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Microsoft Flow: Automatisierte Workflows

Als Selbstständiger nutze ich Google G Suite und Office 365. Bisher war es eine Herausforderung, die Kalender aus den beiden Welten abzugleichen. Mit Microsoft Flow habe ich ein Lösung gefunden, um Kalender zwischen Office 365 und Google zu synchronisieren.

Für manche Dinge eignet sich die G Suite besser, für manche Dinge Office 365. Ich bin in beiden Welten unterwegs. Doch insbesondere, wenn es um Terminanfragen und Online-Meetings mit Hangouts Meet, Microsoft Teams oder Skype for Business geht, musste ich immer wieder beide Kalenderwelten abgleichen. Wenn ich einem Kunden eine Besprechungsanfrage mit Microsoft Teams schicke, dann ist sie natürlich in meinem Office 365-Kalender, ebenso wenn ich eine Teams Besprechung des Kunden zusage. Bei Hangouts Meet ist der Termin im Google Kalender.

Google-Kalender und Office 365-Kalender

Wenn ich eine Besprechungsanfrage sende, dann schaue ich in beiden Kalendern nach, wann ich Zeit haben werde. Kommt die Anfrage eines Kunden, dann sieht er eventuell sogar meine Verfügbarkeit aus der einen Kalenderwelt, aber nicht die in der anderen. Meine primäre Kalenderwelt liegt in der G Suite, für Terminkoordinationen in der Office 365-Welt habe ich dort nachgesehen. Und wenn ich in Google einen Termin mache, kann ich einen eingebundenen Office 365-Terminkalender sehen.

Die Google-Kalender sind einfach praktisch. Schnell und einfach ist ein weiterer Kalender erstellt, abonniert oder geteilt. Mit meiner Frau habe ich einen gemeinsamen Kalender für gemeinsame Termine. Sie kann jedoch jederzeit in meine Termine schauen, und ich in ihre Termine. Das funktioniert mit beliebigen Kalendern und Nutzern. Aus Google heraus kann ich sehr schnell und einfach eine Kalenderansicht erzeugen, in der mehrere Kalender „übereinandergelegt“ sind. Die kann ich dann öffentlich stellen, und jeder sieht meine Verfügbarkeit unabhänig vom einzelnen Kalender.

In Office 365 ist das … komplizierter. Die Kalender der Office 365-Welt sind ebenso wie E-Mails eine Exchange-Erbe. In großen Unternehmen war Exchange dafür die beherrschende Serverplattform. Früher, damals war der Anspruch, möglichst wenig aus der Unternehmenswelt herauszulassen. Inzwischen lässt sich ein persönlicher Kalender sogar per URL teilen. Doch wenn ich mehrere persönliche Kalender habe, dann wird immer nur der persönliche Hauptkalender für Verfügbarkeitszeiten herangezogen.

Das reduziert dann beispielsweise in vielen Fällen den Einsatz von Microsoft Bookings. Mit Microsoft Bookings können Kunden einen Zeit-Slot eines Mitarbeiters buchen, sogar gegen Geld. Dabei kann die Verfügbarkeit des persönlichen Hauptkalenders berücksichtigt werden. Will Kunde A also den Mitarbeiter B mittwochs um 17 Uhr buchen, und der Mitarbeiter hat dann einen Termin (beispielsweise eine Besprechung mit dem Chef) dann ist der Slot nicht verfügbar. Doch wenn der Mitarbeiter mehrere persönliche Kalender pflegt, dann wird nur der Hauptkalender berücksichtigt. Oft pflegen Mitarbeiter aber noch einen zweiten oder dritten Kalender, wo sie andere, beispielsweise private Termine eintragen. Mit verschiedenen Kalendern bei Google funktioniert das bei mir sehr einfach.

Doch ich nutze eben auch einen (einen?) Office 365-Kalender. Ein manueller Abgleich oder jedes Mal dort oder dort nachzuschauen ist aufwändig und fehleranfällig.

Es gibt Lösungen wie gSyncit für Windows, doch dazu muss eine lokale Software auf dem Rechner installiert sein. Die muss dann regelmäßig synchronsieren, also im Tray laufen. Und fast genauso häufig muss sie (zumindest gefühlt) aktualisiert werden.

Gäbe es eine vernünftige Möglichkeit, die beiden Kalendewelten zu synchronisieren, wäre das echt super.

Microsoft Flow

Und hier kommt Microsoft Flow ins Spiel.

Microsoft Flow: Automatisierte Workflows

Microsoft Flow: Automatisierte Workflows

 

Erstellen Sie automatisierte Workflows zwischen Ihren bevorzugten Apps und Diensten, um Benachrichtigungen zu erhalten, Dateien zu synchronisieren, Daten zu erfassen und viele weitere Aufgaben auszuführen.

