Social Business, Enterprise 2.0, (Social) Collaboration, Social Software

Gestern nachmittag habe ich für die Social Business Arena einen Google Hangout zum Thema „Future Workplace“ moderiert. Knapp 50 Minuten dauerte der Hangout On Air. Für mich war es der erste dieser Art – und er hat mir viel Spaß bereitet. Spaß war übrigens auch ein Thema im Hangout ;-)

Die Teilnehmer des Hangouts waren:

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Video-Link: http://www.youtube.com/watch?v=6J4TfVUkwuM

[ Direktlink YouTube: Social Business Arena @ CeBIT – Pre-Event-Hangout: Future Workplace ]

Für diejenigen, die sich für das Thema „Future Workplace“ (oder auch „Digital Workspace“) interessieren, gibt es die Liste zum Thema aus der Blogparade Future Workplace:

Social Business Tag Cloud

Im Februar biete ich wieder ein Social Business Seminar für Geschäftsführer, Entscheider und Projektleiter an. Im Seminar gebe ich eine Übersicht zum Thema und beantworte Fragen wie zum Nutzen, zur Einführungsstrategie und zu den Herausforderungen.

Social Business ist die Antwort auf die Entwicklung der Industriegesellschaft hin zu einer Dienstleistungs- und Informationsgesellschaft, die einem ständigen Wandel unterworfen ist. Einer Gesellschaft, in der starre Prozesse den Veränderungen des Marktes immer weniger standhalten. Immer mehr kommt es darauf an, Wissen zu teilen, abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten und Ideen gemeinsam weiterzuentwickeln.

Eng verbunden mit Social Business sind der Einsatz von Social Intranet und von Social Collaboration. Kaum ein Gebiet ist derart umfangreich wie Social Business – und auch derart weich, was die Abgrenzung angeht. Das verunsichert manche Entscheidungsträger, die sich vor dem Schritt zu Social Business und/oder Social Intranet eine Übersicht verschaffen möchten. Diese Übersicht erhalten sie in meinem Seminar.

Das Seminar dauert sechs Stunden (inklusive Mittagspause) und findet von 10 bis 16 Uhr in Freiburg bei der Intrexx Akademie von United Planet statt. Vom ICE-Bahnhof aus sind es weniger als fünf Minuten zu Fuß. United Planet bietet mit Intrexx Share eine Social Business Plattform an, das Seminar ist jedoch komplett unabhängig sowohl vom Produkt als auch von United Planet.

Das Programm

  • Social Business: Begriffsbestimmung und Historie
  • Wertschöpfung und Nutzen: Was bringt Social Business?
  • Die richtige Einführungsstrategie
  • Herausforderungen bei der Nutzung
  • Social Business Readiness Check
  • Reichlich Gelegenheit zu Fragen und Diskussion

Falls Sie das noch nicht überzeugt hat: Es gibt Catering, Kaffee und WLAN :-)

Ich würde mich freuen, Sie am 20. Februar in Freiburg zu begrüßen:

Seminarseite mit Beschreibung und Buchung

Social Business Arena am 10. und 11. März 2014 auf der CeBIT

Derzeit ist es etwas ruhiger hier im Blog. Das liegt zugegebenermaßen teilweise an dem Schreibenden, der sein Schreibroulette durchzieht und bereits bei 90 Minuten angekommen ist. Es liegt unter anderem aber auch an an dem Projekt der Social Business Arena:

Die Social Business Arena @ CeBIT ist der Treffpunkt für Social Business Experten, Praktiker und Interessierte auf der CeBIT 2014. Die Arena ist sowohl ein zweitägiger Fachkongress, ein Networking-Event wie auch Marktplatz für Lösungen und Dienstleistungen in diesem Themenfeld.

Am 10. und 11. März ist dort in der Halle 6 ein übergreifender „Hub“ für alle Freunde und Feinde des Social Business (und solche, die es vielleicht noch werden wollen). Ich begleite die Social Business Arena als Social Media Manager im Social Business Arena Blog und anderen Sozialen Medien wie auf Facebook, Google+ und Twitter.

Gerade haben wir die Social Business Themenwochen angekündigt. In vier Wochen diskutieren wir vier Themen zu Social Business:

  • Future Workplace: Das technologische Konzept zum Future Workplace
  • Social Adoption: Die Herausforderungen der Einführung und Etablierung von neuen Kommunikations- und Kollaborationsansätzen mit Hilfe von Social Technology
  • Social Transformation: Herausforderungen der Notwendigkeit der Veränderung und Neugestaltung der Organisation und des Managements für den Future Workplace
  • Projekt- und Veränderungsmanagement: Die Aktionspläne für das Projekt- und Veränderungsmanagement auf dem Weg zum Future Workplace

Ich würde mich freuen, wenn der eine oder die andere sich in den nächsten Wochen mit einem Blogartikel oder Kommentaren beteiligt. Oder sich auf einen der Hangouts aufschaltet. Schauen Sie einfach mal rüber und dann… überlegen Sie sich doch schon einmal etwas für die

Social Business Themenwochen

P.S. Natürlich bin ich auch auf der CeBIT zur Social Business Arena. Sehen wir uns dort?

The World is changing

The World is changingAm Montag Abend war ich bei Berater e.V. in der Mainzer Universität. Die Berater sind Studenten, die als Praxis auch Unternehmen beraten ;-)

Als Einstieg und begleitend zur Diskussion habe ich eine Präsentation zu Social Business gezeigt. Ich habe mich über die lebhafte Diskussion sehr gefreut. Tatsächlich kamen dann auch ziemlich am Anfang schon solche Fragen wie:

Ist das nicht schwierig, gibt es da nicht Widerstände?

Ohne Tonspur fehlt natürlich was  :-)

Social Collaboration Framework

Mit dem Social Collaboration Framework begegnen Sie den Herausforderungen einer veränderten Wirtschafts- und Arbeitswelt. Im zweiten Teil stelle ich Ihnen die vier weiteren Bausteine Netzwerk, Usability, Kommunikation und Kollaboration vor und beschreibe ich ein typisches Vorgehen zur Einführung sowie typische Fallstricke.

