Microsoft Teams ist die Top-App von Microsofts Office 365 für Chat, Anruf, Konferenz, Dateien, Planungen in Gruppen und Teams, egal ob für Organisationseinheiten wie Abteilungen, für Projektteams, für Communities of Practice oder für Communities of Interest. Jetzt kann jeder Benutzer mit einer beliebigen privaten oder geschäftlichen E-Mail-Adresse als Gast in einem Team teilnehmen.

Theoretisch zumindest. Wer Office 365 kennt, es mit seinem Gastzugriff aufruft, und sich dann über einen DNS-Eintrag zum Administrator macht, der knippst die Gastzugänge von Benutzern aus seiner Domain aus. Übrig bleibt anscheinend zunächst nur die Möglichkeit, eine „Office 365“-Lizenz zu kaufen. Das zumindest vermittelt mir meine Erfahrung beim Testen des Microsoft Teams Gastzugangs.

Microsoft Teams Gastzugang für alle

Seit geraumer Zeit habe ich ein „Office 365 Business Premium“-Abonnement. Microsoft Teams ist eine gute Lösung für Kommunikation und Kollaboration in Teams, jedoch ging dies bislang nur mit einem Microsoft-Account (Privataccount, früher Microsoft Live) oder einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto von Microsoft (im wesentlichen Office 365). Für mich als Selbstständigen war daher bislang Microsoft Teams keine akzeptable Lösung zur Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern. Dementsprechend erwartete ich hoffnungsvoll den „Gastzugriff in Microsoft Teams“ für Office 365 Business Premium:

Gastzugriff in Microsoft Teams ermöglicht Teams in Ihrer Organisation, mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten, indem ihnen Zugriff auf Teams und Kanäle gewährt wird.

Jeder Benutzer mit einer Business „oder“ Consumer e-Mail-Konto, wie Outlook, Google Mail oder andere, kann als Gast in Teams vollen Zugriff auf Team Chats, Besprechungen und Dateien teilnehmen.

Gastzugriff ist in allen Office 365 Business Premium-, Office 365 Enterprise- und Office 365 Education-Abonnements enthalten. Eine zusätzliche Office 365-Lizenz ist nicht erforderlich.

Am 28. Februar endlich informierte mich das Office 365 Admin Center über den Rollout des Gastzugriffes:

We’re excited to bring you one of the most-requested features since Microsoft Teams launched. We’re enhancing guest access in Microsoft Teams with support for consumer email accounts starting next week. With this addition, your users will be able to add anyone with an email address and a Microsoft account as a guest in Microsoft Teams. This feature will be rolling out default off, unless you have previously enabled it.

We’ll begin rolling this feature out next week, and we anticipate rollout completion by the end of March.

So funktionert der Microsoft Teams Gastzugang

Heute prüfte ich, ob der Rollout mich erwisch hatte und versuchte einen Gast in ein Team hinzuzufügen. Dafür verwendete ich eine meiner E-Mail-Adressen in einer meiner eigenen Domains. Diese E-Mail-Adresse hatte ich bislang nicht mit Microsoft oder einer seiner Dienste verwendet.

Zunächst fügte ich diese E-Mailadresse in mein Team „Gäste“ hinzu (im folgenden nenne ich das neue Mitglied „Frank at Work“). Wie bisher auch erfolgte eine Prüfung, ob die E-Mail-Adresse als Account bei Microsoft bereits exisitert. Anders als bisher jedoch konnte ich dann diese E-Mail-Adresse als Gast hinzufügen.

Microsoft Teams Gastzugang (1): Gast hinzufügen

Microsoft Teams Gastzugang (2): Emailadresse eingeben

Als nächstes erhielt „Frank at Work“ eine E-Mail mit einem Link, um Microsoft Teams zu öffnen.

Microsoft Teams Gastzugang (3): Gast erhält Email mit Link

Microsoft Teams Gastzugang (4): Welcome to Frank Hamm KuK

Microsoft Teams Gastzugang (5): Passwort im Browser vergeben

Microsoft Teams Gastzugang (6): Verifizierung mit Code

Auch hier wieder die E-Mail auf Englisch. Für die Verifizierung gab es keinen Link, der Code musste über die Zwischenablage (immerhin) kopiert und im Browser eingefügt werden. Ich frage mich, was ich hätte machen sollen, wenn ich das Browserfenster geschlossen hätte.

Microsoft Teams Gastzugang (7): Email mit Code

Microsoft Teams Gastzugang (8): Code im Browser eingeben

Danach ging es weiter zu Microsoft Teams und ein paar Begrüßungskacheln.

Microsoft Teams Gastzugang (9): Angemeldet bleiben?

Microsoft Teams Gastzugang (10): Teams wird gestartet

Microsoft Teams Gastzugang (12): Los geht's

Und dann war ich als Gast „Frank at Work“ im Team „Gäste“

Microsoft Teams Gastzugang (13): Drin in Teams als Gast

So weit, so gut.

Wo wird ein Gast-Account für Microsoft Teams angelegt?

Ich fragte mich, wo der Account bei Microsoft angelegt wurde. Schließlich gab ich ein Passwort an. Ich konnte mich nicht mit ihm als normalem Privatkonto bei Microsoft anmelden (https://login.live.com).

Microsoft Teams Gastzugang (14): Kein Microsoft-Account!

Kaum öffnete ich jedoch das Admin Center von Office 365 (https://portal.office.com/), so fragte mich Office 365, ob ich Administrator für die Domain meiner E-Mail-Adresse werden wolle (für Office 365). Nachdem ich in der DNS-Verwaltung für die Domain einen TXT-Eintrag hinzgefügt hatte, war ich Administrator und wurde ich ins Admin Center geleitet.

Microsoft Teams Gastzugang (15): Office 365 Unternehmens-Account - Admin werden!

Microsoft Teams Gastzugang (16): Domain-Verifizierung mit TXT-Eintrag

Offensichtlich war und bin ich jetzt Adminstrator eines „Office 365 Tenants“ und habe darin ein Produkt „Rechteverwaltung – Ad-hoc“ mit einer aktiven Lizenz – mit weiteren 49.999 verfügbaren Lizenzen.

Microsoft Teams Gastzugang (17): Administrator für Office 365

Microsoft Teams Gastzugang (19): Office 365 Lizenzkauf :-)

Ich stöberte noch etwas herum, änderte jedoch nirgendwo etwas. Irgendwann schloss ich das Browserfenster und auch den Browser. Etwas später wollte ich als „Frank at Work“ noch ein paar Dinge in Microsoft Teams ausprobieren. Ich öffnete im Microsoft Teams im Browser (https://teams.microsoft.com) und meldete mich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort von „Frank at Work“ an. Nach ein paar Augenblicken erhielt ich im Browser folgende Aufforderung:

Aktualisieren Sie Ihr Office 365-Abonnement, um Microsoft Teams zu erhalten.

Microsoft Teams Gastzugang (20): Einmal Adminstrator - kein Teams mehr

Seitdem habe ich mehrmals versucht, als „Frank at Work“ wieder in Microsoft Teams zu gelangen, inklusive in einem neuen privaten Browserfenster und einer Browserinstanz mit komplett gelöschten Daten (Chronik, Cookies etc.). Es gelingt mir einfach nicht, als „Frank at Work“ mich in Microsoft Teams anzumelden. Ins Office 365 Admin Center komme ich weiterhin. Ich bin schließlich jetzt Adminstrator und kein Gast mehr.

Fazit

Auf den ersten Blick scheint der Gastzugang für Microsoft Teams zu funktionieren. Was mich stört, ist das Gemenge aus deutschsprachiger und englischsprachiger Oberfläche und entsprechend sprachlich gemischten E-Mails. Außerdem wird bei Anmeldung als Gast nicht vermittelt, was das da ein Geschäftskonto angelegt wird. Im Hintergrund, praktisch unsichtbar für den Benutzer, wird ein Microsoft-Geschäftskonto in Office 365 angelegt. Ich hätte ein normales Microsoft-Konto und eine Information darüber bevorzugt.

Was ich mich so am Schluss frage: Wieso gibt es beim ersten Anmelden einen Disclaimer:

The website you are attempting to access is not under Microsoft’s control.

Wer kontrolliert wirklich Microsoft Teams?

Office365 Deutschland (Quelle: Microsoft)

Ich habe derzeit ein Abonnement für Office 365 Business Premium und erwäge einen Wechsel zu Office 365 Deutschland Business Premium. Doch einen Mehrumsatz für Microsoft zu generieren ist gar nicht so einfach. Immerhin verlangt Microsoft für meine Privatsphäre als DE- und EU-Bürger einen um 25 Prozent höheren Preis. Ein Wechsel geht derzeit, eine Woche nach Verfügbarkeit des Produkts, nur mit erheblichem manuellen Aufwand für Kunde und Microsoft.

Stand zum 18.02.2017: Ich stoppe meinen Wechsel (mehrere Updates am Ende des Artikels).

Hinweis (08.12.2017): Die im Kommentar verlinkten Artikel von Scifire sind sehr aufschlussreich über den aktuellen Zustand der deutschen Office 365 Cloud von Telekom.

Anstoß zum möglichen Wechsel sind nicht zuletzt aber ganz besonders die bisherigen Aktiviäten der „Donald J. Trump“-Administration und mögliche weitere Maßnahmen der US-Regierung.

Seit 24. Januar 2017 ist Office 365 Deutschland verfügbar. Seit etwa einer Woche gibt es das Produkt also. Eine Neuregistrierung scheint über einen Link auf der Microsoftseite beispielsweise für Office 365 Deutschland Business Premium möglich. Ich jedoch bin „Bestandskunde“ und möchte möglicherweise wechseln. Im Office 365 Admin Center sehe ich diese Option nirgendwo. Zwei Anrufe beim Microsoft Support (mit genügend Stoff für zwei Heldengeschichten) ergeben folgenden derzeitigen Stand für den Wechsel von Office 365 nach Office 365 Deutschland:

  • Ein Wechsel über das Office 365 Admin Center von Office 365 nach Office 365 Deutschland ist nicht möglich.
  • Ein Bestandskunde muss über die Website ein neues Konto für Office 365 Deutschland registrieren.
  • Anschließend migriert der technische Support von Microsoft die Daten manuell vom bisherigen „amerikanischen“ Office 365 .com in das neue Konto.

Das sieht mir reichlich kompliziert aus. Immerhin bin ich selbstständig und habe nur ein Abonnement. Was würde also passieren, wenn ein Unternehmen mit ein paar hundert Abonnements für seine Mitarbeiter wechseln wollte… Egal, auch für mein einfaches Szenario möchte ich schon wissen, worauf ich mich für wie lange einlasse. Der telefonische Support hat mich gebeten, zur Vorgehensweise der Migration ein Support Ticket über das Admin Center aufzumachen.

Genau das habe ich soeben getan. Dabei habe ich diese Fragen zum Wechsel, zu den Funktionen, zu dem Datenschutz und zu der Datenmigration gestellt:

  • Wie ist der organisatorische und zeitliche Ablaufplan für die Neuregistrierung und die anschließende Migration?
  • Wie lange dauert die Migration voraussichtlich (in der ich mein Konto nicht benutzen kann)?
  • Mein derzeitiges Abonnement läuft auf eine registrierte Domain mit entsprechenden DNS-Einträgen. Muss ich für das Office 365 Deutschland Abonnement eine weitere Domain registrieren, brauche ich für eine Übergangszeit zwei Domains? Wie erfolgt die Änderung der Domains beziehungsweise ihrer DNS-Einträge?
  • Wann endet mein derzeitiges Abonnement? Muss ich hier die reguläre Kündigungsfrist einhalten, oder wird mein Abonnement vorzeitig beendet?
  • Was geschieht mit meinen „doppelten“ Zahlungen für den Zeitraum, in dem ich zwei Abonnements habe?
  • Gibt es weitere funktionale Unterschiede zwischen Office 365 und Office 365 Deutschland außer dem Fehlen von Yammer in Office 365 Deutschland? Sind beispielsweise Office 365 Plans und Teams enthalten?
  • Ist sichergestellt, dass der Datenverkehr zwischen Clients (also beispielsweise meinem persönlichen Desktop-PC oder Notebook) und dem entsprechenden deutschen Rechenzentrum ausschließlich verschlüsselt stattfindet und der Inhalt des Datenverkehrs nicht (beispielsweise von US-Behörden) mitgelesen werden kann?
  • Erhalte ich als Kunde eine Information darüber, wenn Microsoft sich Kundendaten mit Genehmigung des deutschen Datentreuhänders ansieht? Was umfasst diese Information?

Wie bereits erwähnt: Mein Wechsel stellt nach meiner Ansicht ein wirklich einfaches Szenario dar.

Warum sollte also ein Unternehmen von der amerikanischen Microsoft-Cloud ausgerechnet in die deutsche Microsoft-Cloud wechseln und (angesichts der um 25 Prozent höheren Preise) nicht gleich woanders hin?

