Das Medium Email ist rund drei Jahrzehnte alt – aber in vielen Unternehmen gilt Email immer noch als der letzte Schrei. Instant Messaging (IM) dagegen wird als Spielerei und Vergeudung ansonsten produktiver Zeit abgetan. Unternehmen unterstellen, die Mitarbeiter würden Instant Messaging zusätzlich zu Email, Telefon und face-to-face Unterhaltungen benutzen (und dann vielleicht sogar noch für private Unterhaltungen). Offensichtlich ist das ein Irrglaube.

Auf ScienceDaily erschien der Bericht über eine vor kurzem erschienene Studie, die vor zwei Jahren durchgeführt worden war:

The study involved 912 people who worked at least 30 hours per week in an office and used a computer for at least five hours in a workday. Randomly selected participants from 12 metropolitan areas took a telephone survey between May and September 2006. The results were published recently in the Journal of Computer Mediated Communication.  

[ ScienceDaily – Instant Messaging Proves Useful In Reducing Workplace Interruption

Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass tatsächlich aber Instant Messaging bestimmte Kommunikationsformen in anderen Medien ersetzt. IM wird insbesondere verwendet, um Unterhaltungen zeitlich zu organisieren und vermeidet ständige und dann längerwährende Unterbrechungen bei der Arbeit. Anstelle (Beispiele von mir)

  • einfach beim Kollegen ins Büro reinzuplatzen (wo er gerade mit einem anderen Kollegen über ein wichtiges Problem brütet)
  • ihn mit einem Telefonanruf mitten bei der Erstellung eines Dokuments zu stören oder
  • eine ausufernde Email für ihn zu formulieren (mit der Bitte doch heute noch zu antworten – um dann festzustellen, dass der Kollege noch zwei Wochen im Urlaub auf einer Yacht in der Karibik ist)

wird kurz nachgeschaut, ob der Kollege überhaupt da ist, und dann ebenso kurz über IM angefragt, ob bzw. wann der Kollege Zeit für ein Gespräch, ein Telefonat oder zur Beantwortung einer Fragestellung hat.

Zwar nehmen die Unterhaltungen via IM / Computer zu, aber die Unterhaltungen sind kürzer. Und diese Unterhaltungen stören den Arbeitsablauf des Ansprechpartners weit weniger als die klassischen Medien: 

“We find that employees are quite strategic in their use of instant messaging. They are using it to check in with their colleagues to find out if they’re busy before interrupting them in a more intrusive way,” Garrett said.

Because of its unique setup, instant messaging allows users to control how and when they communicate with coworkers. The technology gives people the ability to flag their availability or postpone responses to a more convenient time, and because it is socially acceptable to ignore or dismiss a message, many use the technology to put off more disruptive conversations, he said.

Mitarbeiter nutzen Instant Messaging nicht für umfangreiche Gespräche oder um komplexe Probleme zu lösen – sie nutzen IM für schnelle Fragestellungen und zur Koordinierung ihrer Gespräche für einen besseren Zeitpunkt. 

[ via Column 2 ]

Meine Erfahrung

Innerhalb des Büros verwende ich (leider) kein Instant Messaging. Aber meine Erfahrungen mit IM im persönlichen Bereich bestätigen die Ergebnisse der Studie. Oft frage ich an oder werde angefragt (i.d.R. per Skype), ob oder wann ich Zeit für eine Unterhaltung per Telefon oder Skype habe. Oder ich bekomme einen kurzen Hinweis auf eine Veranstaltung. Oft geschieht dies inzwischen auch über eine Direct Message via Twitter. Ich reagiere sofort darauf, falls ich direkt Zeit (oder auch mal Lust und Laune :-) habe), oder eben später. Oder ich setze meinen Status gleich auf "Beschäftigt" (daran muss ich noch arbeiten).

Mittlerweile nutze ich IM auch vereinzelt für geschäftliche Kontakte außerhalb des Unternehmens. In Skype sah ich am Mittwoch Abend, dass eine bestimmte Person online war. Nach einer kurzen Anfrage ("Haben Sie kurz Zeit?") konnte ich in einem kurzen Chat ein Thema noch abklären, denn am Donnerstag war ich sehr kurzfristig nicht im Büro.