Social Collaboration Framework

1. bis 3. Ziele/Aufgaben/Projekte, Infrastruktur und Konnektivität

Im ersten Teil über das Social Collaboration Framework habe ich Ihnen die Bausteine Ziele/Aufgaben/Projekte, Infrastruktur und Konnektivität erläutert. Sie sind eine wesentliche Grundlage für die erfolgreiche Einführung von Social Collaboration. Ausgehend von dieser Basis analysieren Sie die weiteren Bausteine und entscheiden Sie sich für ein Vorgehen in Ihrem Unternehmen.

4. Netzwerk

Das Netzwerk umfasst einerseits als zentrales Element seine Mitglieder und andererseits die Elemente, damit dieses Netzwerk und seine Aktivitäten abgebildet werden. Bei den Mitgliedern stellt sich die Frage, ob dies dauerhaft wirklich nur die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens sein werden. Zu Beginn kann dies durchaus der Fall sein. Doch sollten Sie überlegen, ob es nicht später bei einzelnen Projekten oder größeren Einkaufsvorhaben sinnvoll sein kann, Externe zumindest zeitweise zu Ihrem Netzwerk hinzuzufügen. Beispielsweise kann es vorteilhaft sein, bei einer größeren Produktentwicklung einen besonders wichtigen Technologielieferanten von vornherein mit zu beteiligen.

Die Mitglieder vernetzen sich über Gruppen oder über persönliche Beziehungen. Gruppen können sein:

  • Abbildungen der formal bestehenden Aufbauorganisation (beispielsweise Abteilungen, Bereiche, Gremien)
  • Abbildungen der formal bestehenden Ablauforganisation (also beispielsweise einer abteilungsübergreifend einer Prozesskette)
  • Projektorganisationen (Projekte mit Teilprojekten), die konkret und zielorientiert eine übernommene Aufgabe verfolgen
  • Mitglieder mit gemeinsamen Interessen (Communities of Interest)
  • Mitglieder aufgabenorientierter Gemeinschaften (Communities of Practice); einen besseren deutschen als diesen sperrigeren Begriff finde ich leider nicht. Es geht hier um Mitglieder, die ähnliche Aufgaben haben oder hatten und die informell miteinander verbunden sind

Mitglieder und Gruppen als auch andere Objekte (beispielsweise ein Projekt) verfügen über Profile, anhand derer sich ein “Neuling” jederzeit sehr schnell einen Überblick verschaffen kann. Dies kann notwendig oder hilfreich sein im Rahmen des Onboardings neuer Mitarbeiter, des Einarbeitens eines neuen Projektmitglieds oder auch beim Erkunden von Personen oder Gruppen mit ähnlichen Interessen oder Aufgaben.

Das Netzwerk oder auch Teilmengen davon dienen als Transportmedium für Inhalte, Ziele und Kommunikation. Achten Sie einmal auf die Netzwerkbildung in Ihrem Unternehmen, die bereits jetzt beispielsweise bei Projekten oder auch in der Kaffeeküche oder auf der Weihnachtsfeier stattfindet.

5. Usability (Benutzerfreundlichkeit)

Eine wichtige Anforderung an eine Social Collaboration-Umgebung ist die der Benutzerfreundlichkeit. Die Mitglieder sollen sich nicht mit Schulungen oder Handbüchern aufhalten sondern umgehend ihr Netzwerk aufbauen und zusammen arbeiten. Eine Oberfläche muss auch aus Akzeptanzgründen einfach und flüssig zu bedienen sein. Bedienelemente, die den Mitarbeitern aus ihren privaten Anwendungen (Amazon, Facebook, Whatsapp) bekannt sind, fördern den schnellen Einstieg.

Die Umgebung soll möglichst alle im Unternehmen eingesetzte Plattformen unterstützen (Browser, Betriebssysteme). Besondere Aufmerksamkeit gilt dem Mobilzugang. In Zeiten von Smartphone und Tablets, die auch zunehmend von Unternehmen eingesetzt werden, gilt es, den Mitglieder die Nutzung nicht nur am festen Arbeitsplatz sondern auch mobil zu ermöglichen. Dabei geht es je nach Unternehmensumgebung um Mitarbeiter im Außendienst aber auch beispielsweise in der Produktion oder im Meetingraum (auch wenn der Einsatz zielgerichtet und vereinzelt erfolgen sollte). Möglicherweise setzen Sie im Unternehmen derzeit nur eine begrenzte Anzahl von Plattformen ein. Doch erstens wird sich dies im Laufe der nächsten Jahre ändern und zweitens können Sie nicht voraussehen, über welche Endgeräte und Plattformen externe Mitglieder möglicherweise bereits in wenigen Monaten verfügen.

Achten Sie auf eine einfache und zugleich mächtige Suche, die auch Dokumente im Volltext durchsucht.

Eine E-Mail-Anbindung sollte selbstverständlich sein, damit Mitarbeiter ihre Benachrichtigungen in ihrer gewohnten Umgebung (beispielsweise Microsoft Outlook) erhalten können. Von dort aus sollten sie direkt über einen Link entsprechend Aktionen anstoßen können (beispielsweise das vom Kollegen bearbeitete Dokument öffnen).

Bei vielen klassischen ERP-Lösungen (Enterprise-Resource-Planning) verhindert neben der umständlichen Bedienung die zentrale Administration eine durchgängige Akzeptanz. Die Administration der Social Collaboration-Umgebung soll weitgehend in der Umgebung selbst stattfinden. Das Anlegen einer Gruppe oder die Vergabe von Berechtigungen darf nicht von einer zentralen Stelle abhängig sein, die über diverse Antragsformulare mit mehreren Stufen erreicht wird – und die dann aufgrund eines Formfehlers ablehnt.