Update 31.01.2017

Ich hatte kaum diesen Artikel veröffentlicht, als jemand vom Microsoft-Support anrief. Der Mitarbeiter konnte mir zwar nicht alle Fragen verbindlich beantworten, jedoch war das konstruktiv verlaufende Gespräch für mich sehr informativ. Hier sind einige Punkte aus unserem Gespräch:

  • Ja, es ist eine manuelle Migration von Office 365 nach Office 365 Deutschland.
  • Die Registrierung von Office 365 Deutschland beinhaltet einen kostenlosen Testzeitraum von 30 Tagen. Den Testzeitraum benutze ich für die Umstellung auf die deutsche Microsoft-Cloud.
  • Falls der Zeitraum nicht ausreicht (wenn beispielsweise ein Auftrag dazwischen kommt), soll ich mich melden. Die Testlizenz wird dann verlängert.
  • Die Registrierung (das neue Abonnement) benutzt zunächst eine Subdomain der Domain „onmicrosoft.de„. Das ist analog zum „klassischen“ Office 365, das die Domain „onmicrosoft.com“ benutzt. Ein Kunde registriert also beispielsweise „beispiel.onmicrosoft.de„.
  • Nach der Registrierung behält ein Abonnement (egal ob „onmicrosoft.de“ oder „onmicrosoft.com„) diese Subdomain. Dem Abonnement wird jedoch irgendwann eine andere Domain zugeordnet, mit der dann gearbeitet wird. Ich benutze mit meinem derzeitigen „Office 365“-Abonnement die Domain „fhkuk.de„, die DNS-Einträge dazu verweisen jedoch auf Microsoftserver beziehungsweise Domains.
  • Für den Test- und Migrationszeitraum benutze ich sowohl mein bisheriges „Office 365“-Abonnement (mit „fhkuk.de„) also auch mein neues „Office 365 Deutschland“-Abonnement (mit „<irgendwas>.onmicrosoft.de„).
  • In dieser Zeit migriere ich die Daten, bei Fragen oder Problemen erhalte ich Unterstützung durch den Microsoft-Support.
  • Bei mir sind Volumen und Anzahl der Daten (Exchange, Onedrive for Business/SharePoint) sowie die Konfiguration übersichtlich. Ein Großteil meiner Daten liegt in meiner privaten Nextcloud (auf meinen NAS) beziehungsweise noch bei Google.
  • Wenn ich mit den Tests und der Migration fertig und zufrieden bin, kündige ich mein bisheriges „Office 365“-Abonnement. Dieses Kündigung wirkt unverzüglich, ich brauche nicht bis zum Ablauf des Abonnements zu warten.
  • Ich wandle das Testabo des „Office 365 Deutschland in ein Kaufabo um.
  • Ich ändere die DNS-Einträge für meine Domain „fhkuk.de“ auf die „onmicrosoft.de„-Server.
  • Es kommt voraussichtlich für eine Dienstunterbrechung von etwa 30 bis 60 Minuten aufgrund der Umstellung/DNS-Änderungen.
  • Es gibt für mich keine „doppelte Zahlungen“ aufgrund parallel laufender Abonnements. Mögliche doppelte Zahlungen werden kompensiert.

Funktional gibt es bei Office 365 Deutschland derzeit Einschränkungen. Wer, insbesondere als Unternehmen, einen Wechsel in Betracht zieht, sollte wissen, dass dies Dienste in Office 365 Deutschland fehlen:

  • Microsoft Yammer.
  • Microsoft Planner (geplant, ohne Datum oder Zeitraum; ich nutze Todoist).
  • Microsoft Teams (geplant, ohne Datum oder Zeitraum; ich nutze Tools wie Slack oder Ryver).

Planner und Teams sind für mich Komponenten von Microsoft Groups, das für mich als lonesome Freelance-Rider erst dann interessant wird, wenn es mit externen Gästen effektiv zu nutzen ist (und nicht nur mit Email-Ping-Pong).

Nicht gefragt habe ich nach:

In der Tat wäre eine automatische oder gescriptete Migration von Office 365 nach Office 365 Deutschland eine schöne Sache. Tatsächlich ist es jedoch wie der Umzug von einem zu einem anderen Mandanten, wie er in „Migrieren von Postfächern von einem Office 365-Mandanten zu einem anderen“ für Exchange beschrieben ist. Außerdem ist es nicht nur ein anderer Mandant, sondern auch ein komplett anderes Rechenzentrum, in das die Daten umgezogen werden müssen. Der Artikel nimmt beispielhaft einen Zeitraum von 2 Wochen an. Bei einem kompletten Umzug kommen jedoch noch die Daten von beispielsweise SharePoint/Onedrive for Business dazu. Bei dem Wechsel eines Unternehmens in die Deutschland-Cloud von Microsoft und T-Systems gehe ich von einem „richtigen“ Migrationsprojekt aus, das viel Aufwand und Zeit erfordert. Das ist bei mir glücklicherweise nicht der Fall.

Das Gespräch mit dem Mitarbeiter des Supports hat für mich Vieles geklärt und Spannung aus dem möglichen Wechsel herausgenommen. Es verlief sehr angenehm und ruhig. Ich verspürte auch keinerlei Zeitdruck, wonach das Gespräch doch schnell beendet sein müsse. Das war sehr erfreulich.

Nach diesem Gespräch bin ich ziemlich entspannt. Ich werde in der nächsten Zeit diese Punkte abarbeiten:

  • Registrierung einer Testlizenz von Office 365 Deutschland Business Premium.
  • Migration meiner (übersichtlichen) Daten von Office 365 nach Office 365 Deutschland.
  • Abschließen des Wechsels nach Office 365 Deutschland (Kündigung Office 365, Umschalten der DNS-Einträge).
  • Migration meiner Daten (Mails, Dateien) von Google Business nach Office 365 Deutschland Business Premium.
  • Sukzessives Umschalten von meinem Google Business Account zu einem kostenlosen Google Account (z.B. Google Drive/Docs, Google Analytics, Webmaster Tools, Google My Business ehem. Local).
  • Wechsel meines Smartphones zu meinem anderen kostenlosen Google Account (was mich für die Apps ein paar wenige Euro kosten wird).
  • Kündigen des Google Business Accounts.

Durch den Wegfall des kostenpflichtigen Google Business Accounts querfinanziere ich quasi die höheren Microsoftkosten. Das ist es mir Wert.

Nachtrag (1.2.2017)

Inzwischen habe ich eine Testlizenz für Office 365 Deutschland Business Premium. Folgendes fällt mir auf:

  • An einen Punkt für die Migration hatte ich nicht gedacht: OneNote-Notizbücher. Da habe ich auf Anhieb noch keine Lösung gefunden.
  • Sway ist in der deutschen Cloud-Version nicht enthalten.
  • Die Online-Versionen scheinen etwas älter zu sein. So fehlt bei Word-Online der Menüpunkt „Neu“ inkl. Vorlagen. Anstelle dessen muss man Word-Online aufrufen und bekommt ein leeres Dokument.
  • Skype for Business (Nachtrag: Das Admin Center) steht mir nach etwa 18 Stunden noch nicht zur Verfügung.
  • In der lokalen Software kann ich mein Konto zwar zu der deutschen Cloud-Version wechseln, aber bei Diensten wie Onedrive for Business oder auch beim Zufügen meines Microsoft-Accounts gibt es nur eine Dialogbox, es bestünden Serverprobleme.

Update (5.2.2017)

Office 365 Deutschland scheint mir doch ziemlich mit heißer Nadel gestrickt. Seit 24. Januar ist es offiziell verfügbar, aber es funktioniert immer noch nicht alles, und Microsoft rollt immer wieder Änderungen aus, um Fehler zu beheben oder Funktionen zu ermöglichen (so mein Eindruck aufgrund von Informationen in Bearbeitung eines Support-Cases.). Weitere Informationen und Erfahrungen außer den vorgenannten:

  • Inzwischen werden zu meinem Konto in Outlook oder OneNote unter Dienste meine Onedrive for Business-Dienste angezeigt.
  • Seit meiner Registrierung ist es nicht möglich, mein Microsoft-Konto als Dienst zu Office 365 Deutschland (beispielsweise im Outlook oder OneNote) hinzuzufügen. Die Fehlermeldung lautet „Leider bestehen Serverprobleme, sodass wir Microsoft-Konto zurzeit nicht hinzufügen können. Bitte versuchen Sie es später erneut.“ Am Freitag (3.2.) hatte mir ein Support-Mitarbeiter bestätigt, dass das entsprechende Problem bekannt sei, es solle jedoch inzwischen wieder gehen.
  • OneNote-Notizbücher lassen sich komplett in eine .onepkg-Datei exportieren. Einen Weg, ein derart exportiertes Notizbuch wieder zu importieren beziehungsweise neu anzulegen, habe ich nicht gefunden. Diese Dateien lassen sich zwar öffnen und an einem anderen Ort im Dateisystem ablegen. Aber eben nicht in einem Office 365 Account.
  • Ich hatte das Skype for Business Admin Center nicht aufrufen können. Ein Support-Mitarbeiter hatte mir bestätigt, dass es dieses Problem gäbe. Entsprechende Änderungen wären jedoch ausgerollt worden. Am Freitag konnten wir das Problem dann bei mir auch beheben dadurch, dass wir meinen Browser-Cache löschten.
  • Für mich wichtig ist die Möglichkeit, mit meinem Skype for Business Account auch mit Skype-Nutzern zu kommunizieren. Mit meinem aktuellen Office 365 Account tat ich das zuletzt am 2. Januar. Doch diese Möglichkeit geht in Office 365 Deutschland bis heute nicht, denn das Aktivieren im Skype for Business Admin Center („Zulassen, dass Skype for Business zur Kommunikation mit Skype-Benutzern außerhalb Ihres Unternehmens verwendet wird.„) funktioniert nicht. Microsoft zeigt vor der Option auch lediglich lapidar die Information an: „Verbindungen mit öffentlichen Chatdiensten funktionieren zu diesem Zeitpunkt nicht. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Microsoft-Kundensupport.“ Am Freitag bestätigte mir ein Microsoft-Mitarbeiter, dass das derzeit nicht ginge.

Zum jetzigen Zeitpunkt kann ich aufgrund meiner Erfahrungen Office 365 Deutschland nicht empfehlen.

Beispiel Admin Center und Sharepoint

Zur Verdeutlichung, dass und welche Unterschiede es geben kann, hier zum Vergleich jeweils zwei Screenshots vom SharePoint Admin Center in Office 365 Business Premium und Office 365 Deutschland Business Premium (Internationale Version).

Alle Menü-Einträge für externe Admin Center (internationale Version vs. deutsche Version)

Office 365 .com Admin Center, Einträge für separate Admin Center

Office 365 .de Admin Center, Einträge für separate Admin Center

SharePoint Admin Center (internationale Version vs. deutsche Version)

Office 365 .com SharePoint Admin Center

Office 365 .de SharePoint Admin Center

Update 12.02.2017: Exteren Kommunikation Skype for Business

Vor zwei Wochen wollte ich nach Office 365 Deutschland Cloud wechseln. Immer mal wieder funktionierte bislang irgend etwas nicht. Ich werde ein Problem nach dem anderen angehen. Derzeit warte ich seit über einer Woche darauf, dass ich endlich über Skype for Business mit „normalen“ Skype-Nutzer kommunizieren kann. Denn meine Kontakte haben selten Skype for Business, oft jedoch haben sie einen Skype-Account. Bei einem Wechsel zur deutschen Cloud muss ich zwar alle Kontakte manuell wieder zu Skype for Business hinzufügen, aber okay. Ich wäre ja dazu bereit, doch:

Verbindungen mit öffentlichen Chatdiensten funktionieren zu diesem Zeitpunkt nicht. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Microsoft-Kundensupport.

Derzeit ist dies der Punkt, weswegen ich nicht zu Office 365 Deutschland wechsle.

Office 365 Deutschland: Kein Skype for Business mit Skype

Update 17.02.2017: Externe Kommunikation Skype for Business

Ein Support-Mitarbeiter kontaktierte mich und brachte mich auf den aktuellen Stand:

  • Die externe Kommunikation war eigentlich noch gar nicht vorgesehen. Die Information gab es zwar auf der englischen Seite, der entsprechende Hinweis fehlte jedoch auf der deutschen Seite.
  • Die fehlende Funktion wurde eskalierte, und es wird „in Kürze“ ein Update geben.
  • Wann „in Kürze“ sein wird, ist unbestimmt. Hierzu gibt es keine Information.

Das ist für mich ziemlich unbefriedigend. Ich hatte mich damit abgefunden, dass Office 365 Deutschland einen verringerten Funktionsumfang im Vergleich zur internationalen Version hat und ich dennoch 25 Prozent mehr bezahlen sollte. Ich habe jedoch keine Lust als Betatester herauszufinden, was funktioniert, was nicht, und was wann vielleicht vorhanden sein könnte.

Update 18.02.2017: Microsoft Bookings

Microsoft Bookings ist ein „Office 365“-Dienst, über den Kunden ohne Account Mitarbeiter des Unternehmens buchen können. Also beispielsweise kann ein Kunde bei einem Friseursalon einen Mitarbeiter für einen Haarschnitt buchen. Oder ein Interessent kann den Berater für ein Gespräch buchen.

Microsoft Bookings ist in Office 365 Deutschland nicht enthalten. Das hat mich bislang nicht gestört, weil Microsoft es in einem halben Jahr nicht geschafft hat, persönliche Kalender der Mitarbeiter bei der Buchung zu berücksichtigen. Jetzt soll das aber möglich sein: Sync staff’s personal calendar with Microsoft Bookings. Das ist etwas, was gerade für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv ist, das aber in Office 365 Deutschland nicht enthalten ist. Ähnlich wie die fehlende externe Kommunikation für Skype for Business.

Update 18.02.2017: Jetzt kein Office 365 Deutschland für mich

Ich habe immer weniger Lust, mich zum jetzigen Zeitpunkt mit Office 365 Deutschland zu beschäftigen.

