Kontextlisten für Aufgaben mit Etiketten von Todoist

Mit Kontextlisten lassen sich Aufgaben kategorisieren und dann innerhalb der entsprechenden Kategorie (wie Umgebung, benötigte Geräte, Länge) planen oder erledigen. Ich verwende dafür Tags (Schlagworte, Etiketten) bei Todoist.

Getting Things Done und Kontextlisten

Das Konzept der Kontextlisten kenne ich ursprünglich von Getting Things Done, einer Selbstmanagement-Methode von David Allen.

GTD trennt Termine und Aufgaben. Termine werden in einem Kalender festgehalten und Aufgaben systematisch auf Kontextlisten geschleust. Der Kalender und die Kontextlisten sind die Hilfsmittel zur Bewältigung des Alltags. Die Bezeichnungen der einzelnen Kontextlisten legt jeder individuell fest. David Allen empfiehlt, sie nach den zur Erledigung der Tätigkeiten notwendigen Ressourcen zu benennen: Geeignete Namen der Kontextlisten sind beispielsweise „Telefon“, „Internet“ oder „Auto“. Bei einer wöchentlichen Durchsicht werden die Kontextlisten überprüft und auf den neuesten Stand gebracht.

(Seite „Getting Things Done“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 26. November 2018, 06:58 UTC. (Abgerufen: 21. Januar 2019, 06:22 UTC))

Getting Things Done (GTD) ist eine Methode, die unabhängig von einem bestimmten Werkzeug funktioniert. Manche nutzen dafür einen papiernen Aufgabenplaner in DIN A5. Andere (und das dürfte inzwischen die Mehrheit sein) setzen eine Software ein. Es gibt Software, die besonders gut für GTD geeignet ist, oder auch Software, die man einfach an seinen persönlichen Stil der Aufgabenplanung mit GTD anpasst.

Die Idee der Kontextlisten ist, irgendwie zusammenhängende Arbeiten auch zusammen zu erledigen. Dabei orientiert sich das „Zusammenhängen“ nicht an dem Inhalt der Arbeit beziehungsweise Aufgabe („Was“), sondern an der Art der Aufgabe („Wie“) und den benötigten Ressourcen („Womit“), dem Ort („Wo“) und dem „Wann“:

Ein Kontext beschreibt eine Menge an Ressourcen und physikalischen Gegebenheiten, die notwendig sind um eine Liste von Aufgaben bearbeiten zu können. Alle Aufgaben in einem Kontext können nacheinander abgearbeitet werden, wenn die Ressourcen verfügbar sind.

[…]

Durch die zusammenhängende Bearbeitung ähnlicher Aufgaben wird Zeit gespart, indem die vorhandenen Bedingungen optimal genutzt werden. Man kommt dadurch leichter in den Arbeitsfluss – Flow. Ein hin- und her wechseln zwischen Tools, Orten oder Personen wird vermieden. Dadurch wirkt die Fokussierung auf die Aufgaben eines Kontextes auch energiesparend.

Ein Kontext setzt den Rahmen einer Aufgabe und bestimmt über Wie, Wo, Wann und Womit.

(GTD: Kontexte – Stefan Nehls)

Kontexte werden sehr individuell gehandhabt. Wenn ich meine Aufgaben nur am Büroschreibtisch plane und dort auch erledige, dann brauche ich möglicherweise gar keine Kontextlisten. Jeder hat auch seine individuellen Tagesabläufe. Wer beispielsweise bestimmte Aufgaben gerne am frühen Morgen erledigt, der kann solche Aufgaben mit dem Kontext „Früher Morgen“, „Vor dem Frühstück“, „Sonnenaufgang“ oder „Früher Vogel“ versehen.

Welche Kontexte für Sie relevant sind, bleibt Ihnen überlassen. Falls Sie sowieso den ganzen Tag im Büro sitzen und ständig Zugriff auf den Computer, das Internet und ein Telefon haben, brauchen Sie wahrscheinlich keine feine Unterteilung.

(Einführung in GTD (Teil 5): Der dritte Schritt: Organisieren – Ivan Blatter)

Andererseits gibt es Klassiker:

Der Klassiker unter den Kontextlisten ist der Einkaufszettel meiner Oma. Er lag auf dem Küchenbuffet griffbereit und immer wenn ihr etwas für den nächsten Einkauf einfiel, wurde es auf dieser Liste notiert. Beim nächsten Gang zum Supermarkt musste sie sich nur den Zettel greifen, denn da stand alles drauf, was einzukaufen war. Der Kontext in diesem Fall war @Einkaufen, so die Notation in GTD. Weitere Beispiele sind: @Telefon, auf der alle zu tätigenden Anrufe stehen oder @Zuhause, wenn Ihnen im Büro einfällt, was Sie zuhause tun sollten.

(Wie Sie Kontextlisten erstellen – Stephan List)

Selbst, wenn ich den ganzen Tag am Büroschreibtisch bin und dort ein Telefon steht, könnte ich solche Aufgaben mit „@Telefon“ versehen, bei denen ich in Ruhe und ohne den Geräuschpegel von Kollegen telefonieren will. Also könnte ich mir am Morgen durchsehen, ob und welche derartige Telefonate fällig sind und mir dafür einen Besprechungsraum reservieren. Oder ich setze dann das Heaset für die drei oder vier Telefonate auf, damit mich die Geräuschkulisse nicht stört.

