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Skype for Business: Teilnehmer

Auch wenn Sie kein Skype for Business („Skype4B“) installiert haben, können Sie an Skype for Business Meetings teilnehmen. Der Referent kann Ihnen dazu seinen Desktop oder ein einzelnes Programmfenster freigeben, eine Präsentation zeigen oder die Kontrolle an Sie übergeben. Sie müssen lediglich ein kleines Plug-In auf Ihrem Rechner installieren (ohne Administrationsrechte!).

Zuletzt aktualisiert: 29. Januar 2019.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie an einem Skype for Business Meeting teilnehmen, auch wenn Sie die Software nicht auf Ihrem Rechner installiert haben. Im ersten Teil zeige ich Ihnen, wie Sie ein Skype for Business Meeting mit Outlook erstellen und die Besprechung starten.

Skype for Business (früher: „Lync“) ist bei fast allen Unternehmenslizenzen von Office 365 enthalten, so auch bei der von mir gewählten Option „Office 365 Business Premium“. Als Gast benötigen Sie keine Softwareinstallation von Skype for Business auf Ihrem Rechner.

Hinweise:

Ich habe diesen Artikel so gestaltet, dass Sie als Gastteilnehmer danach wissen, was bei einer solchen Besprechung etwa auf Sie zukommt und womit der Referent möglicherweise gerade im Hintergrund beschäftigt ist. Aber auch für Referenten bietet sich ein Einblick, beispielsweise, wie ein Gast die Besprechung wahrnimmt. Ich habe mich dabei auf wesentliche Aspekte konzentriert.

An einer Skype-Besprechung teilnehmen

Sie haben vor einiger Zeit einer Termineinladung für eine Skype-Besprechung zugesagt. Jetzt wollen Sie an der „Skype for Business“-Besprechung teilnehmen. Rufen Sie dazu den Termin in Ihrem Kalender oder die Termineinladung in Ihrer Mail auf. Klicken Sie auf „An Skype-Besprechung teilnehmen“.

Skype for Business: Termineinladung in Gmail

Skype for Business: Besprechungseinladung in Gmail

Durch das Klicken auf „An Skype-Besprechung teilnehmen“ öffnet sich ein neues Fenster. Falls Sie Skype for Business auf Ihrem Rechner angemeldet haben, können Sie noch wählen, ob sie Ihre „Skype for Business“-Software oder den Browser benutzen. Falls Sie das erste Mal an einer Besprechung mit Skype for Business mit Ihrem Browser teilnehmen, müssen Sie noch ein kleines Plug-In installieren.

Skype for Business: Wie möchten Sie an der Besprechung teilnehmen?

Skype for Business: Wie möchten Sie an der Besprechung teilnehmen?

Laden Sie die Installationsdatei für das Plug-In (Windows: „SkypeMeetingsApp.msi“) herunter und rufen Sie es anschließend im Downloadverzeichnis (oder eventuelle direkt in der Downloadliste Ihres Browsers) mit einem Doppelklick auf. Sie benötigen für die kurze Installation keine Administratorrechte.

Skype for Business: Installationsdatei für das Plug-In (Windows: "SkypeMeetingsApp.msi")

Skype for Business: Installationsdatei für das Plug-In (Windows: „SkypeMeetingsApp.msi“)

Im Browserfenster fragt Sie Skype for Business, ob Sie die App fertig installiert haben. Sobald Sie das getan haben, klicken Sie auf „An Besprechung teilnehmen“. Der Browser möchte einen „stb-Link“ öffnen, wobei „stb“ für Skype for Business steht. Bei mehreren Optionen zur Auswahl wählen Sie „Skype Meetings App“. Aktivieren Sie die Option „Auswahl für alle stb-Links speichern“ und klicken Sie auf „Link öffnen“. Falls Ihre Windows-Firewall sich beschwert und Sie keine Administratorrechte haben, können Sie die Meldung durch „Abbrechen“ übergehen.

