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Outlook: Link für Skype-Besprechung

Mit Skype for Business („Skype4B“) können Sie Besprechungen mit bis zu 250 Teilnehmern durchzuführen. Dabei können Sie den Desktop oder ein einzelnes Programmfenster freigeben, eine Präsentation zeigen, mit Berechtigungen arbeiten und auch die Kontrolle an einen anderen Referenten übergeben. Normale Teilnehmer benötigen für die Teilnahme an der Besprechung kein Skype for Business.

Zuletzt aktualisiert: 28. Januar 2019.

Erfahren Sie in diesem ersten Teil, wie Sie mit Outlook oder im Browser mit der Web-Variante ein Meeting planen, Einladungen verschicken und das Meeting starten. Im zweiten Teil zeige ich Ihnen, wie Sie als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen.

Skype for Business (bis im Frühjahr 2015 „Lync“) ist bei fast allen Unternehmenslizenzen von Office 365 enthalten, so auch bei der von mir gewählten Option „Office 365 Business Premium“. Ich nutze Skype for Business, um Besprechungen mit Kunden oder Partnern durchzuführen – selbst wenn diese kein Skype for Business haben. Nur Sie als Organisator und Referent benötigen Skype for Business auf Ihrem Rechner.

Hinweise:

Neue Skype-Besprechung mit Outlook erstellen

Wichtig: Vor der Erstellung der Besprechung müssen Sie Skype for Business auf Ihrem Rechner gestartet haben.

In den meisten „Office 365“-Lizenzen ist eine lokale Installation des Officepaketes inklusive des Programmes Outlook enthalten. Wechseln Sie darin zur Kalenderansicht und klicken Sie im Menüband auf „Neue Skype-Besprechung“.

Skype for Business: Besprechung mit Outlook erstellen

Skype for Business: Besprechung mit Outlook erstellen

Outlook erstellt einen Termin, der auf den ersten Blick wie ein normaler Termin aussieht. Die Empfänger können außerhalb Ihrer Organisation sein, und sie müssen auch kein Skype for Business installiert haben. Testen Sie aber auf jeden Fall für das erste Mal eine Besprechung mit externen Teilnehmern, und fragen Sie bei Problemen beim Administrator nach. Möglicherweise ist in Ihrem Unternehmen das Skypen mit Externen nicht freigeschaltet, oder innerhalb des Unternehmens sind die Berechtigungen für Skype-Besprechungen eingeschränkt.

Skype for Business: Terminanfrage für Besprechung mit Outlook

Skype for Business: Terminanfrage für Besprechung mit Outlook

Zwei Besonderheiten gibt es bei einem Termin für eine Skype-Besprechung:

  • Outlook verpasst dem Termin in der Nachricht nach einer gepunkteten Linie einen Besprechungs-Link. Oberhalb dieser gepunkteten Linie können Sie eine Nachricht für die Empfänger hinterlassen, darunter sollten Sie keine Änderungen vornehmen
  • Hier bereits, bei der Einladung, können Sie im Menüband verschiedene Besprechungsoptionen für die Skype-Besprechung festlegen.

Sie können beispielsweise jeden automatisch und direkt in die Besprechung herein lassen, oder nur Personen aus Ihrer Organisation automatisch hereinlassen (siehe „Entscheiden, wer in der Wartehalle warten muss, um eine Skype for Business-Besprechung zu erhalten„). Außerdem können Sie bestimmen, wer Referent sein kann. Bei einer Arbeitsbesprechung mit drei oder vier Leuten ist es oft sinnvoll, jeden als Referent festzulegen, damit jeder Inhalte freigeben und weitere Personen zur Besprechung zulassen kann.

Skype for Business: Besprechnungsoptionen aufrufen

Skype for Business: Besprechnungsoptionen aufrufen

Skype for Business: Besprechungsoptionen - Berechtigungen

Skype for Business: Besprechungsoptionen – Berechtigungen

Den Chat sollten sie aktiviert lassen, damit Sie sich beispielsweise auch auf die Schnelle austauschen können, wenn gerade jemand eine Präsentation hält. Die Darstellungssprache können Sie noch auf Englisch ändern.