Selbstverständlich dürfen Externe nur in klar eingeschränkten Bereichen ihrer Kollaborationsumgebung mitarbeiten. Aber dieselbe Anforderung gibt es ebenso bei Ihren eigenen Mitarbeitern. Nicht jeder Mitarbeiter darf wirklich alles sehen oder bearbeiten. Eine Gruppe kann von jedem gegründet werden, der Gründer ist automatisch Administrator und kann weitere Administratoren hinzufügen. Bei den Gruppen haben sich Konstruktionen wie diese etabliert:

  • Geheim: Die Gruppe ist nur sichtbar für Mitglieder, nur Administratoren können Mitglieder hinzufügen. Auch können Mitglieder, Beiträge, Dokumente und andere Objekte nur von Mitgliedern gesehen beziehungsweise bearbeitet werden
  • Geschlossen: Die Gruppe erscheint auf Listen oder in der Suche, aber die Mitglieder, Beiträge, Dokumente etc. können nur durch die Mitglieder gesehen beziehungsweise bearbeitet werden. Gruppenmitglieder werden hierzu nur durch gewährten Antrag oder durch eine Einladung durch Administratoren oder berechtigte Mitglieder.
  • Öffentlich: Die Gruppe und ihre Objekte sind für jeden sichtbar, jeder kann der Gruppe beitreten und mitarbeiten

[ Beispiel: Facebook-Gruppen ]

Es gibt je nach Umgebung weitere Abstufungen oder Berechtigungsebenen. Je vielfältiger die Möglichkeiten sind, desto höher sind allerdings oft die Akzeptanzhürden und der Verwaltungsaufwand. Weniger ist manchmal mehr: Eine möglicherweise hundertprozentige Lösung nutzt Ihnen wenig, wenn sie nicht oder nur ungern von den Mitgliedern des Netzwerks genutzt wird.

6. Kommunikation

Kommunikation (lateinisch communicare „mitteilen“) ist der Austausch oder die Übertragung von Informationen. „Information“ ist in diesem Zusammenhang eine zusammenfassende Bezeichnung für Wissen, Erkenntnis oder Erfahrung. Mit „Austausch“ ist ein gegenseitiges Geben und Nehmen gemeint. „Übertragung“ ist die Beschreibung dafür, dass dabei Distanzen überwunden werden können, oder es ist eine Vorstellung gemeint, dass Gedanken, Vorstellungen, Meinungen und anderes ein Individuum „verlassen“ und in ein anderes „hinein gelangen“.

[ Seite Kommunikation. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 5. Dezember 2013, 12:49 UTC. (Abgerufen: 18. Dezember 2013, 17:15 UTC) ]

Ich verspüre Unbehagen, wenn von “Übertragung” die Rede ist. Denn dies suggeriert, man könne „nicht kommunizieren“. Kommunikation ist für mich immer Dialog, denn erstens ist auch das Nicht-Reagieren auf eine Information eine Information, und zweitens ist das veraltete Sender-/Empfänger-Modell durch das Netzwerk- bzw. Systemmodell abgelöst. Der Kommunikations-Baustein sorgt mit seinen Elementen dafür, dass die Mitglieder der Social Collaboration-Umgebung miteinander möglichst vielfältig und vor allem situationsgerecht kommunizieren können. Beispiele für Elemente sind:

  • Nachrichten/News: Eine Nachricht wird von einem Mitglied an ein einzelnes oder an mehrere Mitglieder als Beginn einer Kommunikation gesendet. Dieses Mitglied kann auch stellvertretend für eine Organisationseinheit oder Gruppe agieren. Die Kommunikation erfolgt asynchron (d.h. zeitlich versetzt)
  • Diskussionen: “Gemeinsam untersuchen, erörtern, und besprechend erwägen”, wobei im Unterschied zur Nachricht (oder besser: Beim Austausch von Nachrichten) öffentlich diskutiert wird. Ich sehe Blog als eine Diskussionsform
  • Status Updates (explizite Kurznachrichten) : Informieren über den Status eines Mitglieds oder einer Gruppe
  • Activity Streams: Im Gegensatz zu den Status Update werden hier indirekt durch Aktivitäten wie das Bearbeiten eines Dokuments Nachrichten erzeugt)
  • Messaging (inklusive Präsenzanzeige): Im synchronen Chat (auch im Gruppenchat) werden in flüchtiger Unterhaltungen Nachrichten in geschlossenem Kreis ausgestauscht. Präsenzanzeigen mit bewusster Anzeige (beispielsweise “Ich bin online”, “Ich bin beschäftigt”, “Ich bin abwesend”) signalisieren einem möglichen Partner, welche Art der Kommunikation gerade geeignet ist. So kann beispielsweise auf eine Nachricht ausgewichen werden. Messaging gibt es ohne die Präsenzanzeige bereits seit vielen Jahren in Unternehmen – denn ein Telefongespräch ist nichts anderes als Messaging im Audioformat :-)
  • Gemeinschaftliche Lesezeichen: Sie werden gemeinsam geteilt und oft mit Schlagworten vershen (beispielsweise zu einer Arbeitsgruppe)
  • Abonnieren: Das Abonnieren ermöglicht dem Folgen von anderen Mitgliedern, Nachrichten, Dokumenten oder generell Objekten, die eine Änderung erfahren (oder durchführen bei Mitgliedern)

Eine Kommunikation kann oftmals auch ohne offensichtliches Ziel erfolgen (“Small Talk”), doch selbst dann stärkt sie beispielsweise die Bindung im Netzwerk (s.a. Interpersonal ties).

7. Kollaboration

Eine Kollaboration (lat. con- „mit-“, laborare „arbeiten“) ist die Mitarbeit bzw. Zusammenarbeit mehrerer Personen oder Gruppen von Personen.

