Fallbeispiel: Interne Kommunikation sowie Wertschöpfung durch das Intranet bei Cognis [Intranet Summit]

• Silke Rau, Advertising Manager, in Corporate Communications, Cognis GmbH
• Klaus Greiner, Geschäftsführer, MCCM Consulting GmbH

• Spezialchemie-Unternehmen, Spin-off von Henkel
• ca. 5.900 Mitarbeiter an Standorten in rund 30 Ländern
• Berücksichtigung der sprachlichen + kulutrellen Unterschiede
• Gleichwertige Information von Führungskräften, Produktionsmitarbeitern, Vertrieb und Verwaltung

• Was verstehen wir unter Kommunikationserfolg
• Was bedeutet in diesem Zusammenhang Performance (z.B. Wie viele können wir erreichen, wie viele Seiten werden abgerufen)
• Was ist die Wertschöpfung einer digitalen Plattform

• wurde 2003 weltweit ausgerollt
• 2007 mit Relaunch als Leitmedium etabliert
• zentrale informations- und Kommunikationsplattform
• 14 individuelle Länderportale
• ca. 20.6000 Seiten
• 132 Editoren, zwei Webmaster, 14 Portalverantwortliche

Startseite mit Container zu Inhalten, die sich darunter befinden (In
jedem Land gleich, aber in anderer Sprache (z.B: in China chinesisch
und englisch). Im Vordergrund stehen der informative Charakter und
direkte Links zu Applikationen und Informationen für die tägliche
Arbeit der Mitarbeiter.

• Informationen des Unternehmen (weltweit gleich)
• Lokale Unternehmensinformationen (Landesportal)
• Quicklinks zu zentralen Services und Inhalten

Länderportale (Corporate Communications) übersetzen die Inhalte (eine
Budgetfrage, teilweise selbst übersetzt, teilweise in englisch
übernommen).

• Nachhaltiger Strategieplan als Basis für alle Entwicklungen
• Vier Ebenen der Weiterentwicklung
  • Information
  • Communication
  • Collaboration
  • Knowlege Base
  • auch möglich, nicht realisiert: Procurement läuft direkt in SAP
  • auch möglich, nicht realisiert: E-Business (wg. Businessmodell)
• Schaffung eines effektiven und transparenten Prozesses, konkrete maßnahmenorientierte Zielvorgaben
• Abstimmung aller Maßnahmen zu einer zielführenden Einheit
• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit aller Fortschritte und Erfolge der Internen Kommunikation

(auch z.B. Kollaboration evtl. außerhalb des zentralen Systems)

Fokus der Performancesteigerung

• Information: Qualitätssicherung der Aktualität, Durchsetzen von Nachrichten
• Interaktion: Optimierung von Suchergebnissen, Integration von z.B. Produktdatenbanken
• Transaktion: Digitalisierung von
  Prozessen zur Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung, Ermöglichung
  der Kollaboration in Projektteams
• Qualifikation: Ausbau des Intranets als zentraler Informationsraum, Nutzung des Intranets als e-Learning-Plattform

Kontinuierliche Optmimierung

• Optimierung
• Strategie
• Evaluation (z.B. Web Analytics mit Analytics)
• Leistung

Analyse

Nutzung der Portale ist unterschiedlich nach Land, damit kann man aber etwas für Wettbewerb sorgen…
Ziele:

• Gewinnen von Einblicken in das Nutzerverhalten und die Akzeptanz der Portale und Inhalte
• Entwicklung von Kennzahlen für Benchmarks
• Kontinuität der durchschnittlichen Abrufe ist ein besserer Indikator als die absolute Höhe in einem Monat

Das Intranet ist auf dem Weg von zentral gestuerten
Kommunikationsplattform zu einer interaktiven Kollaborationsplattform,
auch mit Web 2.0

• Der A-Z Index: Alphabetischer Index
  zu Informationen, die Mitarbeiter benötigt (z.B Anfahrtsbeschreibung)
  auch mit Synonyma (jeder denkt anders). Redaktionell gepflegt und
  gewachsen.
• Tag Cloud kommt
• Closed User Groups / Team Rooms mit Microsoft SharePoint
  • Wikis als Pilot bei HR
  • Blogs
  • Document Workspace
• Formularserver (z.B. Zeugnisse, Seminarangebote)

Aus dem SharePoint heraus werden bestimmte mit „Intranet“ markierte
Inhalte im „normalen“ Intranet veröffentlicht (z.B. verabschiedete
Dokumente eines Projekts)

Ergebnisse der diesjährigen Webanalyse

• Im ersten Quartal 2009 ca 1 Million Zugriffe auf die Portale weltweit gemessen
  • Mehr als ein Drittel aller Zugriffe erfolgt auf den Bereich „News % Infomration“
  • Ca 20% führen zu den Inhalten unter „Tools & Services“
• Im Vergleich zum 4. Qualrtal 2008 Intranet performance um rund 20 % gesteigert.

Hohe Nachrichtendurchdringen

• Webanalyse belgt, aktuelle Meldungen erreichen nach 1,5 Wochen über 90 % aller Mitarbeiter
• In Deutschland: gut ein Drittel aller Zugriffe erfolgen am Tag der Veröffentlichung
• Fazit: Intranet gewährleistet einen
  weltweit optimalen Kommunikationsfluss zwischen Landesgesllschaften und
  reduziert kostenintensivere Maßnahmen

Cognis greift die Suche ab, um hohes Interesse oder schlechte Navigation festzustellen.

• Fokussierung auf zwei Medien für
  Interne Kommunikation: Print Mitarbeiterzeitung (4-6/Jahr) und Intranet
  mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Reaktionszeiten ⇒ es gibt kein
  anderes Medium!
• Größere Potenziale liegen in
  digitalen Transformation von Geschäftsprozessen und Bereitstellung von
  umfassendem Referenzmedium (z.B. Richtlinien) als zentraler Wissenspool
• Nur regelmäßige Performancemessung
  der Nutzung, die folgende Analyse und Optimierungsempfehlung
  garantieren den bestmöglichen Einsatz des vorhandenen Budgets um den
  Mitarbeiternutzen so hoch wie mäglich zu halten.