Prüfen Sie die Angaben zur Besprechung, und versenden Sie den Termin. Keiner der Empfänger muss über Skype for Business verfügen. Alles, was die Emfpänger haben müssen, sind ein Emailkonto (beispielsweise bei Google Mail). Okay, ein Internetzugang und ein Browser sollten es ebenfalls noch sein.

Skype for Business: Termineinladung in Gmail

Skype for Business: Besprechungseinladung in Gmail

Skype for Business: Besprechungseinladung in Thunderbird

Skype for Business: Besprechungseinladung in Thunderbird

Neue Skype-Besprechung auf outlook.office.com erstellen

Outlook gibt es seit längerem auch für Office 365 online im Browser. Rufen Sie auf outlook.office.com Ihren Kalender auf und klicken Sie auf „Neues Ereignis“. Füllen Sie die nötigen Angaben aus und wählen Sie dann bei „Online Besprechung hinzufügen“ die Option „Skype-Besprechung“.

Skype for Business: Online-Besprechung hinzufügen in Outlook Online

Skype for Business: Online-Besprechung hinzufügen in Outlook Online

Dabei muss Skype for Business auf Ihrem Rechner nicht geöffnet sein. Versenden Sie die Termineinladung, die automatisch mit entsprechenden Links versehen wird.

Online können Sie die Besprechungsoptionen für die Skype-Besprechung leider nicht ändern. Sie müssen entweder zu Beginn der Besprechung in Skype for Business flexibel reagieren. Oder Sie öffnen vor der Besprechung (oder direkt, nachdem sie die Einladung versendet haben) zunächst auf Ihrem Rechner Skype for Business und anschließend Outlook. In Outlook öffnen Sie den Termin und klicken auf Skype-Besprechung. Dann erscheint rechts daneben das Symbol, um die Besprechungsoptionen zu ändern.

Der Empfänger erhält eine Besprechungseinladung, die fast genauso aussieht, wie wenn Sie sie mit Outlook auf dem Rechner erstellt hätten.

Skype-Besprechung starten

Rufen Sie ein paar Minuten vor dem Besprechungstermin auf Ihrem Rechner „Skype for Business“ auf, wechseln Sie auf das Kalendersymbol für „Besprechungen“ und klicken Sie auf „Teilnehmen“.

Skype for Business: Besprechung starten

Skype for Business: Besprechung starten

Falls Sie Skype for Business das erste Mal benutzen, müssen Sie möglicherweise noch Audioeinstellungen vornehmen. Anschließend kommt das Besprechungsfenster von Skype for Business.

Skype for Business: Auf Teilnehmer warten

Skype for Business: Auf Teilnehmer warten

Jetzt können Sie in Ruhe darauf warten, dass Ihre Gäste kommen. Währendessen können Sie die Optionen am unteren Fensterrand erkunden.

  • Video: Nach einem Klick erhalten Sie eine Vorschau des Videobildes ihrer Webcam. Mit Klick auf „Mein Video starten“ wird Ihr Videobild übertragen, und eintreffende Gäste können Sie sehen.“
  • Mikrofon: Damit schalten Sie Ihr Mikrofon stumm.
  • Inhalt freigeben: Desktop übertragen, ein Fenster auswählen und freigeben, Powerpoint-Dateien freigeben, Office-Dokument gemeinsam erstellen etc.
  • Auflegen: Sie verlassen die Besprechung. Vorsicht: Die Besprechung wird im Hintergrund fortgesetzt. Wollen Sie die Besprechung beenden, dann gehen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
  • Anrufsteuerung: Anruf halten/fortsetzen, Auswahl des Audiogerätes, Lautstärke
  • „…“ (Weitere Optionen): Aufzeichnung beginnen, Aufzeichnungen verwalten, …, Skype-Besprechungsoptionen, Besprechung beenden

Im zweiten Teil erfahren Sie, wie Sie ihre Besprechung durchführen und wie Ihre Gäste die Web-App von Skype for Business im Browser aufrufen und an der Besprechung teilnehmen: „Als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen.“

P.S. Im Supportbereich von Microsoft gibt es einen ausführlichen Bericht sowie ein Video in Englisch.