  • Anstelle mein Office 365 nach Office 365 Deutschland zu migrieren, muss ich herausfinden, was funktioniert beziehungsweise ob es gerade ein Problem gibt.
  • Es gibt mir zu viele Unsicherheiten hinsichtlich der Funktionalitäten und vor allem eines Zeithorizontes, ob und wann welche Funktion und welcher Dienst in Office 365 Deutschland vorhanden sein wird.
  • Dazu kommt eine vollkommen manuelle Migration (also auch beispielsweise kein Export/Import via XML oder was auch immer), auch wenn sich das bei mir persönlich in Grenzen hält.
  • Bei all dem soll ich auch noch 25 Prozent mehr zahlen, nur weil meine Dateien in deutschen Rechenzentren liegen und über einen Treuhänder gekapselt werden.

Wäre der funktionale Status von Office 365 Deutschland zumindest fast genauso wie der von Office 365, und müsste ich meine Zeit nicht möglicherweise die nächsten Wochen mit irgendwelchen Prüfungen verbringen, dann würde ich wohl jetzt wechseln.

Office 365 Deutschland ist mir persönlich noch zu sehr mit heißer Nadel gestrickt. Ich habe den Eindruck, dass das Produkt mit großem Zeitdruck vorangetrieben wurde, aber es einfach noch zu früh ist. Ich ziehe den Stecker und kündige meine „Office 365 Deutschland“-Testlizenz. Bis auf weiteres bleibe ich bei meiner „Office 365“-Lizenz. In ein paar Monaten prüfe ich das erneut, aber jetzt: Nein.

 

Jugendherberge Oberwesel

Vom 21. bis 23. Oktober 2016 war ich in der Jugendherberge Oberwesel, um mich von den Möglichkeiten der Deutschen Jugendherbergen für Tagungen und Seminare zu überzeugen.

Jugendherbergen kannte ich bislang nur aus meiner Schulzeit. So dachte ich auch, dass Jugendherbergen nur etwas für Klassenfahrten und taffe Wanderer seien. Als ich im Juli eine Anfrage erhielt, war ich denn auch entsprechend skeptisch. Zwar wandere ich inzwischen als Der Entspannende, doch es ging um Deutsche Jugendherbergen (DJH) als Veranstaltungsorte für Tagungen und Seminare für Gruppen.

Bei einer ersten Recherche wich meine anfängliche Skepsis zunehmend einer Neugierde. Viele Jugendherbergen weisen in ihrem Porträt und der Seite „Ausstattung“ Veranstaltungsräume mit entsprechender Ausstattung an. Auch bei der Verpflegung gibt es weit mehr als Wasser, Brote und Eintopf. Die Jugendherbergen unterscheiden sich teilweise sehr stark, doch auf der Website der Deutschen Jugendherbergen gibt es zu jeder Jugendherberge neben einem Porträt weitere Informationen wie beispielsweise zu Anreise, Ausstattung sowie Essen und Trinken.

Zusammen mit meiner Frau Manuela entschied ich mich dann für die Jugendherberge Oberwesel. Zwei Punkte gaben den Ausschlag:

  • Die Jugendherberge hat sehr viele Seminar- und Tagungsräume.
  • Rund um Oberwesel gibt es einige sehr schöne Wandertouren, von denen wir eine samstags wandern wollten.

Anfang Oktober stand die Planung für ein Wochenende in der Jugendherberge Oberwesel für ein Wochenende von Freitag bis Sonntag.

Check-In und Begrüßung

Freitagmittags kamen wir in der Jugendherberge Oberwesel an. Beim Einchecken begrüßte uns der Mitarbeiter sehr freundlich und erläuterte uns beispielsweise das elektronische Türschließ-System, die Verpflegung und die Räumlichkeiten. Anscheinend gab es bei unseren Unterlagen einen Hinweis, denn er bat uns, kurz auf den „Chef“ zu warten. Zur Verkürzung der Wartezeit bekamen wir einen (wirklich leckeren) Cappuccino, doch wir mussten nur ganz kurz warten.

Cappuccino in der Jugendherberge Oberwesel

Der Leiter der Jugendherberge, Waldemar Hudalla, begrüßte uns und nahm sich ausgiebig Zeit für Erläuterungen. Er führte uns durch die Jugendherberge und zeigte uns die Räumlichkeiten, ein paar Zimmer, viele der Seminarräume und das Hallenbad.

Wir bekamen ein Vierbettzimmer mit Hochbetten, das wir jedoch alleine belegten.

Die Jugendherberge Oberwesel

Die Jugendherberge Oberwesel wurde 1974 bis 1976 vom Landesverband Rheinland-Pfalz gebaut, dazu gab es finanzielle Unterstützung durch die Bundesrepublik Deutschland, das Land Rheinland-Pfalz, den Rhein-Hunsrück-Kreis, der Stadt Oberwesel, die Stiftung Deutsche Jugend-Briefmarke und die Aktion Sorgenkind (jetzt Aktion Mensch).

Jugendherberge Oberwesel

Die Deutschen Jugendherbergen sind verschiedene Vereine mit dem Deutschen Jugendherbergswerk als Hauptverband für Jugendwandern und Jugendherbergen e.V. Das bedeutet, dass eine Übernachtung die Mitgliedschaft voraussetzt. Eine Familienmitgliedschaft (Ehepaare und eheähnliche Gemeinschaften) beispielsweise kostet 22,50 Euro im Jahr. Neben dem zahlenden Partner erhalten Lebenspartner und minderjährige Kinder eine kostenlose eigene Mitgliedskarte (Kinder mit eigener abweichender Anschrift sogar bis 26 Jahre).

Ich hatte mich gefragt, ob jeder Teilnehmer einer Tagung, eines Seminars oder einer anderen Veranstaltung persönlich Mitglied werden müsse. Doch es gibt neben der persönlichen Mitgliedschaft auch Gruppenmitgliedschaften für Schulen, Vereine, Verbände, Institutionen oder Firmen. Je nach Landesverband kostet eine Gruppenkarte zwischen 20 und 50 Euro im Jahr, eine Gruppenkarte kann nicht für einen persönlichen Einzelaufenthalt benutzt werden. Wenn ein Unternehmen eine Tagung veranstalten will, dann „leistet“ sich das Unternehmen eine Gruppenmitgliedschaft (in Rheinland-Pfalz: 40 Euro) für diese und andere Tagungen.

2012 wurde die Jugendherberge Oberwesel renoviert. Dabei wurde auch die durchschnittliche Anzahl der Betten je Zimmer reduziert. Insgesamt gibt es 269 Betten, ein Großteil davon ist in Vierbettzimmern. Für Rollstuhlfahrer gibt es behindertengerechte Zimmer. Alle Zimmer sind mit Dusche/WC ausgestattet. Bettwäsche und Handtücher sind kostenlos.

Lage

Die „Rheintal-Jugendherberge Oberwesel“ liegt oberhalb von Oberwesel direkt neben der Schönburg (Wikipedia), in der es ein Burghotel mit Restaurant sowie ein Kolpinghaus gibt. Von „unten“ aus (d.h. von Oberwesel) lässt sich die Jugendherberge vom Bahnhof Oberwesel aus zu Fuß über die Straße (ca. 1,8 km) oder über den steilen Felsenweg (ca. 1 km) erreichen. Mit Gepäck/Rucksack, bei Dunkelheit und bei feuchtem oder nassen Wetter ist vom Felsenweg jedoch abzuraten. Mit dem Auto erreicht man Oberwesel über die A61 oder die B9 (siehe „Anreise“).

Wer mit der Bahn anreist, der sollte sich möglicherweise ein Taxi hoch zur Jugendherberge nehmen. Eine Gepäckabholung gegen Gebühr ist allerdings möglich.

Übernachtungen

Pro Jahr gibt es in der Jugendherberge Oberwesel etwa 54 Tausend Übernachtungen. Oft erfolgen die Buchungen bereits längere Zeit im Voraus. So sind für 2018 bereits 30 Tausend Übernachtungen gebucht. Über 50 Prozent der jährlichen Übernachtungen erfolgen durch Seminare, Tagungen und Gruppen. Dazu gehören sowohl Vereine (wie Musikgruppen) und Selbsthilfegruppen (beispielsweise von Patienten) als auch Veranstaltungen von großen Unternehmen (beispielsweise von Automobil- oder Pharma-Unternehmen). Während unseres Aufenthaltes fand im Kongress-Saal (187 qm, bis max. 250 Teilnehmer in Reihenbestuhlung) die Tagung einer Patientenselbsthilfegruppe statt.

Unsere Unterkunft in der Jugendherberge Oberwesel

Wer eine Buchung für eine Gruppe vornehmen möchte, der sollte sich zeitig – spätestens einige Monate zuvor – darum kümmern. Aber auch Familien und Backpackers (Rucksackreisende) sollten drei oder vier Monate zuvor buchen, um sicher zu gehen. Kurzfristig kann durchaus noch etwas frei sein, aber ich würde nicht darauf setzen.

Seminare und Veranstaltungen

Die Jugendherberge Oberwesel hat insgesamt 17 Veranstaltungsräume, die flexibel bestuhlt werden können. Die Räume können auch ohne Übernachtung für Veranstaltungen gebucht werden. Das Catering erfolgt flexibel je nach Anforderung (beispielsweise vegetarisch).

Entsprechend der Gruppengröße erhält jede Gruppe einen kostenlosen Veranstaltungsraum. Für jeden weiteren Raum wird eine Raummiete von 1,50 € pro qm und Tag berechnet.

Kongress-Saal Jugendherberge Oberwesel

Musik-Saal Jugendherberge Oberwesel

Seminar-Raum Jugendherberge Oberwesel

Es gibt einen Konzertflügel, in einigen Seminarräumen ist ein Klavier vorhanden. In Oberwesel gibt es sogar einen großen Musiksaal mit einer sehr guten Akustik. Während unseres Aufenthaltes war in einem der Seminarräume ein Posaunenorchester und probte.

Für Veranstaltungen gibt es vielfältiges Zubehör wie Beamer, DVD-/CD-Player, Flipcharts, Leinwände (soweit ich gesehen habe meistens fest installiert an der Decke), Mikrofonanlagen, Moderationskoffer, Musikanlagen, Pinnwände, Whiteboards. Sogar einige Overheadprojektor gibt es noch ;-)

Die etwas abgeschiedene Lage hat seine Vorteile, gerade wenn es um eine Veranstaltung geht. Dadurch zerfasert sich die Teilnehmergruppe nicht. Ich habe es oft bei Veranstaltungsorten mitten in einer Stadt erlebt, dass die Teilnehmer dann in Pausen oder am Abend sich in kleine Grüppchen auflösten und sich mit Personen zusammenfanden, die sie sowieso schon kannten.

Die Jugendherberge bietet ein Bistro, Tischtennis, Billard, Grillhütte, eine Terrasse, ein Schwimmbad und reichlich Außengelände. Selbst bei Herbst- oder Winterwetter ist die Einrichtung so umfangreich, dass in den Tagungspausen oder am Abend keine Langeweile aufkommen muss.

Schwimmbad Jugendherberge Oberwesel mit Terrasse

Bistro Jugendherberge Oberwesel

Ich war sehr überrascht, dass so viele Veranstaltungen und vor allem auch mit großen Gruppen von Unternehmen in der Jugendherberge stattfinden. Ausstattung und Räumlichkeiten der Jugendherberge sind wirklich gut geeignet, um hier eine Tagung oder auch einen Workshop durchzuführen. Für kurzfristige Veranstaltungen würde ich allerdings nicht unbedingt daraufsetzen, fragen jedoch kostet nichts.

WLAN über Hotsplots

Bei einigen Jugendherbergen hatte ich auf der Website einen Hinweis auf WLAN gelesen. Für die Jugendherberge Oberwesel hatte ich das nicht gelesen. Doch auch hier gibt es WLAN. Das WLAN wird über den Anbieter Hotsplots zur Verfügung gestellt. Es ist zwar nicht kostenlos aber sehr günstig:

  • 1 Stunde: 1 €.
  • 24 Stunden: 3 €.
  • 20 Personen/7 Tage: 34,50 €

Die Zeiten sind Zeitkontingente. Das bedeutet, dass die Tickets ein Jahr gültig sind und in jeder Jugendherberge mit WLAN bis zum Verbrauch des Zeitkontingents genutzt werden können (beispielsweise 10 Stunden in Oberwesel, den Rest 10 Monate später in einer anderen Jugendherberge). WLAN gibt es in allen Zimmern und Seminarräumen. Die Anlage kostete daher insgesamt einige Zehntausend Euro.

Mein Mobilfunkempfang mit O2 in der Jugendherberge und auch in der Gegend von Oberwesel war miserabel. Maximal kam oft (wenn überhaupt) eine Verbindung mit Edge zustande, Facebook und Co. gingen damit gar nicht. Von daher hätte ich mir ein WLAN-Ticket holen können, aber wir bevorzugten ein ruhiges Wochenende mit wenig Social :-)

Mit Hotsplots habe ich persönlich die eine oder andere gute Erfahrung. So nutzt auch Baristaz Coffee Heroes in Mainz Hotsplots. Preislich ist ein WLAN-Ticket bei den Deutschen Jugendherbergen geradezu „nachgeschmissen“, wenn ich das mit den immer noch herrschenden Preisen in manchen Hotels vergleiche. Als Veranstalter eines Seminars oder einer Tagung ist das ein zu vernachlässigender Posten.

