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Wie kommt System in die interne Kommunikation?

Das Buch bietet für Manager der internen Kommunikation eine praxisorientierte und gut strukturierte Vorgehensweise mit vielen Erläuterungen, Beispielen und Empfehlungen.

Ulrike Führmann hat mir dankenswerterweise ein Exemplar des Buchs „Wie kommt System in die interne Kommunikation“ zur Rezension überlassen. Ulrike Führmann und Klaus Schmidbauer sind die beiden Autoren des Buchs, das den Untertitel „Ein Wegweiser für die Praxis“ trägt.

Ulrike Führmann hat sich auf interne Kommunikation spezialisiert. Sie berät und begleitet Unternehmen bei der Verbesserung der internen Kommunikation, bei Veränderungsvorhaben und Kulturveränderungen.

[…]

Klaus Schmidbauer aus Berlin ist Spezialist für strategische Kommunikationskonzepte. Sein erstes Konzept hat er im Jahr 1987 entwickelt, bis heute sind über 1.500 Kommunikationskonzepte für Unternehmen, Ministerien, Behörden, Stiftungen und Vereine im gesamten deutschsprachigen Raum entstanden. Darunter auch viele Kampagnen und Aktionen der internen Kommunikation.

(Autoren)

Ulrike Führmann habe ich vor einiger Zeit auf einer Konferenz persönlich kennengelernt. Führmann schreibt auf dem ihrem IK-Blog. Klaus Schmidbauer ist Konzeptioner und schreibt sinnigerweise auf seinem Konzeptionerblog. Beide Blogs habe ich schon länger abonniert.

Einerseits „kenne“ ich die beiden also und war ich zuversichtlich, dass mir das Buch gefallen würde. Andererseits ist es mit Büchern so eine Sache. Ein Buch ist kein Blog, ebenso wenig wie ein Sachartikel in einem Fachmedium kein „Post“ wie in einem Blog sein muss (zumindest, wenn ich mein Verständnis von „Blog“ anlege). Ich falle gleich mit der Tür ins Haus:

Den Untertitel trägt das Buch zu Recht, der Stil gefällt mir, fachlich findet es meine volle Zustimmung, und das Buch gefällt mir.

Im Buchtitel fragen die Autoren, wie „System“ in die interne Kommunikation kommt. Dementsprechend war meine Erwartung: Kein Mal-hier-mal-da-etwas sondern eine konsequente Entwicklung sollte das Buch liefern. Und das tut es. Nach Einstieg und Grundlagen beschreiben die beiden Autoren eine Vorgehensweise, die vom Allgemeinen ins Konkrete entwickelt:

  • Wie kommt System in die interne Kommunikation?

    Wie kommt System in die interne Kommunikation?

    Analyse

  • Strategie
  • Operative Planung
  • Instrumentarium
  • Umsetzung

In meinem Public-Relations-Studium war es dieser Aufbau, der uns für ein PR-Konzept nahegelegt wurde. Grundsätzlich lässt sich diese Struktur für alle Konzepte anwenden. Doch leider viel zu oft verhaspeln sich Verantwortliche direkt in die Werkzeugfrage oder in die Umsetzung. Nicht zuletzt pushen manche Chefs wie Vorstände oder Geschäftsführer die Verantwortlichen durch Mikro-Management direkt auf einen Aspekt oder sogar ganz konkret auf eine Maßnahme. Dadurch kommt es zu Kampagnen und Maßnahmen, über die die Betroffenen und Beteiligten (die Mitarbeiter!) dann den Kopf schütteln.

Das Buch ist für Praktiker geschrieben und hebt nicht ab. Bei aller Praxisnähe jedoch stellen die Autoren durch die Struktur und den Stil des Buchs immer wieder klar: Vor allem anderen kommt die Situationsanalyse der internen Kommunikation. Wer sich jedoch die entsprechenden Passagen zur Situationsanalyse genauer anschaut, der wird sich darüber klarwerden: Es geht nicht nur um die Situationsanalyse der internen Kommunikation sondern um die des Unternehmens. Ohne den intensiven Blick auf das Unternehmen und seine „Innereien“ wird auch die interne Kommunikation nur Stückwerk.

