verwaltung von Rechercheergebnisse habe mir ich Evernote, OneNote, Scrivener, Zotero und (außer Konkurrenz) Pocket betrachtet. Mir geht es um das Ablegen, das Anreichern und das Wiederfinden von Rechercheergebnissen. “Literaturverwaltung” triff es nicht genügend – ich nenne es Rechercheverwaltung.

Im Februar schrieb ich über meine Entscheidung, Scrivener fürs Bloggen zu verwenden. Jenen Artikel schrieb ich mit Scrivener. Scrivener ist kein Markdown-Editor, aber es lässt sich damit in Markdown schreiben. In Scrivener habe ich über dreißig “Artikel-Dummies” angelegt und mit ein paar Metadaten versehen. Nach meinem ersten Eindruck ließen sich viele Artikel sehr gut mit Scrivener verwalten und bearbeiten. Doch inzwischen entschied ich mich für ein anderes Schreib-Setup mit Todoist, Evernote, Zotero und WriteMonkey. Insgesamt besteht jedoch das Schreiben zu einem großen Teil aus der Recherche.

In diesem Artikel beschreibe ich meine Eindrücke, wie sich Rechercheergebnisse mit Scrivener oder anderen Werkzeugen verwalten lassen. Der Fokus liegt auf der Recherche im Browser und das unmittelbare Ablegen. Dabei geht es mir nicht um die Suche nach Quellen und Material sondern um das “Abspeichern” und Verwalten von Ergebnissen einer Recherche. Die Recherche selbst erfolgt beispielsweise mit der Google-Suche (oder anderen Web-Suchmaschinen), aber auch mit der Twittersuche, mit der Suche in abgelegten Lesezeichen in Bookmarkdiensten wie Pinboard oder Diigo, in Amazon oder mit/in anderen Diensten. In den Ergebnissen der Suchen befinden sich einzelne Ergebnisse, die möglicherweise oder wahrscheinlich für den Artikel, das Buch oder die Artikelserie interessant sein können. Die Ergebnisse können beispielsweise Blogartikel, Nachrichten, Produktinformationen auf einer Website, Pressemitteilungen, Bücher (inkl. ISBN) oder Whitepaper (als PDF).

Diese Ergebnisse gilt es für den eigenen Zugriff abzulegen und für die weitere Verwertung beispielsweise mit Schlagworten oder Notizen zu versehen. Beim Schreiben dann dienen diese Rechercheergebnisse und deren Zusatzinformationen sowie eventuelle Verknüpfungen als Quellenmaterial für den eigenen Artikel, die eigene Artikelserie oder das eigene Buch. Das verstehe ich unter Rechercheverwaltung fürs Schreiben:

  • Ablegen: Recherchematerial ablegen (d.h. Importieren von Seiten, Artikeln, Dateien), möglichst vollständig für vom Original unabhängigen Zugriff.
  • Anreichern: Recherchematerial mit Zusatzinformationen versehen (strukturierte und unstrukturierte Metadaten), auch zum Verknüpfen von Recherchematerial untereinander oder zu einem Artikel/Thema.
  • Wiederfinden: Recherchematerial wiederfinden (Suche über Inhalt und Metadaten, Sortierung, Gruppierung).

In den drei Rubriken Ablegen, Anreichern und Wiederfinden vergebe ich dann nach meinen Eindrücken je Produkt ein bis fünf „coole Smileys“ (einige Smileys hat WordPress „eingebaut“), wobei die Coolness bei fünf Smileys richtig gut ist. Außerdem informiere ich noch kurz über die Möglichkeit, das Tool gemeinsam mit anderen zu benutzen („Zusammenarbeit„).

Ich verwende den Begriff “Rechercheverwaltung”, weil mir der deutsche Begriff “Literaturverwaltung” nicht hinreicht (schließlich geht es um mehr als Literatur). Auch der englische Begriff “Reference Manager Software” erscheint mir ungenügend, denn da geht es um die Verwaltung von Referenzen. Doch mir geht bei “Rechercheverwaltung” auch um Grundlagenmaterial, Hintergrundmaterial, Experten, Ankündigungen, Diskussionsgruppen (beispielsweise in Foren, Facebook).