Verpflegung

Die Jugendherberge bietet je nach Buchung Frühstück, Mittagessen und Abendessen. Das Essen findet in den beiden Speisezimmern („Burgblick“ und „Rheinblick“) als Buffet mit Selbstbedienung statt. Frühstück gibt es von 7:30 bis 9:30 Uhr, Mittagessen von 12:00 bis 13:30 Uhr und Abendessen von 18:00 bis 19:30 Uhr

Abendessen in der Jugendherberge Oberwesel

Abendessen in der Jugendherberge Oberwesel

Für jeden Gast gibt es eine Tischreservierung. Beim Einchecken erhielten wir zusammen mit einem Zettel die Information, dass für uns fürs Essen Plätze an Tischnummer 33 reserviert seien. Am Freitag gab es abends zur Halbpension neben verschiedenen Salaten, Brot sowie Wurst und Käse noch paniertes Seelachsfilet mit gedämpften Kartoffeln und Blattspinat sowie Kompott und Joghurt als Nachspeise. Am Samstag gab es als Abendgericht noch Gulasch mit Käsespätzle und Erbsen-/Möhrengemüse.

Speiseraum Rheinblick in der Jugendherberge Oberwesel

Im Bistro gibt es verschiedene Kalt- und Heißgetränke sowie Kleinigkeiten zum Essen. Die Preise sind mehr als günstig. Ein paar Beispiele:

  • Benediktiner Weißbier (0,5 l, vom Fass): 2,90 €
  • Apfelsaft (0,2 l): 1,40 €
  • Apfelsaft (0,4 l): 2,20 €
  • Kaffee: 1,40 €
  • Cappuccino: 1,60 €
  • Schoko-Donut: 1,00 €
  • Nachos mit Salsa-Dip: 2,50 €
  • Erdnüsse (50 g): 0,90 €

Auch im Bistro ist Selbstbedienung. Doch das empfand ich als angenehm und passend zum Ambiente. Sehr schnell gerät man beim nicht allzu langen Warten mit anderen ins Gespräch. Im Bistro gibt es übrigens auch Cocktails (z.B. Pina Colada oder Mai Tai: 4,50 €).

Für Ausflügler wie uns gibt es die Möglichkeit, sich eine Lunchtüte (4,90 Euro) zu bestellen:

  • Ein Apfel
  • Ein halber Liter Quellwasser (im Tetrapak)
  • Ein Schokokeks
  • Eine Papierserviette
  • Zwei Brötchen mit Belag zum selber belegen gehören dazu
  • Eine Brötchentüte für die belegten Brötchen
  • Lunchtüte (Papier/Pappe)

Lunchtüte in der Jugendherberge Oberwesel
Wir saßen zusammen mit einer Familie an einem Tisch. Am Morgen des Samstags entschloss sich die Familie, von Vollpension mittags auf Lunchtüten umzusteigen. Das war mit den Servicekräften der Jugendherbergen ruckzuck geregelt. Überhaupt empfand ich das Personal als sehr freundlich und hilfsbereit.

Bei Seminaren können die Getränke sowohl auf dem Tisch als auch separat in einem Kühlelement angeboten werden. Preisbeispiele:

  • Apfelsaftschorle (0,25 l): 1,30 €
  • Pils (0,33 l): 2,10 €
  • Benediktiner Weizen (0,5 l): 2,90 €

Abendessen in der Jugendherberge Oberwesel

Die Verpflegung war für mich überraschend gut, aber anscheinend sind da ein paar Jahre Jugendherberge an mir vorbeigegangen. Das Catering bei Veranstaltungen wird durch die Jugendherberge sehr flexibel gehandhabt.

Fazit

Die Jugendherberge Oberwesel ist nach meinem Eindruck ein sehr guter Veranstaltungsort. Catering, Ausstattung, Flexibilität, WLAN und Ambiente sprechen für die Jugendherberge als Veranstaltungsort. Grundsätzlich kann aber das Ambiente auch dagegensprechen. Wer auf Bedienung Wert legt und große Zimmer haben möchte, für den gibt es andere Möglichkeiten. Doch wer seinen Teilnehmern (oder Mitarbeitern) ein besonderes und gemeinsames Erlebnis bei einer Veranstaltung, einer Tagung, einem Seminar oder einem Workshop bieten möchte, der sollte durchaus die Jugendherberge in Betracht ziehen.

Dabei gilt: Die Jugendherberge Oberwesel ist eine von bundesweit etwa 500 Jugendherbergen. Jede Herberge hat seine Besonderheiten und auch Schwerpunkte. Der Anteil der Backpacker in Oberwesel beispielsweise ist sehr gering, der Anteil der Gruppen und Tagen ist sehr hoch. In anderen Jugendherbergen ist die Verteilung anders. Auch verfügt nicht jede Jugendherberge über eine so gute Ausstattung für Veranstaltungen wie die Jugendherberge Oberwesel.

In der Jugendherberge Oberwesel könnte ich mir auch ein Teamfindungsseminar inklusive einer Wanderung vorstellen. Und irgendwie überlege ich, ob eine Jugendherberge wie die in Oberwesel eine Location für ein BarCamp („OutCamp“ oder „WandernCamp“) sein könnte …

Zu unseren Wanderungen wird es noch Berichte von dem Entspannenden geben:

  • Von der Jugendherberge durch Oberwesel zum Günderodehaus und zurück (etwa 2 Stunden)
  • Die Schwede-Bure-Tour (etwa 5 Stunden)

Transparenz-Information

Ich war für die Deutschen Jugendherbergen in der Jugendherberge Oberwesel, um mich von den Tagungs- und Seminarräumen für Gruppen zu überzeugen und darüber zu berichten. Meine Frau Manuela begleitete mich. Ich habe für meine Aufwendungen Gutscheine in Höhe von 200 Euro von den DJH erhalten, was den Bericht jedoch nicht beeinflusst. Mit den Gutscheinen bezahlte ich eine 2-Bettbelegung mit Dusche/WC für 2 Personen (4 Übernachtungen) mit Halbpension (Abendessen). Den Rest benutzten wir für 2 Lunchpakete und Getränke sowie Kleinigkeiten im Bistro. Den Aufenthalt nutzten wir auch für zwei Wanderungen.

Eindrücke für die Schnelle

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Video-Link: https://www.youtube.com/watch?v=lkLOC_D-XxE

(Youtube: Jugendherberge Oberwesel und Schwede-Bure-Tour)

Alle Fotos

Flickr Fotoalbum „Jugendherberge Oberwesel“ (Maps Kartensansicht)

GB-Switch von TP-Link, Asustor AS302T

Ich unterbreche mein normales Programm für einen Beitrag aus dem Maschinenraum:

Unternehmen reden oft nicht gern über Spezifika ihrer IT-Infrastruktur. Man will entweder keine Geheimnisse preisgeben oder sich nicht blamieren. Das bedeutet leider, dass es für uns Systemadministratoren vergleichsweise wenig Referenzarchitekturen und Möglichkeiten gibt, über den Tellerrand zu schauen.

Die Idee und der Aufbau des Artikels sind schamlos geklaut von Torsten Rhens Artikel „Technischer Einblick in unsere IT-Infrastruktur“ im //SEIBERT/MEDIA-Weblog.

Um Abhilfe für die vielen armen Systemadministratoren ohne richtiges Rechenzentrum schaffen, will ich mal ganz konkret erzählen, wie meine Infrastruktur ausgestattet ist. Alle Bilder in diesem Artikel sind bei INJELEA entstanden.

Ich weiß, ich müsste endlich meinen Artikel über Hootsuite schreiben. Doch in der Zwischenzeit, in einer Pause, rattere ich schnell diesen Artikel herunter.

Rechenzentrum

Ich habe gar kein Rechenzentrum in Selzen, ich habe nur eine Wohnung. Eine ISO-Zertifizierung habe ich auch nicht.

Hardware

Das Nicht-Rechenzentrum ist nicht bis zur letzten HE durchgeplant sondern historisch gewachsen. Erste Anfänge entstanden um das Jahr 2000 in Schwabenheim an der Selz mit dem Umstieg von einer Eumex-Anlage zu einem Telekom-Router. Ich kann den Ausfall eines beliebigen Geräts ohne signifikante Wutanfälle abfangen, solange es nicht einer der Single Points of Failure (SPOF) ist – also solange es weder der DSL-Anschluss (derzeit O2/Telefónica), der AVM-Router Fritzbox 7490 noch der Frank Hamm ist.

  • 1 AVM-Router Fritz!Box 7490
  • 2 Gigabit-Switches von TP-Link
  • 2 Fritz!Repeater
  • 2 NAS von Asustor (ein AS302T, ein AS6202T), ein QNAP ging gerade in Ruhestand
  • 1 WD MyCloud mit 3GG
  • 1 HP Pavilion (älterer Desktop-PC) mit 2 Flachbildschirmen
  • 1 HP Spectre x360
  • 1 Motorola Moto G4
  • 1 iPad 3. Generation
  • 1 Sonos Connect
  • 2 Sonos Play:3
  • 2 Fritz!Fon
  • 1 Chromecast (2. Generation)
  • 1 Amazon Fire TV (1. Generation)
  • 1 Samsung Smart-TV
  • 1 Samsung Home Theatre irgendwas
  • Diverse Ethernet-Kabel

Ich setze bei der Hardware auf handelsübliche Komponenten. Die Switches funktionieren schon seit Jahren, so dass ich mich kaum traue, einmal einen Stecker raus- oder reinrauszustöpseln.

 

GB-Switch von TP-Link, Asustor AS302T

GB-Switch von TP-Link, Asustor AS302T

Bei den Servern setze ich inzwischen auf Asustor, weil sie stabile Leistung für akzeptables Geld bieten und sehr leise sind (so dass ich den AS6202T im Wohnzimmer stehen habe). Der AS6202T hat

  • Intel Celeron 1.6GHz Quad-Core (burst up to 2.08~2.24GHz) Processor
  • 4GB SO-DIMM DDR3L (2GB x 2, Expandable. Max 8GB)
  • 2 x WD Red 2 GB mit RAID-1 (wenn der Platz knapp wird, schiebe ich einfach was größeres rein)
  • HDMI 1.4b x 1, S/PDIF x1 (geht direkt an einen Samsung-Smart-TV)

Ich benutze Syncthing zur lokalen Sicherung der Daten des AS6202T auf den AS302T.

Sonos Play:3

Sonos Play:3

Unsere mehrere Tausend MP3-Musikdateien liegen auf dem AS6202T, wo sie uns nicht nur im Haus sondern überall via Plex zur Verfügung stehen (genauso wie alle anderen Dateien über Plex oder Owncloud). Unser Sonos-Triumvirat nutzt die Bibliothek auf dem NAS. Ein Play:3 steht in der Küche, ein anderer im Schlafzimmer, und die Connect versorgt die Home Theatre Anlage von Samsung.

Die Plex-App auf dem Samsung benutze ich kaum, irgendwie habe ich mich an die Plex-App auf dem Amazon Fire-TV gewöhnt.

Verkabelung und ver-LAN-ung

AVM Fritz!Box 7490

AVM Fritz!Box 7490

Ein Ethernetkabel liegt zwischen Router und Switch im Wohnzimmer. Am Switch hängen Fernseher, Amazon Fire TV, Chromecast. Über einen Repeater springen das Internet und das LAN ins Büro (Kabel geht nicht, Power-LAN war unzuverlässig). Am Repeater hängt ein Switch, dort hängen dran der Desktop-Rechner, WD My Cloud und der alte NAS. Am liebsten würde ich einen Tunnel zwischen Wohnzimmer und Büro graben, aber da liegen Flur und Treppenhaus dazwischen.

Gigabit-Switch von TP-Link

Gigabit-Switch von TP-Link

Die Fritzbox vergibt feste IP-Adressen, damit ist einiges leichter. Der DSL-Anschluss von O2 hat eine feste IP-Adresse (ich hadere aufgrund des Preises noch damit, von O2-DSL auf EWR-Glasfaser umzusteigen). UPnP ist am Router ausgeschaltet, ich arbeite mit manuellen und wenigen Portfreigaben.

Dokumentation

Im Kopf und in Evernote. An letzterem arbeite ich immer noch wieder.

Software im Nicht-RZ

Auf meinem AS6202T laufen Apache, MariaDB, PHP, Owncloud, Plex (Ha! Ich habe einen Lifetime Pass!), Dokuwiki und andere kleine Nettigkeiten.

Alle Daten sind auch auf der Platte des Desktop-Rechners, von dort aus sichere ich alles brandsicher und verschlüsselt außer Haus mit Crashplan.

Wie sieht Ihre IT-Infrastruktur aus?

5 Pfeiler der Produktivität

Schneller, weiter, höher, die Welt dreht sich immer schneller. Mehr E-Mails, mehr Meetings, mehr Arbeit und mehr Kommunikation führen dazu, dass gerade Büro- und Wissensarbeiter ihre Work-Life-Balance in den Griff bekommen möchten und ihre persönliche Produktivität steigern möchten. Doch bevor Sie sich auf Methoden, Tools und Techniken stürzen, sollten Sie sich ein solides Fundament verschaffen.

Auf dem deutschen Blog von Wrike, einer Collaboration Software, erhielt ich die Gelegenheit zu einem Gastbeitrag über Produktivität. Aber wie meine Großmutter zu sagen pflegte: „Nur net hudele, Bub“

Neben dem Fokus auf die Arbeit, das Einüben von Ritualen und dem Kapseln in Zeitabschnitte zählt gerade in dieser hektischen Zeit Ausgewogenheit. Und zuletzt: Lassen Sie sich von jemandem wie mir kein Patentrezept verkaufen!

