Seit Juni benutze ich Todoist für mein Aufgabenmanagement. Zwei der Einsatzgebiete sind mein Morgenritual und meine Wochenplanung.
Todoist
Ursprünglich war Todoist für das persönliche Taskmanagement. Nach einem Relaunch in 2014 hat es sich zu einer Lösung auch im Business-Geschäft gemausert. Ich benutze es für Aufgaben im privaten Bereich, für mich als Selbstständigen und auch in der Kollaboration – wenn auch bislang nur mit der allerbesten aller Ehefrauen.
Bislang hatte ich Toodledo verwendet, aber ich hatte immer mal wieder Probleme bei der Offline-Verwendung. Außerdem ist die Oberfläche inzwischen sehr altbacken.
Todoist gibt es in der kostenlosen Version mit Grundfunktionen. Zum Eingewöhnen reicht das vollkommen aus. Die Premium-Version kostet pro Jahr 21 Euro, dafür gibt es zusätzliche Funktionen wie SMS und Email-Erinnerungen, ein erweitertes Tagging und Dateianhänge. Todoist gibt es für Browser, Android Phone/Tablet, iPhone, iPad, Windows-Desktop, Mac-OS. Außerdem gibt es Erweiterungen für Chrome, Firefox, Outlook, Thunderbird, Gmail und Postbox.
Todoist hat eine übersichtliche Oberfläche und lässt sich wirklich überall verwenden. Jede Auswahl (beispielsweise überfällige Aufgaben, heute fällige Aufgaben, Aufgaben mit bestimmter Priorität) ist eine Filterfunktion, die sich bearbeiten und als eigenen Filter abspeichern lässt. Dazu wird keine spezielle Abfragesyntax benötigt. Für meine heutigen Aufgaben gebe ich das in das Filterfeld ein:
überfällig, today
Alle überfällige Aufgaben, die Aufgaben der nächsten 7 Tage, Aufgaben mit höchster Priorität, alle mir zugewiesenen Aufgaben und alle Aufgaben, die ich anderen zugewiesen habe?
überfällig, 7 Tage, Priorität 1, :to_me:, :to_others:
Ähnlich einfach funktioniert es mit Datumsangaben für Fälligkeiten. Jeden Montag und Freitag um 20:00 Uhr?
jeden Mo, Fr um 20:00
Jeden 2. des Monats?
jeden 2
Echt simpel.
ToDoist für Unternehmen
Seit ein paar Wochen gibt es Todoist auch für Unternehmen. Preislich ist es bei jährlicher Zahlungsweise eigentlich egal, ob ich die Premium- oder die Business-Version nehme. Ein Umstieg ist jederzeit möglich. Die Funktionsunterschiede und Preise sind übersichtlich. Ich habe mir also Todoist für Unternehmen gegönnt ;-)
Morgenritual mit Todoist
Für den Start in den Tag habe ich mein Morgenritual entwickelt, das ich zu Beginn jeden Tages durchgehe:
- Wasser trinken, Frühstück
- Kalender checken. Damit ich weiß, was auf mich zukommt und ich keinen Morgentermin verpasse
- Journal schreiben. In Evernote führe ich in einem Notizbuch tägliche Eintragungen: Was habe ich gegessen, was war los, was ist heute noch besonderes
- Inboxen. Ich gehe meine Inboxen (Eingangsfächer) durch und leere sie. Entweder lösche ich das Dokument (oder markiere die Email als Spam…), archiviere ich es oder reagiere ich darauf. Wenn ich mit dem Dokument (z.B. Email) mehr als etwa drei Minuten brauche, dann erzeuge ich in Todoist eine Aufgabe
- Inbox: Email. Den tatsächlichen Eingang und zwei Labels für notwendige Aktionen und für Benachrichtigungen
- Inbox: Google. Also Hangout-Nachrichten. Da ich Google Mail habe, sehe ich die aber sowieso :-)
- Inbox: Facebook. Dabei meine ich wirklich nur Nachrichten an mich
- Inbox: Evernote. Mit IFTTT schicke ich manche Dinge in Evernote rein. Dort habe ich tatsächlich ein Notizbuch „Inbox“. Dort landen auch Emails, die ich mir dorthin schicke.
- Inbox: Todoist (persönlich und Team). Für den Fall, dass mir jemand etwas reinwirft :-) oder ich eine Aufgabe erzeugt und noch nicht weiter bearbeitet/priorisiert habe (z.B. via Email geschickt)
- Inbox: Möglicherweise kommen noch weitere Inboxen beispielsweise bei/für Kunden dazu. Etwa Asana oder Podio. Dann erzeuge ich die Aufgabe auch dort
Dann kommt meine Tagesplanung. Ich gehe die überfälligen Aufgaben, die Aufgaben für die nächsten drei Tage und die Aufgaben aus meiner Wochenplanung durch. Dazu habe ich meinen eigenen Filter „Wochenplanung“:
überfällig, 3 Tage, @isThisWeek
Ich prüfe, welche Aufgaben heute sein müssen (mit Termin) und welche vielleicht vorgezogen werden können (die für morgen und übermorgen). Außerdem schaue ich in meiner Wochenplanung nach, was ich davon in den nächsten drei Tagen einplanen kann/muss.
Für Aufgaben, für die ich voraussichtlich mehr als eine halbe Stunde brauche, lege ich in meinem Kalender einen Termin an. Den Rest arbeite ich in den nicht belegten Zeiten ab.
Den Rest des Tages arbeite ich nur noch mit dem Filter „überfällig, heute“. Es sei denn, ich habe nichts mehr zu tun und will aber noch ;-)
Vor einer Woche habe ich über mein Morgenritual und Todoist geboot.
Wochenplanung mit Todoist
Woher kommen aber die Aufgaben der Wochenplanung? Am Wochenende oder allerallerspätestens am Montag Morgen mache ich meine Wochenplanung. In der Wochenplanung lege ich alle Aufgaben fest, die ich in dieser Woche bearbeiten oder erledigen will.
Dazu gehe ich meine Order/Projekte in Todoist durch und prüfe ich die Aufgaben auf Konsistenz und auf notwendige Fälligkeiten. Einerseits habe ich dann fällige Aufgaben. Andererseits gibt es Aufgaben, die in der weiteren Zukunft liegen oder die gar keine Fälligkeit haben. Denen verpasse ich das Tag (Schlagwort) „isThisWeek“. Damit habe ich jeden Tag in der Woche bei der Tagesplanung meine relevanten Aufgaben in meinem Filter:
überfällig, 3 Tage, @isThisWeek
Teil der Wochenplanung ist ebenfalls schon eine zeitliche Planung für umfangreichere Aufgaben. Für die setze ich Termine in meinen Kalender.
Ziemlich viel Plan. Aber in Anlehnung an von Moltke, dem wir die Auftragstaktik verdanken, lautet mein Motto:
Kein Plan überlebt die Schlacht. Aber ohne Pläne verliert man den Krieg.
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