Diese Tools habe ich mir angeschaut:

  • Evernote
  • OneNote
  • Scrivener
  • Zotero
  • Pocket (außer Konkurrenz)

Ich habe mich bewusst auf Tools beschränkt, die ich mindestens schon etwas kenne. Weitere Tools (”Reference Manager”) wie Mendeley und Docear habe ich daher außen vor gelassen. Sicherlich gibt es noch weitere Werkzeuge. Welches Tool können Sie empfehlen (und warum)?

Damit die einzelnen Tools im Artikel ebenso für diejenigen greifbar sind, die das Tool nicht selbst einsetzen, habe ich einen Artikel ausgesucht, den ich in allen Tools mit ausgesuchten Screenshots begleite.

Die fiktive Situation: Ich bereite einen Artikel über BarCamps vor und darüber, wie sich „Barcamper“ auf ein Barcamp vorbereiten. Dabei stoße ich auf den Artikel „How to Barcamp – von der Idee zur Session“ von Insa Künkel (auf Twitter: @textinsicht). Der Artikel gefällt mir sehr gut, und ich teile die Ansicht der Autorin. Deswegen beschließe ich, mir den Artikel als Quelle für meinen eigenen Beitrag aufzuheben.

Ich liebe Barcamps. Warum? Weil ich neugierig bin. Mich gerne überraschen lasse. Zudem habe ich immer Ideen für Themen, die ich mit anderen diskutieren möchte.

Evernote

Evernote benutze ich seit 2009, und seit 2010 habe ich einen Premium-Account. Damals habe ich mir vor unserem Hawai’i-Urlaub einen Premium-Account geholt, um in einem Notizbuch einen Reiseführer mit unseren Reiseunterlagen offline auch auf meinem iPhone zur Verfügung zu haben. Bereits mit der kostenlosen Version lässt sich Evernote sehr umfangreich nutzen. Doch auch wenn es inzwischen viele Möglichkeiten gibt, online zu sein, ist es für mich nach wie vor wichtig, auf wesentliche Rechercheergebnisse offline zugreifen zu können.

Meistere alle deine Aufgaben – Evernote ist für alles, was du vorhast, der richtige Ort.

Evernote gibt es für MacOS und Windows sowie für praktisch alle Mobilgeräte (iOS, Android). Für Windows gibt es eine App im Store.

Ein großer Vorteil von Evernote ist der Evernote Web Clipper. Mit dieser Browsererweiterung lassen sich Webseiten in Evernote abspeichern als

  • Artikel (d.h. ohne Kopf-, Fußzeile und Navigation),
  • Artikel ohne Formatierung,
  • Ausschnitt des markierten Inhalts,
  • ganze Seite,
  • Lesezeichen oder
  • Schnappschuss (Screenshot).

Je nach Konfiguration speichert der Clipper die Notiz immer in ein festgelegtes bestimmtes Notizbuch, oder Evernote wählt aufgrund des Artikelinhalts das Notizbuch selbst aus.

Das funktioniert seit Jahren bereits erstaunlich gut. Zur Not markiere ich entsprechende Teile eines Artikels im Browser und füge sie über die Zwischenablage in eine Evernote-Notiz ein. Dann musste ich allerdings die Adresse (URL) manuell hinzufügen, was ansonsten der Web Clipper automatisch übernimmt. Den Artikel versehe ich dann mit Schlagworten. Die Schlagworte sind entweder fachlich (also über den Inhalt wie “Science Fiction” oder “Collaboration”), oder sie sagen etwas über die Verwendung aus. So kann ich eine Notiz mittels Schlagwörtern einem oder mehreren Projekten oder Kunden zuordnen. 1

Rechercheverwaltung: Index-Notiz in Evernote

Rechercheverwaltung: Index-Notiz in Evernote

Fürs Schreiben lege ich für einen Artikel selten ein eigenes Schlagwort an. Meistens habe ich eine “Index-Notiz”, in der ich meine Artikelidee kurz umschreibe. Anschließend füge ich Links zu anderen Notizen in Evernote hinzu, wie zu solchen, die ich über den Web Clipper als Notiz in Evernote angelegt habe (grüne Links).