5 Pfeiler der Produktivität (Infografik)

Alles weitere im Blog von Wrike:

Die 5 Pfeiler der Produktivität

Friedhof Selzen

Stille kann beim Arbeiten manchmal richtig stören. Lars Bobach hat Coffitivity für Geräusche aus dem Café entdeckt. Ich setze auf Noisli.

Lars Bobach hat immer wieder gute Tipps dafür, wie man sich eine produktive Umgebung zum Arbeiten schafft. Dieses Mal beschäftigt er sich mit der Herausforderung, dass ihn beim Schreiben eine absolute Stille stört. Dafür hat er eine Lösung gefunden: Coffitivity.

Das mit der Ruhe beim Arbeiten ist so eine Sache. Beim Schreiben ist die absolute Stille für mich nur schwer zu ertragen. Es ist dann einfach zu leise. Zu leise, um sich zu konzentrieren. Irgendwie komisch, ist aber so.

Musik geht aber auch nicht. Alles mit Gesang scheidet von vornherein aus, aber ich habe auch schon alle anderen Stilrichtungen ausprobiert: Klassik, Klavier, Film, Jazz etc. Unterm Strich bleibt: Konzentriertes und fokussiertes Arbeiten ist nicht möglich.

(Coffitivity: Die richtige Geräuschkulisse für Kreativität – Lars Bobach)

Coffitivity als Web-App, iOS- und Android-App liefert verschiedene Hintergrundszenarien aus dem Café. Drei davon sind kostenlos, weitere gibt es in der Premium-Version.

Ich nutze gelegentlich Noisli, das noch einen Schritt weiter aus dem Café heraus geht. Mit Noisli lassen sich verschiedene Geräuschkulissen mit unterschiedlichen Lautstärken mischen. Beispiele:

  • Vogelgezwitscher im Wald
  • Regen
  • Donner
  • Café
  • Bahnrattern
  • Laub
  • Meeresrauschen
  • Bachplätschern

Zum Anhören auf Audioboom:

Rechercheverwaltung: Suchen und Finden ist nicht alles.

Zur Verwaltung von Rechercheergebnisse habe mir ich Evernote, OneNote, Scrivener, Zotero und (außer Konkurrenz) Pocket betrachtet. Mir geht es um das Ablegen, das Anreichern und das Wiederfinden von Rechercheergebnissen. “Literaturverwaltung” triff es nicht genügend – ich nenne es Rechercheverwaltung.

Im Februar schrieb ich über meine Entscheidung, Scrivener fürs Bloggen zu verwenden. Jenen Artikel schrieb ich mit Scrivener. Scrivener ist kein Markdown-Editor, aber es lässt sich damit in Markdown schreiben. In Scrivener habe ich über dreißig “Artikel-Dummies” angelegt und mit ein paar Metadaten versehen. Nach meinem ersten Eindruck ließen sich viele Artikel sehr gut mit Scrivener verwalten und bearbeiten. Doch inzwischen entschied ich mich für ein anderes Schreib-Setup mit Todoist, Evernote, Zotero und WriteMonkey. Insgesamt besteht jedoch das Schreiben zu einem großen Teil aus der Recherche.

In diesem Artikel beschreibe ich meine Eindrücke, wie sich Rechercheergebnisse mit Scrivener oder anderen Werkzeugen verwalten lassen. Der Fokus liegt auf der Recherche im Browser und das unmittelbare Ablegen. Dabei geht es mir nicht um die Suche nach Quellen und Material sondern um das “Abspeichern” und Verwalten von Ergebnissen einer Recherche. Die Recherche selbst erfolgt beispielsweise mit der Google-Suche (oder anderen Web-Suchmaschinen), aber auch mit der Twittersuche, mit der Suche in abgelegten Lesezeichen in Bookmarkdiensten wie Pinboard oder Diigo, in Amazon oder mit/in anderen Diensten. In den Ergebnissen der Suchen befinden sich einzelne Ergebnisse, die möglicherweise oder wahrscheinlich für den Artikel, das Buch oder die Artikelserie interessant sein können. Die Ergebnisse können beispielsweise Blogartikel, Nachrichten, Produktinformationen auf einer Website, Pressemitteilungen, Bücher (inkl. ISBN) oder Whitepaper (als PDF).

Diese Ergebnisse gilt es für den eigenen Zugriff abzulegen und für die weitere Verwertung beispielsweise mit Schlagworten oder Notizen zu versehen. Beim Schreiben dann dienen diese Rechercheergebnisse und deren Zusatzinformationen sowie eventuelle Verknüpfungen als Quellenmaterial für den eigenen Artikel, die eigene Artikelserie oder das eigene Buch. Das verstehe ich unter Rechercheverwaltung fürs Schreiben:

  • Ablegen: Recherchematerial ablegen (d.h. Importieren von Seiten, Artikeln, Dateien), möglichst vollständig für vom Original unabhängigen Zugriff.
  • Anreichern: Recherchematerial mit Zusatzinformationen versehen (strukturierte und unstrukturierte Metadaten), auch zum Verknüpfen von Recherchematerial untereinander oder zu einem Artikel/Thema.
  • Wiederfinden: Recherchematerial wiederfinden (Suche über Inhalt und Metadaten, Sortierung, Gruppierung).

In den drei Rubriken Ablegen, Anreichern und Wiederfinden vergebe ich dann nach meinen Eindrücken je Produkt ein bis fünf „coole Smileys“ (einige Smileys hat WordPress „eingebaut“), wobei die Coolness bei fünf Smileys richtig gut ist. Außerdem informiere ich noch kurz über die Möglichkeit, das Tool gemeinsam mit anderen zu benutzen („Zusammenarbeit„).

Ich verwende den Begriff “Rechercheverwaltung”, weil mir der deutsche Begriff “Literaturverwaltung” nicht hinreicht (schließlich geht es um mehr als Literatur). Auch der englische Begriff “Reference Manager Software” erscheint mir ungenügend, denn da geht es um die Verwaltung von Referenzen. Doch mir geht bei “Rechercheverwaltung” auch um Grundlagenmaterial, Hintergrundmaterial, Experten, Ankündigungen, Diskussionsgruppen (beispielsweise in Foren, Facebook).

Diese Tools habe ich mir angeschaut:

  • Evernote
  • OneNote
  • Scrivener
  • Zotero
  • Pocket (außer Konkurrenz)

Ich habe mich bewusst auf Tools beschränkt, die ich mindestens schon etwas kenne. Weitere Tools (”Reference Manager”) wie Mendeley und Docear habe ich daher außen vor gelassen. Sicherlich gibt es noch weitere Werkzeuge. Welches Tool können Sie empfehlen (und warum)?

Damit die einzelnen Tools im Artikel ebenso für diejenigen greifbar sind, die das Tool nicht selbst einsetzen, habe ich einen Artikel ausgesucht, den ich in allen Tools mit ausgesuchten Screenshots begleite.

Die fiktive Situation: Ich bereite einen Artikel über BarCamps vor und darüber, wie sich „Barcamper“ auf ein Barcamp vorbereiten. Dabei stoße ich auf den Artikel „How to Barcamp – von der Idee zur Session“ von Insa Künkel (auf Twitter: @textinsicht). Der Artikel gefällt mir sehr gut, und ich teile die Ansicht der Autorin. Deswegen beschließe ich, mir den Artikel als Quelle für meinen eigenen Beitrag aufzuheben.

Ich liebe Barcamps. Warum? Weil ich neugierig bin. Mich gerne überraschen lasse. Zudem habe ich immer Ideen für Themen, die ich mit anderen diskutieren möchte.

Evernote

Evernote benutze ich seit 2009, und seit 2010 habe ich einen Premium-Account. Damals habe ich mir vor unserem Hawai’i-Urlaub einen Premium-Account geholt, um in einem Notizbuch einen Reiseführer mit unseren Reiseunterlagen offline auch auf meinem iPhone zur Verfügung zu haben. Bereits mit der kostenlosen Version lässt sich Evernote sehr umfangreich nutzen. Doch auch wenn es inzwischen viele Möglichkeiten gibt, online zu sein, ist es für mich nach wie vor wichtig, auf wesentliche Rechercheergebnisse offline zugreifen zu können.

Meistere alle deine Aufgaben – Evernote ist für alles, was du vorhast, der richtige Ort.

Evernote gibt es für MacOS und Windows sowie für praktisch alle Mobilgeräte (iOS, Android). Für Windows gibt es eine App im Store.

Ein großer Vorteil von Evernote ist der Evernote Web Clipper. Mit dieser Browsererweiterung lassen sich Webseiten in Evernote abspeichern als

  • Artikel (d.h. ohne Kopf-, Fußzeile und Navigation),
  • Artikel ohne Formatierung,
  • Ausschnitt des markierten Inhalts,
  • ganze Seite,
  • Lesezeichen oder
  • Schnappschuss (Screenshot).

Je nach Konfiguration speichert der Clipper die Notiz immer in ein festgelegtes bestimmtes Notizbuch, oder Evernote wählt aufgrund des Artikelinhalts das Notizbuch selbst aus.

Das funktioniert seit Jahren bereits erstaunlich gut. Zur Not markiere ich entsprechende Teile eines Artikels im Browser und füge sie über die Zwischenablage in eine Evernote-Notiz ein. Dann musste ich allerdings die Adresse (URL) manuell hinzufügen, was ansonsten der Web Clipper automatisch übernimmt. Den Artikel versehe ich dann mit Schlagworten. Die Schlagworte sind entweder fachlich (also über den Inhalt wie “Science Fiction” oder “Collaboration”), oder sie sagen etwas über die Verwendung aus. So kann ich eine Notiz mittels Schlagwörtern einem oder mehreren Projekten oder Kunden zuordnen. 1

Rechercheverwaltung: Index-Notiz in Evernote

Rechercheverwaltung: Index-Notiz in Evernote

Fürs Schreiben lege ich für einen Artikel selten ein eigenes Schlagwort an. Meistens habe ich eine “Index-Notiz”, in der ich meine Artikelidee kurz umschreibe. Anschließend füge ich Links zu anderen Notizen in Evernote hinzu, wie zu solchen, die ich über den Web Clipper als Notiz in Evernote angelegt habe (grüne Links).

Pro:

  • Sehr gutes Importieren von Webseiten. Dateien aller Formate können in einer Evernote-Notiz abgelegt und werden.
  • Eine sehr gute Suchfunktion inklusive einer umfangreichen Suchsyntax.
  • Für praktisch alle Mobilgeräte (iOS, Android) oder Notebooksysteme (MacOS/Windows) gibt es Software/Apps.
  • In der erfassten Seite lässt sich einfach Text hinzufügen.
  • Dateien lassen sich sehr einfach (beispielsweise per Drag & Drop) in eine Notiz einfügen. Das Bearbeiten solcher Dateien ist dann aber etwas umständlich.

Contra:

  • Tags (Schlagworte) sind die einzige Möglichkeit, strukturiert Informationen über einen Artikel abzulegen.
  • Beim Windows-Programm bemerke ich immer wieder “Hick-Ups” während denen Evernote für ein paar Sekunden nicht reagiert. Außerdem wird manchmal der Inhalt einer Notiz in der Übersicht nicht angezeigt, erst nach dem Öffnen einer Notiz durch einen Doppelklick zeigt den Inhalt an. Das nervt einfach.
  • Seit einigen Monaten gibt es immer wieder Gerüchte über eine mangelnde Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Evernote hat Stellen abgebaut und kappt derzeit viele Tools und Funktionen.
  • In Evernote habe ich ein paar tausend Notizen für unterschiedliche Zwecke wie ein persönliches Journal, Recherchematerialien, eigene Notizen für Planungen oder “Merker”, das führt dazu, dass Evernote für mich etwas unübersichtlich wurde.

In Kürze:

  • Ablegen: 8-) 8-) 8-) 8-) 8-)
  • Anreichern: 8-) 8-) 8-)
  • Wiederfinden: 8-) 8-) 8-) 8-) 8-)

Zusammenarbeit: Notizbücher können freigegeben und von mehreren Nutzern (wenn auch nicht parallel) bearbeitet werden.

Screenshots

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Auswahl

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Auswahl

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Auswahl in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Auswahl in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Artikel ohne Formatierung

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Artikel ohne Formatierung

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Artikel ohne Formatierung in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Artikel ohne Formatierung in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Artikel

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Artikel

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Artikel in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Artikel in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Ganze Seite in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Ganze Seite in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp - Anmerkungen in Evernote

Rechercheverwaltung mit Evernote: How to Barcamp – Anmerkungen in Evernote

OneNote

In meinem “Office 365 Business Premium”-Abonnement ist OneNote enthalten. Ich lese immer wieder, OneNote sei ein besseres Evernote – aber auch, dass Evernote ein besseres OneNote sei. Wieder andere sagen, beide seien in Wirklichkeit gar nicht vergleichbar. Ich kenne OneNote nur sehr oberflächlich und habe noch nicht wirklich mit OneNote gearbeitet. Doch ich habe mir OneNote ganz kurz angeschaut, um damit eventuell Rechercheergebnisse zu verwalten.

Alle Ihre Notizen auf allen Ihren Geräten

OneNote gibt es für MacOS und Windows sowie für praktisch alle Mobilgeräte (iOS, Android). Für Windows gibt es eine OneNote-App im Store.

