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Kontextlisten für Aufgaben mit Etiketten von Todoist

Mit Kontextlisten lassen sich Aufgaben kategorisieren und dann innerhalb der entsprechenden Kategorie (wie Umgebung, benötigte Geräte, Länge) planen oder erledigen. Ich verwende dafür Tags (Schlagworte, Etiketten) bei Todoist.

Getting Things Done und Kontextlisten

Das Konzept der Kontextlisten kenne ich ursprünglich von Getting Things Done, einer Selbstmanagement-Methode von David Allen.

GTD trennt Termine und Aufgaben. Termine werden in einem Kalender festgehalten und Aufgaben systematisch auf Kontextlisten geschleust. Der Kalender und die Kontextlisten sind die Hilfsmittel zur Bewältigung des Alltags. Die Bezeichnungen der einzelnen Kontextlisten legt jeder individuell fest. David Allen empfiehlt, sie nach den zur Erledigung der Tätigkeiten notwendigen Ressourcen zu benennen: Geeignete Namen der Kontextlisten sind beispielsweise „Telefon“, „Internet“ oder „Auto“. Bei einer wöchentlichen Durchsicht werden die Kontextlisten überprüft und auf den neuesten Stand gebracht.

(Seite „Getting Things Done“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 26. November 2018, 06:58 UTC. (Abgerufen: 21. Januar 2019, 06:22 UTC))

Getting Things Done (GTD) ist eine Methode, die unabhängig von einem bestimmten Werkzeug funktioniert. Manche nutzen dafür einen papiernen Aufgabenplaner in DIN A5. Andere (und das dürfte inzwischen die Mehrheit sein) setzen eine Software ein. Es gibt Software, die besonders gut für GTD geeignet ist, oder auch Software, die man einfach an seinen persönlichen Stil der Aufgabenplanung mit GTD anpasst.

Die Idee der Kontextlisten ist, irgendwie zusammenhängende Arbeiten auch zusammen zu erledigen. Dabei orientiert sich das „Zusammenhängen“ nicht an dem Inhalt der Arbeit beziehungsweise Aufgabe („Was“), sondern an der Art der Aufgabe („Wie“) und den benötigten Ressourcen („Womit“), dem Ort („Wo“) und dem „Wann“:

Ein Kontext beschreibt eine Menge an Ressourcen und physikalischen Gegebenheiten, die notwendig sind um eine Liste von Aufgaben bearbeiten zu können. Alle Aufgaben in einem Kontext können nacheinander abgearbeitet werden, wenn die Ressourcen verfügbar sind.

[…]

Durch die zusammenhängende Bearbeitung ähnlicher Aufgaben wird Zeit gespart, indem die vorhandenen Bedingungen optimal genutzt werden. Man kommt dadurch leichter in den Arbeitsfluss – Flow. Ein hin- und her wechseln zwischen Tools, Orten oder Personen wird vermieden. Dadurch wirkt die Fokussierung auf die Aufgaben eines Kontextes auch energiesparend.

Ein Kontext setzt den Rahmen einer Aufgabe und bestimmt über Wie, Wo, Wann und Womit.

(GTD: Kontexte – Stefan Nehls)

Kontexte werden sehr individuell gehandhabt. Wenn ich meine Aufgaben nur am Büroschreibtisch plane und dort auch erledige, dann brauche ich möglicherweise gar keine Kontextlisten. Jeder hat auch seine individuellen Tagesabläufe. Wer beispielsweise bestimmte Aufgaben gerne am frühen Morgen erledigt, der kann solche Aufgaben mit dem Kontext „Früher Morgen“, „Vor dem Frühstück“, „Sonnenaufgang“ oder „Früher Vogel“ versehen.

Welche Kontexte für Sie relevant sind, bleibt Ihnen überlassen. Falls Sie sowieso den ganzen Tag im Büro sitzen und ständig Zugriff auf den Computer, das Internet und ein Telefon haben, brauchen Sie wahrscheinlich keine feine Unterteilung.