Zugegebenermaßen ist es bei mir als Selbstständigem nicht die Geräuschkulisse der Kollegen, sondern eher die des Cafès …

Todoist und Kontextlisten

Mir persönlich ist GTD zu strikt und zu umfangreich. Gleichzeitig möchte ich ein Werkzeug einsetzen, das flexibel ist und meinen Bedürfnissen entgegen kommt. Vor einigen Jahren entschied ich mich für Todoist, das es für alle Plattformen gibt (Web, Windows, Mac, iOS, Android) und mit dem ich beispielsweise aus dem Browser heraus aus einer Mail in Gmail eine Aufgabe erzeugen kann.

Nach und nach habe ich Todoist nach meinen Erfahrungen und Wünschen angepasst. Kontextlisten habe ich damit lange Zeit nicht benutzt. Todoist hat auch keine expliziten „Kontextlisten“, doch es gibt Tags (Schlagworte). Jede Aufgabe kann man mit einem Schlagwort oder mehreren Schlagworten versehen. Interessanterweise setzt Todoist auf das „@“-Zeichen für Schlagworte, obwohl sich dafür in vielen Bereichen eigentlich das „#“-Zeichen durchgesetzt hat.

Todoist benutzt für Tags im Deutschen die Formulierung Etiketten:

Spare Zeit, indem du mehrere ähnliche Aufgaben mithilfe von Etiketten bündelst. Auf diese Weise findest du Aufgaben mit der gleichen Etikette innerhalb von Sekunden.

Et voilà: Etiketten kann man für alles Mögliche einsetzen, also auch für Kontextlisten. Habe ich beispielsweise in meinem Projekt „Garten neu gestalten“ die Aufgabe „Spaten kaufen“, dann versehe ich die Aufgabe mit dem Kontext @Baumarkt. Bin ich jetzt unterwegs zum Einkaufen, dann schaue ich in meiner Kontextliste @Baumarkt nach. Dann sehe ich beispielsweise, dass ich im Baumarkt nicht nur einen Spaten, sondern auch einen Sonnenschirm für die Terrasse, eine LED-Leuchte fürs Bad und einen Perlator für die Küchenspüle kaufen will.

Meine Kontextlisten mit Todoist

Im Laufe der Jahre habe ich mir schließlich angewöhnt, mittels Etiketten mit Kontextlisten zu arbeiten. Damit ich den Überblick über die Art der Kontextlisten behalte, und damit die Eingabe in Todoist möglichst einfach funktioniert, habe ich mir eine kleine Systematik geschaffen.

Status

Der Status gibt mir einen Überblick über den Zustand von Aufgaben. Alle diese Kontexte beginnen mit dem englischen „is“.

  • isToday: Will ich heute erledigen (auch wenn die Aufgabe erst in der Zukunft fällig ist).
  • isInWork: Die Aufgabe habe ich bereits begonnen.
  • isNext: Wenn ich Zeit übrig habe, dann will ich solche Aufgaben als nächstes angehen.
  • isBacklog: Ähnlich wie „isNext“, doch nicht so wichtig oder dringend.
  • isWaiting: Ich warte auf jemanden oder etwas, beispielsweise auf die Antwort auf meine Email. Vorher kann ich mit der Aufgabe nicht weitermachen.

Örtlichkeit/Ressource

Hier vermische ich das Wo und das Womit. Alle diese Kontexte beginnen mit dem englischen „at“.

  • atHome
  • atComputer
  • atTelefon
  • atUnterwegs

Tätigkeit/Aktivität

Mit den Kontexten, die mit dem englischen „do“ beginnen, kategorisiere ich meine Aufgaben nach der Art der Tätigkeit.

  • doBloggen
  • doFotos
  • doLesen
  • doMaintenance (Wartungsarbeiten beispielsweise an Blogs oder im Haushalt)
  • doSchreiben

Wenn ich beispielsweise drei oder vier Aufgaben mit „doFotos“ habe, dann reserviere ich mir für den Tag oder die Woche entsprechende Zeit. Dann starte ich die Fotosoftware Capture One und bearbeite alle Fotos in einem Rutsch.

Ungefährer Zeitbedarf

Aufgaben versehe ich gerne mit einer ungefähren Zeitschätzung. Wenn ich dann eine Tages- oder Wochenplanung mache, brauche ich nicht groß zu überlegen, sondern kann beispielsweise direkt einen Zeitblocker für eine Stunde im Kalender eintragen.

Andererseits habe ich vielleicht plötzlich Zeit übrig. Das kann beispielsweise passieren, wenn ich überraschenderweise mit einer Aufgabe früher fertig geworden bin oder eine Besprechung ausgefallen ist. Dann schaue ich nach, welche Aufgaben ich in den nächsten 30 Minuten erledigen kann.

Alle solchen Kontexte beginnen mit einer Zahl (der Minutenzahl).

  • 5min
  • 10min
  • 20min
  • 30min
  • 180min
  • 240min

Arbeitest Du mit Kontextlisten?

Wie handhabst Du das? Benutzt Du Kontextlisten? Wie sehen Deine Kontextlisten aus?