[ Seite Kollaboration. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 3. Dezember 2013, 00:35 UTC. (Abgerufen: 18. Dezember 2013, 16:29 UTC) ]

Die Definition von Wikipedia ergänze ich um folgende Aspekte:

  • Es handelt sich um ein zielorientiertes Zusammenarbeiten
  • Die Beteiligten (Mitglieder/Personen oder Gruppen) können sich im Zeitablauf entwickeln
  • Die Zielausprägung kann sich im Zeitablauf ändern

Kollaboration kann zu allgemeinen Zielsetzungen wie diesen erfolgen:

  • Zugang zu Information und Wissen verbessern
  • Produktivität und Teamleistung erhöhen
  • Zufriedenheit & Engagement von Kunden, Partnern und Mitarbeitern erhöhen
  • Zusammenarbeit und Vernetzung erhöhen
  • Agilität und Innovationsfähigkeit erhöhen
  • Reputation erhöhen
  • Kosten reduzieren

Es kann allerdings auch konkreter werden:

  • Die Belegschaft über die aktuelle wirtschaftliche Lage des Unternehmens informieren und Fragen der Mitarbeiter beantworten
  • Ausschreibungsunterlagen für den Neubau der Produktionshalle erstellen
  • Planung und Umsetzung des nächsten größeren Updates der ERP-Software
  • Szenarien für die technologische Entwicklung im Bereich der Produktionsautomation entwickeln
  • Marktentwicklungen erfassen, diskutieren und Möglichkeiten für die strategische Ausrichtung der nächsten fünf Jahre sondieren
  • Durchführung eines MOOCs zur Erhöhung des Wissensstandes im Unternehmen und der Wettbewerbsfähigkeit am Markt

Kollaboration findet daher nicht zwangläufig operativ oder zur Umsetzung einer wertschöpfenden Aufgabe (im Bereich der Wertschöpfungskette) durch. Zur Durchführung von Kollaboration dienen Elemente, die es generell bereits zu Zeiten von Papier, E-Mail, Word und Co gab:

  • Aufgaben: Konkrete Aufgaben mit einem Zieldatum und möglicherweise Abhängigkeiten
  • Termine: Kalendarische Termine für Aufgaben oder einzelne Tätigkeiten
  • Meetings/Veranstaltungen: Gemeinschaftlicher Austausch von Informationen, Argumenten; Erstellung von Dokumenten oder Dokumentationen
  • Dokumente: Gemeinschafltiches Bearbeiten von Dokumenten, möglicherweise auch parallel zur selben Zeit von mehreren Personen. Dies können außer Textdokumenten beispielsweise auch Präsentationen, Tabellen oder ein gemeinsamer Bildschirm sein
  • Dokumentversionen: Die Erstellung von Versionen von Dokumenten sollte heutzutage vollautomatisch erfolgen
  • Umfragen: Das einfache Abfragen als auch komplexeres Befragen beispielsweise als Feedbackkanal
  • Ideen und Bewertung: Eng verwandt ist die Sammlung und Generierung von Ideen sowie deren Bewertung
  • Archivierung: Die Archivierung von Aufgaben, Dokumenten und anderen Objekten soll möglichst einfach sein, gleichzeitig soll auch der Zugriff auf bereits archivierte Objekte einfach erfolgen. Archivierung war bislang ein “Wegsperren” für den Notfall. Diese Archivierung sollte ersetzt werden durch ein “Ausblenden” von Objekten, auf die man dennoch bei Bedarf einfach zugreifen können sollte

Im Gegensatz zu den Möglichkeiten von ein paar Jahren können solche Elemente jetzt raum- und zeitübergreifend und verhältnismäßig einfach zur Kollaboration eingesetzt werden.

Vorgehen

Klopfen Sie die Bausteine des Social Collaboration Frameworks in Ihrem Unternehmen ab. Aus den Elementen der einzelnen Bausteinen ergeben sich die Kriterien zur Auswahl sowohl einer geeigneten Software als auch eines Partners zur Umsetzung. Fragen Sie sich, welche Teile Sie wirklich selbst erbringen können (z.B. in der IT-Infrastruktur).

Ein Beispiel zur Kommunikation: Ist Ihr Unternehmen auf eine netzwerkorientierte Kommunikation vorbereitet? Wen müssen Sie dazu einbinden, und welche besonderen Maßnahmen sollten Sie vorsehen? Und falls Sie nicht vorbereitet sind: Können Sie aus eigenen Ressourcen eine geeignete Kommunikation aufbauen? Oder sollten Sie für die Kommunikation einen externen Partner für die Einführungsphase hinzuziehen?

Beim Abklopfen der Bausteine und Elemente bauen Sie außerdem eine Liste der benötigten Partner innerhalb ihres Unternehmens auf. Das sind dann die Stakeholder (z.B. Betriebsrat, Datenschutzbeauftragter, Mitarbeiter, Führungskräfte), die mit ins Boot und/oder “enabled” werden müssen. Fragen Sie sich dazu bei jedem Element:

  • Wenn kann ich dazu für weiteren Input fragen?
  • Wer könnte daran Interesse haben?
  • Wer wird sehr schnell damit arbeiten?

Einige auf dieser Liste werden Sie dann in Ihr Projektteam holen, andere werden Sie im Laufe des Projekts für einen Austausch hinzu holen. Möglicherweise werden Sie eine permanente Austauschgruppe aufbauen, mit der Sie ihr im Wachsen begriffene Social Collaboration testen können und durch die Sie wichtige Hinweise gewinnen können.

Aufgrund der Vielfalt der Bausteine ergibt sich wahrscheinlich eine sehr gemischte Truppe, und das ist gut so. Dafür holen Sie sich viel wertvollen Input für Ihr Vorhaben. Und letztendlich stellen sich bei den Stakeholdern auch oft Grundsatzfragen wie “Wieso haben wir das immer so gemacht, müssten wir jetzt nicht normalerweise…?”. Ignorieren Sie diese Kulturfragen nicht sondern nutzen Sie die Gelegenheit zum Austausch und zum Justieren Ihres Vorgehens.

In jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche bestehende Prozesse, Vorgehensweisen und Kulturen. Deswegen werden Sie auf Basis des Social Collaboration Frameworks ein auf Ihr Unternehmen abgestimmtes Vorgehen entwickeln. Ein typisches Vorgehen:

  1. Bestands- und Anforderungsanalyse: Dazu ermitteln Sie schwerpunktmäßig vier bis sechs mögliche Anwendungsfälle (“Use Caes”) und definieren Sie Entscheidungskriterien. Die Basis ist ein Team aus verschiedenen Hierarchien und Abteilungen (je nach Unternehmensgröße zwischen vier und acht Mitarbeitern, deutlich mehr nur mit Bauchschmerzen). Dieses Basisteam befragt die Stakeholder im Unternehmen und gewinnt wichtige Einsichten.
  2. Entscheidungsphase: Hier erfolgt die Festlegung von zwei oder drei Anwendungsfällen, der Entscheidungskriterien sowie weiterer Rahmenbedingungen wie das zur Verfügung stehende Budget für den nachfolgenden Piloten. Achten Sie bei der Auswahl der Anwendungsfälle, dass diese keine aufwändige langfristige Planung und Umsetzung erfordern, sondern dass Sie für die Beteiligten “Quick Wins” erzielen.
  3. Pilotphase: Stellen Sie für die Pilotphase die nötige (Sofware-)Infrastruktur zur Verfügung, holen Sie die Anwender für die zwei oder drei Anwendungsfälle ins Boot und nutzen Sie den Piloten als Lernphase für Korrekturen. Möglicherweise sind dabei zuvor eindeutige Kriterien ihrer Architektur betroffen. Je früher Sie daher kritische Hinweise aufnehmen und analysieren, desto besser.
  4. Ausweitungsphase: Überprüfen Sie die ersten Anwendungsfälle und was Sie daraus gelernt haben. Planen sie die sukzessive Ausweitung auf mehr Use Cases und die Teilnahme weiterer Teilnehmer (Hierarchien/Abteilungen). Achten Sie auch hier dabei auf Quick Wins, starten Sie jedoch auch bereits ein oder zwei Anwendungsfälle, die etwas komplexer sind. Die Erfahrungen hieraus werden Ihnen später bei weiteren Fällen helfen.
  5. Produktionsphase”: Führen Sie immer mehr Anwendungsfälle ein. Achten Sie darauf, dass jeder Anwendungsfall von einem Verantwortlichen betreut wird. Sehen Sie die Anwendungsfälle als andauernde Reise und nicht als endgültige Meilensteine.

Fallstricke

Bei dem Vorgehen zur Einführung einer Social Collaboration in Ihrem Unternehmen sollten die Architektur und die Kriterien initial ermitteln und dann ständig optimieren. Die Architektur kann beispielsweise vom Projektkreis ausgehen und durch Gespräche mit den Stakeholdern verbessert und korrigiert werden.

Beim Abklopfen des Frameworks werden Sie oft auf diese Fallstricke stoßen:

  • Es gibt vielfältige Sicherheitsbedenken (z.B. Cloud, Vertraulichkeit der Partner beziehungsweise Mitarbeiter)
  • Es gibt noch keine strategische Ausrichtung der Social Media an Businesszielen
  • Eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit kratzt an Machtsilos
  • Isolierte Umsetzungsansätze in verschiedenen Abteilungen aufgrund dieser Silos oder aufgrund hierarchieorientierter Kommunikation sorgen für Verwirrung oder doppelten Aufwänden
  • Social Collaboration wird aufgrund des Schlagwortes als ein reines IT- und Softwareprojekt gesehen, und eigentlich Beteiligte winken ab (“Die IT soll das mal installieren, das geht eh schief…”)

Die Welt ist inzwischen derart schnelllebig geworden, dass Veränderungen in der Umwelt und der Anforderungen erst während des Projektfortschrittes auftreten oder erkennbar werden. Mit einer offenen Komunikationskultur können Sie jedoch dafür sorgen, dass solche Einflüsse möglichst früh erkannt werden. Rechnen Sie mit Änderungen und vor allem auch mit Fehlern und planen Sie ihre Beseitigung mit ein im Sinne einer “Beta-Haltung”.

Social Collaboration? Social Intranet? Social Business? Alles ist vernetzt und viele Fragen bleiben. Im Januar 2014 biete ich ein Social Business Seminar für Geschäftsführer, Entscheider und Projektleiter an:

Social Business Seminar

 

Weitere Informationen rund um Themen zu (Social) Collaboration und ergänzende Links zum Fachartikel „Social Collaboration für Unternehmen“ finden Sie auf der

Social Collaboration Seite

Social_Business

Im Januar biete ich ein Social Business Seminar für Geschäftsführer, Entscheider und Projektleiter an. Im Seminar gebe ich eine Übersicht zum Thema und beantworte Fragen wie zum Nutzen, zur Einführungsstrategie und zu den Herausforderungen.

Social Business ist die Antwort auf die Entwicklung der Industriegesellschaft hin zu einer Dienstleistungs- und Informationsgesellschaft, die einem ständigen Wandel unterworfen ist. Einer Gesellschaft, in der starre Prozesse den Veränderungen des Marktes immer weniger standhalten. Immer mehr kommt es darauf an, Wissen zu teilen, abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten und Ideen gemeinsam weiterzuentwickeln.

Eng verbunden mit Social Business sind der Einsatz von Social Intranet und von Social Collaboration. Kaum ein Gebiet ist derart umfangreich wie Social Business – und auch derart weich, was die Abgrenzung angeht. Das verunsichert manche Entscheidungsträger, die sich vor dem Schritt zu Social Business und/oder Social Intranet eine Übersicht verschaffen möchten. Diese Übersicht erhalten sie in meinem Seminar.

Das Seminar dauert sechs Stunden, findet am 31. Januar zum ersten Mal statt und geht von 10 bis 16 Uhr in Freiburg bei der Intrexx Akademie von United Planet. Vom ICE-Bahnhof aus sind es weniger als fünf Minuten zu Fuß. United Planet bietet mit Intrexx Share eine Social Business Plattform an, das Seminar ist jedoch komplett unabhängig sowohl vom Produkt als auch von United Planet.