(Einführung in GTD (Teil 5): Der dritte Schritt: Organisieren – Ivan Blatter)

Andererseits gibt es Klassiker:

Der Klassiker unter den Kontextlisten ist der Einkaufszettel meiner Oma. Er lag auf dem Küchenbuffet griffbereit und immer wenn ihr etwas für den nächsten Einkauf einfiel, wurde es auf dieser Liste notiert. Beim nächsten Gang zum Supermarkt musste sie sich nur den Zettel greifen, denn da stand alles drauf, was einzukaufen war. Der Kontext in diesem Fall war @Einkaufen, so die Notation in GTD. Weitere Beispiele sind: @Telefon, auf der alle zu tätigenden Anrufe stehen oder @Zuhause, wenn Ihnen im Büro einfällt, was Sie zuhause tun sollten.

(Wie Sie Kontextlisten erstellen – Stephan List)

Selbst, wenn ich den ganzen Tag am Büroschreibtisch bin und dort ein Telefon steht, könnte ich solche Aufgaben mit „@Telefon“ versehen, bei denen ich in Ruhe und ohne den Geräuschpegel von Kollegen telefonieren will. Also könnte ich mir am Morgen durchsehen, ob und welche derartige Telefonate fällig sind und mir dafür einen Besprechungsraum reservieren. Oder ich setze dann das Heaset für die drei oder vier Telefonate auf, damit mich die Geräuschkulisse nicht stört.

Zugegebenermaßen ist es bei mir als Selbstständigem nicht die Geräuschkulisse der Kollegen, sondern eher die des Cafès …

Todoist und Kontextlisten

Mir persönlich ist GTD zu strikt und zu umfangreich. Gleichzeitig möchte ich ein Werkzeug einsetzen, das flexibel ist und meinen Bedürfnissen entgegen kommt. Vor einigen Jahren entschied ich mich für Todoist, das es für alle Plattformen gibt (Web, Windows, Mac, iOS, Android) und mit dem ich beispielsweise aus dem Browser heraus aus einer Mail in Gmail eine Aufgabe erzeugen kann.

Nach und nach habe ich Todoist nach meinen Erfahrungen und Wünschen angepasst. Kontextlisten habe ich damit lange Zeit nicht benutzt. Todoist hat auch keine expliziten „Kontextlisten“, doch es gibt Tags (Schlagworte). Jede Aufgabe kann man mit einem Schlagwort oder mehreren Schlagworten versehen. Interessanterweise setzt Todoist auf das „@“-Zeichen für Schlagworte, obwohl sich dafür in vielen Bereichen eigentlich das „#“-Zeichen durchgesetzt hat.

Todoist benutzt für Tags im Deutschen die Formulierung Etiketten:

Spare Zeit, indem du mehrere ähnliche Aufgaben mithilfe von Etiketten bündelst. Auf diese Weise findest du Aufgaben mit der gleichen Etikette innerhalb von Sekunden.

Et voilà: Etiketten kann man für alles Mögliche einsetzen, also auch für Kontextlisten. Habe ich beispielsweise in meinem Projekt „Garten neu gestalten“ die Aufgabe „Spaten kaufen“, dann versehe ich die Aufgabe mit dem Kontext @Baumarkt. Bin ich jetzt unterwegs zum Einkaufen, dann schaue ich in meiner Kontextliste @Baumarkt nach. Dann sehe ich beispielsweise, dass ich im Baumarkt nicht nur einen Spaten, sondern auch einen Sonnenschirm für die Terrasse, eine LED-Leuchte fürs Bad und einen Perlator für die Küchenspüle kaufen will.

Meine Kontextlisten mit Todoist

Im Laufe der Jahre habe ich mir schließlich angewöhnt, mittels Etiketten mit Kontextlisten zu arbeiten. Damit ich den Überblick über die Art der Kontextlisten behalte, und damit die Eingabe in Todoist möglichst einfach funktioniert, habe ich mir eine kleine Systematik geschaffen.

Status

Der Status gibt mir einen Überblick über den Zustand von Aufgaben. Alle diese Kontexte beginnen mit dem englischen „is“.

  • isToday: Will ich heute erledigen (auch wenn die Aufgabe erst in der Zukunft fällig ist).
  • isInWork: Die Aufgabe habe ich bereits begonnen.
  • isNext: Wenn ich Zeit übrig habe, dann will ich solche Aufgaben als nächstes angehen.
  • isBacklog: Ähnlich wie „isNext“, doch nicht so wichtig oder dringend.
  • isWaiting: Ich warte auf jemanden oder etwas, beispielsweise auf die Antwort auf meine Email. Vorher kann ich mit der Aufgabe nicht weitermachen.