Pro:

  • Sehr gutes Importieren von Webseiten. Dateien aller Formate können in einer Evernote-Notiz abgelegt und werden.
  • Eine sehr gute Suchfunktion inklusive einer umfangreichen Suchsyntax.
  • Für praktisch alle Mobilgeräte (iOS, Android) oder Notebooksysteme (MacOS/Windows) gibt es Software/Apps.
  • In der erfassten Seite lässt sich einfach Text hinzufügen.
  • Dateien lassen sich sehr einfach (beispielsweise per Drag & Drop) in eine Notiz einfügen. Das Bearbeiten solcher Dateien ist dann aber etwas umständlich.

Contra:

  • Tags (Schlagworte) sind die einzige Möglichkeit, strukturiert Informationen über einen Artikel abzulegen.
  • Beim Windows-Programm bemerke ich immer wieder “Hick-Ups” während denen Evernote für ein paar Sekunden nicht reagiert. Außerdem wird manchmal der Inhalt einer Notiz in der Übersicht nicht angezeigt, erst nach dem Öffnen einer Notiz durch einen Doppelklick zeigt den Inhalt an. Das nervt einfach.
  • Seit einigen Monaten gibt es immer wieder Gerüchte über eine mangelnde Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Evernote hat Stellen abgebaut und kappt derzeit viele Tools und Funktionen.
  • In Evernote habe ich ein paar tausend Notizen für unterschiedliche Zwecke wie ein persönliches Journal, Recherchematerialien, eigene Notizen für Planungen oder “Merker”, das führt dazu, dass Evernote für mich etwas unübersichtlich wurde.

In Kürze:

  • Ablegen: 😎 😎 😎 😎 😎
  • Anreichern: 😎 😎 😎
  • Wiederfinden: 😎 😎 😎 😎 😎

Zusammenarbeit: Notizbücher können freigegeben und von mehreren Nutzern (wenn auch nicht parallel) bearbeitet werden.

Screenshots

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Auswahl

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Auswahl

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Auswahl in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Auswahl in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Artikel ohne Formatierung

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Artikel ohne Formatierung

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Artikel ohne Formatierung in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Artikel ohne Formatierung in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Artikel

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Artikel

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Artikel in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Artikel in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Ganze Seite in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Ganze Seite in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Anmerkungen in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Anmerkungen in Evernote

OneNote

In meinem “Office 365 Business Premium”-Abonnement ist OneNote enthalten. Ich lese immer wieder, OneNote sei ein besseres Evernote – aber auch, dass Evernote ein besseres OneNote sei. Wieder andere sagen, beide seien in Wirklichkeit gar nicht vergleichbar. Ich kenne OneNote nur sehr oberflächlich und habe noch nicht wirklich mit OneNote gearbeitet. Doch ich habe mir OneNote ganz kurz angeschaut, um damit eventuell Rechercheergebnisse zu verwalten.

Alle Ihre Notizen auf allen Ihren Geräten

OneNote gibt es für MacOS und Windows sowie für praktisch alle Mobilgeräte (iOS, Android). Für Windows gibt es eine OneNote-App im Store.

Der OneNote Clipper zum Importieren von Webseiten ist inzwischen “okay”, und es gibt ihn auch als Plugin für Firefox. Mit dem OneNote Clipper lässt sich das Notizbuch direkt auswählen. Microsoft hat sich viel Zeit gelassen, aber inzwischen importiert der Clipper recht gut

  • Artikel,
  • Schnappschüsse (Screenshots, vom OneNote Clipper „Bereich“ genannt) und
  • ganze Seiten.

Was mich beim Clipper immer wieder stört: Er vergisst den Account, mit dem ich angemeldet bin. Dann muss ich mich entweder wieder anmelden (was im Clipper sehr schnell geht) oder ich muss den Account wechseln, weil ich plötzlich mit meinem Microsoft-Account anstelle mit dem „Office 365“-Account angemeldet bin.