Das Buch ist ein Arbeitsbuch für den Mittelstand und KMU (Kleine und mittlere Unternehmen). Das macht es für Praktiker in dieser Zielgruppe interessant und relevant. Die Definitionen der Begriffe „Mittelstand“ und „KMU“ greifen streng genommen eigentlich nur Unternehmen von 250 beziehungsweise 500 Mitarbeitern. In der Praxis jedoch bezeichnen sich Unternehmen auch mit ein paar Tausend Mitarbeitern als „mittelständisch“.

Die Autoren begleiten die Vorgehensweise in allen Kapiteln mit einem Beispielfall, in dem eine junge und frische IK-Managerin (Managerin Interne Kommunikation) Sophie Michaelis die interne Kommunikation übernommen hat. In jedem Kapitel wird der Beispielfall „weitergesponnen“. Natürlich ist es ein positiver Fall (mit ein paar kleinen Fallstricken), aber er verdeutlicht gut die Vorgehensweise und ihre Vorteile.

Dabei gibt es immer wieder Praxishinweise zu Größenordnungen wie beispielsweise zur Faktensammlung:

In der Textdateiversion sind unsere Faktenspiegel für ein durchschnittliches Kommunikationskonzept im Durchschnitt zwischen 9 und 15 Seiten lang.

Gut finde ich auch im Kapitel „Strategie“, wie der Aufbau der Ziele und der verschiedenen Bezugsgruppen ausgearbeitet werden. Immer wieder erfolgt eine Bezugnahme auf Kollegen, Modelle oder Theorien wie die Inszenierungsformen nach Claudia Mast oder der Diffusionstheorie von Everett M. Rogers. Das passt in meinen Eindruck vom Buch, wonach die Autoren auf ganzheitliche und strukturierte Betrachtungen setzen und simple „Wenn-Dann“-Beschreibungen in Anlehnung an das Stimulus-Respons-Modell vermeiden. Eine ganzheitliche Betrachtung führt auch dazu, dass Manager der internen Kommunikation nicht nur über konkrete Organisationskommunikation, sondern auch beim Instrumentarium über das Wie und das Womit der Kommunikation bestimmen sollten – also sich beispielsweise der Besprechungskultur des Unternehmens annehmen sollten.

Ein umfangreicher Serviceteil mit Übersichten, Beispielen (auch als Tabelle), Umfragen, Beispielstrukturen, Fragen, Checklisten und Projektplänen rundet das praxisorientierte Buch ab.

Das Buch bietet eine praxisorientierte und gut strukturierte Vorgehensweise mit vielen Erläuterungen, Beispielen und Empfehlungen. Praktiker können sich daran orientieren und konkret ihre Arbeit gestalten. Gleichzeitig stellt es eine gute Zusammenfassung dar für diejenigen, die sich (wieder) eine Übersicht verschaffen wollen.

Eine Liste lesenswerter Artikel aus diesem Internet zu Themen wie Organisation, Facebook (at Work), Digital Workplace, Intranet, Unternehmenskommunikation, Collaboration. Wieder sind ein paar Longreads dabei.

Seit einigen Jahren benutze ich Social Bookmarks, inzwischen ist Pinboard das Werkzeug zur Sammlung meiner Lesezeichen. Für meine Leser kennzeichne ich besonders Lesenswertes mit dem Tag “INJELEA-Lesenswertes“. In unregelmäßigen Abständen veröffentliche ich diese lesenswerten Lesezeichen hier im Blog.

Alle besonders lesenswerten Lesezeichen gibt es auf Pinboard: “INJELEA-Lesenswertes“. Und natürlich auch zum Abonnieren als RSS-Feed ;-)

Viel Spaß beim Lesen!

Frank Hamm

\V/_ (Live long and prosper!)

iKoKo (Sessionplan)

iKoKo ist eine Unkonferenz für interne Kommunikation und Kollaboration. Am 19. November 2015 treffen wir uns in Wiesbaden, um über Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen zu sprechen.

Zusammen mit Oliver Ratajczak und Paul Herwarth von Bittenfeld organisiere ich iKoKo.