Das Programm

  • Social Business: Begriffsbestimmung und Historie
  • Wertschöpfung und Nutzen: Was bringt Social Business?
  • Die richtige Einführungsstrategie
  • Herausforderungen bei der Nutzung
  • Social Business Readiness Check
  • Reichlich Gelegenheit zu Fragen und Diskussion

Falls Sie das noch nicht überzeugt hat: Es gibt Catering, Kaffee und WLAN :-)

Ich würde mich freuen, Sie am 31. Januar zu begrüßen:

Seminarseite mit Beschreibung und Buchung

In dem Themenheft von scm gibt es vielfältige Artikel zum Thema Social Intranet, Enterprise 2.0 und Social Collaboration. Experten wie beispielsweise Bianca Gade, Carsten Rossi und Lutz Hirsch gehen in ihren Artikeln auf diese Themen ein und beschreiben neue Wege im Intranet, in der Kommunikation und im Social Business.

Sich vernetzen, Zusammenarbeit vereinfachen, Wissen teilen und managen – Social Business besitzt vielversprechende Potenziale für Unternehmen. Gleichzeitig ist die Einführung von Social Intranets oder Enterprise Social Networks oft auch eine Herausforderung hinsichtlich der Akzeptanz und Unternehmenskultur. Über die Potenziale und Herausforderungen von Social Software, den Weg zum Social Business, über Wissensmanagement 2.0 und Erfolgsmessung berichten erfahrene Anbieter und Berater im Bereich Social Intranet und Enterprise-2.0-Lösungen in der 1. Ausgabe des Themenhefts “FOKUS IK”.

In meinem Artikel „Social Collaboration für Unternehmen“ beschreibe ich die Entwicklungen, die unsere Wirtschafts- und Arbeitswelt verändert haben, Social Collaboration als Antwort darauf sowie die Herausforderungen, die für Unternehmen daraus entstehen.

Den Download als PDF erhalten Sie auf der Seite zum Themenheft FOKUS IK – Social Intranet.

Heute morgen erschien begleitend hier im Blog der erste von zwei Artikeln zum Social Collaboration Framework, in denen ich die sieben Bausteine des Frameworks sowie ein typisches Vorgehen zur Einführung von Social Collaboration beschreibe.

Weitere Informationen rund um Themen zu (Social) Collaboration und ergänzende Links zum Fachartikel „Social Collaboration für Unternehmen“ finden Sie auf der Seite
Social Collaboration

Social Collaboration Framework

Die Welt ist im Wandel und fordert die Unternehmen heraus. Mit dem Social Collaboration Framework begegnen Sie den Herausforderungen. Das Framework hilft Ihnen bei Planung und Einführung von Social Collaboration und unterstützt Sie bei der Berücksichtigung von Themen und Beteiligten. In zwei Artikeln führe ich Sie ein in die Grundlagen, die Bausteine und das Vorgehen zur Einführung von Social Collaboration.

Die verändernde Welt stellt neue Anforderungen an die Arbeitswelt hin zu flexibleren Strukturen, zu mehr Projektarbeit und zu Arbeit über Standorte hinweg. Einige Unternehmen stellen sich diesen Herausforderungen, viele Unternehmen jedoch verlassen sich auf ihre bewährten Geschäftsmodelle und Verhaltensmuster, und Ihre Social-Media-Skepsis bremst die Innovation in ihrem Unternehmen. Doch immer öfter müssen andere Unternehmen wie Lieferanten und Partner mit ins Boot. Gleichzeitig steigen im Unternehmen die Ad-hoc-Aufgaben und -Projekte. Selbst bei kleineren Aufgaben sind plötzlich das Know-how und die Mitarbeit von Mitarbeitern erforderlich, die eigentlich nicht eingebunden sind. Im Bereich der Routinetätigkeiten sind nach wie vor Hierarchien und Prozesse gefragt. Geht es allerdings um Anpassungsfähigkeit und Kreativität geht, benötigen Unternehmen und ihre Mitarbeiter Netzwerkfähigkeiten.

Social Collaboration ist die Antwort auf diese veränderte Wirtschafts- und Arbeitswelt. Social Collaboration ermöglicht eine flexible und zielorientierte Zusammenarbeit, damit Mitarbeiter (und damit das Unternehmen) reagieren und auch implizites Wissen aktivieren können. Dabei entwickeln sich die Ziele aufgrund gewonnener Erkenntnisse teilweise erst während der Kollaboration. Auch die Zusammensetzung der beteiligten Abteilungen und Personen kann sich deswegen ändern.

Bei aller Flexibilität erfordert Social Collaboration einen zielorientierten Einsatz. Beispiele für Zielsetzungen bei Social Collaboration sind ein verbesserter Zugang zu Information und Wissen, die Erhöhung von Produktivität und Teamleistung sowie die Erhöhung von Agilität und Innovationsfähigkeit. Um die Ziele auch wirklich zu erreichen und Social Collaboration erfolgreich einzusetzen, gilt es, bestimmte Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Ein planloses Installieren von Software mit anschließender “Schau’n mer mal”-Haltung gehört nicht dazu.

Social Collaboration Framework

Das Social Collaboration Framework mit seinen sieben Bausteinen gibt Ihnen eine Orientierung für die Einführung von Social Collaboration. Im Mittelpunkt steht die Erreichung von Zielen und die Erfüllung von Aufgaben und Projekten. Die Basis sind eine Infrastruktur und die Konnektivität mit anderen Systemen. Elemente wie Profile und Dashboards dienen der Vernetzung, wobei nur eine einfache Benutzbarkeit, insbesondere mit Mobilgeräten, Akzeptanz schafft. Die Verwaltung erfolgt innerhalb der Social Collaboration und nicht abseits durch eine zentrale Stelle. Die eigentliche Zusammenarbeit wird unterstützt durch eine koordinierte und fließende Kommunikation.

Erst die Gesamtheit dieses Frameworks mit seinen Bausteinen und dessen Elementen sorgt für ein flexibles Netzwerk, das umgehend auf Veränderungen reagiert und selbst Impulse setzt.