Da ich OneNote bislang noch nicht intensiv eingesetzt habe, und ich mich auch für diesen Artikel nur kurz damit beschäftigte, begebe ich mich ein wenig aufs Glatteis und freue mich über Korrekturen und weitere Informationen.

Eine Sache fasziniert mich allerdings: Die Möglichkeit, mit dem Stift Anmerkungen und Hervorhebungen vorzunehmen.

Pro:

  • Sehr gutes Importieren von Webseiten. Dateien aller Formate können in einem Notizbuch abgelegt werden.
  • Es gibt eine gute Suchfunktion, die auch notizbuchübergreifend suchen kann.
  • Man kann Notizen innerhalb von OneNote verlinken.
  • Ein Notizbuch ist quasi gekapselt, darin kann ich gut Informationen fokussiert ablegen und bearbeiten.
  • Das Anreichern von Inhalten soll mit einem Stift sehr gut gehen.
Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp - Anmerkungen in OneNote

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp – Anmerkungen in OneNote

Zu meiner Schande habe ich noch nicht mit einem Stift gearbeitet, seitdem ich mein neues Notebook (HP Spectre x360) habe – auch wenn ich bereits einen Stift habe. OneNote steht – nicht nur deswegen – auf meiner Liste. Vor kurzem beispielsweise hat mir Stephan List auf seinem Toolblog vielversprechende Hinweise zur Nutzung von OneNote gegeben („OneNote für das Projektmanagement„). Es könnte also durchaus sein, dass ich mein Urteil über OneNote demnächst revidiere.

Contra:

  • Ich habe keine Möglichkeit gefunden, strukturiert Informationen (”Metadaten”) über einen Artikel oder eine Notiz abzulegen.
  • Sowohl in Seitenlisten oder in Suchergebnissen werden nur ein paar Zeichen des Titels angezeigt, es gibt keine weitere Informationen zu den Notizen (Evernote beispielsweise zeigt die ersten Sätze an und einen Thumbnail).
  • Zwar gibt es eine notizbuchübergreifende Suche, aber eine einfache Liste oder gar eine „Metadatensuche“ beispielsweise über Schlagworte, um mir einen schnelle Übersicht zu verschaffen, fehlen mir.

In Kürze:

  • Ablegen: 😎 😎 😎 😎
  • Anreichern: 😎 😎 😎 😎
  • Wiederfinden: 😎 😎 😎

Zusammenarbeit: Notizbücher können freigegeben und von mehreren Nutzern – auch gleichzeitig – bearbeitet werden.

Screenshots

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp - Ganze Seite in OneNote

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp – Ganze Seite in OneNote

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp - Ganze Seite in OneNote

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp – Ganze Seite in OneNote

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp - Bereich (Screenshot) in OneNote

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp – Bereich (Screenshot) in OneNote

Rechercheverwaltung: OneNote-Suche

Rechercheverwaltung: OneNote-Suche

Scrivener

Scrivener (MacOS/Windows) benutzte ich eine Zeitlang im Februar. Scrivener gibt es nur als Kaufversion, lässt sich jedoch für 30 Tage testen. Die Idee von Scrivener ist nach meinem Eindruck, beim Schreiben von Texten, die inhaltlich zusammenhängen, möglichst viel in einer Umgebung zu haben. Also angefangen bei der Rechercheverwaltung bis zur Ausgabe des Artikels.

Scrivener is a powerful content-generation tool for writers that allows you to concentrate on composing and structuring long and difficult documents.

Doch wie sieht es mit der Rechercheverwaltung von Scrivener aus?

Für den Import von Dateien unterstützt Scrivener im wesentlichen Dateien im Format Word, OpenOffice, HTML, Text und RTF. Andere Dateien wie PDF können durch Drag and Drop in Scriveners Rechercheordner gezogen werden. Außerdem hat Scrivener einen Import für Webseiten als reinen Text, PDF-Dokument und MHT (in komplett ein Archiv gepackte HTML-Seite).