Themen

Die Themen werden wir alle am Morgen des 19. Novembers festlegen, schließlich ist es eine Unkonferenz. Den Rahmen bildet der Komplex der internen Kommunikation und Kommunikation. Einige Anregungen:

  • Wechselseitige Auswirkungen von Kommunikation, Kollaboration, Führung und Organisation
  • Effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen durch den Einsatz von Social Software
  • Wechselwirkungen von agilem Projektmanagement und hierarchischer Unternehmenskommunikation
  • Nutzung moderner Kommunikationsformen für die formelle Interne Kommunikation
  • Community Management im Unternehmen
  • Die richtige Wahl der angebrachten Kommunikationsform (synchron/asynchron) und Kommunikationsplattformen (Email, Messaging, Social Software) in der täglichen Zusammenarbeit
  • Die optimale Wahl der richtigen Plattform für die projektbegleitende Zusammenarbeit
  • Die richtige Einführung einer Social Software im Unternehmen
  • Welche Arten von “Enterprise Social Software” gibt es? (Community Software, Team Collaboration Software, Chat/Instant Messaging)

Zielgruppen

Wir wollen Mitarbeitern, Führungskräften, Projektleitern und Entscheidern eine Plattform bieten, um sich über aktuelle Herausforderungen und Entwicklungen zu Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen auszutauschen. Das betrifft insbesondere die Kollegen

  • aus den Unternehmensbereichen Unternehmenskommunikation, Public Relations, Projektmanagement, Human Relations,
  • die für die Koordinierung und Regelung von Zusammenarbeit in Projekten und Aufgaben veranwortlich sind,
  • die für die Koordinierung und Regelung der Wissensarbeit verantwortlich sind,
  • die aufgabenbezogen oder projektbezogen mit anderen Mitarbeitern zusammenarbeiten und sie nur selten persönlich treffen
  • die in einem Projekt mit mehreren anderen Unternehmen zusammenarbeiten (z.B. aus der Unternehmenskommunikation mit Kommunikationsagentur, Webagentur)

iKoKo ist eine Unkonferenz. Ihr entscheidet am Morgen der Veranstaltung und während der Veranstaltung, was daraus wird ;-)

Ablauf

Wir starten ab 9 Uhr mit der Registrierung und werden eine halbe Stunde später loslegen. Über den Tag verteilt gibt es fünf Session-Slots mit jeweils 50 Minuten. Zwischen den Sessions bleiben zehn Minuten für Kaffee, Networking, Raumwechsel, Toilette. Wir haben unterschiedliche Räumlichkeiten für kleine Gruppen und für größere Gruppen. Die Raumaufteilung steht noch nicht, aber wir rechnen mit etwa fünf bis sieben Räumen – und natürlich genügend Platz für Networking :-)

  • 09:00 – 09:30 Registrierung
  • 09:30 – 10:30 Begrüßung, Einführung, Vorstellung, Sessionplanung
  • 10:30 – 11:20 => Session-Slot
  • 11:30 – 12:20 => Session-Slot
  • 12:20 – 13:30 Mittagspause
  • 13:30 – 14:20 => Session-Slot
  • 14:30 – 15:20 => Session-Slot
  • 15:20 – 15:40 Kaffee-Pause
  • 15:40 – 16:30 => Session-Slot
  • 16:30 – 17:00 Abschluss-Session, Feedback, Verabschiedung
Wiesbaden

Wiesbaden

Veranstaltungsort

iKoKo findet in Wiesbaden in den Räumen unseres Sponsors //Seibert/Media statt.

//SEIBERT/MEDIA GmbH
Kirchgasse 6 (LuisenForum)
65185 Wiesbaden

Der Veranstaltungsort liegt in der Innenstadt von Wiesbaden (Google Maps). Vom Hauptbahnhof aus fahren regelmäßig Stadtbusse los, mit denen Ihr das Luisenforum in weniger als 10 Minuten erreicht:

  • Buslinien 4, 5, 14, 15, 17, 18, 23, 24, 27, 45, 47 (Bussteig A) sowie Linien 6, 16, 33 (Bussteige B und C)
  • Bis zur Haltestelle “Schwalbacher Straße – LuisenForum”
  • Etwa 200 Meter und 5 Stockwerke weiter seid Ihr da.