Der OneNote Clipper zum Importieren von Webseiten ist inzwischen “okay”, und es gibt ihn auch als Plugin für Firefox. Mit dem OneNote Clipper lässt sich das Notizbuch direkt auswählen. Microsoft hat sich viel Zeit gelassen, aber inzwischen importiert der Clipper recht gut

  • Artikel,
  • Schnappschüsse (Screenshots, vom OneNote Clipper „Bereich“ genannt) und
  • ganze Seiten.

Was mich beim Clipper immer wieder stört: Er vergisst den Account, mit dem ich angemeldet bin. Dann muss ich mich entweder wieder anmelden (was im Clipper sehr schnell geht) oder ich muss den Account wechseln, weil ich plötzlich mit meinem Microsoft-Account anstelle mit dem „Office 365“-Account angemeldet bin.

Da ich OneNote bislang noch nicht intensiv eingesetzt habe, und ich mich auch für diesen Artikel nur kurz damit beschäftigte, begebe ich mich ein wenig aufs Glatteis und freue mich über Korrekturen und weitere Informationen.

Eine Sache fasziniert mich allerdings: Die Möglichkeit, mit dem Stift Anmerkungen und Hervorhebungen vorzunehmen.

Pro:

  • Sehr gutes Importieren von Webseiten. Dateien aller Formate können in einem Notizbuch abgelegt werden.
  • Es gibt eine gute Suchfunktion, die auch notizbuchübergreifend suchen kann.
  • Man kann Notizen innerhalb von OneNote verlinken.
  • Ein Notizbuch ist quasi gekapselt, darin kann ich gut Informationen fokussiert ablegen und bearbeiten.
  • Das Anreichern von Inhalten soll mit einem Stift sehr gut gehen.
Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp - Anmerkungen in OneNote

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp – Anmerkungen in OneNote

Zu meiner Schande habe ich noch nicht mit einem Stift gearbeitet, seitdem ich mein neues Notebook (HP Spectre x360) habe – auch wenn ich bereits einen Stift habe. OneNote steht – nicht nur deswegen – auf meiner Liste. Vor kurzem beispielsweise hat mir Stephan List auf seinem Toolblog vielversprechende Hinweise zur Nutzung von OneNote gegeben („OneNote für das Projektmanagement„). Es könnte also durchaus sein, dass ich mein Urteil über OneNote demnächst revidiere.

Contra:

  • Ich habe keine Möglichkeit gefunden, strukturiert Informationen (”Metadaten”) über einen Artikel oder eine Notiz abzulegen.
  • Sowohl in Seitenlisten oder in Suchergebnissen werden nur ein paar Zeichen des Titels angezeigt, es gibt keine weitere Informationen zu den Notizen (Evernote beispielsweise zeigt die ersten Sätze an und einen Thumbnail).
  • Zwar gibt es eine notizbuchübergreifende Suche, aber eine einfache Liste oder gar eine „Metadatensuche“ beispielsweise über Schlagworte, um mir einen schnelle Übersicht zu verschaffen, fehlen mir.

In Kürze:

  • Ablegen: 8-) 8-) 8-) 8-)
  • Anreichern: 8-) 8-) 8-) 8-)
  • Wiederfinden: 8-) 8-) 8-)

Zusammenarbeit: Notizbücher können freigegeben und von mehreren Nutzern – auch gleichzeitig – bearbeitet werden.

Screenshots

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp - Ganze Seite in OneNote

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp – Ganze Seite in OneNote

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp - Ganze Seite in OneNote

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp – Ganze Seite in OneNote

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp - Bereich (Screenshot) in OneNote

Rechercheverwaltung mit OneNote: How to Barcamp – Bereich (Screenshot) in OneNote

Rechercheverwaltung: OneNote-Suche

Rechercheverwaltung: OneNote-Suche

Scrivener

Scrivener (MacOS/Windows) benutzte ich eine Zeitlang im Februar. Scrivener gibt es nur als Kaufversion, lässt sich jedoch für 30 Tage testen. Die Idee von Scrivener ist nach meinem Eindruck, beim Schreiben von Texten, die inhaltlich zusammenhängen, möglichst viel in einer Umgebung zu haben. Also angefangen bei der Rechercheverwaltung bis zur Ausgabe des Artikels.

Scrivener is a powerful content-generation tool for writers that allows you to concentrate on composing and structuring long and difficult documents.

Doch wie sieht es mit der Rechercheverwaltung von Scrivener aus?

Für den Import von Dateien unterstützt Scrivener im wesentlichen Dateien im Format Word, OpenOffice, HTML, Text und RTF. Andere Dateien wie PDF können durch Drag and Drop in Scriveners Rechercheordner gezogen werden. Außerdem hat Scrivener einen Import für Webseiten als reinen Text, PDF-Dokument und MHT (in komplett ein Archiv gepackte HTML-Seite).

Die Importe von Webseiten haben mich enttäuscht, vermutlich weil ich die Importe von Evernote gewohnt bin. Reiner Text geht, aber es ist reiner Text, der sich dann sehr, sehr sperrig lesen lässt (immerhin kann ich dann auch Inline-Kommentare anlegen). Die PDF-Datei, die aus der Webseite entsteht, ist okay, aber sehr sperrig, denn sie umfasst die ganze Seite mit Navigation, Sidebars, Kopfzeile, Fußzeile. Da könnte ich gleich eine PDF-Datei aus der Webseite mit Print Friendly & PDF erzeugen.

Über die Zwischenablage lässt sich eine Seite in einen Text (d.h. Dokument) importieren, aber das Ergebnis ist unvorhersehbar gut oder schlecht. Insgesamt ist das alles sehr mäßig. Hinzu kommt, dass ich mitten im Beutezug (aka „in der Recherche“) vom Browser nach Scrivener wechseln muss, um dort den Import aufzurufen. Dann dauert der Import sogar von reinem Text (nachvollzogen von mir auf zwei Windows-Rechnern) recht lange – und ich bekomme oft einen Hinweis (den ich bestätigen muss), dass der Import lange dauern würde. Abschließend muss ich mich auch noch zwischen der empfohlenen Systemcodierung oder einer anderen Codierung wie UTF-8

Bei Evernote oder OneNote kann ich hingegen „on the fly“ aus meiner Rechercheumgebung „Browser“ heraus mein Material ablegen – und das ist innerhalb von zwei bis drei Sekunden erledigt.

In Scrivener sind alles Dokumente (Seite, Ordner, PDF …), für die eine Zusammenfassung, Notizen, Schlüsselworte (auf Projektebene definierbar), Schlüsselwörter, benutzerdefinierbare Meta-Daten und Kommentare angelegt werden können. Bei Seiten oder Ordnern (de facto sind das Seiten mit Unterseiten) können Inlinekommentare und Fußnoten angelegt werden. Mit “Referenzen” können Verknüpfungen von einem Dokument zu anderen Dokumenten, zu Dateien auf der Festplatte oder ins Internet angelegt werden. Insofern bietet Scrivener vielfältige Möglichkeiten, Dokumente mit Metadaten und Verknüpfungen anzureichern.

Im Gliederungs-Editor lassen sich mehrere Dokumente in einer Liste mit auswählbaren Eigenschaften anzeigen, die Eigenschaften lassen sich da auch bearbeiten (beispielsweise Schlüsselwörter). Sortieren lassen sich diese Listen allerdings nur nach dem Namen – was auch gleich die Anordnung der Dokumente ändert. Die Suche lässt sich nach bestimmten Eigenschaften eingrenzen, auch lassen sich Suchen anlegen. Das fehlende Sortieren und Filtern lassen für mich Scrivener allerdings sehr unhandlich für die Rechercheverwaltung werden. Ein schneller Klick auf ein Schlüsselwort und die Anzeige aller Einträge (und zwar nur für die Rechercheeinträge)? Fehlanzeige.

Pro:

  • Flexibles Definieren und Verwenden von Schlüsselworten, Notizen, Kommentaren und Schlagworten
  • Eine sehr gute Suchfunktion (deren Benutzung allerdings umständlich ist), Suchergebnisse lassen sich als Sammlungen abspeichern
  • Dokumente lassen sich in selbst angelegten Sammlungen ablegen (dabei verbleiben sie in der primären „Mappe“, es wird nur eine Referenz abgelegt)

Contra:

  • Mäßiges Importieren von Webseiten als Text, da hier nur wirklich der Text extrahiert wird. Die PDF-Dateien enthalten die komplette Seite inklusive Nicht-Inhalt wie Navigation, Widgets.
  • Unflexibles Arbeiten mit Teilmengen und Eigenschaften (beispielsweise Schlagworten).

In Kürze:

  • Ablegen: 8-) 8-)
  • Anreichern: 8-) 8-) 8-) 8-) 8-)
  • Wiederfinden: 8-) 8-) 8-)

Zusammenarbeit: Scrivener ist ein reines Einzelnutzerprogramm. Eine gemeinsame Nutzung und Bearbeitung mit mehreren Benutzern ist nicht vorgesehen und nach meinem Stand auch nicht möglich. Ich testete Scrivener mit der Datenablage in meiner Cloud (Owncloud), aber verschiedene Berichte warnen vor inkonsistenten Datenbeständen, wenn man beispielsweise sein Projekt auf einen Rechner geöffnet lässt, und dasselbe Projekt auf einem anderen Rechner öffnet.

Screenshots

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp - als Liste

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp – als Liste

Rechercheverwaltung: Scrivener Importauswahl

Rechercheverwaltung: Scrivener Importauswahl

Rechercheverwaltung: Scrivener Importcodierung

Rechercheverwaltung: Scrivener Importcodierung

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp - Scrivener in UTF-8-Text

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp – Scrivener in UTF-8-Text

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp - Scrivener in Text (Systemcodierung)

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp – Scrivener in Text (Systemcodierung)

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp - PDF in Scrivener

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp – PDF in Scrivener

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp - Print-Friendly-PDF

Rechercheverwaltung mit Scrivener: How to Barcamp – Print-Friendly-PDF

Zotero

Zotero ist eine Literaturverwaltungssoftware für Mac, Windows und Linux. Die Installation erfolgt standalone oder als Browsererweiterung für Firefox. Es gibt Plugins für Browser, Word und Libreoffice.

Zotero [zoh-TAIR-oh] is a free, easy-to-use tool to help you collect, organize, cite, and share your research sources.

Der Vorteil von Zotero liegt in der Optimierung für Literatur und strukturierten Daten. Das sorgt beispielsweise dafür, dass beim Speichern eines Buches von Amazon (vial Link) Daten wie ISBN oder Autor strukturiert abgelegt werden. Wikipedia-Seiten werden mit Daten wie Page Version ID abgespeichert, außerdem wird ein Snapshot abgelegt. Auch andere Webseiten werden mit der Browser-Erweiterung zuverlässig gut und mit einem Snapshot abgelegt.

Die Bibliothek von Zotero wird lokal gehalten aber synchronisiert mit der Zotero-Datenbank. Zotero unterscheidet “Data Syncing” (Einträge, Notizen, Schlagworte etc.) und “File Syncing” (Dateianhänge) (siehe Syncing). Speicher für Data Syncing ist kostenlos und hat keine Begrenzung, Speicher für File Syncing ist nur bis zu 300 MB kostenlos (2 GB für $20/Jahr, 6 GB für $60/Jahr, unbegrenzt für $120/Jahr). Der Clou ist jedoch, dass File Syncing für einem eigenem WebDAV-Speicher konfiguriert werden kann. Ich nutze daher meine Owncloud im eigenen NAS-Server, wo ich noch ein paar Terabyte frei habe.

Quellen haben sowohl vordefinierte Metadaten (wie Sprache, Autor, Titel) als auch frei definierbare Notizen, Tags (Schlüsselworte). Außerdem können Quellen untereinander referenziert werden („Zugehörig“). Alle Quellen werden in der Bibliothek abgelegt. Jede Quelle kann in keiner, einer oder mehreren Sammlungen abgelegt werden. Einer Quelle können mehrer unterschiedliche Anhänge zugeordnet werden, das können beispielsweise ein Snapshot (eine Offline-Version der Website in HTML mit Grafiken), ein PDF-Dokument oder jegliche andere Art von Datei sein. Im Gegensatz zu Scrivener, das Dateien selbst öffnet, übergibt Zotero dem Betriebssystem die Anhänge beim Öffnen. Ein Snapshot beispielsweise wird mit dem Browser geöffnet und ist in der Ansicht manchmal kaum von der Original-Website zu unterscheiden. Oft offenbart nur ein Blick in die Adresszeile des Browsers, dass die Dateien lokal gespeichert sind.

Eine Sammlung

… ist ein eigener Ordner, in den Einträge projekt- oder themenbezogen einsortiert werden können. Zu einer Sammlung können weitere Unterordner angelegt werden. Einträge in Sammlungen sind Aliase, keine Duplikate.

Das Browser-Plugin erkennt beim Clippen der Website, um welche Art von Quelle es sich handelt, verwendet unterschiedliche Icons und Metadatenstrukturierungen und benutzt dabei sogenannte Translators. Diese erkennen beispielsweise, ob es sich um einen Wikipedia-Eintrag oder um ein Buch bei Amazon handelt, und fügen entsprechende Metadaten hinzu.

Pro:

  • Es gibt eine Bibliothek für alles, man muss bei einem neuen Projekt nicht wieder neu beginnen, sein Recherchematerial aufzubauen.
  • Sehr umfangreiche Möglichkeiten mit Metadaten zu arbeiten.
  • Schlagworte lassen sich nicht nur frei vergeben sondern die Ergebnisse sehr gut danach filtern.

