Kontext

  • 62 Kliniken
  • 32.000 Mitarbeiter
  • 2 Millionen Patienten pro Jahr
  • 18.000 Betten
  • stark wachsendes Unternehmen mit ständig neuen Kliniken

Neues, in CD gebrandetes Intranet

Das Design war definiert noch bevor es für Print definiert war :-)

Die Rubriken:

  • Aktuelles
  • Unternehmen
  • Wissen
  • Medizin
  • Mein Standort
  • Mein Arbeitsplatz
  • Grüne Seiten

Auf der Einstiegsseite Nachrichten aus dem jeweiligen Standort, Veranstaltungen, Wetter, Top News von bundesweitem Interesse.

Die Inhalte sind in Widgets gepackt, die der Mitarbeiter selbst (bestimmt nach eigenem Interesse).

Ausgangssituation

  • 62 Kliniken mit teilweise eigenständigen Intranetauftritten
  • eingeschränkter Heliosweiter Wissensaustausch
  • Informationsüberfluss, mangelnde Struktur

Ziele wurden vom Projekt selbst definiert:

  • Leist skalierbares System
  • einheltliches Look und Feel
  • Social Community ⇒ jeder Mitarbeiter ist uns wichtig
  • alle Mitarbeter erreichen, intern und extern (auch z.B. den Fahrer des Krankenwagens)
  • klinik- und fachgebietsübergreifender Wissensaustausch
  • Strukturierung, Gliederung und Relevanzbetrachtung von Inhalten
  • Optimale Auffindbarkeit von bestimmten Kompetenzen und Experten

HInweise

  • Recherche und Feedback mit allen Stellen
  • Jeder hat einen Account
  • Mitarbeiter füllt sein Profil, auch mit privaten Angaben (wenn er/sie will)

Umsetzung

  • Standort-, personen- und gruppenbezogene Kanalisierung der Inhalte
    • User kann aber auch „Standort wechseln“
    • Standorte haben für Ihre Seite volle redaktionelle Freiheit, es wurde nur ein Mindeststandard vorgegeben
  • Grüne Seite eine Social Community fürs Intranet
    • persönliche Profile
    • Kontaktpool
    • Mitarbeiter- und Abteilungssuche
    • optimale Usability
  • Intranetzugriff aus dem Internet – Extranet maximale Nutzung
  • Fachgruppen Kollaborationsplattform und „User Generated Content“ (z.B. Klinikübergreifend); z.B. Blogs
  • Persönlich konfigurierte Startseite

Hardfacts

  • Typo3
  • Konzeption Mai 2008 bis März 2009
  • Realisierung November 2008 bis März 2009
  • ca. 30.000 Mitarbetier
  • 30 eigenständige Erweiterungen für Typo3

Intranet Funktionen

  • Grüne Seiten
  • Fachgruppen
  • Rollen- und standortbezogene Informationsinhalte
  • Personalisierung
  • Dashboard
  • ADS-Integration
  • Silke Rau, Advertising Manager, in Corporate Communications, Cognis GmbH
  • Klaus Greiner, Geschäftsführer, MCCM Consulting GmbH

Cognis und Zielgruppen Intranet

  • Spezialchemie-Unternehmen, Spin-off von Henkel
  • ca. 5.900 Mitarbeiter an Standorten in rund 30 Ländern
  • Berücksichtigung der sprachlichen + kulutrellen Unterschiede
  • Gleichwertige Information von Führungskräften, Produktionsmitarbeitern, Vertrieb und Verwaltung

Erfolg als Definitionssache

  • Was verstehen wir unter Kommunikationserfolg
  • Was bedeutet in diesem Zusammenhang Performance (z.B. Wie viele können wir erreichen, wie viele Seiten werden abgerufen)
  • Was ist die Wertschöpfung einer digitalen Plattform

Das Cognis Intranet im Überblick

  • wurde 2003 weltweit ausgerollt
  • 2007 mit Relaunch als Leitmedium etabliert
  • zentrale informations- und Kommunikationsplattform
  • 14 individuelle Länderportale
  • ca. 20.6000 Seiten
  • 132 Editoren, zwei Webmaster, 14 Portalverantwortliche

Startseite mit Container zu Inhalten, die sich darunter befinden (In
jedem Land gleich, aber in anderer Sprache (z.B: in China chinesisch
und englisch). Im Vordergrund stehen der informative Charakter und
direkte Links zu Applikationen und Informationen für die tägliche
Arbeit der Mitarbeiter.