Die Importe von Webseiten haben mich enttäuscht, vermutlich weil ich die Importe von Evernote gewohnt bin. Reiner Text geht, aber es ist reiner Text, der sich dann sehr, sehr sperrig lesen lässt (immerhin kann ich dann auch Inline-Kommentare anlegen). Die PDF-Datei, die aus der Webseite entsteht, ist okay, aber sehr sperrig, denn sie umfasst die ganze Seite mit Navigation, Sidebars, Kopfzeile, Fußzeile. Da könnte ich gleich eine PDF-Datei aus der Webseite mit Print Friendly & PDF erzeugen.

Über die Zwischenablage lässt sich eine Seite in einen Text (d.h. Dokument) importieren, aber das Ergebnis ist unvorhersehbar gut oder schlecht. Insgesamt ist das alles sehr mäßig. Hinzu kommt, dass ich mitten im Beutezug (aka „in der Recherche“) vom Browser nach Scrivener wechseln muss, um dort den Import aufzurufen. Dann dauert der Import sogar von reinem Text (nachvollzogen von mir auf zwei Windows-Rechnern) recht lange – und ich bekomme oft einen Hinweis (den ich bestätigen muss), dass der Import lange dauern würde. Abschließend muss ich mich auch noch zwischen der empfohlenen Systemcodierung oder einer anderen Codierung wie UTF-8

Bei Evernote oder OneNote kann ich hingegen „on the fly“ aus meiner Rechercheumgebung „Browser“ heraus mein Material ablegen – und das ist innerhalb von zwei bis drei Sekunden erledigt.

In Scrivener sind alles Dokumente (Seite, Ordner, PDF …), für die eine Zusammenfassung, Notizen, Schlüsselworte (auf Projektebene definierbar), Schlüsselwörter, benutzerdefinierbare Meta-Daten und Kommentare angelegt werden können. Bei Seiten oder Ordnern (de facto sind das Seiten mit Unterseiten) können Inlinekommentare und Fußnoten angelegt werden. Mit “Referenzen” können Verknüpfungen von einem Dokument zu anderen Dokumenten, zu Dateien auf der Festplatte oder ins Internet angelegt werden. Insofern bietet Scrivener vielfältige Möglichkeiten, Dokumente mit Metadaten und Verknüpfungen anzureichern.

Im Gliederungs-Editor lassen sich mehrere Dokumente in einer Liste mit auswählbaren Eigenschaften anzeigen, die Eigenschaften lassen sich da auch bearbeiten (beispielsweise Schlüsselwörter). Sortieren lassen sich diese Listen allerdings nur nach dem Namen – was auch gleich die Anordnung der Dokumente ändert. Die Suche lässt sich nach bestimmten Eigenschaften eingrenzen, auch lassen sich Suchen anlegen. Das fehlende Sortieren und Filtern lassen für mich Scrivener allerdings sehr unhandlich für die Rechercheverwaltung werden. Ein schneller Klick auf ein Schlüsselwort und die Anzeige aller Einträge (und zwar nur für die Rechercheeinträge)? Fehlanzeige.

Pro:

  • Flexibles Definieren und Verwenden von Schlüsselworten, Notizen, Kommentaren und Schlagworten
  • Eine sehr gute Suchfunktion (deren Benutzung allerdings umständlich ist), Suchergebnisse lassen sich als Sammlungen abspeichern
  • Dokumente lassen sich in selbst angelegten Sammlungen ablegen (dabei verbleiben sie in der primären „Mappe“, es wird nur eine Referenz abgelegt)

Contra:

  • Mäßiges Importieren von Webseiten als Text, da hier nur wirklich der Text extrahiert wird. Die PDF-Dateien enthalten die komplette Seite inklusive Nicht-Inhalt wie Navigation, Widgets.
  • Unflexibles Arbeiten mit Teilmengen und Eigenschaften (beispielsweise Schlagworten).