Contra:

  • Ein weiteres Programm, das lokal (standalone oder als Browsererweiterung) installiert werden muss.

In Kürze:

  • Ablegen: 8-) 8-) 8-) 8-)
  • Anreichern: 8-) 8-) 8-) 8-) 8-)
  • Wiederfinden: 8-) 8-) 8-) 8-)

Zusammenarbeit: Ich benutzte Zotero bislang nur als Einzelnutzer. Zotero bietet jedoch die Nutzung von Gruppen.

Screenshots

Rechercheverwaltung: Zotero-Plugin

Rechercheverwaltung: Zotero-Plugin

Rechercheverwaltung mit Zotero: How to Barcamp - Zotero-Liste

Rechercheverwaltung mit Zotero: How to Barcamp – Zotero-Liste

Rechercheverwaltung mit Zotero: How to Barcamp - Zotero-Snapshot

Rechercheverwaltung mit Zotero: How to Barcamp – Zotero-Snapshot

Pocket (außer Konkurrenz)

Pocket ist genau genommen kein Verwaltungssystem. Ursprünglich war Pocket nur ein Tool, um sich Artikel in eine “Read it later”-Liste abzulegen und später in aller Ruhe zu lesen. Demensprechend hieß Pocket früher auch “Read it later”. Inzwischen jedoch bietet Pocket beim Premium-Account weitere Möglichkeiten, die es zumindest teilweise für die Recherche interessant machen. Und ja: Ich habe einen Premium-Account und habe es deswegen mit aufgenommen :-)

Wenn du Dinge findest, die du dir später ansehen möchtest, dann speichere sie in Pocket.

Pocket gibt es als App für iOS, MacOS und Android sowie im Browser. Mittels Browser-Erweiterungen können Seiten zur eigenen Pocket hinzugefügt werden. Pocket gibt es als Integration in vielen Tools (wie RSS-Reader), um den aktuellen Artikel in der eigenen Pocket abzulegen.

Pro:

  • Tags (Schlagworte) für Seiten/Artikel.
  • Ein “Nur-Text-Modus”, der recht zuverlässig den Textinhalt (und teilweise auch Bilder) aus einer Seite/einem Artikel extrahiert und sehr angenehm zum Lesen darstellt.
  • Vorgeschlagene Tags (nur Premium-Account).
  • Alle bisher gemerkten Seiten werden in einer permanenten Bibliothek mit dem kompletten Text gespeichert (nur Premium-Account).
  • Sehr schnelle Volltextsuche in der permanenten Bibliothek (nur Premium-Account).

Contra:

  • Es können ausschließlich Webseiten abgelegt werden (indem sie in die “Pocket” gelegt werden).
  • Der Zugriff auf die Artikel in der permanenten Bibliothek funktioniert nur im Online-Zugriff.
  • Außer Tags gibt es keine weitere Möglichkeit, Seiten/Artikel zu kennzeichnen, also auch keine Notizen, Metadaten etc.

In Kürze:

  • Ablegen: 8-) 8-) 8-) 8-) 8-)
  • Anreichern: 8-)
  • Wiederfinden: 8-) 8-) 8-)

Zusammenarbeit: Es gibt keine Möglichkeit, eine Pocket mit mehreren Accounts gemeinsam zu nutzen.

Screenshots

Rechercheverwaltung mit Pocket: How to Barcamp - als Kacheln

Rechercheverwaltung mit Pocket: How to Barcamp – als Kacheln

Rechercheverwaltung mit Pocket: How to Barcamp - als Liste

Rechercheverwaltung mit Pocket: How to Barcamp – als Liste

Rechercheverwaltung mit Pocket: How to Barcamp - in Pocket

Rechercheverwaltung mit Pocket: How to Barcamp – in Pocket

Fazit und Empfehlung

Die Werkzeuge sprechen sehr unterschiedliche Bedürfnisse an. Und ich habe so meine Bedürfnisse für das Schreiben von (Blog-)Artikeln, wozu keines der Werkzeuge so richtig passt. Das sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie sich diesen Artikel oder eines der Tools anschauen: Ich habe mir die Tools aus meiner Brille als „Online-Artikel-Schreiber“ angeschaut ;-)

  • Der Import von Webseiten ist bei Scrivener dermaßen schlecht, dass ich von Scrivener als mein Tool für die Rechercheverwaltung absehe. Die Verwaltung von Referenzen ist von der Oberfläche und Bedienung einfach unhandlich.
  • OneNote hat für mich Potential. Derzeit kenne ich OneNote einfach noch nicht gut genug. Meine Bedenken habe ich damit, einen übergreifenden Pool von Recherchen verwalten und verwenden zu können. Die Anmerkungen
  • Evernote ist sehr flexibel sowohl was den Import als auch was die Suche angeht. Ich werde weiterhin auf Evernote setzen.
  • Zotero scheint mir für den Aufbau einer Rechercheverwaltung sehr gut geeignet. Die Handhabung der Metadaten ist sehr flexibel.

PDF-Dateien von Web-Seiten kann ich mit PDF Friendly & PDF sehr gut erzeugen und in Zotero importieren. Whitepaper oder andere PDF-Dateien, die unter Umständen sehr groß sind, lassen sich in Zotero ebenfalls sehr gut importieren und verwalten. Das zusammen mit Online-Referenzen und Snapshots ist für mich sehr reizvoll.

Wenn ich eigene Notizen zusammen mit Fremd-Referenzen alle in dem großen Pool Evernote versammle, dann ist das einfach überbordend. Dazu kommt, dass Evernote die Inhalte in einer eigenen Datenbank ablegt. Die Größe einer Evernote-Datenbank liegt mit ein paar Tausend Notizen inklusive von Dateien sehr schnell im Gigabyte-Bereich. In der Datenbank-Datei (*.exb) sind dann auch alle Notizbücher enthalten inklusive den Dateien.

Meine Vorstellung und mein Fazit gehen dahin, dass ich auf ein Duo von Evernote für kleine schlanke Happen zur Gedankensammlung und von Zotero für Sammlungen von großen Dateien und umfangreichen Metadaten zur Referenzierung setze. Dadurch entlaste ich Evernote von viel Balast und nutze die Vorteile von Zotero. Für kleinere abgeschlossene Projekte setze ich vermehrt OneNote ein, um es besser kennen zu lernen.

Jeder sollte ein paar Tools ausprobieren und sich dann für die für ihn am besten geeignete Umgebung entscheiden.

Zum Stöbern


  1. Über das Vergeben von Schlagworten („Tags“) ließe sich ein eigener Artikel schreiben. Beispielsweise vergebe ich Schlagwörter wie „.P.<projektname>“, um alle Notizen zu einem Projekt wiederzufinden. Oder „.K.<kundenname>“, um alle Notizen zu einem Kunden wiederzufinden. Oder Aktionsschlagworte wie „.to.<tue das oder jenes>“ (wie „.to.writeabout“). Das funktioniert mit „lokalen“ Schlagworten sehr gut. Bei der Zusammenarbeit mit wenigen anderen lässt sich eine solche Namenskonvention einhalten. Bei vielen Co-Workern klappt das einfach nicht.  
Pomodoro-Timer

Nun, der Titel „Ich kann nicht Pomodoro!“ ist eindeutig schlecht gewählt und eigentlich nur meiner momentanen Schreiblaune geschuldet. „Ich kann nicht Pomodoro-Schreiben“ wäre etwas konkreter aber immer noch schlecht Deutsch.

Pomodoro? Schreiben?

Gerade habe ich im Rahmen eines Kundenauftrags einen Artikel geschrieben und abgegeben. Insgesamt habe ich etwa zweieinhalb Stunden für den Artikel aufgewendet.

Für das Zeitmanagement … okay, Zeit lässt sich nicht managen … für das Aufgabenmanagement gibt es verschiedene Methoden, Prinzipien (wie das Eisenhower-Prinzip) und Techniken. Eine der Techniken ist die Pomodoro-Technik:

Die Pomodoro-Technik (orig. pomodoro technique von italienisch pomodoro = Tomate und englisch technique = Methode, Technik) ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Der Name pomodoro stammt von der Küchenuhr, welche Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte.

(Seite „Pomodoro-Technik“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 10. Dezember 2015, 17:27 UTC. (Abgerufen: 10. März 2016, 12:03 UTC))

Sie kennen doch diese lustigen Küchenwecker in form einer Tomate?

Und so geht die Pomodoro-Technik:

Man lege eine Aufgabe fest, stelle den Wecker auf 25 Minuten, arbeite solange an der Aufgabe (und an sonst gaaaaar nichts!) bis der Wecker klingelt, pausiere für 5 Minuten, arbeite weiter an der Aufgabe für 25 Minuten, nach der 4. Arbeitsphase mache man eine längere Pause mit 15 Minuten.

Voilá. Habe fertig.

Andererseits gibt es diverse Studien, die aufzeigen, dass jegliche Ablenkung einen aus seiner konzentrierten Arbeit herauswirft. Anschließend braucht das Gehirn – je nach Studie – zwischen 10 und 20 Minuten, um wieder auf gleichem Produktivitätsniveau wie vor der Ablenkung zu sein.

Beispiel: Ich setze mir den Timer auf 25 Minuten und beginne mit konzentriertem Schreiben an einem Artikel für einen Kunden. Jegliche Benachrichtigungen des Rechners und des Smartphonse sowie das Telefon habe ich ausgestellt. Ahhhh … welche Ruhe! Dann schreibe ich und recherchiere ich und schreibe ich und bin mitten im Flow als … RRRRRRIIIIIIINNNNNNGGGG!

Der Wecker reißt mich aus meiner Konzentration. 5 Minuten bin ich jetzt gezwungen, nicht zu schreiben sondern etwas anderes zu tun (bei mir also typischerweise: Kaffee holen). Dann, nach 5 Minuten, fange ich wieder an zu schreiben. Doch ich bin voll aus meiner Konzentration gerissen und brauche weitere 10 Minuten, bis ich wieder „fully operational“ bin. Bäm!

Sie merken vermutlich, dass ich damit ein Problem habe. Für micht lohnt sich die Verwendung der Pomodoro-Technik zum längeren Schreiben von Artikeln nicht. Im Gegenteil: Dafür ist für mich die Pomodoro-Technik kontra-produktiv.

Tomighty: Habe fertig!

Tomighty: Habe fertig!

Doch wenn ich, so wie jetzt, einen kleinen Artikel zwischendurch schreibe, dann nehme ich beispielsweise Tomighty, klicke auf die Tomate und schreibe los. Jetzt beispielsweise zeigt Tomighty mir noch 8 Minuten und 47 Sekunden restliche Zeit an, bis der erste (und damit für diesen Kurzartikel letzte) Pomodoro-Slot zu Ende ist.

Dabei habe ich schon ein Titelfoto ausgewählt und in mein Blog hochgeladen. Allerdings muss ich noch …

So, jetzt noch …

Voilá. Habe fertig.

Office Online (Excel, Word etc.) besteht darauf, Menüs für freigegebene Dateien in meiner und nicht in der Sprache des Betrachters oder Bearbeiters anzuzeigen.

Excel ist seit Jahren die Standard-Tabellenkalkulation in Unternehmen. Doch der Thron wackelt. Seit einigen Jahren gibt es Google Tabellen. Der große Vorteil: Google Tabellen kann ganz einfach geteilt und von anderen im Browser bearbeitet werden.

Doch auch Excel gibt es seit einiger Zeit Online. Ein großer Vorteil aus meiner Sicht ist, dass es die Excel-Tabellen einerseits als Datei mit dem ganzen Funktionsumfang von Excel und andererseits als Browserversion mit einem Funktionsumfang, der für die meisten Einsätze ausreicht. Eine Excel-Datei kann mit Office 365 sowohl im eigenen Unternehmen als auch extern im Betrachtungsmodus und im Bearbeitungsmodus freigegeben werden. Für Externe gibt es einen Link, mit dem das anonyme Betrachten oder Bearbeiten möglich ist. Dabei wird sogar das Office-Menüband angezeigt.

Soweit, so gut. Doch leider wird das Office-Menüband immer mit meiner „Office 365“-Sprache angezeigt, mit der ich die Exceldatei angelegt habe (d.h. bei Office 365 in OneDrive for Business). Das gilt übrigens für alle Microsoft-Office-Dateien. Gebe ich jetzt eine Office-Datei frei und verschicke ich den Freigabelink an eine andere externe Person, greift diese Person über mein OneDrive for Business auf die Datei zu. Und damit mit den Einstellungen meines OneDrive for Business. Beispielweise mit meiner Sprache.

Excel Online - Menü-Sprache

Excel Online – Menü-Sprache

Dabei spielt es keine Rolle, mit welcher Rechnersprache oder mit welcher eingestellten Browsersprache die externe Person zugreift. Ich lege eine Datei an und verschicke den Freigabelink an jemanden beispielsweise in den USA oder in Frankreich. Diese Personen (gleich ob Betrachter oder Bearbeiter) sehen das Menü und das Menüband jedoch nicht in Englisch oder in Französisch sondern in Deutsch. Dieses Verhalten ist laut Microsoft-Support „Standarddesign“ und kann vom Betrachter oder Bearbeiter nicht beeinflusst werden.

Das ist absolut inakzeptabel.

Oder mit anderen Worten: Dieses Verhalten ist Mist.

 

Mein Schreib-Setup mit WriteMonkey

Für das Planen, Recherchieren und Schreiben von Artikeln setze ich auf Todoist, Evernote, Zotero und WriteMonkey. Anstelle einer „One size fits all„-Lösung habe ich mich für eine „best-of-breed„-Lösung entschlossen.