Skype for Business: Haben Sie die App fertig installiert?

Skype for Business: Haben Sie die App fertig installiert?

Skype for Business: sfb-Link öffnen

Skype for Business: sfb-Link öffnen

Es öffnet sich ein neues Browserfenster, in dem Sie Ihren Namen angeben sollten. Sie können zwar einen Fantasienamen eingeben, doch für Unterhaltungen und Chats ist es besser, einen richtigen Namen (Vor- und oder Nachnamen) anzugeben.

Skype for Business: Geben Sie Ihren Namen ein

Skype for Business: Geben Sie Ihren Namen ein

Jetzt müssen Sie nur noch das Laden des Plug-Ins erlauben. Auch dies erfolgt (zumindest für den genannten Server) nur einmal, wenn Sie es für immer zulassen.

Die Besprechung

Tipp: Falls die Besprechung im Browserfenster nicht oder nicht richtig angezeigt wird, dann probieren Sie den Link in einem Browser ohne Erweiterungen/Plugins aus. Ich habe für solche Fälle Browserinstallationen als Portable Apps in der Rückhand.

Der Referent bekommt (je nach Berechtigungseinstellung) einen Hinweis auf einen weiteren Teilnehmer, dessen Teilnahme er genehmigt („Antworten“).

Skype for Business: Teilnehmer genehmigen

Skype for Business: Teilnehmer genehmigen

Danach öffnet sich das Besprechungsfenster der Skype for Business Web App.

Skype for Business: Teilnehmer

Skype for Business: Teilnehmer

Am unteren Fensterrand haben Sie Symbole

  • Chat (ganz links): Öffnet eine Spalte zum Chatten.
  • Video: Nach einem Klick erhalten Sie eine Vorschau des Videobildes ihrer Webcam. Mit Klick auf „Mein Video starten“ wird Ihr Videobild übertragen, und eintreffende Gäste können Sie sehen.“
  • Mikrofon: Damit schalten Sie Ihr Mikrofon stumm.
  • Inhalt freigeben: Desktop übertragen, Programm freigeben, Powerpoint-Datei präsentieren etc. Sie erhalten diese Möglichkeiten nur, wenn der Veranstalter es für Sie (oder alle) freigeschaltet hat.
  • Auflegen: Sie verlassen die Besprechung. Vorsicht: Die Besprechung wird im Hintergrund fortgesetzt. Wollen Sie die Besprechung beenden, dann gehen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
  • Anrufsteuerung: Anruf halten/fortsetzen, Auswahl des Audiogerätes, Lautstärke.
  • „…“ (Weitere Optionen): Informationen zum Besprechungseintrag, Besprechungsoptionen, Besprechung verlassen etc.

Rechts oben können Sie ein anderes Layout auswählen und in den Vollbildmodus wechseln.

Der Organisator und Referent sieht eine Liste der Referenten und Teilnehmer und hat weitere Möglichkeiten. Ein Rechtsklicken auf einen Referenten oder Teilnehmer bietet weitere Möglichkeiten wie ihn stummzuschalten (oder es wieder aufzuheben), ihn aus der Besprechung zu entfernen oder seinen Status zu ändern (Referent/Teilnehmer).

Ich empfehle Ihnen, die Chat-Spalte anzuzeigen (Symbol links unten). So haben Sie jederzeit die Möglichkeit, sich während der Besprechung auszutauschen. So können Sie beispielsweise als Teilnehmer eine Frage stellen, ohne eine Diskussion zu einem anderen Thema zu stören. Oder als Referent während einer Präsentation in aller Ruhe Fragen sammeln, auf die Sie am Ende eingehen können.

Eine Präsentation starten

Sie und der Referent können sich wie bei Skype üblich über Video und Audio unterhalten. Skype for Business bietet aber weitere Möglichkeiten. Der Referent kann beispielsweise Anlagen hinzufügen, Notizen freigeben, und er kann eine Präsentation starten:

  • Desktop präsentieren
  • Programme präsentieren
  • Powerpoint-Dateien präsentieren

Sie als Teilnehmer sehen dann im Fenster der Skype for Business Web App die jeweilige Präsentation.