1. Ziele/Aufgaben/Projekte

Zunächst sollten Sie sich einerseits über die generelle Zielsetzung für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen klar werden. Legen Sie Wert auf eine bessere Kommunikation? Welche Anwendungsfälle sollen in Ihrem Unternehmen unterstützt werden? Sollen beispielsweise bei Projekten sowohl die direkt Beteiligten einerseits agiler zusammenarbeiten können und andererseits kurzfristig das Know-How von anderen Mitarbeitern aktivieren können?

Viele Unternehmen sehen die Zusammenarbeit und Projektarbeit als geschlossene Vorhaben innerhalb des Unternehmens. Dennoch sollten Sie bereits heute darüber nachdenken, ob das in ein oder zwei Jahren immer noch so sein wird. Vielleicht müssen Lieferanten ins Boot geholt werden, und sie müssen nicht nur über aktuelle Entwicklungen informiert werden sondern sie müssen auch wertvollen Input beispielsweise über die Materialien für das geplante Produkt liefern. Es müssen nicht gleich die Planung und der Bau des nächsten Boeing Dreamliners sein. Es kann sich genauso um die Auswahl eines Lieferanten für die neue Werkbank im Rahmen einer Ausschreibung oder die Unterstützung bei der Erstellung des nächsten Newsletters oder fü handeln. Meistens reicht es irgendwann doch nicht, wenn nur der Einkäufer mit dem Anbieter spricht. Es gibt Nachfragen, die Spezifikationen müssen korrigiert werden, und die vielen Emails und Dokumentversionen tragen oft mehr zur Verwirrung denn zur Klärung bei.

Für Projekte und andere Vorhaben gibt es klassisch drei Phasen.

  • Planung: Angebote werden eingeholt, das Projekt wird definiert, die Aufgaben werden zugeordnet, die Abhängigkeiten festgelegt, und die Ressourcen zugesagt. In einem Projekt über zwei Jahre hinweg wird alleine die Planung oft schon zu einem Projekt. Andererseits kann dies bereits auch schon die Vorbereitung dafür sein, Wissen für eine neue strategische Ausrichtung oder ein neues Geschäftsfeld sein.
  • Ausführung: Neben der eigentlichen Zusammenarbeit und Kommunikation zur Erreichung der Ziele gibt es weitere Punkte wie die Erfassung von Zeiten, Aufwänden und Kosten, die Erstellung von Dokumentationen, die Klärung von Rückfragen, die Vorbereitung von Besprechungen (im Standort oder online).
  • Abschluss und Auswertung: Nach dem Vorhaben oder zu Zeitpunkten bereits während der Ausführung gilt es, das Projekt abzurechnen (entweder extern oder nur intern in der Kostenrechnung), im Controlling verschiedene Berichte zu erstellen und aus den Auswertungen Schlüsse zu ziehen.

Die Trennung dieser Phasen weicht immer öfter auf. Nicht nur, dass beispielsweise eine quartalsmäßige Planung vorgenommen wird, sondern dass manchmal aufgrund des Fortschritts geänderte Auswertungen vorgenommen werden müssen, und dass die Planung ad hoc geändert werden muss.

Welche Ansprüche Sie derzeit und in der näheren Zukunft an Ihr Projektvorgehen und auch an Vorhaben wie Wissensgewinnung haben bestimmen die Anforderungen, wie Sie gemeinsam IT-unterstützt den Weg zur “Social Collaboration” beschreiten. Wenn Sie umfangreiche Anforderungen an die Erfassung, das Reporting, die Kostenrechnung und das Controlling haben, so sollten Sie dies bei der Auswahl von Software berücksichtigen.

Bedenken Sie jedoch, dass zahlreiche Abläufe und Schnittstellen genau das erschweren, was Sie möglicherweise eigentlich erreichen wollen: Flexibles und agiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen.

2. Infrastruktur

Mit der Infrastruktur entscheiden Sie über wichtige Rahmenbedingungen, die sich später manchmal nur schwer ändern lassen. Beispiele für Fragen zu diesem Baustein sind:

  • Sollen Ihre Mitarbeiter auch von außerhalb Ihres Unternehmensnetzwerks auf die nötigen Werkzeuge zugreifen können? Sind Ihre Mitarbeiter beispielsweise oft dienstlich unterwegs (etwa im Vertrieb)?
  • Sind Ihre Mitarbeiter zwar meistens im Büro, sind aber verteilt über mehrere Standorte? Oder Mitarbeiter haben Ihr Büro an einigen Tagen auch zu Hause?
  • Wollen Sie Externe bei Vorhaben mit einbeziehen können? Das kann ein Lieferant für die Einführung eines Produktes oder auch ein externer Berater für das Change Management sein. Oder wollen Sie beispielsweise, dass Experten bei der Erstellung Ihres Kundenmagazins eingebunden werden?
  • Wo soll die Software installiert sein? Wollen Sie auf keinen Fall, dass dies irgendwo im Nirvana der Cloud ist, und sollen die Rechner im eigenen Rechenzentrum stehen („On Premise„)? Haben Sie als kleiner Mittelständler überhaupt ein eigenes Rechenzentrum? Oder scheuen Sie möglicherweise dennoch Investitionen in neue Server (und in Mitarbeiter, die sie betreuen müssen)?
  • Welche Anforderungen haben Sie an die Sicherheit Ihrer Daten? Wollen Sie selbst alles in der Hand haben?
  • Wie gewähren Sie den Schutz der Daten Ihrer Mitarbeiter und Kunden?
  • Welche Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren wollen Sie?

Die Antworten auf solche Fragen entscheiden darüber, wo und bei wem die Infrastruktur Ihrer Social Collaboration-Lösung liegt.

3. Konnektivität

Ein Baustein, der eng mit der Infrastruktur zusammen hängt, ist die Konnektivität. Sie entscheidet, welche anderen Systeme eingebunden werden sollten oder sogar müssen.