In Kürze:

  • Ablegen: 😎 😎
  • Anreichern: 😎 😎 😎 😎 😎
  • Wiederfinden: 😎 😎 😎

Zusammenarbeit: Scrivener ist ein reines Einzelnutzerprogramm. Eine gemeinsame Nutzung und Bearbeitung mit mehreren Benutzern ist nicht vorgesehen und nach meinem Stand auch nicht möglich. Ich testete Scrivener mit der Datenablage in meiner Cloud (Owncloud), aber verschiedene Berichte warnen vor inkonsistenten Datenbeständen, wenn man beispielsweise sein Projekt auf einen Rechner geöffnet lässt, und dasselbe Projekt auf einem anderen Rechner öffnet.

Screenshots

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp - als Liste

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp – als Liste

Rechercheverwaltung: Scrivener Importauswahl

Rechercheverwaltung: Scrivener Importauswahl

Rechercheverwaltung: Scrivener Importcodierung

Rechercheverwaltung: Scrivener Importcodierung

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp - Scrivener in UTF-8-Text

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp – Scrivener in UTF-8-Text

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp - Scrivener in Text (Systemcodierung)

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp – Scrivener in Text (Systemcodierung)

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp - PDF in Scrivener

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp – PDF in Scrivener

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp - Print-Friendly-PDF

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp – Print-Friendly-PDF

Zotero

Zotero ist eine Literaturverwaltungssoftware für Mac, Windows und Linux. Die Installation erfolgt standalone oder als Browsererweiterung für Firefox. Es gibt Plugins für Browser, Word und Libreoffice.

Zotero [zoh-TAIR-oh] is a free, easy-to-use tool to help you collect, organize, cite, and share your research sources.

Der Vorteil von Zotero liegt in der Optimierung für Literatur und strukturierten Daten. Das sorgt beispielsweise dafür, dass beim Speichern eines Buches von Amazon (vial Link) Daten wie ISBN oder Autor strukturiert abgelegt werden. Wikipedia-Seiten werden mit Daten wie Page Version ID abgespeichert, außerdem wird ein Snapshot abgelegt. Auch andere Webseiten werden mit der Browser-Erweiterung zuverlässig gut und mit einem Snapshot abgelegt.

Die Bibliothek von Zotero wird lokal gehalten aber synchronisiert mit der Zotero-Datenbank. Zotero unterscheidet “Data Syncing” (Einträge, Notizen, Schlagworte etc.) und “File Syncing” (Dateianhänge) (siehe Syncing). Speicher für Data Syncing ist kostenlos und hat keine Begrenzung, Speicher für File Syncing ist nur bis zu 300 MB kostenlos (2 GB für $20/Jahr, 6 GB für $60/Jahr, unbegrenzt für $120/Jahr). Der Clou ist jedoch, dass File Syncing für einem eigenem WebDAV-Speicher konfiguriert werden kann. Ich nutze daher meine Owncloud im eigenen NAS-Server, wo ich noch ein paar Terabyte frei habe.

Quellen haben sowohl vordefinierte Metadaten (wie Sprache, Autor, Titel) als auch frei definierbare Notizen, Tags (Schlüsselworte). Außerdem können Quellen untereinander referenziert werden („Zugehörig“). Alle Quellen werden in der Bibliothek abgelegt. Jede Quelle kann in keiner, einer oder mehreren Sammlungen abgelegt werden. Einer Quelle können mehrer unterschiedliche Anhänge zugeordnet werden, das können beispielsweise ein Snapshot (eine Offline-Version der Website in HTML mit Grafiken), ein PDF-Dokument oder jegliche andere Art von Datei sein. Im Gegensatz zu Scrivener, das Dateien selbst öffnet, übergibt Zotero dem Betriebssystem die Anhänge beim Öffnen. Ein Snapshot beispielsweise wird mit dem Browser geöffnet und ist in der Ansicht manchmal kaum von der Original-Website zu unterscheiden. Oft offenbart nur ein Blick in die Adresszeile des Browsers, dass die Dateien lokal gespeichert sind.