Örtlichkeit/Ressource

Hier vermische ich das Wo und das Womit. Alle diese Kontexte beginnen mit dem englischen „at“.

  • atHome
  • atComputer
  • atTelefon
  • atUnterwegs

Tätigkeit/Aktivität

Mit den Kontexten, die mit dem englischen „do“ beginnen, kategorisiere ich meine Aufgaben nach der Art der Tätigkeit.

  • doBloggen
  • doFotos
  • doLesen
  • doMaintenance (Wartungsarbeiten beispielsweise an Blogs oder im Haushalt)
  • doSchreiben

Wenn ich beispielsweise drei oder vier Aufgaben mit „doFotos“ habe, dann reserviere ich mir für den Tag oder die Woche entsprechende Zeit. Dann starte ich die Fotosoftware Capture One und bearbeite alle Fotos in einem Rutsch.

Ungefährer Zeitbedarf

Aufgaben versehe ich gerne mit einer ungefähren Zeitschätzung. Wenn ich dann eine Tages- oder Wochenplanung mache, brauche ich nicht groß zu überlegen, sondern kann beispielsweise direkt einen Zeitblocker für eine Stunde im Kalender eintragen.

Andererseits habe ich vielleicht plötzlich Zeit übrig. Das kann beispielsweise passieren, wenn ich überraschenderweise mit einer Aufgabe früher fertig geworden bin oder eine Besprechung ausgefallen ist. Dann schaue ich nach, welche Aufgaben ich in den nächsten 30 Minuten erledigen kann.

Alle solchen Kontexte beginnen mit einer Zahl (der Minutenzahl).

  • 5min
  • 10min
  • 20min
  • 30min
  • 180min
  • 240min

Arbeitest Du mit Kontextlisten?

Wie handhabst Du das? Benutzt Du Kontextlisten? Wie sehen Deine Kontextlisten aus?

Ich jedenfalls habe zu viele. Ich hätte gerne zumindest einen einzigen universalen elektronischen Posteingang, so dass ich nicht mehrere abarbeiten muss. Michael Sliwinski von Nozbe hat sieben Posteingänge, zwei physische und fünf elektronische:

  • Physischer Posteingang im Home Office
  • Physischer Posteingang für die Reise
  • Email Posteingang
  • „Downloads“-Ordner auf dem Mac
  • Posteingang in Nozbe
  • Posteingang in Evernote
  • Read-it-later“-Queue

[ How many inboxes do you have? Here are mine ]

Er arbeitet seine Posteingänge in seinen Ritualen in unterschiedlichen Abständen von täglich bis wöchentlich ab. Meine elektronischen Posteingänge arbeite ich täglich ab, so dass sie am Abend immer leer sind. Das bedeutet bei weitem nicht, dass mit den Eingängen verbundene Arbeiten begonnen oder erledigt sind. Aber ich habe alle meine Posteingänge nach einer „Getting Things Done“-Methode angefasst und sofort erledigt, abgelegt oder eingeplant (terminlich oder irgendwann) habe.

Das sind meine Posteingänge:

  • Physischer Posteingang im Haus: Täglich leere ich meinen Posteingang und entscheide über das weitere Vorgehen. Rechnungen würde ich am liebsten gleich wegwerfen, aber das ist irgendwie nicht praktikabel. Deswegen sammle ich sie und plane sie für die Bearbeitung spätestens am Wochenende.
  • Physischer Posteingang für die Reise (ein bestimmtes Fach in Koffer, Rucksack oder Jacke).
  • Email Posteingang: Seit längerem benutze ich Google Mail.
  • „Downloads“-Ordner auf Mac- und Windowsrechner. Dateien bearbeite ich normalerweise sofort nach dem Download oder am Nachmittag ( (beispielsweise Dokumente oder Installationsdateien).
  • „Lesestoff“-Ordner auf Mac-/Windowsrechner und iPad: Hier sammle ich PDF-Dateien fürs soforte oder spätere Lesen. Jeden Tag gehe ich kurz durch und bereinige bzw. plane die Ebooks für später ein.
  • Posteingang in Toodledo: In meinem Morgenritual und meinem Abendritual arbeite ich die Eingänge ab. Meistens kategorisiere bzw. plane ich sie bereits beim ersten Erfassen.
  • Posteingang in Evernote: In meinem Morgenritual und meinem Abendritual arbeite ich die Eingänge ab. Dabei sind unter anderem Artikel, Links, Fotos. Außerdem versuche ich möglichst viele Benachrichtigungen in Evernote laufen zu lassen (entweder durch Emails, die ich dorthin route, oder mit ifttt Tasks).
  • Zwei Posteingänge: Read It Later und Reeder. Sie sind faktisch ebenfalls Posteingänge, die ich morgens und abends abarbeite.