  • Die meisten Unternehmen benutzen ein Active Directory von Microsoft. Warum also die Benutzerverwaltung parallel noch in einem weiteren System vorhalten?
  • Die E-Mail ist nach wie vor ein wichtiges Kommunikationsmedium. Eine gute E-Mail-Integration sollte Ihnen wichtig sein.
  • Haben Sie bereits eine Unified Communications-Lösung in Ihrem Unternehmen ein und wünschen sich eine Integration in die
  • Wo sollen Dateien primär abgelegt sein? Soll beispielsweise die Dateiablage weiterhin auf Ihrem Windows-Server stattfinden? Warum?
  • Wie gut soll die Integration Ihres (MS-)Office sein?
  • Setzen Sie ein CRM-System ein und wollen eine detaillierte Integration in Ihre Social Collaboration-Lösung?
  • Benutzen Sie eine Aufwandserfassung in Projekten, die bereits oder auch am Besten in der Social Collaboration-Lösung integriert werden sollte?

Der Umfang der Konnektivität hängt von Ihren bereits eingesetzten oder den geplanten Systemen ab. Gleichwohl gilt auch hier: Weniger ist oft mehr. Sie sollten einen Mittelweg finden zwischen möglichst umfangreichen Integrationen einerseits und möglichst einfacher Betreuung durch Ihr Unternehmen und auch möglichst hoher Akzeptanz durch die Benutzer andererseits.

Weiter geht es…

Weiter geht es im 2. Artikel zum Social Collaboration Framework. In ihm stelle ich Ihnen die vier weiteren Bausteine Netzwerk, Usability, Kollaboration und Kommunikation vor. Außerdem beschreibe ich ein typisches Vorgehen zur Einführung von Social Collaboration und auf welche Fallstricke Sie besonders achten sollten.

Social Collaboration? Social Intranet? Social Business? Alles ist vernetzt und viele Fragen bleiben. Im Januar 2014 biete ich ein Social Business Seminar für Geschäftsführer, Entscheider und Projektleiter an:

Social Business Seminar

 

Weitere Informationen rund um Themen zu (Social) Collaboration und ergänzende Links zum Fachartikel „Social Collaboration für Unternehmen“ finden Sie auf der

Social Collaboration Seite

Von Backyard TV ist dieser etwa sechsminütige Beitrag „Collaboration – Brauchen wir noch einen festen Arbeitsplatz?„. Die Initiative Hamburg@work hat

…vier Hamburger Köpfe zu den Chancen und Risiken von Collaboration Tools befragt: Ali Jelveh, Mitgründer von Protonet , Fridtjof Detzner, Mitgründer von Jimdo, Thilo Bendler, Direktor Knowledge Management bei der Otto Group und Sven Wiesner, Vorstand der beebop media AG.

Der Titel des Beitrags ist jedoch viel zu eng gefasst und gibt lediglich die Anfangssequenz wieder. Ich habe den Beitrag hier aufgenommen, weil er über die Fragestellung im Titel hinaus Themen wie persönliches Kennen der Leute, länderübergreifendes Zusammenarbeiten, verringerte Investitionskosten, Austausch für Kompetenzaufbau, asynchrone Kommunikation, abteilungsübergreifende Kommunikation, Always On, ständige Erreichbarkeit, Führungskraft als Vorbild, Datenschutz und Datensicherheit beleuchtet. Und deswegen ist er ein schöner Rundumschlag schön verpackt in nur sechs Minuten :-)

Bildquelle: Screenshot (Backyard TV)

Enterprise 2.0Die zwei nächsten Wochenenden bin ich auf den Veranstaltungen BarCamp Stuttgart und Corporate Learning Camp (Frankfurt). Auf beide freue ich mich sehr, und auf beiden Veranstaltungen biete ich einen Rundumschlag Enterprise 2.0 an.

Zu Enterprise 2.0 habe ich eine Präsentation erstellt, mit der ich auf den Veranstaltungen eine Session anbiete. Ich bin mir bewusst, dass es einige Teilnehmer gibt, die im Themenkomplex Enterprise 2.0, Social Collaboration, Social Intranet „drin“ sind. Deswegen stelle ich für Neulinge und Interessierte meine Präsentation vorab auf Slideshare, YouTube und hier zur Verfügung, um in der Session selbst mehr Zeit für Diskussionen zu haben. Meine Absicht ist es, dann mehr auf Fragen einzugehen, die von den Teilnehmern kommen.

Als Basis dient die Präsentation zu Enterprise 2.0:

  • Wie funktionieren Unternehmen 1.0?
  • Warum funktionieren Unternehmen 1.0 immer weniger?
  • Einsatzfelder und Ziele von Enterprise 2.0 / Social Software
  • Unternehmensbeispiele: Welche Unternehmen setzen auf Enterprise 2.0 und/oder Enterprise Social Software
  • Softwarebeispiele: Was gibt es an Software und welche Funktionen haben sie?

In der Präsentation bin ich auch auf Software und Beispiele eingegangen, da in Gesprächen oft Fragen aufkamen wie „Was gibt es da?“, „Welche Unternehmen setzen das ein?“ und „Wie sieht so eine Software aus?“.

Enterprise 2.0, Social Collaboration und Social Intranet sind jedoch nicht primär eine Frage der Software und deren Features. Außerdem sehe ich Social Collaboration als ständiges Lernerlebnis.

Mit Michael Ludwig Höfer hat sich dazu im Forum des Corporate Learning Camps eine Diskussion entwickelt, die ich auf beiden Veranstaltungen gerne (weiter)führen möchte.

Präsentation

Zum Durchblättern und Herunterladen (als PDF) auf Slideshare:

Als Video mit Tonspur

Die Präsentation habe ich mit Powerpoint 2013 erstellt und anschließend mit Audiokommentaren versehen. Danach habe ich sie aus Powerpoint heraus als Video exportiert und auf YouTube hochgeladen. Herausgekommen ist eine halbe Stunde Präsentation mit Tonspur.

[ Direktlink YouTube ]

Videos aus der Präsentation

Die in der Präsentation angesprochenen Videos liegen in einer Playlist auf YouTube.