Wir empfehlen Euch die Anfahrt mit den öffentlichen Verkehrsmitteln. Falls Ihr jedoch mit dem eigenen Auto anreisen möchtet, so gibt es beim Luisenforum (auf der anderen Straßenseite) ein großes Parkhaus.

Übernachtung gewünscht? Hotelempfehlungen fuer anreisende Gäste von SEIBERTMEDIA

iKoKo-Knigge

Wenn sich Menschen das erste Mal treffen, fühlen sie sich oft unsicher. Wie sind die Regeln? Was soll ich anziehen? Ein paar Punkte habe ich im iKoKo-Knigge zusammengestellt.

Anmeldung und Ticket

Wir öffnen die Anmeldung für bis zu insgesamt 60 Teilnehmer. Über das Anmeldeformular fragen wir zusätzlich das Interesse an einem Vorabendtreffen in Wiesbaden ab. Wir wollen damit einen Eindruck gewinnen, das ist keine feste Anmeldung für den Vorabend.

Ein Ticket kostet 59 Euro (zzgl. MwSt.).2 für 1: Wenn du einen Kollegen aus dem gleichen Unternehmen mitbringst, kann dieser kostenfrei teilnehmen!

==> Anmeldung und Ticket <==

 

 

Interne Kommunikation im Haus

Was ist eigentlich Interne Kommunikation? Bei der Beantwortung dieser Frage wird deutlich, warum in der betrieblichen Praxis so viele bei diesem Thema mitreden wollen. Und was bedeutet das für die Unternehmenskommunikation. Ein Erklärungsansatz.

Zum Verständnis der internen Kommunikation ein Auszug aus dem Wikipediaeintrag Interne Kommunikation:

Als interne Kommunikation wird die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe oder Organisation verstanden, mit Sinn und Zweck der Optimierung organisatorischer Abläufe (Effizienz), Informationsverbreitung (Transparenz), Austausch (Dialog) sowie Motivation und Bindung

Damit lässt sich die Krux schon recht gut abschätzen: Eigentlich kann so ziemlich jede Organisationseinheit oder Funktion das Thema „Interne Kommunikation“ besetzen. Auch im wissenschaftlichen Bereich gibt es mehrere Sichtweisen. Je nach Unternehmen sind der organisatorische Aufbau und die Zuständigkeit sehr unterschiedlich geregelt. Bei der Frage nach der organisatorischen Zuständigkeit für Unternehmenskommunikation allgemein spiegeln sich die unterschiedlichen wissenschaftlichen Sichtweisen wider:

Innerhalb der Kommunikations-, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften existieren unterschiedliche Ansätze der Unternehmenskommunikation. Während Unternehmenskommunikation innerhalb der Kommunikationswissenschaft in die gleichwertigen Teilbereiche Public Relations und Marketing differenziert wird, ordnen marketingorientierte Ansätze die Public Relations dem Marketing unter.

Dementsprechend gibt es in der Praxis sehr stark unterschiedliche organisatorische Gliederungen, die auch stark von der Ausrichtung des Unternehmens (beispielsweise B2B, B2C) oder der Person des CEOs abhängen können.

Interne Kommunikation?

Interne Kommunikation findet innerhalb von Organisationen statt. Der weit überwiegende Anteil von Organisationen sind Unternehmen. Deswegen wird oft vereinfachend von „Unternehmenskommunikation“ gesprochen wird, auch wenn eigentlich Organisationskommunikation gemeint ist.

Für „Unternehmenskommunikation“ gibt es zwei Bedeutungen:

  1. Kommunikation von Unternehmen („Das Unternehmen spricht“) zu oder mit anderen
  2. Kommunikation innerhalb von Unternehmen („Im Unternehmen wird gesprochen“)

Für die Interne Kommunikation sehe ich von der zweiten Bedeutung aus betrachtet drei Kommunikationsformen:

Formelle Interne Kommunikation

Dies ist die offizielle und verbindlich geregelte Kommunikation zur Erfüllung eines Zwecks, die normalerweise schriftlich (d.h. dauerhaft und nachvollziebar) dokumentiert ist. Sie wird durch Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten in der Hierarchie oder in Prozessen geregelt. Die Art und Weise der formellen Internen Kommunikation selbst wird auch sehr oft verbindlich geregelt. Beispiele hierfür sind:

  • Wie muss eine Arbeitsanweisung aussehen, und wer darf sie herausgeben?
  • Wie muss ein Projektstatusbericht aussehen, und wer muss ihn wann an wen übermitteln?
  • Wie oft findet ein Stand-Up-Meeting mit welchen Teilnehmern statt, und wie lange darf/soll es dauern?