Ablenkungsfreie Software ermöglicht das Konzentrieren auf den Text und vermeidet unnötige Ablenkungen wie durch Menüs oder Symbolleisten. Aber nicht nur spezielle Software wie Byword oder WriteMonkey sondern auch Word für Windows und Word für Mac bieten die Möglichkeit zum Fokussieren auf den Text.

Mit Word für Mac reicht ein Klick, bei Word für Windows ist es etwas umständlicher.

Nachtrag (aus einem Kommentar auf Facebook):

Für Texte benutze ich gerne Byword (Mac) oder Writemonkey (Windows), weil die Markdown unterstützen und die Umwandlung in HTML können. Bei Texten mit gelegentlichen Links ist sowas (oder auch der FocusWriter) für mich die bessere Wahl.

Wenn im Text aber viele Links, Fußnoten oder Grafiken sind, dann greife ich lieber zu einer „Textverarbeitung“ wie Word oder Libreoffice. Einfach deswegen, weil in den Text-Only-Programmen der Quellcode (Markdown) sehr unübersichtlich macht. Generell ziehe ich es aber vor, zuerst den Text zu schreiben, dann die Quellen reinzunehmen (Links, Fußnoten) und anschließend das Layout.

Da kann ich dann schon mal erst was in einem Markdowneditor schreiben und dann den Inhalt per HTML ins CMS oder per Zwischenablage in Word schieben. Wenn ich von vornherein weiß, dass da noch viel Verlinkung etc. kommt, fange ich jetzt aber lieber gleich in Word an :-)

Word für Mac 2011

Klassischerweise bearbeite ich Dokumente mit Microsoft Word auf dem Mac im Drucklayout. Das sieht ziemlich überladen aus:
Mac Word: Ansicht Drucklayout

Word bietet auf dem Mac jedoch über das Menü die Möglichkeit, die Ansicht in „Fokus“ zu wechseln.
Mac Word: Ansicht Fokusansicht einschalten (Menue)

Auch über die Statuszeile können Sie in die Fokusansicht wechseln.
Mac Word: Ansicht Fokusansicht einschalten

In der Fokusansicht erhalten Sie mit dem Cursor am oberen Bildschirm ein abgespecktes Menü, in dem auch der Hintergrund gewechselt werden kann. In dem abgespeckten Menü können Sie die Fokusansicht beenden (oder mit der Taste ESC):
Mac Word: Ansicht Fokus (Klappmenue)

In der kompletten Fokusansicht verschwindet dieses Menü, und beim Schreiben ist nur noch die Seite mit dem Text zu sehen:
Mac Word: Ansicht Fokus

Word für Windows 2013

Word für Windows bietet keine Möglichkeit, über ein Menü oder die Statuszeile in eine Fokusansicht zu wechseln. Allerdings gibt es die Möglichkeit, in eine „Ganze Bildschirmansicht“ zu wechseln. Dazu müssen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen:
Windows Word: Symbolleiste für Schnellzugriff anpassen

Suchen Sie im linken Bereich den Eintrag „Ganze Bildschirmansicht ein/aus“ und fügen Sie ihn zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu (rechts):
Windows Word: Symbolleiste für Schnellzugriff

Nach „OK“ gibt es in Word links oben den zusätzlichen Eintrag zum Einschalten der ganzen Bildschirmansicht:
Windows Word: Ganze Bildschirmansicht einschalten

Anschließend gibt es die Ansicht nur mit dem Text. Zum Verlassen der ganzen Bildschirmansicht drücken Sie die Taste ESC.
Windows Word: Ganze Bildschirmansicht

 

Die Referentenansicht von Powerpoint ermöglicht dem Referenten ein entspannteres und besseres Präsentieren. Auf dem BarCamp Stuttgart habe ich in einer Session die Referentenansicht mit Powerpoint 2013 vorgestellt.

Ich habe die Präsentation mit Powerpoint 2011 für den Mac gezeigt. Bislang gibt es für den Mac keine aktuellere Version. Obwohl dort ein paar Werkzeuge im Vergleich zur aktuellen Windowsversion 2013 fehlen, bietet dieses Powerpoint die wesentlichen Vorteile in der Referentenansicht.