  • Informationen des Unternehmen (weltweit gleich)
  • Lokale Unternehmensinformationen (Landesportal)
  • Quicklinks zu zentralen Services und Inhalten

Länderportale (Corporate Communications) übersetzen die Inhalte (eine
Budgetfrage, teilweise selbst übersetzt, teilweise in englisch
übernommen).

Der strategische Hintergrund

  • Nachhaltiger Strategieplan als Basis für alle Entwicklungen
  • Vier Ebenen der Weiterentwicklung
    • Information
    • Communication
    • Collaboration
    • Knowlege Base
    • auch möglich, nicht realisiert: Procurement läuft direkt in SAP
    • auch möglich, nicht realisiert: E-Business (wg. Businessmodell)
  • Schaffung eines effektiven und transparenten Prozesses, konkrete maßnahmenorientierte Zielvorgaben
  • Abstimmung aller Maßnahmen zu einer zielführenden Einheit
  • Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit aller Fortschritte und Erfolge der Internen Kommunikation

(auch z.B. Kollaboration evtl. außerhalb des zentralen Systems)

Fokus der Performancesteigerung

  • Information: Qualitätssicherung der Aktualität, Durchsetzen von Nachrichten
  • Interaktion: Optimierung von Suchergebnissen, Integration von z.B. Produktdatenbanken
  • Transaktion: Digitalisierung von
    Prozessen zur Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung, Ermöglichung
    der Kollaboration in Projektteams
  • Qualifikation: Ausbau des Intranets als zentraler Informationsraum, Nutzung des Intranets als e-Learning-Plattform

Kontinuierliche Optmimierung

  • Optimierung
  • Strategie
  • Evaluation (z.B. Web Analytics mit Analytics)
  • Leistung

Analyse

Nutzung der Portale ist unterschiedlich nach Land, damit kann man aber etwas für Wettbewerb sorgen…
Ziele:

  • Gewinnen von Einblicken in das Nutzerverhalten und die Akzeptanz der Portale und Inhalte
  • Entwicklung von Kennzahlen für Benchmarks
  • Kontinuität der durchschnittlichen Abrufe ist ein besserer Indikator als die absolute Höhe in einem Monat

Kommunikation interaktiv gestalten

Das Intranet ist auf dem Weg von zentral gestuerten
Kommunikationsplattform zu einer interaktiven Kollaborationsplattform,
auch mit Web 2.0

  • Der A-Z Index: Alphabetischer Index
    zu Informationen, die Mitarbeiter benötigt (z.B Anfahrtsbeschreibung)
    auch mit Synonyma (jeder denkt anders). Redaktionell gepflegt und
    gewachsen.
  • Tag Cloud kommt
  • Closed User Groups / Team Rooms mit Microsoft SharePoint
    • Wikis als Pilot bei HR
    • Blogs
    • Document Workspace
  • Formularserver (z.B. Zeugnisse, Seminarangebote)

Aus dem SharePoint heraus werden bestimmte mit „Intranet“ markierte
Inhalte im „normalen“ Intranet veröffentlicht (z.B. verabschiedete
Dokumente eines Projekts)

Messbarer Erfolg

Ergebnisse der diesjährigen Webanalyse

  • Im ersten Quartal 2009 ca 1 Million Zugriffe auf die Portale weltweit gemessen
    • Mehr als ein Drittel aller Zugriffe erfolgt auf den Bereich „News % Infomration“
    • Ca 20% führen zu den Inhalten unter „Tools & Services“
  • Im Vergleich zum 4. Qualrtal 2008 Intranet performance um rund 20 % gesteigert.

Hohe Nachrichtendurchdringen

  • Webanalyse belgt, aktuelle Meldungen erreichen nach 1,5 Wochen über 90 % aller Mitarbeiter
  • In Deutschland: gut ein Drittel aller Zugriffe erfolgen am Tag der Veröffentlichung
  • Fazit: Intranet gewährleistet einen
    weltweit optimalen Kommunikationsfluss zwischen Landesgesllschaften und
    reduziert kostenintensivere Maßnahmen

Cognis greift die Suche ab, um hohes Interesse oder schlechte Navigation festzustellen.

Zusammenfassung

  • Fokussierung auf zwei Medien für
    Interne Kommunikation: Print Mitarbeiterzeitung (4-6/Jahr) und Intranet
    mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Reaktionszeiten ⇒ es gibt kein
    anderes Medium!
  • Größere Potenziale liegen in
    digitalen Transformation von Geschäftsprozessen und Bereitstellung von
    umfassendem Referenzmedium (z.B. Richtlinien) als zentraler Wissenspool
  • Nur regelmäßige Performancemessung
    der Nutzung, die folgende Analyse und Optimierungsempfehlung
    garantieren den bestmöglichen Einsatz des vorhandenen Budgets um den
    Mitarbeiternutzen so hoch wie mäglich zu halten.
  • Stephan Büttner, Projektleiter Wissensmanagement von der DAK (Deutsche Angestellten-Krankenkasse)

Hintergrund

  • Mitarbeiter mit ihrem Know-How stellen die DAK nach außen dar
  • Innovation, Lernen und kontinuierliche Verbesserung sind wichtige Ziele

Hinweis: Vortrag von Stephan Büttner am 9.10.2007 im INJELEA Blog

Von der "Snail-Mail-Information" zum "Information-Highway"

  • zunächst zeit-personal und logistikaufwändige Epoche ohne PC-Durchdringung
  • Aufbau einer DAKintranet-1.0-Infrastruktur: Technisch und organisatorisch
  • Erweiterung um unternehmenskulturelle Aspekte von 1:n Philosophie des DAKintranet in die Welt DAKwissen 2.0

1.n-Info-Welt (Status Quo)

  • etwa 15 Vollzeitredakteure (Zentrale) sowie über 800 formularbasiert publizierende Autoren
  • über 13.000 Mitarbeiter
  • in 2008 70 Mio Page Impressions auf 150.000 Contentobjekte
  • inzwischen weitestgehend autark durch die DAK und Bitmarck (outgesourcte IT)

Herausforderung

  • „Wir ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen“ (John Naisbitt, amerik. Zukunftsforscher
  • explizites (sichtbares) Wissen vs. implizites (unsichtbares, verborgenes) Wissen
  • Wo treffen sich Top-Down- und Bottom-Up-Information/Kommunikation?
  • „Erfahrungswissen“ 308.267 Jahre (d.h. Anzahl Betriebsangehörigkeit * Mitarbeiter)

Wissensmanagement

Es ist notwendig, dass die DAK Wissensmanagement als nachhaltigen Prozess einführt, weil

  1. Wissensmanagement bereits im Leitbild / in den Unternehmenszielen der DAK gesetzt ist
  2. neue Prozesse und Rollen im Unternehmen eingeführt werden (Change-Prozess „proDAK“)
  3. Studien die Notwendigkeit belegen
  4. das Thema auch an anderen Unternehmen nicht vorbeigeht

Vorgehen

  • Initialisierungsphase ⇒ Definitionsphase ⇒ Planungsphase ⇒ Realisierungsphase ⇒ Abschlussphase ⇒ Linientätigkeit

Im Rahmen der dreimonatigen Voruntersuchung wurden erarbeitet:

  • Empfehlung eines Umsetzungspakets in einem initialen Wissenmanagement-Projekt
  • Phasen-, Aufwandsplanung, Nutzenaussagen
  • Vorzusehende Begleitmaßnahmen / zu beachtende Risiken

Aufgaben

  • Nachhaltige Strategie erarbeiten und als dauerhaften Prozess implementieren
  • DAKintranet um Wissensmanagement-Funktionalitäten erweitern
  • Information- und Wissensangebot prozessorientiert erweitern

Priorisierung

Wie wichtig ist Ziel xy

  • Wie komplex ist die Maßnahme
  • Wie integrierbar …in das DAKintranet
  • Wie groß ist der Nutzen
  • Wie groß ist der Nutzerkreis
  • Wie hoch sind die Gesamtkosten
  • Wie groß ist der Gesamtnutzen

Projektziele

Vom Projekt zur langfristigen Strategie

* Unternehmensweite Suche (angelehnt an Google, gebuchte Treffer)

  • von etwa acht bis neun tausend um 20 Prozent gestiegen
  • Personalisierte Infos
  • Info-Optimierungen
  • Wissensmärkte
  • Ich@DAK („Yellow Pages“) soll entstehen

Einzelmaßnahmen wurden priorisiert mit einer Matrix aus Nutzen und einfache Umsetzbarkeit (gekürzt formuliert)

Fazit

Nachhaltigkeit

  • Redaktion: Das Zusammenspiel der Redaktion mit bundesweiten Autoren sowie Fachbereichen wird fortlaufend nachjustiert
  • Organisation: Kontinuierliche
    strategische Weiterentwicklung des gesamtheitlichen Contentlifecycles
    in Dimensionen Redaktionsseite, Leserseite, Systemtechnik
  • Systemtechnik: Kontinuierlicher Know-How-Aufbau in DAK-/ Bitmarck-eigenen Anwendungsentwicklung und RZ-Betrieb
  • Nutzung eines DAKwissen-Baukastens: WM-Methoden und -Funktionalitäten werden systematisch vorgehalten
  • Anwendung eines
    DAKwissen-Verfahrens: In Anlehnung an nationale/internationale
    Wissensbilanierungsverfahren soll Methodik konzipiert werden

Quantifizierbare Ansätze

  • Verminderung von Suchzeiten infolge effektiverem Auffinden von Infomrationen
  • Nutzung von Erfahrungswissen von Kollegen und dadurch Entfall oder Verminderung aufwendiger Recherche

Qualitative Nutzeneffekte

  • höhere Mitarbeiter-Kompetenz
  • besserer Service/Beratung für den Kunden
  • Vereinfachte und bessere Einarbeitungsmöglichkeit neuer Kollegen
  • höhere Mitarbeitermotivation durch transparenten Umgang mit unternehmensweit verfügbarer Informationen

Das aktuell noch laufende Projekt wird vorgestellt von

  • Sandra Hallaschka, Abteilungsleiterin Kundenorientierung Zentrale, real,- SB-Warenhaus GmbH
  • Wendelin Auer, Intranet Beratung und Konzeption, Kuhn, Kammann & Kuhn AG

Im Oktober soll das neue Intranet online gehen.

Kontext

  • 343 SB-Warenhäuser in Deutschland, 96 in Polen, Rumänien, Russland und der Türkei
  • rund 70.000 Mitarbeiter weltweit, ca. 50.000 in Deutschland

Analyse

  • Detaillierte Betrachtung der Infokanäle
  • Intensive Gespräche mit allen Stakeholdern
  • Umfassende Intranet-Nutzerbefragungen, teilweise offene Fragen
  • Diskussion der heutigen Situation in Referenzgruppe

Referenzgruppe: 20 Personen, die Informationen bereitstellen oder empfangen

Status Informationsfluss

  • Zu viele Kanäle (E-Mails, Wocheninfo, Intranet, Netzwerkordner…)
  • Zu viel Kommunikation (Absicherungstaktik, doppelte E-Mails)
  • Zu große Verteiler (keinKoordinator / Wächter)

Intranet

  • Ungünstige Navigatinsstruktur (organisationsbezogen)
  • Einbahnstraßen-Kommunikation
  • Positiv: bereits etablierte Holschuld der Intranet-Nutzer (85% der Antwortenden nutzen das Intranet täglich)

Besonderheiten

  • Zwei Perspektiven: Zentrale / Verwaltung und SB-Warenhäuser
  • Marktteams arbeiten im Schichtbetrieb (teilweise 7 bis 24 Uhr)
  • 1-5 Markt-Terminals werden abwechselnd von allen Teams genutzt
  • Geschäftskritische Informationen werden digital verbreitet (E-Mail, Intranet)
  • Markt-Mitarbeiter können nur wenig Zeit am Rechner verbringen
  • Zielgruppe im Markt ist teilweise nciht vertraut mit Arbeit am Computer

Die Rechner werden nicht personalisiert benutzt. Jeder hinterlässt den
Rechner so, wo er zuletzt war. Der nächste bekommt genau das zu sehen.
Einloggen kostet zu viel Zeit.

Jetziges Intranet im Design von der Metro-Group

Ziel

  • Intranetinhalte nutzerorientiert strukturieren
  • Zahl der Informations-medien verringern
  • Informationsflut eindämmen
  • Spezifische Inhalte anbieten
  • Zusammenarbeit optimieren
  • Rückkanäle etablieren
  • Kommunikative Verbesserungen: Zugang, Struktur, Qualität
  • Operative Verbesserungen: Tools, Workflows, Zeitersparnis

Rubriken

  • Metro Group (Schnelleinstieg, Nachrichten, Pressespiegel)
    • z.B. Wetter, damit die Metzger rechtzeitig Grillfleisch einkaufen können..
  • Wissen + Information
    • Teambox liefert aktuelle Informationen z.B. über Rückrufaktionen
    • Rückmeldung des Mitarbeiters führt
      zu einem Collaboration-Raum, die solche Themen monitorieren (z.B.
      Rückmeldung in 1 Markt vergessen)
  • Prozesse & Vorgaben
  • Service & Ratgeber
  • Unternehmen & Menschen

Das Intranet berücksichtigt, dass die Marktmitarbeiter nicht eingeloggt
sind. Informationen werden eingetragen und stehen allen zur Verfügung.
Potentiell können Mitarbeiter für ein anderes Team einen Haken an eine
Mitteilung setzen, die dann verschwindet.

Wichtige Faktoren bisher

  • Detaillierte Analyse der Ist-Situation
  • Regelmäßige Einbindung der Referenzgruppe
  • Meetings mit allenStakeholdern zur Vorstellung und Diskussion des Konzepts
  • Frühes Projektmarketing, vor allem auf Geschäftsführungs- und Management-Ebene

Rene Neumann, Coordinator E-Media Communications, Ball Packaging
Europe. Ball Packaging macht in Europa hauptsächlich Getränkedosen ;-) 16 Standorte in Europa, weltweit etwa 15.500 Mitarbeiter, in Europa etwa 3.000.

Anforderung des Projekts "myBallPortal"

  • GoLive 1. März 2008
    • Ablösung bestehender lokaler Intranets
    • Globale, europäische und lokale Informationen in sechs Sprachen
    • Zentraler Zugriff auf Arbeitsinhalte
    • Collaboration (Virtuelle Teamräume)
    • Automatische Benutzer-Authentifikation inkl. Standort- und Sprachzuweisung
  • Ende 2009
    • Einbindung von Businessapplikationen (HR, WBT, BI, etc)
    • Einbindung der Produktionsmitarbeiter durch Displays
    • Extranet
  • Vision 2010
    • Portal als zentraler Einstiegspunkt für alle MA
    • Federated Portal zwischen SAP und SAP (Zwei-Portalstrategie)

Projektphasen

  • Phase 1
    • Projektteam
    • Evaluierung Portalsoftware (SAP NetWeaver)
    • Evaluierung CMS (RedDot)
  • Phase 2
    • Auswahl Projektpartner (technisch + fachlich)
    • Steering Committee
  • Phase 3
    • Design + Layout
    • Informationsarchitektur
    • KM-Struktur
    • Portalmarketing
    • CMS-Schulungen
  • Phase 4
    • Rollenkonzept
    • Inhalte
    • Tests
    • GoLive

Intranet

  • Home (Unternehmensnachrichten, Local News, European News, Presse-Spiegel)
  • Ball Pages (Abteilungen, Aufgaben, Orgachart, „Visitenkarten“)
  • Info Center (Infos, Broschüren, Präsentationen, Corporate Policies, Schriftvorlagen, Guidelines, Anleitungen)
  • HR for You (z.B. tarifliche Bedingungen)
  • my Job (alle Dinge, mit denen ich mich befasse, z.B. meine Anwendungen)
  • Ratingen (ändert sich je nach Standort, z.B. Hinweise zu Parkplätze)

Beratung erfolgte auch durch einen Juristen, was europaweit geht oder nicht.

Nachrichten: „Globale Nachrichten“ ist das verbindende Element mit
Nachrichten, die aus Europa / US kommen. Wird jeweils im eigenen CMS eingestellt. News sind beispielsweise Personalien

Herausforderungen

  • Technische Plattform zukunftssicher?
  • Akzeptanz der Mitarbeiter
  • Sprachenproblematik und Mentalität
  • Redaktionelle Organisation
  • SAP/MOSS Integration
    • Beide Portale haben gemeinsame Nutzer aus unterschiedlichen AD’s (Active Directories)
    • Contentsharing nur durch Aufrufe einer URL im jeweiligen Portal (iView / Webpart)

Dirk Zimmermann, Head of Program Management Intranet Deutsche Post DHL und Bernd Wendt, Intranet-Berater bewe-consult, stellen das neue (ca. 2 Wochen junge) Corporate Intranet der Deutsche Post DHL vor.

1. Weniger ist mehr

Das Prinzip Highlander:
Am Anfang (bis 2004) gab es mehr als 250 Intranets. Seit 2007 gibt es 1 Intranet: „Es kann nur einen geben“

2. Immer mehr ist nicht immer besser

  • Pageviews 32 Mio / Monat
  • 225.000 Suchanfragen / Monat
  • 485.000 Einträge im Suchindex

Alles ist wichtig – aber nicht für jeden!

⇒ Basierend auf Nutzerbefragung (mehr als 17.000 Rückläufe)

  • Inhaltsangebote & Suchergebnisse sind zu wenig auf mich zugeschnitten
  • Implizite und explizite Erwartungshaltung: Inhaltsangebote müssen mit mir zu tun haben

Suchergebnisse sind zu unspezifisch oder nicht klar (z.B. Einkauf heißt bei Post DHL anders, wie?)

Suchen lernen nicht von selbst: Redaktionelle Arbeit

Verhalten:

  • Weniger als 1 % der Suchanfragen im Corporate Intranet basieren auf Mehr-Wort-Suche
  • Nutzung der Suchoptionen wird bei weniger als 3 % der Suchanfragen benutzt

⇒ Technologie bot keine Unterstütztung

3. Schritt: Corporate Intranet Improvement Project

Faster access to relevant information

  • Sort out information that is not relevant
  • redefine relevancy over time or in changing context
  • getting the right information to the right employees automatically via subscribing system
  • making it easier t ofint information

Share information and knowledge

  • connecting employees and knwoledge exploits the Groups know how

⇒ Paradigmenwechsel: Das Intranet liefert bessere Ergebnisse auf der Basis von Informationen des Nutzers: Personalisierung

4. Personalisierung

  • Spracheinstellung
  • Branding
  • Mein Profil / My Network
  • Tools: Wetter / Weltzeituhr
  • Meine Abos
  • Alerts
  • Fokus Navigation
  • Einstellung Unternehmensbereic<he / Region
  • Recommended Content
  • Kommentare
  • Bewertungen

Nutzer kann Einstellungen seinen Bedürfnissen gemäß anpassen (z.B. Sprache), also nicht zentral vorgegeben.

  • Jeder Nutzer kann Informationen über sich veröffentlichen
  • Basierend auf dem Profil des Nutzers werden „Interessante Leute“ angezeigt (auf der Homepage!)
  • Beispiel: Person interessiert sich
    für Marketing und erhält Leute, die auch da Interessen haben! Aber
    nicht nur für Job sondern auch für private Interesse

Anzeigen sind auch dynamisch im Sinne von aufklappbaren / ordnen.
Selbst ausblenden geht leider aufgrund von Befürchtungen nicht. Zu
viele Möglichkeiten wurden jedoch auch im Feldtest nicht gewollt
(„lean“). Wichtig: Leute nicht überfordern.

⇒ Social Network bei der Post DHL ähnlich Xing (aber nicht so intensiv).

17 Navigationsebenen im Intranet :-) aber zumindest kann der Nutzer jetzt den Startpunkt seiner Navigation selbst bestimmen.

  • Unternehmensinformationen können
    nicht ausgeblendet werden, ansonsten kann der Nutzer die angebotenen
    Informationen personalisieren.
  • Nutzer können bei Artikeln, die diese Funktion aktiviert haben, Kommentare eingeben.
  • Nutzer können Artikel, die diese Funktion aktiviert haben, Bewertungen abgeben
  • Nutzer können Suchbegriffe angeben und erhalten zukünftig nur neue Artikel zu diesen Begriffen angezeigt (die sie noch nicht gesehen haben)

Content, der „dämlich“ aussieht aufgrund z.B. einer Suche, erzieht die
Nutzer (Auswirkungen, wenn Metadaten nicht gepflegt werden).

5. Finden statt Suche

Schulungen werden kaum genutzt oder nützen kaum. Der Nutzer erhält
Orientierungshilfen, die seinen Suchbegriff thematisch auffächern (so
genannte „Facetten“) zur Verfeinerung der Suche. Die Suchmaschine
bietet eine „geführte Suche“ und wird zum Navigationssystem.

Die Suchmaschine liefert Differenzierungsangebote – nicht nur die
berufliche sondern auch die privaten Informationen (z.B. Expertensuche
für ein Thema, auch wenn eine Person dieses Thema privat verfolgt).
Beispielsweise die Suche nach jemandem mit „Intranet“ und „Lettisch“
zur Unterstützung bei der Übersetzung der Navigation

Technische Implementierung: Post DHL nutzt z.B. Google Search Appliance mit redaktioneller Betreuung.

Die Suche ist wichtige Komponente des Intranets

Lessons learned

  • Mehr ist mehr
    HoheAktzeptanz der angebotenen Personalisierungsoptionen
  • Weniger ist Mehr
    Personalisierung ist eine Herausforderung für die Kommunikationsstrategie(n)
  • Da geht noch mehr

    Suchtechnologien bergen hohes Potential und Flexibilität für Personalisierung

Es gibt einen Unterschied zwischen Wichtig (für den Anbieter) und Relevant (für den User). Viel gemeinsames Lernen ist angesagt.

Keynote speaker Patrick C. Walsh (Blog), Information Architect, BBC, started as Quality Manager trying to put these things online ;-)

Intranet Zoo

An Intranet Zoo offers virtually zero benefit

  • In a survey „distributing information “ was considered the primary perceived role of an intranet
  • Senior managers think of an uncontrolled, unmanaged, badly organized out-of-date environment
  • obsolete content that is visible to the user
  • duplicated content – the wheel being re-invented again and again
  • poor and irrelevant content
  • broken links and typographical errors
  • complex and unusable navigational strutures
  • too much content

Some misconceptions

  • One size fits all
  • Everyone can edit and structure content
  • Intranets will remove information silos
  • Users can find stuff by themselves

Everybody continues to put stuff into their Intranet and it gehts shapeless (like spaghetti) :-)

Let’s redesign!

If you keep doing the same things you will keep getting the same results.

What is "Lean"?

Ford ⇒ Toyota

Five Lean Principles

  1. identify what creates value from the customer’s point of view
  2. prioritise support for the activities that create value within your organisation
  3. remove barries (i.e. between your users and the content they need to use)
  4. only give the customer what they want when they need it
  5. Strive by perfection by constantly removing waste

What are intranet ‚wastes‘

  • Content
  • Search (optimize it,)
  • Navigation
  • Inconsistencies
  • defects (i.e. grammar)
  • Not providing a clear vision of what your intranet is for

How do we get it lean?

  • First step is to delete all obsolete, poor and irrelevant content
  • You need to know what content is really important to your users ⇒ user research

We can start building the Lean Intranet

⇒ Lean | Unseen

  • Put the content 80 or 90 % of your users need most instantly in the lean part
  • Lean part: High value high usage content approx 20 %
  • It will take, it’s like a long journey. It’s not a big sudden shift over night

There’s more

  • Internal information
  • External information
  • Knowledge (have a look at James Robertson)

And every part is overlapping with an important part overlapping all other parts: Innovation through information synergy

What’s in it for my organization?

  • Find information easy and fast: People will be content and satisfied
  • Simple tools
  • Managers themselves need information

In the Lean Intranet

information professionals

  • assessing and minimising content
  • leveraging knowledge
  • removing barriers
  • customer focused approach

Ihr glaubt, Ihr habt es geschafft. Ihr glaubt, Ihr habt einen Damm gebaut für die Ewigkeit – für Eure nächsten zwei oder drei Legislaturperioden. Doch diese Generation ist nicht verloren. Sie ist nicht lost. Sie hat Eure Zeichen sehr wohl verstanden. Doch diese Generation ist unabhängig. Sie ist jung, doch es sind auch junge Geister. Ihr werdet sie nicht mehr los. Sie wird sich von Euch befreien. Und sie ist nicht allein. Ich bin dabei, viele andere der Generation Golf sind dabei.

Eure Vorgänger wollten bereits vor fast 200 Jahren im Deutschen Bund mit den Karlsbader Beschlüssen und mit Zensur die Burschenschaften und die entstehende liberale Bewegung aufhalten. Sie schafften es damals fast etwa eine Generation lang bis zur Märzrevolution 1848. Dann fegte die Generation Karlsbad sie hinweg. Zumindest für kurze Zeit. Doch die Welt ist im Wandel. Mehr als je zuvor. Das Fernsehen brauchte zwar keine Generation aber Jahrzehnte bis zur Verbreitung, das Web brauchte nur 5 Jahre. Das Web 2.0 noch weniger. Diese Generation wird keine 30 Jahre warten. Eure Zeit ist um. Und Ihr werdet nicht mehr aufstehen können.

Es ist an der Zeit für eine neue Generation Karlsbad. Eine Generation, die Euch hinwegfegt.

Diese Generation ist nicht lost. Ihr seid lost.

[ Direktlink YouTube: Lost Generation ]

Mir ist nicht mehr ganz so schlecht.

Gestern Abend war ein schwarzer Tag für die Demokratie und die Freiheit in Deutschland. Das deutsche Parlament hat die Freiheitliche demokratische Grundordnung (FDGO) und sich selbst zu Grabe getragen. 389 Abgeordnete haben für die Sperrung des Netzes und gegen das Grundgesetz gestimmt, darunter Ute Granold (CDU) und Michael Hartmann (SPD), Bundestagsabgeordnete aus dem Wahlkreis 207 Mainz. Das Abstimmungsverhalten der Abgeordneten kann jeder auf Abgeordnetenwatch und irgendwann beim Bundestag einsehen.

Mir ist schlecht, furchtbar schlecht.

Die Internetanbieter in Deutschland werden demnächst jede
Adresseingabe, jeden Klick gegen eine Zensurliste prüfen und bei
vorhandenem Eintrag ein Stoppschild anzeigen. Beispielsweise auch die Telekom, mit der ich meinen Internetvertrag habe. Niemand, noch nicht einmal ein Richter, wird wirklich kontrollieren können, welche Einträge zu Recht und welche zu Unrecht vorhanden sind. Denn die vorgesehenen nachträglichen Stichproben sind lächerlich.

