Das aktuell noch laufende Projekt wird vorgestellt von

  • Sandra Hallaschka, Abteilungsleiterin Kundenorientierung Zentrale, real,- SB-Warenhaus GmbH
  • Wendelin Auer, Intranet Beratung und Konzeption, Kuhn, Kammann & Kuhn AG

Im Oktober soll das neue Intranet online gehen.

Kontext

  • 343 SB-Warenhäuser in Deutschland, 96 in Polen, Rumänien, Russland und der Türkei
  • rund 70.000 Mitarbeiter weltweit, ca. 50.000 in Deutschland

Analyse

  • Detaillierte Betrachtung der Infokanäle
  • Intensive Gespräche mit allen Stakeholdern
  • Umfassende Intranet-Nutzerbefragungen, teilweise offene Fragen
  • Diskussion der heutigen Situation in Referenzgruppe

Referenzgruppe: 20 Personen, die Informationen bereitstellen oder empfangen

Status Informationsfluss

  • Zu viele Kanäle (E-Mails, Wocheninfo, Intranet, Netzwerkordner…)
  • Zu viel Kommunikation (Absicherungstaktik, doppelte E-Mails)
  • Zu große Verteiler (keinKoordinator / Wächter)

Intranet

  • Ungünstige Navigatinsstruktur (organisationsbezogen)
  • Einbahnstraßen-Kommunikation
  • Positiv: bereits etablierte Holschuld der Intranet-Nutzer (85% der Antwortenden nutzen das Intranet täglich)

Besonderheiten

  • Zwei Perspektiven: Zentrale / Verwaltung und SB-Warenhäuser
  • Marktteams arbeiten im Schichtbetrieb (teilweise 7 bis 24 Uhr)
  • 1-5 Markt-Terminals werden abwechselnd von allen Teams genutzt
  • Geschäftskritische Informationen werden digital verbreitet (E-Mail, Intranet)
  • Markt-Mitarbeiter können nur wenig Zeit am Rechner verbringen
  • Zielgruppe im Markt ist teilweise nciht vertraut mit Arbeit am Computer

Die Rechner werden nicht personalisiert benutzt. Jeder hinterlässt den
Rechner so, wo er zuletzt war. Der nächste bekommt genau das zu sehen.
Einloggen kostet zu viel Zeit.

Jetziges Intranet im Design von der Metro-Group

Ziel

  • Intranetinhalte nutzerorientiert strukturieren
  • Zahl der Informations-medien verringern
  • Informationsflut eindämmen
  • Spezifische Inhalte anbieten
  • Zusammenarbeit optimieren
  • Rückkanäle etablieren
  • Kommunikative Verbesserungen: Zugang, Struktur, Qualität
  • Operative Verbesserungen: Tools, Workflows, Zeitersparnis

Rubriken

  • Metro Group (Schnelleinstieg, Nachrichten, Pressespiegel)
    • z.B. Wetter, damit die Metzger rechtzeitig Grillfleisch einkaufen können..
  • Wissen + Information
    • Teambox liefert aktuelle Informationen z.B. über Rückrufaktionen
    • Rückmeldung des Mitarbeiters führt
      zu einem Collaboration-Raum, die solche Themen monitorieren (z.B.
      Rückmeldung in 1 Markt vergessen)
  • Prozesse & Vorgaben
  • Service & Ratgeber
  • Unternehmen & Menschen

Das Intranet berücksichtigt, dass die Marktmitarbeiter nicht eingeloggt
sind. Informationen werden eingetragen und stehen allen zur Verfügung.
Potentiell können Mitarbeiter für ein anderes Team einen Haken an eine
Mitteilung setzen, die dann verschwindet.

Wichtige Faktoren bisher

  • Detaillierte Analyse der Ist-Situation
  • Regelmäßige Einbindung der Referenzgruppe
  • Meetings mit allenStakeholdern zur Vorstellung und Diskussion des Konzepts
  • Frühes Projektmarketing, vor allem auf Geschäftsführungs- und Management-Ebene