INJELEA

IN Jedem Ende Liegt Ein Anfang
Outlook: Link für Skype-Besprechung

Skype for Business Meeting mit Outlook erstellen und starten

Mit Skype for Business (“Skype4B”) können Sie Besprechungen mit bis zu 250 Teilnehmern durchzuführen. Dabei können Sie den Desktop oder ein einzelnes Programmfenster freigeben, eine Präsentation zeigen, mit Berechtigungen arbeiten und auch die Kontrolle an einen anderen Referenten übergeben. Normale Teilnehmer benötigen für die Teilnahme an der Besprechung kein Skype for Business.

Erfahren Sie in diesem ersten Teil, wie Sie mit Outlook oder im Browser mit der Web-Variante ein Meeting planen, Einladungen verschicken und das Meeting starten. Im zweiten Teil zeige ich Ihnen, wie Sie als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen.

Skype for Business (bis im Frühjahr “Lync”) ist bei fast allen Unternehmenslizenzen von Office 365 enthalten, so auch bei der von mir gewählten Option “Office 365 Business Premium”. Viele Unternehmen haben den Lync-Server im eigenen Unternehmensnetzwerk im Einsatz, dort heißt Skype for Business oft noch “Lync”. Ich nutze Skype for Business, um Besprechungen mit Kunden oder Partnern durchzuführen – selbst wenn diese kein Skype for Business haben. Nur Sie als Organisator und Referent benötigen Skype for Business auf Ihrem Rechner.

Hinweise:

  • Skype und Skype for Business sind zwei unterschiedliche Produkte
  • Skype for Business gibt es bislang nur für Windows. Im Herbst erscheint eine Preview für den Mac, zum Ende des Jahres soll es dann für den Mac verfügbar sein

Neue Skype-Besprechung mit Outlook erstellen

In den meisten “Office 365”-Lizenzen ist eine lokale Installation des Officepaketes inklusive des Programmes Outlook enthalten. Wechseln Sie darin zur Kalenderansicht und klicken Sie im Menüband auf “Neue Skype-Besprechung”.

Outlook: Neue Skype-Besprechung erstellen

Outlook: Neue Skype-Besprechung erstellen

Outlook erstellt einen Termin, der auf den ersten Blick wie ein normaler Termin aussieht. Die Empfänger können außerhalb Ihrer Organisation sein, und sie müssen auch kein Skype for Business installiert haben. Testen Sie aber auf jeden Fall für das erste Mal eine Besprechung mit externen Teilnehmern, und fragen Sie bei Problemen beim Administrator nach. Möglicherweise ist in Ihrem Unternehmen das Skypen mit Externen nicht freigeschaltet, oder innerhalb des Unternehmens sind die Berechtigungen für Skype-Besprechungen eingeschränkt.

Zwei Besonderheiten gibt es bei einem Termin für eine Skype-Besprechung:

  • Outlook verpasst dem Termin in der Nachricht nach einer gepunkteten Linie einen Besprechungs-Link. Oberhalb dieser gepunkteten Linie können Sie eine Nachricht für die Empfänger hinterlassen, darunter sollten Sie keine Änderungen vornehmen
  • Hier bereits, bei der Einladung, können Sie für die Besprechung verschiedene Optionen festlegen.
Outlook: Link für Skype-Besprechung

Outlook: Link für Skype-Besprechung

Mit “Besprechungsoptionen” im Menüband ändern Sie die Einstellungen für die Skype-Besprechung.

Outlook: Optionen Skype-Besprechung

Outlook: Optionen Skype-Besprechung

Die Voreinstellungen für die Berechtigungen lassen jeden Teilnehmer direkt in die Besprechung herein, und jeder aus Ihrer eigenen Organisation (in der Regel der eigenen Domain) kann Referent sein.

Outlook: Berechtigungen Skype-Besprechung

Outlook: Berechtigungen Skype-Besprechung

 

Outlook: Wartebereich für Skype-Besprechung

Outlook: Wartebereich für Skype-Besprechung

 

Outlook: Referenten für Skype-Besprechung

Outlook: Referenten für Skype-Besprechung

Üblicherweise können Sie bei diesen Einstellungen bleiben. Zusätzlich können Sie die Darstellungssprache noch auf Englisch ändern.

Prüfen Sie die Angaben zur Besprechung, und versenden Sie den Termin. Keiner der Empfänger muss über Skype for Business verfügen. Alles, was die Emfpänger haben müssen, sind ein Emailkonto (beispielsweise bei Google Mail). Okay, ein Internetzugang und ein Browser sollten es ebenfalls noch sein.

Einladung zur Skype-Besprechung bei Gmail

Einladung zur Skype-Besprechung bei Gmail

Neue Skype-Besprechung auf office365.com erstellen

Outlook gibt es seit längerem auch für Office 365 online im Browser. Rufen Sie auf outlook.office365.com Ihren Outlook-Kalender auf und klicken Sie auf “Neu”.

Outlook.com: Neue Skype-Besprechung erstellen

Outlook.com: Neue Skype-Besprechung erstellen

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, einen Termin für eine Skype-Besprechung zu erstellen. Auf outlook.office365.com heißt der Eintrag lediglich “Onlinebesprechung”. Sobald Sie darauf klicken, erhalten Sie einen Besprechungslink in dem Nachrichtentext (wieder unterhalb einer gepunkteten Linie). Auch online können Sie die Einstellungen für die Besprechung ändern.

Outlook.com: Link für Skype-Besprechung

Outlook.com: Link für Skype-Besprechung

Der Empfänger erhält eine Besprechungseinladung mit einem Link für die Besprechung. Der Text zu dem Link ist zwar etwas anders, die Funktion ist dieselbe.

Einladung zur Skype-Besprechung bei Gmail (via Outlook.com)

Einladung zur Skype-Besprechung bei Gmail (via Outlook.com)

Skype-Besprechung starten

Rufen Sie ein paar Minuten vor dem Besprechungstermin auf Ihrem Rechner “Skype for Business” auf und wechseln Sie auf “Besprechungen”. Doppelklicken Sie auf den Termineintrag für die Besprechung.

Skype for Business: Besprechung starten

Skype for Business: Besprechung starten

Möglicherweise ist dies Ihre erste Skype(for Business)-Besprechung, oder Sie haben die Option der nachfolgenden Dialogbox noch nicht ausgeschaltet. Sie sollten auf jeden Fall Skype for Business auswählen und auf “OK” klicken.

Skype for Business: Audioeinstellung für Besprechung

Skype for Business: Audioeinstellung für Besprechung (Skype for Business wählen!)

Anschließend öffnet sich das Skype-Fenster.

Skype for Business: Besprechung gestartet

Skype for Business: Besprechung gestartet

Jetzt können Sie in Ruhe darauf warten, dass Ihre Gäste kommen.

Im zweiten Teil (erscheint nächste Woche) zeige ich Ihnen, wie Sie ihre Besprechung durchführen und wie Ihre Gäste die Web-App von Skype for Business im Browser aufrufen und an der Besprechung teilnehmen.

Im Supportbereich von Microsoft gibt es einen noch ausführlicheren Bericht und mit einem Video in Englisch.

Der zweite Teil: Erfahren Sie, wie Sie als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen.

%d Bloggern gefällt das: