Office 365 Gruppe im Exchange Admin Center bearbeiten

Microsoft hat Office 365 inzwischen um viele Services und Apps erweitert und dabei gewaltig aufgebohrt. Oft führt das zur Verwirrung, welchen Dienst man denn nun benutzen solle. Das gilt insbesondere bei der Verwendung von Office 365 Gruppen und Microsoft Teams im Zusammenhang mit Kalendern.

Anmerkung: Ich weiß, manches geht doch … irgendwie. Und da gibt es noch die Öffentlichen Postfächer. Und es geht noch was anderes, und man kann doch hier. Ich halte mich gerne an allgemeine Möglichkeiten mit Office 365.

Für die Nutzung von Office 365 gibt es verschiedene Kalenderarten. Für mich sind dies:

  • Persönliche Kalender
  • Kalender von Office 365 Gruppen (manchmal auch „Outlook Gruppen“ genannt)

Grundsätzlich sind die Funktionen von Outlook auf dem Mac, auf dem PC oder im Web (Browser) ähnlich und gleichen sich immer weiter an. Im Einzelfall gibt es jedoch immer noch große Unterschiede. Im Folgenden benutze ich verallgemeinernd „Outlook“. Weiterlesen

Ambiente

Arbeitest Du noch? Oder bist Du schon produktiv und gelassen?

Der Digitale Arbeitsplatz gilt als das „Non­plus­ul­t­ra“ für ein zeitgemäßes Büro. Doch nachdem Sachbearbeiter, Führungskräfte und Wissensarbeiter bereits vor einigen Jahren in E-Mails zu ersticken begannen, ist die Bürowelt inzwischen oft ein ständiges Jonglieren, um zwischen Nachrichten, Benachrichtigungen und Chats sowie unzähligen Plattformen endlich zum Arbeiten zu kommen.

Mehr E-Mails, mehr Meetings, mehr Arbeit und mehr Kommunikation lässt Büro- und Wissensarbeiter ihr Ziel einer Work-Life-Balance immer weiter außer Reichweite treiben. Manch einer versucht, durch noch mehr Quantität der Arbeit die Masse an Arbeit in den Griff zu bekommen. Andere greifen zu noch mehr Technik und Tools, um ihre persönliche Produktivität zu steigern. In einem ewig scheinenden Wettbewerb reagieren Kollegen und Partner darauf, ihre Schlagzahl ebenfalls zu erhöhen.

Schnell wird auch am Wochenende gearbeitet, um Schritt zu halten. Vielleicht geht es Dir so ähnlich wie dem erschöpften Waldarbeiter, der auf den wohlgemeinten Ratschlag eines Wanderers hin entrüstet entgegnet: „Ich habe keine Zeit fürs Axt schärfen! Ich muss Bäume fällen!“

Ein ständiges Mehr der beruflichen Arbeit fordert irgendwann seinen Tribut. Werde produktiver, ohne auf mehr Quantität zu setzen. Schaffe Dir ein Fundament, um mit einer soliden Selbstorganisation (auch: Zeitmanagement, Selbstmanagement) produktiver zu werden.

Die Arbeit – gleich, ob beruflich, persönlich oder privat – so planen, organisieren und durchführen, dass Sie bei angemessenem Aufwand gute bis sehr gute Ergebnisse erreichen und Sie dabei ein ausgeglichenes Leben dabei führen.

Als Basis für eine ausgewogene persönliche Produktivität empfehle ich sechs Prinzipien der Selbstorganisation: Achtsamkeit, Fokussierung, Rituale, Timeboxing, Ausgewogenheit und Flexibilität.

Achtsamkeit

Haste nicht von Thema zu Thema oder von Besprechung zu Besprechung wie ein zerstreuter Professor, der zwar vieles tut, aber sich selten bewusst ist, was er eigentlich tut.

Achtsamkeit (engl. mindfulness) kann als Form der Aufmerksamkeit im Zusammenhang mit einem besonderen Wahrnehmungs- und Bewusstseins­zustand verstanden werden, als spezielle Persönlichkeitseigenschaft sowie als Methode zur Verminderung von Leiden (im weitesten Sinne).

(Seite „Achtsamkeit (mindfulness)“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 22. Dezember 2018, 15:19 UTC. (Abgerufen: 22. Januar 2019, 13:28 UTC))

Wenn Du etwas tust, dann tue es bewusst.

Fokussierung

Fokussiere Dich auf die Tätigkeit, die Du gerade ausübst. Versuche, wann immer es Dir möglich ist, Deine Aufmerksamkeit auf die eine Tätigkeit zu konzentrieren.

Aufmerksamkeit ist die Zuweisung von (beschränkten) Bewusstseins­ressourcen auf Bewusstseinsinhalte. Das können z. B. Wahrnehmungen der Umwelt oder des eigenen Verhaltens und Handelns sein, aber auch Gedanken und Gefühle.

(Seite „Aufmerksamkeit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 9. Dezember 2018, 21:45 UTC. (Abgerufen: 22. Januar 2019, 13:34 UTC))

Schaffe dir, wann immer möglich, eine ablenkungsfreie Umgebung. Das bedeutet beispielsweise die Vermeidung von Multitasking, denn das zieht wichtige Ressourcen von der eigentlichen Tätigkeit ab. Tipps für eine ablenkungsfreie Umgebung:

  • Schalte das Telefon auf „Lautlos“ und leite Anrufe direkt auf die Sprachbox.
  • Deaktiviere an Rechner, Tablet und Smartphone die Benachrichtigungen. Sowohl Töne als auch plötzlich auftauchende Benachrichtigungen lenken von der Tätigkeit ab.
  • Lass nur die Programme auf dem Rechner geöffnet, die Du tatsächlich für die momentane Arbeit benötigst. Schalte die Programme in die Vollbilddarstellung und blende darin unnötige Symbolleisten und Menüs aus.
  • Aktiviere in Windows das automatische Ausblenden der Taskleiste (Windows-Einstellungen – Personalisierung – „Taskleiste im Desktopmodus/Tablet-Modus automatisch ausblenden“)

Rituale

Unbewusstes Handeln kann auch von Vorteil sein. Rituale im Sinne von Gewohnheiten unterstützen die Konzentration, indem Sie Abläufe automatisch ablaufen lassen, ohne dass Du Dich darauf konzentrieren musst.

A habit (or wont) is a routine of behavior that is repeated regularly and tends to occur subconsciously.

The American Journal of Psychology (1903) defines a „habit, from the standpoint of psychology, [as] a more or less fixed way of thinking, willing, or feeling acquired through previous repetition of a mental experience.“[4] Habitual behavior often goes unnoticed in persons exhibiting it, because a person does not need to engage in self-analysis when undertaking routine tasks

(Wikipedia contributors. (2018, December 23). Habit. In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:41, January 22, 2019)

Die regelmäßige Wiederholung von Ritualen (wie einem Morgenritual) sorgt dafür, dass Du nichts vergisst – weil Du sie mit der Zeit auswendig kannst. Anfangs wirst Du vielleicht noch eine Liste abarbeiten, aber mit der Zeit brauchst Du sie nicht mehr.

  • Starte die Rituale mit bestimmten Handlungen, um sich so in einen „Ritual-Modus“ zu versetzen. Wenn Du im Home Office arbeitest, so ziehst Du Dich dennoch „büromäßig“ an. Hole Dir einen Kaffee und starte den Rechner. Irgendwann schaltet Dein Kopf unbewusst in den Arbeitsmodus, wenn Du Dich anziehst und Dich mit der Kaffeetasse in Richtung Schreibtisch bewegst.
  • Gönne Dir eine Belohnung, wenn Du eine Ritualliste abgearbeitet hast. Dann kannst Du Dich schon die ganze Zeit darauf freuen.

Timeboxing

Ursprünglich kommt das Timeboxing aus der Projektplanung (siehe deutscher Wikipedia-Eintrag „Timeboxing„). Im englischen Wikipedia-Beitrag wird klarer, dass Timeboxing auch für die persönliche Produktivität hilfreich ist:

Timeboxing can be used for personal tasks, as well, in which case it uses a reduced scale of time (e.g., thirty minutes) and of deliverables (e.g., a household chore instead of project deliverable).

Personal timeboxing is also said to act as a life hack to help curb perfectionist tendencies (by setting a firm time and not overcommitting to a task)[21] which can also enhance creativity and focus (by creating a sense of urgency or increased pressure).[22]

(Wikipedia contributors. (2018, November 7). Timeboxing. In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:49, January 22, 2019)

Schaffe Dir für Deine Arbeiten einen stabilen Rahmen, indem Du zusammenhängende oder ähnliche Tätigkeiten in gemeinsame Zeitabschnitte („Timeboxes“) packst und erledigst.

  • Lege Dir in Deinem Kalender Termine für diese Zeitabschnitte, in denen Du zusammenhängende Tätigkeiten abarbeitest.
  • Mehrere kleine Aufgaben kannst Du in einen „Zeugs“-Zeitkasten legen, in dem Du sie nacheinander abarbeitest. Du kannst Dir beispielsweise eine halbe Stunde reservieren, in der Du ein paar kleine Telefonate erledigst oder in der Sie E-Mails durchgehst.
  • Wenn Du konzentriert an einer Tätigkeit arbeiten willst, dann plane Dir einen Zeitabschnitt dafür ein (beispielsweise 3 Stunden an einem Konzept arbeiten).
  • Probiere die Pomodoro-Technik aus. Je nach Tätigkeit oder Deinem Empfinden kannst Du die 25-Minuten-Abschnitte an andere Zeitabschnitte anpassen.
  • Trage Zeitabschnitte fürs konzentrierte Arbeiten in Deinen Kalender ein. Signalisiere Deiner Umgebung, dass Du dann nicht gestört werden willst.

Verplane aber nicht den ganzen Tag. Halte Dir Freiräume für ungeplante Themen und Aufgaben frei. Oder auch für ein paar Minuten zum Ausschnaufen.

Ausgewogenheit

Achte auf Ausgewogenheit für Deine Arbeit und für Dein Leben insgesamt. Dein Leben sollte auch nicht nur aus Arbeit, Produktivität und Planung bestehen.

Der oft verwendete Begriff Work-Life-Balance suggerierte lange, Arbeit sei etwas anderes als das „Leben“. Doch „Arbeit“ ist Teil des Lebens, ebenso wie es Privatleben, Hobbys und Freunde sind. Inzwischen wird oft von Work-Life-Integration geredet (siehe Forbes – Work Life Integration: The New Norm). Doch Work ist ein Teil des Lebens, wie es andere Bereiche ebenfalls sind.

Achte daher auf eine Mischung aus Arbeit, geplanten Zeiten, Aufgaben, Freiräumen, Entspannungen und Ablenkungen.

  • Plane „Timeboxes“ auch für die Entspannung ein.
  • Manch einem hilft entspannende Hintergrundmusik beim Arbeiten.
  • Entschleunige bewusst, indem Du beispielsweise Zeit für ein gemütliches Frühstück einplanst oder in Ruhe eine Playlist hörst.
  • Nutze Sport als Ausgleich und zum Auspowern. Oft gelangen gerade bei körperlicher Betätigung die Gedanken ins Fliegen, und Du kommst mit freiem Kopf auf neue Ideen für die Arbeit.
  • Ausgewogene und gesunde Ernährung hält Dich nicht nur gesund, Du kannst Ernährung gezielt für Deine Produktivität einsetzen. Mit leichter Kost zum Mittagessen gelingt es besser, das Konzentrationstief nach der Mittagspause zu überwinden.
  • Versuche es einmal mit Meditation oder Autogenem Training. Das hilft Dir nicht nur generell, sondern auch in angespannten Situationen schnell auszuatmen und loszulassen.
  • Mache Pausen, beispielsweise, um in einem Park spazieren zu gehen.

Flexibilität

Jeder Mensch tickt anders. Manch einer ist ein „Morgenmuffel“, oder eben doch mehr der „Morgentyp“. Deswegen gibt es kein Patentrezept, mit dem alles für jeden wunderbar funktioniert.

Übernimm nicht einfach etwas, was Dir andere (so wie ich!) als die einzig wahre Lösung darstellen. Zur persönlichen Produktivität gehört das Ausprobieren von Methoden, Vorgehesweisen, Techniken und Tools. Mit der Zeit lernst Du, was am besten für Dich passt und funktioniert.

Ever tried. Ever failed. No matter.
Try again. Fail again. Fail better.
(Samuel Becket, Worstward Ho)

Manches wird Dir zusagen, Anderes nicht. Probiere aus, was am besten zu Dir passt, und organisiere Dir Deine Arbeit nach und nach.

Als Anpassungsfähigkeit, auch Adaptivität, Adaptabilität oder Flexibilität, wird die Fähigkeit eines Lebewesens oder einer Gesellschaft zur Veränderung oder Selbstorganisation bezeichnet, dank der auf gewandelte äußere Umstände im Sinne einer veränderten Wechselwirkung zwischen (kollektiven) Akteuren untereinander (Assimilation) oder ihrer Umgebung gegenüber reagiert werden kann.

(Seite „Anpassungsfähigkeit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 10. Dezember 2018, 12:23 UTC. (Abgerufen: 22. Januar 2019, 14:18 UTC))

Bei aller Liebe zur Produktivität: Bleibe so flexibel, dass Du Deine Pläne, Rituale oder Timeboxes einfach über den Haufen werfen und etwas anderes machen kannst. Entweder, weil die Umstände sich geändert haben, oder weil Du einfach zu etwas anderem Lust hast.

Vielleicht willst Du doch nicht wie geplant an dem wichtigen Konzept für nächsten Monat arbeiten, sondern, um mit Loriot zu sprechen, einfach nur hier sitzen.

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Video-Link: https://www.youtube.com/watch?v=Iuobpte4ndQ

Digitalisierungs-Werkstatt Rhein-Main

Komme am 20. Februar in die Digitalisierungs-Werkstatt Rhein-Main nach Wiesbaden, um bei meinem Impulsvortrag mehr darüber zu erfahren, wie Du mit den Herausforderungen des digitalen Zeitalters umgehen kannst.

Weitere Tipps

Linktipps

Wikipedia

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Tooltipps

Achtsamkeit / Meditation

Schreiben

Zeitmanagement

Aufgabenmanagement

Ausgewogenheit: Musik

Ausgewogenheit: Outdoor

Lesen

Mein Tipp für die Digitalisierung

Egal, ob digital oder analog: Wenn Du etwas tust, dann tue es bewusst.

Präsentation

Die Präsentation gibt es auf Slideshare.

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Firefox Leseansicht: Leseeinstellungen geändert

Inzwischen dürfte der Browser das meistgenutzte und am längsten genutzte Tool am Rechner oder Tablet sein, unabhängig vom Hersteller. Egal, ob Firefox, Chrome, Edge oder Safari: Der Umgang mit dem Browser entscheidet über Effizienz und Effektivität in Beruf und Freizeit. Ich nutze inzwischen nach einem Exkurs zum Chrome wieder den Firefox.

Der Firefox bietet eine spezielle Leseansicht, mit der sich Beiträge im Browser ablenkungsfrei und produktiver lesen lassen. Firefox erkennt, ob eine Seite für die Leseansicht geeignet ist, und zeigt in der Awesome Bar (dort, wo der URL angezeigt oder eingegeben wird) das Dokumentsymbol für die Leseansicht. Die Leseansicht wird durch Klicken / Tippen darauf oder durch drücken von F9 aktiviert.

Firefox Leseansicht aktivierten: F9

Firefox Leseansicht aktivierten: F9

Anschließend blendet Firefox unnötige Elemente der Seite aus und zeigt nur noch den Text und darin enthaltene Bilder. Die Blöcke, die Kopfzeile, Fußzeile, Navigationselemente oder Werbung enthalten, verschwinden. Dafür wird nur noch der Text mit seinen Bildern angezeigt. Die Leseansicht ist recht zuverlässig. Nur manchmal fehlt ein Textblock oder ein Foto, doch das lässt sich recht gut erkennen. Dann schalte ich eben wieder zurück in die normale Ansicht.

Beispiel: Artikel auf Tagesschau.de

Als Beispiel dient mir der Tagesschau-Beitrag “ Wetterlage in Österreich: Schneewarnstufe Rot“ vom 8. Januar 2019.

Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich - Tagesschau.de (1)

Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich – Tagesschau.de (1)

Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich - Tagesschau.de (2)

Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich – Tagesschau.de (2)

Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich - Tagesschau.de (3)

Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich – Tagesschau.de (3)

Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich - Tagesschau.de (4)

Firefox: Schneewarnstufe Rot in Österreich – Tagesschau.de (4)

Der Artikel in der Leseansicht

 

Firefox Leseansicht aktiviert: Schneewarnstufe Rot in Österreich - Tagesschau.de (1)

Firefox Leseansicht aktiviert: Schneewarnstufe Rot in Österreich – Tagesschau.de (1)

Firefox Leseansicht aktiviert: Schneewarnstufe Rot in Österreich - Tagesschau.de (2)

Firefox Leseansicht aktiviert: Schneewarnstufe Rot in Österreich – Tagesschau.de (2)

Die Einstellungen und Funktionen der Leseansicht

Auf der linken Seite gibt es ein Menü für die Leseansicht mit vier Symbolen für „Verlassen“, „Schrifteinstellungen“, „Vorlesen“ und „Bei Pocket speichern“.

Die Schrifteinstellungen bietet fünf Möglichkeiten.

  • Die Auswahl zwischen Serif und Sans-Serif.
  • Das Verkleinern und das Vergrößern und der Schrift.
  • Das Verengen und das Verbreitern der Textdarstellung.
  • Normaler Zeilenabstand und Höherer Zeilenabstand.
  • Layout in Hell, Dunkel oder Sepia.
Firefox Leseansicht: Schrifteinstellungen

Firefox Leseansicht: Schrifteinstellungen

Firefox Leseansicht: Leseeinstellungen geändert

Firefox Leseansicht: Leseeinstellungen geändert

Ich benutze das Vorlesen gelegentlich mit englischen und mit deutschen Seiten, und bisher funktioniert es recht gut. Die Wörter klingen leicht abgehackt, sind aber gut verständlich. Die Vorlesegeschwindigkeit lässt sich langsamer und schneller einstellen.

Firefox Leseansicht: Vorlesen lassen

Firefox Leseansicht: Vorlesen lassen