Seit über zehn Jahren blogge ich. Okay, ich blogge nicht nur sondern ich schreibe auch einfach nur Artikel (ich versuche einen „Casus Belli“ analog des Pallenberg-Falles zu vermeiden)1. Ich habe in über 40 Jahren Hausarbeiten, eine Diplomarbeit, Thesen, Konzepte, Essays, Ausschreibungen, Pflichtenhefte, Buchartikel geschrieben. Insgesamt habe ich Texte unterschiedlichster Art geschrieben. Die weitaus größte Anzahl an Texten jedoch umfasste weniger als zwei oder drei Tausend Wörter, und die meisten davon umfassten weniger als ein Tausend Wörter. Auch dieser Artikel wird deutlich unter zwei Tausend Wörter bleiben.2

Die Auszeichnungen bei solchen Artikeln halten sich im kleinen Rahmen. Fett, kursiv, Links, Aufzählungen, Zitate, bestenfalls Fußnoten. Dafür brauche ich kein Word und kein Layout – vor allem, wenn letztendlich das Format auf HTML hinausläuft. Also alles kein Hexenwerk. Doch das Planen, Recherchieren und Schreiben von mehreren solcher Artikel erfordert irgendwann doch ein Mindestmaß an Setup. Ob dann letztendlich alle Artikel wirklich Blogartikel sind, sei dahingestellt. Aber ein Großteil davon sind Blogartikel.

Nachdem ich zunächst dachte, Scrivener wäre eine geeignete Umgebung fürs Schreiben (und da fürs bloggende Schreiben), habe ich mir jetzt eine eigene Schreibumgebung zusammengestellt.3

  • Todoist (Planen)
  • Evernote (Recherchieren)
  • Zotero (Recherchieren)
  • WriteMonkey (Schreiben)

Bei meiner Hardware setze ich auf ein HP Spectre x360 (ein 13-Zoll-Notebook ähnlich einem Macbook Air) mit Windows 10, einen älteren aber zuverlässigen Desktop-PC mit Windows 10 und zwei 21-Zoll-Monitoren, ein iPad3 (das inzwischen mit iOS 9 recht lahm geworden ist) und ein HTC One. Konzentriertes Arbeiten und das eigentliche Schreiben erfolgen mit dem Notebook und dem Deskop-PC. Wenn ich bei dem iPad oder dem HTC auf etwas stoße, dann benutze ich sie zum Erfassen.

Nach einigem Ausprobieren habe ich mich also zu diesem – noch frischen – Setup zum Schreiben entschlossen. Ich bin selbst gespannt, wie es sich bewährt.

Todoist

Mein Schreib-Setup mit Todoist

Mein Schreib-Setup mit Todoist

Meine Schreibaufgaben verwalte ich in Todoist. Für meine Blogs und für Kunden habe ich jeweils ein eigenes Projekt in Todoist. Jeder Artikel, auch jede Idee, erhält eine Aufgabe mit einem „Arbeitstitel“ als Aufgabenname. Neben dem Namen kann jede Aufgabe diese Eigenschaften haben (muss sie aber nicht):

  • Prioritäten
  • Fälligkeitsdatum
  • Priorität
  • Erinnerungen
  • Kommentare
  • Unteraufgaben (beispielsweise „Recherchiere X,Y,Z“)

Möglicherweise kommt mir eine spontane Idee zu einem Artikel, von dem ich außer dem Arbeitstitel noch keine weiteren Vorstellungen habe. Dann lege ich eine Aufgabe direkt in Todoist an – oder ich schicke eine Mail an Todoist mit dem Arbeitstitel als Betreff und eventuell noch ein oder zwei erläuternden Sätzen als Text. Todoist macht daraus eine Aufgabe in meinem Todoist-Eingang.

Kommentare in Aufgaben benutze ich für Artikel in Todoist kaum, bestenfalls erläutere ich meine Idee mit ein oder zwei Sätzen im Kommentar. Alles weitere notiere ich in Evernote (oder direkt im Artikel).

Evernote

Sobald ich mehr als ein oder zwei Sätze zu einem Artikel notieren will, lege ich für den Artikel in Evernote eine Notiz mit demselben Arbeitstitel als Titel für die Notiz an. Außerdem kopiere ich mir den Evernote-Link zur Notiz. Den Aufgabennamen in Todoist versehe ich dann mit dem Evernote-Link:

evernote:view/27131/s1/512cacb9-93a1-4187-bee2-6c53724fc03c/519cacb9-93a1-4137-bei2-6c53441fc03c/ (Mein Schreib-Setup)

In Todoist bekommt der Aufgabenname ein Evernotesymbol, und beim Klicken auf den Aufgabennamen öffnet sich die Evernote-Notiz.

In der Evernote-Notiz hinterlege ich Gedanken(sprünge), Ideen, Aufzählungslisten, kurze Absätze im Unreinen und vor allem Links zu Quellen, über die ich irgendwann (oder beim Erstellen der Aufgabe) stolpere. Wenn ich ziemlich sicher bin, dass ich einen Quellenartikel für diesen Artikel verwenden werde, erfasse ich den Artikel mit dem Evernote Web Clipper. Wann immer es geht, speichere ich dabei nur den Artikel und nicht die komplette Seite („Page“) in Evernote. Den Evernote-Link zu dem Quellenartikel kopiere ich dann in meine primäre Aufgabennotiz. Damit habe ich die Aufgabennotiz und zugehörige Quellenartikel jederzeit auch offline zur Verfügung.

Wenn ich, beispielsweise beim Surfen, auf einen Artikel stoße und mir ein möglicher eigener Artikel dazu einfällt, lege ich eine Notiz in Evernote an. Das können beispielsweise sein:

  • Ein freier Text, dem ich bereits einen Arbeitstitel verpasse.
  • Ein Foto von etwas, das mir „über den Weg läuft“.
  • Ein Artikel, den ich mit dem Web Clipper erfasse.

Manchmal schiebe ich einen Text, ein Foto oder einen Artikel erst einmal in meine Inbox in Evernote. Bei meiner täglichen Morgen- oder Abendroutine stoße ich dann auf die Evernote-Notiz, lege ich gegebenenfalls noch meine Artikel-Notiz an, und lege ich eine Artikel-Aufgabe in Todoist an.

Evernote benutze ich eher für die Quellensammlung „on the fly“, während ich also gar nicht am Artikel schreibe (oder an einem ganz anderen). Ich stolpere in einem anderen Zusammenhang über einen Quellenartikel und denke mir, der könnte doch für „Arbeitstitel“ interessant sein. Also speichere ich ihn vorsichtshalber ab (oder den Link dazu.

Zotero

Mein Schreib-Setup mit Zotero

Mein Schreib-Setup mit Zotero

Neben Evernote benutze ich für die Quellenverwaltung (ich nenne es Rechercheverwaltung) weiterhin noch Zotero. Zotero ist eigentlich eine Literaturverwaltungssoftware für Mac, Windows und Linux. Die Installation erfolgt standalone oder als Browsererweiterung für Firefox. Es gibt Plugins für Browser, Word und Libreoffice.

Zotero [zoh-TAIR-oh] is a free, easy-to-use tool to help you collect, organize, cite, and share your research sources.

Der Vorteil von Zotero liegt in der Optimierung für Literatur und für strukturierte Daten. Das sorgt beispielsweise dafür, dass beim Speichern eines Buches von Amazon (vial Link) Daten wie ISBN oder Autor strukturiert abgelegt werden. Wikipedia-Seiten werden mit Daten wie Page Version ID abgespeichert, außerdem wird ein Snapshot (eine Offlineversion) abgelegt. Auch andere Webseiten werden mit der Browser-Erweiterung zuverlässig gut und mit einem Snapshot abgelegt. Auch PDF-Dateien lassen sich gut in Zotero ablegen, mit Eigenschaften wie Schlagworten versehen und per Volltextsuche recherchieren. Dabei können es sowohl PDF-Dateien zum Download sein (wie Whitepaper) als auch solche PDF-Dateien, die ich mit Print Friendly & PDF erzeugt habe.

Die Bibliothek von Zotero wird lokal gehalten aber synchronisiert mit der Zotero-Datenbank. Zotero unterscheidet “Data Syncing” (Einträge, Notizen, Schlagworte etc.) und “File Syncing” (Dateianhänge) (siehe Syncing). Speicher für Data Syncing ist kostenlos und hat keine Begrenzung, Speicher für File Syncing ist nur bis zu 300 MB kostenlos (2 GB für $20/Jahr, 6 GB für $60/Jahr, unbegrenzt für $120/Jahr). Der Clou ist jedoch, dass File Syncing für einem eigenem WebDAV-Speicher konfiguriert werden kann. Ich nutze daher meine Owncloud im eigenen NAS-Server, wo ich noch ein paar Terabyte frei habe.

Zotero benutze ich, wenn ich konkret für einen Artikel recherchiere. Dazu lege ich dann in Zotero eine Sammlung mit dem Arbeitstitel als Namen an. Eine Sammlung ist

… eigener Ordner, in den Einträge projekt- oder themenbezogen einsortiert werden können. Zu einer Sammlung können weitere Unterordner angelegt werden. Einträge in Sammlungen sind Aliase, keine Duplikate.

Ein Eintrag (also ein Buch, ein Artikel etc.) kann in mehreren Sammlungen sein. Wenn ich dann für einen Artikel recherchiere, kann ich zukünftig (so der Plan) auf ähnliche Artikel in einer anderen Sammlung zurückgreifen.

Ich gebe zu, dass die Zweiteilung der Quellen-/Rechercheverwaltung in Evernote und Zotero auf den ersten Blick unförmig wirkt. Ich habe allerdings die Erfahrung gemacht, dass Evernote schnell unübersichtlich wird, wenn ich Hunderte von Artikel darin abgelegt habe. Wenn ich versuche, alles Mögliche und Unmögliche inklusive vieler großer Artikel in Evernote zu packen, wird mir Evernote einfach zu sperrig und überbordend.

WriteMonkey

Mein Schreib-Setup mit WriteMonkey (inkl. Jumps und Preview)

Mein Schreib-Setup mit WriteMonkey (inkl. Jumps und Preview)

Auf meinen Windows-Rechnern nutze ich WriteMonkey, ein sehr guter (wenn auch nicht unbedingt „sexy“) Markdown-Editor (mehr über Markdown-Editoren für Windows, Mac und online). Mit Markdown 4 konzentriere ich mich auf den Text und nicht die Oberfläche des Editors. Das beispielsweise kann WriteMonkey:

  • Wort- und Zeichenzähler
  • Überschriftennavigation
  • Fussnoten
  • Auto Save
  • Plugins (beispielsweise Lorem-Ipsum-Generator, Pomodoro-Timer), allerdings nur gegen eine finanzielle Unterstützung
  • Export in Word, HTML (Datei und Zwischenablage)
  • Zieldefinition und Fortschrittsanzeige (wie viele Wörter oder Zeichen ich schreiben möchte und schon geschrieben habe)
  • Umfangreiche Konfiguration wie Schriften, Farben, Hintergründen, Fußzeile
  • Wörterbücher
  • Konfigurierbare Nachschlagelinks für Online-Sites wie Wörterbücher, Wikipedia
  • Ablenkungsfreies Schreiben

WriteMonkey ist ein richtig guter Markdown-Editor, und darin ist er um ein Wesentliches besser als Scrivener.5

(Übrigens arbeitet Iztok Stržinar inzwischen an WriteMonkey 3)

Mein Schreib-Setup im Explorer

Mein Schreib-Setup im Explorer

In meiner Owncloud habe ich einen Ordner „Writing“ mit Unterordner für meine Blogs oder Kunden(blogs). Jeder Artikel bekommt im entsprechenden Unterordner eine Markdown-Datei mit dem Arbeitstitel als Dateinamen. Fotos oder Grafiken für den späteren Blogartikel bekommen als Dateinamen dann Arbeitstitel_Fotoname.Erweiterung.

Fazit

Artikel bis zu einer Länge von etwa 2.000 Wörtern werde ich zukünftig (soweit dem nicht andere Anforderungen entgegenstehen) in meinem Setup aus Todoist, Evernote, Zotero und WriteMonkey verwalten, recherchieren und schreiben. Weitere Vorteile hat die Verwendung unterschiedlicher Plattformen übrigens auch: Das schnelle Umschalten unter Windows mit ALT+TAB oder WIN+Tab sowie das „Fensterln“ auf zwei großen Monitoren auf meinem Schreibisch.

P.S. Wenn Sie sich fragen sollten, warum ich so viele Fußnoten in diesem Artikel erstellt habe, dann sollten Sie diese Fußnote lesen: 6.


  1. Eigentlich müsste ich jedoch nicht krampfhaft versuchen, einen Casus Hamm zu vermeiden, weil ich bedeutungslos bin
  2. WriteMonkey sagt mir, es wurden etwa 1.500 Wörter. 
  3. „Warum ich Scrivener doch nicht fürs Bloggen benutze“ ist genügend Stoff für einen weiteren Artikel, den ich … einen Moment bitte … in meine Artikelplanung in Todoist einfüge. 
  4. Siehe Markdown Syntax und Markdown Extra
  5. Einige Vorzüge von WriteMonkey, auch gegenüber Scrivener, hat Dane Tyler in „Why WriteMonkey?“ beschrieben 
  6. Bisher habe ich noch keine Fußnoten in Markdown benutzt, also probiere ich es einmal aus.