Das BKA schickt quasi Leute auf einer schwarzen Liste (d.h. Inhaber eines Internetauftrittes) selbst und ohne richterliche Verurteilung ins Gefängnis (d.h. hinter ein Stoppschild), weil das BKA glaubt, diejenigen hätten gegen ein Gesetz verstoßen. Doch kein Richter entscheidet: Nein, das BKA darf diese "Verurteilung" vornehmen. Und irgendwann, nachdem ein paar Hundert oder ein paar Tausend Personen hinter dem Stoppschild sitzen, trifft sich irgend jemand und nimmt sich als Stichprobe zwei oder drei Einträge heraus und schaut einmal kurz nach. Natürlich kein Richter, doch wer soll das denn sein? Der Bundesdatenschutzbeauftragte Peter Schaar jedenfalls nicht. Am einfachsten wäre es für viele unserer lächelnden Parlamentarier (Korrektur: Sie ist noch nicht einmal Parlamentarierin sondern nur im Bundeskabinett) bestimmt, das BKA würde auch darüber selbst entscheiden.

Bei jeder Willkür frage ich mich immer, was schlimmer daran ist: Dass die wahren Täter weiter ungehindert ihr Treiben verfolgen können oder dass Unschuldige verurteilt werden.

Mir ist schlecht, furchtbar schlecht.

OpenDNS

Als erste Maßnahme habe ich meine DNS-Einträge auf OpenDNS umgestellt. Damit schütze ich mich vor diesem Monster von Zensurmaßnahmen, das ich mit meinem Internetvertrag auch noch selbst bezahlen muss. OpenDNS zensiert nicht, bietet aber zusätzliche und freiwillige Konfigurationsmöglichkeiten.

Das kostet mich weniger als eine Minute pro Rechner oder pro WLAN-Router – Zensursula kostet mich meine Freiheitliche demokratische Grundordnung.

Diigo Gruppe "Politik und Gesellschaft"

Ich habe auf Diigo (Social Bookmarking, ähnlich wie delicious) eine Gruppe gegründet.

Niemand…

Ach, was rege ich mich eigentlich über Kleinigkeiten auf? Denn wie so viele unserer vertrauenswürdige Politiker würde vermutlich auch der CDU-Bundestagsabgeordnete und baden-württembergische CDU-Generalsekretär Thomas Strobl sagen:

"Niemand hat die Absicht, eine Zensur zu errichten"

Nachtrag: Jörg Tauss

Die Rede von Jörg Tauss gestern im Bundestag nach der Abstimmung hat mich sehr positiv beeindruckt. Ich weiß um die Vorwürfe gegen ihn, doch ich followe ihm jetzt.

Inzwischen twittern sogar Astronauten (@astro_mike und demnächst @astro_127) im All vom Space Shuttle aus. Wenn ich Bekannten davon erzähle, dann kommt meistens als erste Frage: "Wie funktioniert das, haben die eine Internetverbindung?". Hier sind die Antworten von Mark aka @astro_127:

Twitter from orbit 101 Part 1: I do NOT have online internet access. 3 times a day, mission control sends up files that include email.

Twitter from orbit Part 2: While my email in arrives, my email out that have sat in a folder since I wrote them will b brought 2 the ground.

Twitter from Orbit Part 3: Once my emails 4 twitter arrive on the ground, someone will take them and post them on my twitter account.

Twitter from orbit Part 4: No one will edit my twitter posts, but they will NOT b live. I will put the date & time (CDT) that I wrote them.

Twitter from Orbit Part 5: Hope that clears up how twitter from orbit REALLY works.

Vielleicht schickt Mark ja doch mit einer Email ein Bild unserer blauen Murmal zur Bodenstation und die schickt es zu Twitpic ;-)

Von Mark wusste ich übrigens das, was die ZEIT am Samstag kurz tickerte ("Start wegen eines Lecks verschoben") und gestern Abend berichtete ("Die Raumfähre Endeavour startet nicht vor Mittwoch"), auch bereits am Samstag Mittag:

Got the word that we’re not going today. That’s part of r business. Most important thing is to not launch til everything is ready.

Here’s what I know: The problem was in the system that vents excess H2 from r external tank. This is NOT a shuttle problem, but a pad one.

What happens now? We work 2 a Wed launch while senior management meets to decide on the plan. My crew stays in quarantine at KSC for now.

Ich wusste es nicht irgendwann von einem "Gatekeeper" oder einem "Meinungsführer" oder einer "gut unterrichteten Quelle" oder "jemandem, der jemanden kennt" sondern bereits zwei Tage vorher von der Originalquelle. Das ist Twitter. Das ist Kommunikation.