Eine Sammlung

… ist ein eigener Ordner, in den Einträge projekt- oder themenbezogen einsortiert werden können. Zu einer Sammlung können weitere Unterordner angelegt werden. Einträge in Sammlungen sind Aliase, keine Duplikate.

Das Browser-Plugin erkennt beim Clippen der Website, um welche Art von Quelle es sich handelt, verwendet unterschiedliche Icons und Metadatenstrukturierungen und benutzt dabei sogenannte Translators. Diese erkennen beispielsweise, ob es sich um einen Wikipedia-Eintrag oder um ein Buch bei Amazon handelt, und fügen entsprechende Metadaten hinzu.

Pro:

  • Es gibt eine Bibliothek für alles, man muss bei einem neuen Projekt nicht wieder neu beginnen, sein Recherchematerial aufzubauen.
  • Sehr umfangreiche Möglichkeiten mit Metadaten zu arbeiten.
  • Schlagworte lassen sich nicht nur frei vergeben sondern die Ergebnisse sehr gut danach filtern.

Contra:

  • Ein weiteres Programm, das lokal (standalone oder als Browsererweiterung) installiert werden muss.

In Kürze:

  • Ablegen: 😎 😎 😎 😎
  • Anreichern: 😎 😎 😎 😎 😎
  • Wiederfinden: 😎 😎 😎 😎

Zusammenarbeit: Ich benutzte Zotero bislang nur als Einzelnutzer. Zotero bietet jedoch die Nutzung von Gruppen.

Screenshots

Rechercheverwaltung: Zotero-Plugin

Rechercheverwaltung: Zotero-Plugin

Rechercheverwaltung mit Zotero: How to Barcamp - Zotero-Liste

Rechercheverwaltung mit Zotero: How to Barcamp – Zotero-Liste

Rechercheverwaltung mit Zotero: How to Barcamp - Zotero-Snapshot

Rechercheverwaltung mit Zotero: How to Barcamp – Zotero-Snapshot

Pocket (außer Konkurrenz)

Pocket ist genau genommen kein Verwaltungssystem. Ursprünglich war Pocket nur ein Tool, um sich Artikel in eine “Read it later”-Liste abzulegen und später in aller Ruhe zu lesen. Demensprechend hieß Pocket früher auch “Read it later”. Inzwischen jedoch bietet Pocket beim Premium-Account weitere Möglichkeiten, die es zumindest teilweise für die Recherche interessant machen. Und ja: Ich habe einen Premium-Account und habe es deswegen mit aufgenommen 🙂

Wenn du Dinge findest, die du dir später ansehen möchtest, dann speichere sie in Pocket.

Pocket gibt es als App für iOS, MacOS und Android sowie im Browser. Mittels Browser-Erweiterungen können Seiten zur eigenen Pocket hinzugefügt werden. Pocket gibt es als Integration in vielen Tools (wie RSS-Reader), um den aktuellen Artikel in der eigenen Pocket abzulegen.

Pro:

  • Tags (Schlagworte) für Seiten/Artikel.
  • Ein “Nur-Text-Modus”, der recht zuverlässig den Textinhalt (und teilweise auch Bilder) aus einer Seite/einem Artikel extrahiert und sehr angenehm zum Lesen darstellt.
  • Vorgeschlagene Tags (nur Premium-Account).
  • Alle bisher gemerkten Seiten werden in einer permanenten Bibliothek mit dem kompletten Text gespeichert (nur Premium-Account).
  • Sehr schnelle Volltextsuche in der permanenten Bibliothek (nur Premium-Account).

Contra:

  • Es können ausschließlich Webseiten abgelegt werden (indem sie in die “Pocket” gelegt werden).
  • Der Zugriff auf die Artikel in der permanenten Bibliothek funktioniert nur im Online-Zugriff.
  • Außer Tags gibt es keine weitere Möglichkeit, Seiten/Artikel zu kennzeichnen, also auch keine Notizen, Metadaten etc.

In Kürze:

  • Ablegen: 😎 😎 😎 😎 😎
  • Anreichern: 😎
  • Wiederfinden: 😎 😎 😎

Zusammenarbeit: Es gibt keine Möglichkeit, eine Pocket mit mehreren Accounts gemeinsam zu nutzen.