Manchmal plane ich ein solches Abarbeitungsritual auch außer der Reihe untertags ein. Zu den Ritualen gehört auch, die entstanden Aktionen abzuarbeiten, in Abhängigkeit davon wie ich sie mit einem Termin, einem Kontext oder einem Status (z.B. „Someday“) versehen habe. Oder weil sie beispielsweise auf andere Aktionen folgen und dann Teil eines „Projekts“ sind.

Wieviele Posteingänge haben Sie? Und wie gehen Sie mit den einzelnen Eingängen um?

Nachtrag (2.4.2012)
Stefan Pfeiffer hat auf Twitter darauf hingewiesen die sozialen Netze nicht zu vergessen
. Da hat er vollkommen recht: Die sozialen Netze haben ebenfalls Posteingänge. Ich lasse jedoch alle Nachrichten („Messages“) und Benachrichtigungen („Notifications“) per Email ausliefern. Damit habe ich die Anzahl der Posteingänge reduziert. Manchmal habe ich noch einen Filter aufgesetzt, um solche Nachrichten / Benachrichtigungen zu priorisieren.

Zite: Verblüffende Topstories

Noch habe ich mein iPad aus Hawai’i fast überall dabei. Okay, es ist ein Austauschgerät, weil das Original ein defektes WLAN-Modul hatte. Doch das iPad hat seinen Zweck erfüllt, ich werde das iPad weggeben. Ich werde mir ein anderes Gerät holen. Was mir am iPad so gut gefällt (außer das iPad selbst…), ist die Auswahl an fantastischen Apps. Vier Apps nutze ich mit einer besonderen Routine, um mich über aktuelle Geschehen auf dem Laufenden zu halten: Tweetings, Reeder, Zite und Read It Later.

Diese Apps rufe ich normalerweise jeden Morgen und jeden Abend nacheinander als Teil meiner Morgen- und Abendrituale auf. Dieser Teil ist der „Informationsteil“. Davor und danach gibt es noch weitere, um beispielsweise Aufgaben zu planen oder abzuarbeiten. Ich bemühe mich, die einzelnen Routineteile nicht im Multitasking auszuführen und ständig zu wechseln, aber manchmal ist ein Ping via Twitter oder einem anderen Dienst doch verführerisch :-)

  1. Tweetings
    Der Twitterclient für iPhone und iPad ist sehr handlich und bietet viele Funktionen. Unter anderem lässt er mich Links an Read It Later schicken, um mir die Artikel in aller Ruhe mit einer guten Oberfläche ohne Ablenkung zu lesen. Gelegentlich unterbreche ich meine späteren Routineschritte und kehre kurz zu Twitter zurück.
  2. Reeder
    Der Feed-Reader liefert mir alle neuen Artikel aus meinen abonnierten Feeds. Die Artikel werden mir standardmäßig als Text mit Bildern aber ohne Navigation und Werbung der Originalwebseite gezeigt („Readability“). Aus ihm heraus kann ich den Artikel twittern, facebooken, auf Pinboard (not so Social Bookmarks) und in meinem Evernote speichern. Oft lege ich einen Artikel jedoch auch in Read It Later ab, um ihn später in aller Ruhe durchzulesen und zu entscheiden, ob und was ich damit mache.
  3. Zite
    Zite aggregiert interessante Artikel aus den verschiedensten Quellen und berücksichtigt dabei Themen, die ich angegeben habe (z.B. „Social Business“), und Dienste wie mein Twitter (um Interessen herauszufinden). Daraus erzeugt Zite eine Zeitung mit teilweise für mich verblüffenden Neuigkeiten. Auch hier werden die Artikel wahlweise optimiert (Text/Bilder) oder im Browsermodus dargestellt. Mit Zite kann ich Artikel twittern, facebooken, an Read It Later senden und in Evernote speichern. Leider liefert mir Zite nur englischsprachige Artikel, aber für die meisten Themen reicht mir das. Zite wurde vor einiger Zeit von CNN übernommen. Ich bin gespannt, ob Zite weiterentwickelt oder irgendwann eingestampft wird…
  4. Read It Later
    Am Ende meiner Routine steht Read It Later. Die Artikel, die ich mir fürs spätere Lesen vorgemerkt habe, scanne und/oder lese ich hier in aller Ruhe. Read It Later stellt die Artikel ebenfall optimiert oder im Browsermodus dar. Read It Later bietet noch viel mehr Möglichkeiten als die anderen Apps zum Teilen („sharing“). Ich nutze meistens Evernote, Diigo, Pinboard Twitter, Facebook.

Gelegentlich nutze ich noch andere Apps wie Flipboard, Flickpad oder Showyou. Und genau genommen ist das nicht das Ende meiner Routine, denn einige Artikel landen in Evernote als Quelle für spätere Artikel. Aber das ist Stoff für weitere Geschichten…

Welche Apps benutzen Sie, um sich über aktuelle Themen zu informieren?

Bei Joerg Hoewner hat das iPad die Mediennutzung verändert. Mediennutzung klingt sooo passiv. Doch das iPad hat nicht nur die passive Mediennutzung sondern auch das Office, mein Mobiles Büro, verändert. So nutze ich eine ganze Reihe von Apps auf dem iPad für mein Büro. Das iPad ist Teil meines Büros. Wichtig ist mir dabei, dass ich Dateien nicht nur gut betrachten und/oder bearbeiten kann, sondern dass ich die Dateien möglichst überall verfügbar habe. Das bedeutet für mich, dass ich sie nicht nur auf meinem iPad und in meinem iTunes sondern nach Möglichkeit auch im Dateisystem auf Macbook und Windows-PC, auf Google Docs und in meinem Evernote öffnen, kopieren, speichern oder direkt bearbeiten möchte.

Bearbeiten, Betrachten und Präsentieren

  • Evernote: Der Alleskönner für Notizen, Screenshots, Artikel sammeln und bearbeiten. Überall verfügbar, für mich auf Windows, Mac, iPad und iPhone.
  • Noteshelf: Ein “Papiernotizblock” auf dem iPad, der verschiedene Notebooks, bietet. Ein Stylus gehört einfach dazu. Schickt Notizbuchseiten auch nach Dropbox und Evernote.
  • iThoughtsHD: Mindmapping fürs iPad. Unterstützt Dropbox und WebDAV sowie außer einem eigenen noch verschiedene andere Mindmapping-Dateiformate.
  • Goodreader: Eine Leseapp, die verschiedene Formate unterstützt (z.B. PDF, Office, Fotos). Das Teil kann aber mehr: Downloads vom Web, öffnen mit (z.B. Quickoffice, Photogene) und synchronisieren von Verzeichnissen mit beispielsweise Mail Servern (IMAP-Ordner), Google Docs, Sugarsync, Dropbox, WebDAV, Box, FTP. Das ist genial, um beispielsweise Projektverzeichnisse oder einen Lesestoffordner zu synchronisieren.
  • Quickoffice: Beispielsweise Dateien im Format MS-Word, MS-Excel, MS-Powerpoint bearbeiten. Öffnen und Speichern der Dateien unter anderem auf/mit GoogleDocs, SugarSync, Dropbox, Box.
  • Office2: Ähnlich wie Quickoffice. Warum dann zwei verschiedene? Office2 unterstützt zwar auch GoogleDocs, Dropbox und ähnliche aber kein SugarSync. Dennoch kann es etws besser als Quickoffice: In GoogleDocs unterstützt es Absatzformate wie Überschriften.
  • Keynote: Präsentieren mit dem iPad, genial einfach. Dazu kommt noch der iPad-/VGA-Adapter für den Beamer. Die Dateien tausche ich aus über WebDAV. Fast jeder Telekom-Kunde hat das Mediencenter mit 25 GB und kann via webdav.mediencenter.t-online.de darauf zugreifen.
  • Writing Kit: “Unitasking”-Editor mit Markdown-Unterstützung. Unterstützt Dropbox. Noch besser als iA Writer.
  • Blogsy: Blog-Editor (WYSIWYG und HTML), der WordPress, Blogger, Posterous, TypePad, Movable Type, Drupal, IBM Connections, Joomla unterstützt. Für Medien greift er auf lokale Fotos, Flickr, Google Fotos, YouTube zurück. Fotos lädt er dann auch beispielsweise auf die eigene WordPressinstallation hoch.
  • WordPress. Der Klassiker für WordPress.
  • Tumblita: Tumblr-Editor und Dashboard-Viewer für iPad und Mac.
  • Simplenote: Ich benutze Simplenote gelegentlich als eine Art geräteübergreifenden Zwischenspeicher, um Inhalte beispielsweise von Windows nach Mac zu schicken.

Getting Things Done (GTD)

Für die Email-/Aufgaben-/Kalenderverwaltung benutze ich:

  • Mail-App vom iPad (obwohl Email ja auch in die Rubrik Kommunikation fallen…)
  • Google Mail im Safaribrowser
  • Kontakte-App vom iPad
  • Kalender-App vom iPad
  • Toodledo für die Aufgabenverwaltung. Toodledo kann sehr viel, ist für umfangreiche Projekte aber nicht super geeignet.

Ich bin noch auf der Suche für einen richtig guten Task Manager, der im Browser und als App auf Mac, Windows, iPad und iPhone flüssig und mächtig ist. Außerdem sollte er Subtasks/Projekte, Fälligkeiten, Wiederholungen unterstützen. Schön wäre eine unmittelbare Einbindung von weiteren Diensten wie Evernote, GoogleDocs, SugarSync. Kostengünstig sollte er auch noch sein (für mich bedeutet dies: Maximal 80 Euro/Jahr).

Zuerst dachte ich Nozbe wäre ein guter Kandidat, aber es ist etwas sperrig und “unhandy”. Dafür unterstützt es viele Plattformen und das Web.

Das wird einen weiteren Blogartikel, für den mir Twitteratis, Facebookianer und Googleplusser bereits Material lieferten. Wenn Sie also Hinweise auf ein gutes Tool für das Aufgabenmanagement wissen, dann geben Sie mir doch bitte in den Kommentaren einen Tipp ;-)

Kommunikation

  • Tweetings: Der Twitterclient meiner Wahl, der viele Drittdienste wie Bufferapp unterstützt. Auch wenn der Tweetbot ihm ziemlich nahe kommt und noch etwas hübscher aussieht. Hootsuite ist auch recht gut.
  • IM+ Pro: Multiprotokoll-Messenger, der auch Skype unterstützt.
  • Sipgate: Voice over IP zu günstigen Preisen. Mit einer Schwabenheimer Telefonnummer telefoniere ich günstig in der Welt herum (in der Regel allerdings mit dem iPhone). Multitasking und Bluetooth-Headsets aber erst ab iPad 2.
  • Skype: Der Klassiker halt. Aber auch hier: Volle Unterstützung erst ab iPad 2.

Synchronisation von Verzeichnissen

Zum Austauschen und Synchronisieren von Verzeichnissen und Dateien benutze ich die nachfolgenden Apps/Dienste (in absteigender Priorität). Bei meinen Office-Apps achte ich darauf, dass entweder SugarSync oder Dropbox unterstützt werden.

  • SugarSync: Günstiger und vielfältiger als Dropbox. 5 GigaBytes sind im freien Account dabei. Wer einen Account möchte: Bitte im Kommentar an mich darauf hinweisen, über eine Einladung von mir bekommen wir beide 500 MB dazu. Natürlich kann man auch Dropbox-Ordner synchronisieren LOL
  • Dropbox: Etwa wie SugarSync, wird aber von wesentlich mehr Apps oder Diensten unterstützt.
  • Box: Für alle Fälle habe ich mir irgendwann kostenlos 50 GB und einen freien Account reserviert.

Bluetooth-Tastatur

Für umfangreiche Texte ist die Display-Tastatur des iPad nach meiner Erfahrung weniger gut geeignet. Ich benutze daher das Apple Wireless Keyboard. Inzwischen gibt es jede Menge Bluetooth-Tastaturen, die das sogar noch besser unterstützen ;-)