Desktop übertragen …

Der Referent kann wählen, welche seiner Desktops er präsentiert (oder sogar beide).

Fenster übertragen …

Zur Auswahl des Programmes erhält der Referent eine Art „Task Manager“. Ich habe in diesem Fall meinen Firefox-Browser gewählt. Falls Sie als mein Gast mir etwas zeigen wollen, dann kann ich Ihnen auch die Steuerung übergeben.

Skype for Business: Fenster übertragen

Skype for Business: Fenster übertragen

 

Skype for Business: Programm des Organisators

Skype for Business: Programm des Organisators

Sie als Teilnehmer sehen genau das, was der Referent Ihnen freigegeben hat und Ihnen präsentiert. Sie können dem Referenten im Chat oder über das Mikrofon Fragen stellen (sofern er das nicht deaktiviert hat). Sie können auch die Steuerung anfordern, so dass Sie beispielsweise eine neue Seite im Browser aufrufen können.

Skype for Business Web App: Programm des Organisators

Skype for Business Web App: Programm des Organisators

Lassen Sie sich nicht irritieren, wenn sich ein schwarzes Viereck über die Präsentation schiebt. Dann hat der Referent vermutlich versehentlich eines seiner anderen Fenster über das freigegebene Fenster geschoben.

Skype for Business Web App: Fenster über dem Programm

Skype for Business Web App: Fenster über dem Programm

Powerpoint-Dateien präsentieren

Der Referent kann eine Powerpoint-Präsentation öffnen. Die Präsentation kann auf dem eigenen Rechner oder im OneDrive for Business liegen. Die Präsentation wird dann zu Skype for Business hochgeladen. Das kann je nach Größe der Datei und der Verbindungsgeschwindigkeit einige Sekunden dauern.

Sobald die Powerpoint-Datei hochgeladen und verarbeitet wurde, werden Sie vom Referenten durch die Präsentation geführt.

Skype for Business Web App: Powerpoint Präsentation läuft

Skype for Business Web App: Powerpoint Präsentation läuft

Falls Sie die Anzeige der Referentenbilder stört, können Sie rechts oben die Ansicht zur Inhaltsansicht wechseln (beim Referenten: Präsentationsansicht).

Der Referent kann durch Präsentation blättern, er kann sie aber auch mit Markierungen versehen.

Skype for Business: Powerpoint Vollansicht

Skype for Business: Powerpoint Vollansicht

Weitere Möglichkeiten

Skype for Business bietet weitere Möglichkeiten wie eine Aufzeichnung vorzunehmen oder während der Besprechung weitere Teilnehmer hinzuzufügen.

Fazit

Skype for Business bietet sehr gute Möglichkeiten, um kleine oder auch große Besprechungen online durchzuführen. Ich würde mich freuen, wenn Sie mich auf wichtige Punkte hinweisen, die ich nach Ihrer Ansicht vernachlässigt habe. Und ich freue mich auch, wenn Sie diesen Artikel weiterempfehlen ;-)

Wie Sie selbst eine Besprechung mit Skype for Business planen und durchführen, erfahren Sie in dem Artikel „Skype for Business Meeting mit Outlook erstellen und starten„.

Outlook: Link für Skype-Besprechung

Mit Skype for Business („Skype4B“) können Sie Besprechungen mit bis zu 250 Teilnehmern durchzuführen. Dabei können Sie den Desktop oder ein einzelnes Programmfenster freigeben, eine Präsentation zeigen, mit Berechtigungen arbeiten und auch die Kontrolle an einen anderen Referenten übergeben. Normale Teilnehmer benötigen für die Teilnahme an der Besprechung kein Skype for Business.

