Fallbeispiel: Mehr Effizienz durch Informations- und Wissensmanagement bei der DAK [Intranet Summit]

• Stephan Büttner, Projektleiter Wissensmanagement von der DAK (Deutsche Angestellten-Krankenkasse)

Hintergrund

• Mitarbeiter mit ihrem Know-How stellen die DAK nach außen dar
• Innovation, Lernen und kontinuierliche Verbesserung sind wichtige Ziele

Hinweis: Vortrag von Stephan Büttner am 9.10.2007 im INJELEA Blog

• zunächst zeit-personal und logistikaufwändige Epoche ohne PC-Durchdringung
• Aufbau einer DAKintranet-1.0-Infrastruktur: Technisch und organisatorisch
• Erweiterung um unternehmenskulturelle Aspekte von 1:n Philosophie des DAKintranet in die Welt DAKwissen 2.0

• etwa 15 Vollzeitredakteure (Zentrale) sowie über 800 formularbasiert publizierende Autoren
• über 13.000 Mitarbeiter
• in 2008 70 Mio Page Impressions auf 150.000 Contentobjekte
• inzwischen weitestgehend autark durch die DAK und Bitmarck (outgesourcte IT)

• „Wir ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen“ (John Naisbitt, amerik. Zukunftsforscher
• explizites (sichtbares) Wissen vs. implizites (unsichtbares, verborgenes) Wissen
• Wo treffen sich Top-Down- und Bottom-Up-Information/Kommunikation?
• „Erfahrungswissen“ 308.267 Jahre (d.h. Anzahl Betriebsangehörigkeit * Mitarbeiter)

Es ist notwendig, dass die DAK Wissensmanagement als nachhaltigen Prozess einführt, weil

1. Wissensmanagement bereits im Leitbild / in den Unternehmenszielen der DAK gesetzt ist
2. neue Prozesse und Rollen im Unternehmen eingeführt werden (Change-Prozess „proDAK“)
3. Studien die Notwendigkeit belegen
4. das Thema auch an anderen Unternehmen nicht vorbeigeht

• Initialisierungsphase ⇒ Definitionsphase ⇒ Planungsphase ⇒ Realisierungsphase ⇒ Abschlussphase ⇒ Linientätigkeit

Im Rahmen der dreimonatigen Voruntersuchung wurden erarbeitet:

• Empfehlung eines Umsetzungspakets in einem initialen Wissenmanagement-Projekt
• Phasen-, Aufwandsplanung, Nutzenaussagen
• Vorzusehende Begleitmaßnahmen / zu beachtende Risiken

• Nachhaltige Strategie erarbeiten und als dauerhaften Prozess implementieren
• DAKintranet um Wissensmanagement-Funktionalitäten erweitern
• Information- und Wissensangebot prozessorientiert erweitern

Wie wichtig ist Ziel xy

• Wie komplex ist die Maßnahme
• Wie integrierbar …in das DAKintranet
• Wie groß ist der Nutzen
• Wie groß ist der Nutzerkreis
• Wie hoch sind die Gesamtkosten
• Wie groß ist der Gesamtnutzen

Vom Projekt zur langfristigen Strategie

* Unternehmensweite Suche (angelehnt an Google, gebuchte Treffer)

• von etwa acht bis neun tausend um 20 Prozent gestiegen
• Personalisierte Infos
• Info-Optimierungen
• Wissensmärkte
• Ich@DAK („Yellow Pages“) soll entstehen

Einzelmaßnahmen wurden priorisiert mit einer Matrix aus Nutzen und einfache Umsetzbarkeit (gekürzt formuliert)

Nachhaltigkeit

• Redaktion: Das Zusammenspiel der Redaktion mit bundesweiten Autoren sowie Fachbereichen wird fortlaufend nachjustiert
• Organisation: Kontinuierliche
  strategische Weiterentwicklung des gesamtheitlichen Contentlifecycles
  in Dimensionen Redaktionsseite, Leserseite, Systemtechnik
• Systemtechnik: Kontinuierlicher Know-How-Aufbau in DAK-/ Bitmarck-eigenen Anwendungsentwicklung und RZ-Betrieb
• Nutzung eines DAKwissen-Baukastens: WM-Methoden und -Funktionalitäten werden systematisch vorgehalten
• Anwendung eines
  DAKwissen-Verfahrens: In Anlehnung an nationale/internationale
  Wissensbilanierungsverfahren soll Methodik konzipiert werden

Quantifizierbare Ansätze

• Verminderung von Suchzeiten infolge effektiverem Auffinden von Infomrationen
• Nutzung von Erfahrungswissen von Kollegen und dadurch Entfall oder Verminderung aufwendiger Recherche

Qualitative Nutzeneffekte

• höhere Mitarbeiter-Kompetenz
• besserer Service/Beratung für den Kunden
• Vereinfachte und bessere Einarbeitungsmöglichkeit neuer Kollegen
• höhere Mitarbeitermotivation durch transparenten Umgang mit unternehmensweit verfügbarer Informationen