Die Zuständigkeit für formelle Interne Kommunikation wird meist unternehmensspezifisch geregelt, beispielsweise:

  • „Projektmanagement“ regelt die Kommunikation im Rahmen von Beantragung, Genehmigung, Durchführung (im weitesten Sinne Kollaboration) und Berichten von Projekten
  • „Marketing“ regelt die Kommunikation zur Erstellung und Bearbeitung von Positionspapieren (die dann nach außen gegeben werden)
  • „Personal“ oder „Human Ressources“ regelt die Kommunikation im Rahmen des Beurteilungssystems, im Rahmen der internen Abläufe beim Recruiting oder des Diversity Managements
  • „IT“ regelt die Kommunikation beim Support (First Level, Second Level)

Formelle Interne Unternehmenskommunikation

Das ist der Teil der Internen Kommunikation, der jegliche offizielle, d.h. verbindliche Kommunikation von Organisationseinheiten oder Funktionsträgern im Namen des Unternehmens an und mit Unternehmensmitgliedern behandelt. Sie wird normalerweise durch eine einzelne Organisationseinheit verantwortet (insbesondere Unternehmenskommunikation, Public Relations, Vorstandsstab/-sekretariat).

Die Formelle Unternehmenskommunikation beansprucht oft auch die Festlegung der Metakommunikation (Corporate Dictionary, Editorial Style Guide, Corporate Design, Corporate Furniture), um damit beispielsweise Einfluss auf die Corporate Identity zu nehmen.

Informelle Interne Kommunikation

Dabei handelt es sich meist um flüchtige Kommunikation, die keinen konkrete Zielsetzung für Prozesse oder Hierarchien hat. Gegenstand der informellen internen Kommunikation können mehr oder weniger private, fachliche oder berufliche Themen sein.

Im Beruflichen regeln und koordinieren Mitarbeiter ihre Tagesarbeit, sie halten Rücksprache, tauschen allgemeine Informationen aus, bearbeiten einzelne Aufgabenstellungen, erarbeiten Zwischenergebnisse zur Vorbereitung offizieller Projekt- oder Hierarchieaufgaben oder bauen Wissen auf (Beispiele für Plattformen: Emails, persönliche Gespräche, Kaffeeküche, Messaging, Communities of Practice, Communities of Interest). Gleichzeitig verschwimmen manchmal die Themenkreise, weil in derselben Plattform in demselben Kommunikationsstrang persönliche Themen bearbeitet werden.

Durch die zunehmende Verbreitung von Social Software geschieht diese Kommunikation zunehmend räumlich (verschiedene Räume, Standorte) und zeitlich (verschiedene Zeitzonen sowie unterschiedliche zeitliche Verfügbarkeit der Teilnehmer) verteilt.

Wer redet da mit?

Weil es um Kommunikation geht und weil eigentlich jede Organisationseinheit kommuniziert und auch Regeln aufstellt, redet auch jeder mit, wenn es um Interne Kommunikation geht. Durch das Aufkommen von technologischen Entwicklungen (Team Collaboration Software, Enterprise Social Software, Messaging) und von organisatorischen Entwicklungen (Communities wie Communities of Interest, vermehrte Projektarbeit, agiles Projektmanagement, zunehmende Ad-hoc-Themen, Task Forces) hat sowohl die Betroffenheit zugenommen als auch hat die Anzahl der verschiedenen Bereiche zugenommen.

Generell geht es um Mitarbeiter, Führungskräfte, Projektleiter und Entscheider, die in ihrer Aufgabenstellung von dem Themenkomplex „Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen“ betroffen sind. Beispiele:

  • Unternehmensbereiche Unternehmenskommunikation, Public Relations, Projektmanagement, Human Relations.
  • Mitarbeiter, die für die Koordinierung und Regelung von Zusammenarbeit in Projekten und Aufgaben veranwortlich sind
  • Mitarbeiter, die für die Koordinierung und Regelung der Wissensarbeit verantwortlich sind
  • Mitarbeiter, die aufgabenbezogen oder projektbezogen mit anderen Mitarbeitern zusammenarbeiten und sie nur selten persönlich treffen

Aber es wird noch unübersichtlicher.