Zuletzt aktualisiert: 28. Januar 2019.

Erfahren Sie in diesem ersten Teil, wie Sie mit Outlook oder im Browser mit der Web-Variante ein Meeting planen, Einladungen verschicken und das Meeting starten. Im zweiten Teil zeige ich Ihnen, wie Sie als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen.

Skype for Business (bis im Frühjahr 2015 „Lync“) ist bei fast allen Unternehmenslizenzen von Office 365 enthalten, so auch bei der von mir gewählten Option „Office 365 Business Premium“. Ich nutze Skype for Business, um Besprechungen mit Kunden oder Partnern durchzuführen – selbst wenn diese kein Skype for Business haben. Nur Sie als Organisator und Referent benötigen Skype for Business auf Ihrem Rechner.

Hinweise:

Neue Skype-Besprechung mit Outlook erstellen

Wichtig: Vor der Erstellung der Besprechung müssen Sie Skype for Business auf Ihrem Rechner gestartet haben.

In den meisten „Office 365“-Lizenzen ist eine lokale Installation des Officepaketes inklusive des Programmes Outlook enthalten. Wechseln Sie darin zur Kalenderansicht und klicken Sie im Menüband auf „Neue Skype-Besprechung“.

Skype for Business: Besprechung mit Outlook erstellen

Skype for Business: Besprechung mit Outlook erstellen

Outlook erstellt einen Termin, der auf den ersten Blick wie ein normaler Termin aussieht. Die Empfänger können außerhalb Ihrer Organisation sein, und sie müssen auch kein Skype for Business installiert haben. Testen Sie aber auf jeden Fall für das erste Mal eine Besprechung mit externen Teilnehmern, und fragen Sie bei Problemen beim Administrator nach. Möglicherweise ist in Ihrem Unternehmen das Skypen mit Externen nicht freigeschaltet, oder innerhalb des Unternehmens sind die Berechtigungen für Skype-Besprechungen eingeschränkt.

Skype for Business: Terminanfrage für Besprechung mit Outlook

Skype for Business: Terminanfrage für Besprechung mit Outlook

Zwei Besonderheiten gibt es bei einem Termin für eine Skype-Besprechung:

  • Outlook verpasst dem Termin in der Nachricht nach einer gepunkteten Linie einen Besprechungs-Link. Oberhalb dieser gepunkteten Linie können Sie eine Nachricht für die Empfänger hinterlassen, darunter sollten Sie keine Änderungen vornehmen
  • Hier bereits, bei der Einladung, können Sie im Menüband verschiedene Besprechungsoptionen für die Skype-Besprechung festlegen.

Sie können beispielsweise jeden automatisch und direkt in die Besprechung herein lassen, oder nur Personen aus Ihrer Organisation automatisch hereinlassen (siehe „Entscheiden, wer in der Wartehalle warten muss, um eine Skype for Business-Besprechung zu erhalten„). Außerdem können Sie bestimmen, wer Referent sein kann. Bei einer Arbeitsbesprechung mit drei oder vier Leuten ist es oft sinnvoll, jeden als Referent festzulegen, damit jeder Inhalte freigeben und weitere Personen zur Besprechung zulassen kann.

Skype for Business: Besprechnungsoptionen aufrufen

Skype for Business: Besprechnungsoptionen aufrufen

Skype for Business: Besprechungsoptionen - Berechtigungen

Skype for Business: Besprechungsoptionen – Berechtigungen

Den Chat sollten sie aktiviert lassen, damit Sie sich beispielsweise auch auf die Schnelle austauschen können, wenn gerade jemand eine Präsentation hält. Die Darstellungssprache können Sie noch auf Englisch ändern.

Prüfen Sie die Angaben zur Besprechung, und versenden Sie den Termin. Keiner der Empfänger muss über Skype for Business verfügen. Alles, was die Emfpänger haben müssen, sind ein Emailkonto (beispielsweise bei Google Mail). Okay, ein Internetzugang und ein Browser sollten es ebenfalls noch sein.

