Intranet.days: Zusammmenfassungen der Arbeitsgruppen

Stephan Schillerwein stellt die Ergebnisse der Arbeitsgruppen vor. 

Thema 1: Technologie, Suchmaschinen

• Eigene Erfahrungen machen
• Testen von Suchmaschinen
• Konfiguration aus den Standardwerten heraus
• ständige Optimierung auch durch Analyse der durchgeführten Suchen ("Logfiles")
• Schulung der Autoren zu "suchmaschinengerechtem" Text 

Thema 2: Web 2.0

Einsatz von Wikis und Blogs

• Partizipation (wie bekommt man die Leute zum Mitmachen)
  • Fachthemen
  • Spaßthemen zum Heranführen (Fußball, Betriebsfest, "Genial daneben"), hängt aber sehr vom Unternehmen ab
• Bedarfsanalyse: Ist für dieses Thema wirklich ein Blog / Wiki richtig (weil Fachbereich es will)
  • Themenorientierte, abteilungsübergreifende Projektteams
  • Interne Blogs nur für Abteilungen
  • Problem Blogs (Ich habe ein Problem, weiß jemand die Lösung)
  • Sekretärinnenblog zu Hilfestellungen
  • Ideenprozesse
  • Produktwiki
  • Blog als reines Newsblog ohne Interaktivität möglich
• Regeln Steuerungsmechanismen
• Suchfunktion ist auch für Blogs wichtig
• Voraussetzungen für die Einführung von Blogs  

Thema 3: Informationsarchitektur

Intranets sind gewachsen, gewachsen, aber wie finden die Leute jetzt die Inhalte (auch Suche aber auch Strutkur)

• Inhalte / Struktur
  • Oft zu viele Navigationsebenen, zu viele Quellen (Datenbanken)
  • In den meisten Unternehmen sollte man weg von Organisationsabbildung zu Themenabbildung (Was braucht der Mitarbeiter?)
  • Personalisierung, dadurch erhält der Mitarbeiter die Themen, die er braucht. Aber dabei den Blick über den Tellerrand nicht verbauen. Jedes Unternehmen muss aber seine Lösung finden.
  • Externe Inhalte sollten auch über die Suche gefunden werden. Themenzentrierte Ansätze (Datenquellen)
• Startseite
  • Personalisierung oder nicht?
    Frage kann nur anhand der Unternehmenskultur beantwortet werden.
• Usability
  • Wie bekommt man heraus, was die Leute wollen? Am besten eine Umfrage unter den Mitarbeitern (im Intranet / elektronisch, aber gestützt durch persönliche Befragung)

Thema 4: Inhalte / Redaktion / Workflow

• Redaktionelle Qualität
  • Aktualität
  • Life-Cycle
  • Wie löst man die Fragen der Qualität,
  • einheitliche Schreibeweise
  • Ausbildung der Redakteure, besonders bei dezentraler Arbeitsweise
  • Zentrale Definition durch Content-Guide (wie schreibt man…)
• Prozesse Workflow
  • Vieles möglich durch CMS abbildbar
  • 70 % haben ein Workflow im System, 30 % nutzen es
• Management Awarenes: Wie gibt es (mehr) Geld fürs Intranet?
  • Qualität: Wie bekommen wir die Unternehmensziele ins Intranet?
  • Welchen Beitrag leistet das Intranet?

Thema 5: Personalisierung

"Information Overflow" 

• Zugriff beschränken
  • Was darf, was muss Mitarbeiter sehen
  • Dann kann er festlegen, was er sehen will 
• Sehr speziell, hängt von Unternehmen ab
• Performance / Caching muss stimmen
• Single-Sign-On muss ein
• CMS-basiert mit Berechtigungen
• Kulturfrage: Wie geht das Unternehmen mit Informationspolitik um (z.B. restriktiv)

Thema 6: Motivation

• Motivation der Autoren
  • Redakteursrolle sollte aufgewertet werden (in Zielvereinbarung des Mitarbeiters festlegen)
  • Dauerhafte Betreuung durch Intranetteam
  • zentrales Intranetteam + einige wenige agile Redakteure
  • Hilfsmittel bereitstellen (z.B. Schablonen)
  • Qualität sichern
  • Contenterstellung so einfach wie möglich, ganz einfach, weil dezentrale Autoren nur ab und zu mit CMS arbeiten
  • Emotionale Anreize (intrinsische Motivation)
• Motivation der User

Thema 7: Motivation

• Werbemaßnahmen, Veranstaltungen, Tag der offenen Tür, Knowledge-Café in Kantine, Einführungsveranstaltung für neue Mitarbeiter
• Zeigen, was das Intranet an persönlichem Nutzen bringt
• Auffindbarkeit und Qualität der Inhalte sichern
• Kommunikation mit den Abteilungen, um Informationen / Content von Abteilungen zu bekommen
• Verknüpfung Mitarbeiterzeitung: Anreißen. Intranet: Komplettartikel
• Immer wieder aufzeigen, was man mit dem Intranet alles machen kan

Thema 8: Technik

• Wie integriert man ein CMS in SAP (oder anderes Portal)?
  • Contentlastig oder Applikationslastig
• Es gibt keine Lösung für alles
• Anforderungen festlegen und Marktübersicht gewinnen ("Wo könnten wir denn hinwollen")
• Überführung von Inhalten / Systemen
• Jedes Unternehmen muss seine eigene Lösung finden
• Technik ist wichtig, sollte aber nur Mittel zum Zweck sein