Office 365 Gruppe im Exchange Admin Center bearbeiten

Microsoft hat Office 365 inzwischen um viele Services und Apps erweitert und dabei gewaltig aufgebohrt. Oft führt das zur Verwirrung, welchen Dienst man denn nun benutzen solle. Das gilt insbesondere bei der Verwendung von Office 365 Gruppen und Microsoft Teams im Zusammenhang mit Kalendern.

Anmerkung: Ich weiß, manches geht doch … irgendwie. Und da gibt es noch die Öffentlichen Postfächer. Und es geht noch was anderes, und man kann doch hier. Ich halte mich gerne an allgemeine Möglichkeiten mit Office 365.

Für die Nutzung von Office 365 gibt es verschiedene Kalenderarten. Für mich sind dies:

  • Persönliche Kalender
  • Kalender von Office 365 Gruppen (manchmal auch „Outlook Gruppen“ genannt)

Grundsätzlich sind die Funktionen von Outlook auf dem Mac, auf dem PC oder im Web (Browser) ähnlich und gleichen sich immer weiter an. Im Einzelfall gibt es jedoch immer noch große Unterschiede. Im Folgenden benutze ich verallgemeinernd „Outlook“.

Persönliche Kalender

Ein persönlicher Kalender kann für jeden innerhalb der Organisation freigegeben werden, so dass jeder ihn sich in Outlook anzeigen und (bei entsprechender Rechtevergabe sogar) bearbeiten kann. Andere Mitarbeiter können sich den freigegebenen Kalender dann in Outlook einblenden.

Grundsätzlich kann ein persönlicher Kalender für Abteilungen genutzt und für Vertretungen beim Pflegen ein Kollege mit Rechten versehen werden. Ein Gruppenkalender sollte jedoch hierfür bevorzugt werden.

Ein Vorteil: Persönliche Kalender können über Outlook Web öffentlich im Internet freigegeben werden.

Office 365 Gruppenkalender

In Outlook kann eine „Office 365 Gruppe“ angelegt werden. In eine solche Office 365 Gruppe können sowohl Mitglieder der eigenen Organisation als auch Gäste von außerhalb eingeladen werden. In der Gruppe können Unterhaltungen geführt werden. Je nach Einstellung werden die Unterhaltungen auch per Email an die Mitglieder der weitergeleitet. Außerdem kann per E-Mail eine Nachricht in die Gruppe geschickt werden.

Eine Office 365 Gruppe hat auch einen Kalender, so dass alle Gruppenmitglieder aus der eigenen Organisation mit Outlook auf den Kalender zugreifen können.

Gäste in Office 365 Gruppen

In Office 365 Gruppen können Gäste von außerhalb der eigenen Organisation eingeladen werden. Diese Gäste können dann allerdings nur per E-Mail an den Unterhaltungen teilnehmen und den Kalender nicht direkt einsehen. Gäste können aber Kalendereinladungen empfangen und beantworten und auf Gruppendateien zugreifen.

Die Gäste können Office 365 Nutzer einer anderen Organisation sein oder auch Inhaber einer beliebigen e-Mail-Adresse (iMap, Gmail) sein.
Siehe auch: Gastzugriff in Office 365-Gruppen (Office Support).

„Teams Gruppenkalender“

Bis vor einiger Zeit wurden Teams von Microsoft Teams automatisch als Office 365 Gruppe so angelegt, dass sie auch in Outlook sichtbar waren. Dann konnte man diese Gruppen (und Kalender) ähnlich wie die Office 365 Gruppen benutzen.

Teams in Microsoft Teams sind technisch gesehen nichts anderes als Office 365 Gruppen. Mittlerweile werden diese speziellen Office 365 Gruppen jedoch so angelegt, dass diese Gruppen in Outlook nicht mehr zur Verfügung stehen. Man kann sich zwar noch die URL-Adresse eines Teams-Kalenders über die SharePoint-Site des Teams „beschaffen“, der Aufruf funktioniert jedoch nicht. Es wird im Browser dann einfach nur die Standard-Outlook-Kalenderansicht gezeigt.

Dieses „Verstecken“ wurde aufgrund häufig geäußerter Kundenwünsche durchgeführt. Viele Kunden sind jetzt jedoch damit unzufrieden. Wie man es macht, nie macht man es allen Kunden recht.

Es gibt zwar die Möglichkeit, diese Teams-Gruppen per Powershell (Command-Shell) Gruppen wieder in Outlook sichtbar zu machen. Ratsam ist das jedoch nur, wenn es in der Organisation mindestens zwei oder drei Personen gibt, die Office 365 regelmäßig auf der entsprechenden Ebene administrieren (und nicht nur alle 8 Monate einmal).

Siehe auch: Besprechungen in Microsoft Teams (Tutorial in Microsoft Docs).

Administration von Office 365 Gruppen

Die verschiedenen Admin Center für Office 365 werden oft umgebaut. So werden beispielisweise viele Funktionen zur Administration von alten und separaten Admin Centern für Teams und für Skype for Business in ein neues gemeinsames Admin Center zusammengelegt.

Die Office 365 Gruppen (und damit auch die Teams) werden im Exchange Admin Center verwaltet. Unter Empfänger – Gruppen stehen alle Office 365 Gruppen (inklusive Teams), die dann weitergehender konfiguriert werden können. So gibt es diese beiden Möglichkeiten:

Neue Mitglieder abonnieren
Abonnierte Mitglieder erhalten Unterhaltungen und Kalenderereignisse in ihren Posteingang zugestellt. Andernfalls werden sie nur im Posteingang der Gruppe angezeigt.

Personen von außerhalb der Organisation das Senden von E-Mails an die Gruppe gestatten

Kalender, die für jeden im Internet einsehbar sind?

Wenn ein Kalender für Personen außerhalb der eigenen Organisation öffentlich im Internet einsehbar sein sollen, dann geht das leider nur mit persönlichen Kalendern. Und es ist leider nicht so, dass man den URL aufruft und schon im Browser den Kalender mit seinen Einträgen sieht.

Die persönlichen Kalender können als ical-Datei zur Verfügung gestellt werden. Jeder, der über die URL-Adresse der Datei verfügt, kann sich den Kalender in seinem jeweiligen Tool (Outlook, Gmail, Thunderbird etc.) anzeigen lassen. Die ical-Dateien werden automatisch bei Änderungen im Kalender aktualisiert.

Teams oder Office 365 Gruppe?

Bei Office 365 ist es daher wichtig, bei der Nutzung und der Zielsetzung einer „Gruppe“ zu unterscheiden, auch wenn es um Kalender geht:

  • Wenn es um Unterhaltungen in einer Gruppe von eigenen Mitarbeitern geht, die optional einen gemeinsamen Kalender nutzen wollen: Office 365 Gruppe. Innerhalb der eigenen Organisation steht dann ein kompletter Kalender zur Verfügung. Gäste können per E-Mail in eingeschränktem Maß teilnehmen. Zwar gibt es für eine Gruppe beispielsweise einen Planner, aber eben nicht beliebig viele.
  • Wenn es um Zusammenarbeit mit Dateien, Aufgaben, Unterhaltungen, Chats, Videokonferenzen und möglicherweise um weitere Apps geht: Dann ist Teams die bessere Wahl, Gäste können (Rechner oder Browser) im Rahmen ihrer Rechte hier über die Teams App teilnehmen. Leider fehlt dann ein „richtiger“ Kalender.
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