Skype for Business: Termineinladung in Gmail

Skype for Business: Besprechungseinladung in Gmail

Skype for Business: Besprechungseinladung in Thunderbird

Skype for Business: Besprechungseinladung in Thunderbird

Neue Skype-Besprechung auf outlook.office.com erstellen

Outlook gibt es seit längerem auch für Office 365 online im Browser. Rufen Sie auf outlook.office.com Ihren Kalender auf und klicken Sie auf „Neues Ereignis“. Füllen Sie die nötigen Angaben aus und wählen Sie dann bei „Online Besprechung hinzufügen“ die Option „Skype-Besprechung“.

Skype for Business: Online-Besprechung hinzufügen in Outlook Online

Skype for Business: Online-Besprechung hinzufügen in Outlook Online

Dabei muss Skype for Business auf Ihrem Rechner nicht geöffnet sein. Versenden Sie die Termineinladung, die automatisch mit entsprechenden Links versehen wird.

Online können Sie die Besprechungsoptionen für die Skype-Besprechung leider nicht ändern. Sie müssen entweder zu Beginn der Besprechung in Skype for Business flexibel reagieren. Oder Sie öffnen vor der Besprechung (oder direkt, nachdem sie die Einladung versendet haben) zunächst auf Ihrem Rechner Skype for Business und anschließend Outlook. In Outlook öffnen Sie den Termin und klicken auf Skype-Besprechung. Dann erscheint rechts daneben das Symbol, um die Besprechungsoptionen zu ändern.

Der Empfänger erhält eine Besprechungseinladung, die fast genauso aussieht, wie wenn Sie sie mit Outlook auf dem Rechner erstellt hätten.

Skype-Besprechung starten

Rufen Sie ein paar Minuten vor dem Besprechungstermin auf Ihrem Rechner „Skype for Business“ auf, wechseln Sie auf das Kalendersymbol für „Besprechungen“ und klicken Sie auf „Teilnehmen“.

Skype for Business: Besprechung starten

Skype for Business: Besprechung starten

Falls Sie Skype for Business das erste Mal benutzen, müssen Sie möglicherweise noch Audioeinstellungen vornehmen. Anschließend kommt das Besprechungsfenster von Skype for Business.

Skype for Business: Auf Teilnehmer warten

Skype for Business: Auf Teilnehmer warten

Jetzt können Sie in Ruhe darauf warten, dass Ihre Gäste kommen. Währendessen können Sie die Optionen am unteren Fensterrand erkunden.

  • Video: Nach einem Klick erhalten Sie eine Vorschau des Videobildes ihrer Webcam. Mit Klick auf „Mein Video starten“ wird Ihr Videobild übertragen, und eintreffende Gäste können Sie sehen.“
  • Mikrofon: Damit schalten Sie Ihr Mikrofon stumm.
  • Inhalt freigeben: Desktop übertragen, ein Fenster auswählen und freigeben, Powerpoint-Dateien freigeben, Office-Dokument gemeinsam erstellen etc.
  • Auflegen: Sie verlassen die Besprechung. Vorsicht: Die Besprechung wird im Hintergrund fortgesetzt. Wollen Sie die Besprechung beenden, dann gehen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
  • Anrufsteuerung: Anruf halten/fortsetzen, Auswahl des Audiogerätes, Lautstärke
  • „…“ (Weitere Optionen): Aufzeichnung beginnen, Aufzeichnungen verwalten, …, Skype-Besprechungsoptionen, Besprechung beenden

Im zweiten Teil erfahren Sie, wie Sie ihre Besprechung durchführen und wie Ihre Gäste die Web-App von Skype for Business im Browser aufrufen und an der Besprechung teilnehmen: „Als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen.“

P.S. Im Supportbereich von Microsoft gibt es einen ausführlichen Bericht sowie ein Video in Englisch.