Aus Extern wird Intern

Interne Kommunikation 1.0

Interne Kommunikation 1.0

Früher gab es klar definierte Schnittstellen sowohl intern aber auch besonders extern. Nur der Pressesprecher durfte mit der Presse sprechen. Nur der Einkauf redete mit dem Lieferanten.

Projektarbeit und Tagesgeschäft finden zunehmend in virtuellen Projekträumen statt, um schnell auf Änderungen zu reagieren. Die Arbeit erfolgt über Abteilungsgrenzen hinweg, und auch Mitarbeiter aus anderen Unternehmen arbeiten mit bei internen Projekten. Das führt dazu, dass die Kommunikations- und Arbeitspartner räumlich und zeitlich verteilt sind. Sowohl Teams als auch Mitarbeiter müssen daher selbstständig reagieren. Auch sind externe Gruppen wie Kunden weniger an der internen Rollenverteilung als an der Befriedigung ihres Anspruchs interessiert. Somit stehen nicht mehr nur die offiziellen Unternehmenskommunikatoren in der Kommunikation und der Öffentlichkeit sondern potentiell jeder Mitarbeiter und jeder Partner des Unternehmens. Jeder kommuniziert mit jedem.

Interne Kommunikation heute

Interne Kommunikation heute

Wer will da noch die Kontrolle behalten? Leider sehr viele. Aber „Command and Control“ funktioniert nicht mehr, denn es ist nicht nur komplizierter als früher sondern auch komplexer als früher.

Was bedeutet das für die Unternehmenskommunikation?

Die Unternehmenskommunikation kann sich in dieser veränderten Umgebung nicht mehr auf ein „Command and Control“-Verhalten stützen. Ihr Rollenverständnis muss sich weg vom Befehlsgeber und Kontrolleur hin zum Lehrenden, Berater und Moderator wandeln.

Die Unternehmenskommunikation muss weitreichende soziale und technische Kompetenzen aufbauen, auf das neue Rollenverständnis einer diskursiven und beratenden Unternehmenskommunikation setzen und Rollen und Fähigkeiten wie diese beherrschen:

  • Mittler und Befähiger für Führungskräfte und Mitarbeiter über Fachbereiche hinweg
  • Moderation und Beratung
  • Dialog und vernetztes Handeln auf Augenhöhe im digitalen und im physischen Raum
  • Fehlerbelastbarkeit in der Kommunikation
  • Beherrschung neuer Technologien
  • Leadership bei digitalen Technologien („Early Adopter“).
  • Leitung, Koordination und Weiterentwicklung von Communities im digitalen und physischen Raum.

Nur mit diesem neuen Verständnis und den damit verbundenen Rollen und Fähigkeiten kann die Unternehmenskommunikation weiterhin eine führende Gesamtrolle im Unternehmen und für das Unternehmen einnehmen.

Vernetztes Unternehmen: Unternehmenskommunikation (Soll)

Ich schreibe gerade an einem Beitrag darüber, wie sich die Rolle der Unternehmenskommunikation verändert. Klassisch ist die Unternehmenskommunikation die Bewahrerin der Kommunikationsbeteiligten und der Kommunikationsbeziehungen sowohl des Unternehmens als auch im Unternehmen.

Dementsprechend stellen sich (immer noch) einige Unternehmenskommunikatoren und PRler die Unternehmenskommunikation so vor:

Vernetztes Unternehmen: Unternehmenskommunikation (Soll)

Vernetztes Unternehmen: Unternehmenskommunikation (Soll)

Tatsächlich aber sieht die Unternehmenskommunikation mindestens so aus:

Vernetztes Unternehmen: Unternehmenskommunikation (Ist) 2.0

Vernetztes Unternehmen: Unternehmenskommunikation (Ist) 2.0

 

Dementsprechend muss sich die Rolle der Unternehmenskommunikation ändern vom autarken Kontrolleur zum Teilnehmer, Führer (im Sinne von Leadership) und Enabler.