Screenshots

Rechercheverwaltung mit Pocket: How to Barcamp - als Kacheln

Rechercheverwaltung mit Pocket: How to Barcamp – als Kacheln

Rechercheverwaltung mit Pocket: How to Barcamp - als Liste

Rechercheverwaltung mit Pocket: How to Barcamp – als Liste

Rechercheverwaltung mit Pocket: How to Barcamp - in Pocket

Rechercheverwaltung mit Pocket: How to Barcamp – in Pocket

Fazit und Empfehlung

Die Werkzeuge sprechen sehr unterschiedliche Bedürfnisse an. Und ich habe so meine Bedürfnisse für das Schreiben von (Blog-)Artikeln, wozu keines der Werkzeuge so richtig passt. Das sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie sich diesen Artikel oder eines der Tools anschauen: Ich habe mir die Tools aus meiner Brille als „Online-Artikel-Schreiber“ angeschaut 😉

  • Der Import von Webseiten ist bei Scrivener dermaßen schlecht, dass ich von Scrivener als mein Tool für die Rechercheverwaltung absehe. Die Verwaltung von Referenzen ist von der Oberfläche und Bedienung einfach unhandlich.
  • OneNote hat für mich Potential. Derzeit kenne ich OneNote einfach noch nicht gut genug. Meine Bedenken habe ich damit, einen übergreifenden Pool von Recherchen verwalten und verwenden zu können. Die Anmerkungen
  • Evernote ist sehr flexibel sowohl was den Import als auch was die Suche angeht. Ich werde weiterhin auf Evernote setzen.
  • Zotero scheint mir für den Aufbau einer Rechercheverwaltung sehr gut geeignet. Die Handhabung der Metadaten ist sehr flexibel.

PDF-Dateien von Web-Seiten kann ich mit PDF Friendly & PDF sehr gut erzeugen und in Zotero importieren. Whitepaper oder andere PDF-Dateien, die unter Umständen sehr groß sind, lassen sich in Zotero ebenfalls sehr gut importieren und verwalten. Das zusammen mit Online-Referenzen und Snapshots ist für mich sehr reizvoll.

Wenn ich eigene Notizen zusammen mit Fremd-Referenzen alle in dem großen Pool Evernote versammle, dann ist das einfach überbordend. Dazu kommt, dass Evernote die Inhalte in einer eigenen Datenbank ablegt. Die Größe einer Evernote-Datenbank liegt mit ein paar Tausend Notizen inklusive von Dateien sehr schnell im Gigabyte-Bereich. In der Datenbank-Datei (*.exb) sind dann auch alle Notizbücher enthalten inklusive den Dateien.

Meine Vorstellung und mein Fazit gehen dahin, dass ich auf ein Duo von Evernote für kleine schlanke Happen zur Gedankensammlung und von Zotero für Sammlungen von großen Dateien und umfangreichen Metadaten zur Referenzierung setze. Dadurch entlaste ich Evernote von viel Balast und nutze die Vorteile von Zotero. Für kleinere abgeschlossene Projekte setze ich vermehrt OneNote ein, um es besser kennen zu lernen.

Jeder sollte ein paar Tools ausprobieren und sich dann für die für ihn am besten geeignete Umgebung entscheiden.

Zum Stöbern


  1. Über das Vergeben von Schlagworten („Tags“) ließe sich ein eigener Artikel schreiben. Beispielsweise vergebe ich Schlagwörter wie „.P.<projektname>“, um alle Notizen zu einem Projekt wiederzufinden. Oder „.K.<kundenname>“, um alle Notizen zu einem Kunden wiederzufinden. Oder Aktionsschlagworte wie „.to.<tue das oder jenes>“ (wie „.to.writeabout“). Das funktioniert mit „lokalen“ Schlagworten sehr gut. Bei der Zusammenarbeit mit wenigen anderen lässt sich eine solche Namenskonvention einhalten. Bei vielen Co-Workern klappt das einfach nicht.  
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