Am einfachsten vergleichbar ist Microsoft Flow mit IFTTT oder Zapier. Doch Flow kann noch wesentlich mehr als einfache Aktionen. Inzwischen gibt es dort sehr viele „Connectors“ für unterschiedliche Dritt-Dienste. Ganze Workflows lassen sich so durch Trigger abbilden, inklusive Bedingungen und Schleifen. Wer möchte, kann seine Flows jenseits der visuellen Oberfläche für die Abläufe, Bedingungen und Schleifen durch Funktionen und Ausdrücke vertiefen.

Microsoft Flow gibt es in verschiedenen Tarifen

  • Free: 750 Ausführungen pro Monat/Nutzer, minimal alle 15 Minuten, kein Service Level Agreement.
  • Flow for Office 365 and Flow for Dynamics 365: 2.000 Ausführungen pro Monat/Nutzer, minimal alle 5 Minuten, Service Level Agreement (99,9%).
  • Flow Tarif 1 für 5 USD pro Monat/Nutzer: 4.500 Ausführungen pro Monat/Nutzer, minimal alle 3 Minuten, Service Level Agreement (99,9%).
  • Flow-Tarif 2 für 15 USD pro Monat/Nutzer: 15.000 Ausführungen pro Monat/Nutzer, minimal alle 1 Minuten, Service Level Agreement (99,9%).

Die weiteren Unterschiede und weitere Informationen gibt es auf der Tarif-Seite von Microsoft Flow.

Inzwischen probiere ich Flows aus und versuche, sie gegebenenfalls anzupassen.

Microsoft Flow: Meine Workflows

Microsoft Flow: Meine Workflows

Mit zwei meiner Flows synchronisiere ich meine Google-Kalender und meinen persönlichen Office 365-Kalender.

1. Flow: Google-Termine zum Office 365-Kalender kopieren

Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 kopieren

Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 kopieren

Ich habe die Flow-Vorlage „Google Kalender mit Office 365-Kalender synchronisieren“ mit eigenen Definitionen kombiniert.

Hiermit wird jedes Mal, wenn Sie einen Termin in Ihrem Google Kalender hinzufügen, aktualisieren oder löschen, dieser automatisch in Ihren Office 365-Kalender kopiert. Hinweis: Dies ist eine einseitige Synchronisierung, d. h. Änderungen an Ihrem Office 365-Kalender werden nicht mit Google synchronisiert. Darüber hinaus werden Terminserien in Ihrem Office 365-Kalender als individuelle Termine angezeigt.

Mein Flow kopiert zwei Mal täglich alle Termineinträge („Wiederholung“) für die nächsten 30 Tage von meinem persönlichen Google-Kalender sowie einem mit meiner Frau gemeinsamen Google-Kalender in meinen Office 365-Kalender. Beim nächsten Durchlauf des Flows werden zuvor Einträge aus dem letzten Durchlauf gelöscht.

Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 kopieren (Ablauf)

Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 kopieren (Ablauf)

 

Die Termine aus den Google-Kalender versehe ich beim Eintragen in den Office 365-Kalender mit einem Präfix, damit ich sie beim Löschen unterscheiden kann und ich sie beim Blick auf den Office 365-Kalender auf Anhieb erkennen kann.

Mein Setting sieht in einer vereinfachten Darstellung so aus:

  • Google: Ein persönlicher Kalender („Frank-Hamm“).
  • Google: Ein gemeinsamer Kalender mit meiner Frau („MuF“ für „Manuela und Frank“).
  • Office 365: Ein persönlicher Kalender.

Daneben habe ich noch weitere Kalender, die ich hier jedoch auslasse.

Der Flow macht Folgendes:

  • Zunächst werden bereits vorhandene Google-Kalender-Einträge in meinen Office 365-Kalender gelöscht. Sie werden dabei an dem Präfix „[GS-“ erkannt, wobei GS für „G Suite“ steht.
  • Anschließend werden alle Einträge meines persönlichen Google-Kalenders und meines gemeinsamen Google-Kalenders für die nächsten 28 Tage in meinen persönlichen Office 365-Kalender kopiert.
  • Die neuen Einträge erhalten je nach Kalenderursprung einen Präfix: „[GS-Frank-Hamm]“ für Einträge aus meinem persönlichen Google-Kalender und „[GS-MuF]“ für Einträge aus dem gemeinsamen Google-Kalender.
Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 kopieren - erweitert, mit Filter

Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 kopieren – erweitert, mit Filter

Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 - getFutureTime(28, 'Day')

Microsoft Flow: Gmail-Kalender nach Office 365 – getFutureTime(28, ‚Day‘)

Microsoft Flow: Office 365-Termin erstellen

Microsoft Flow: Office 365-Termin erstellen

Damit habe ich ein Zeitfenster von vier Wochen in der Zukunft, in dem ich beziehungsweise andere bei Office 365 (z.B. bei Bookings) Terminbelegungen sehe beziehungsweise sehen – und zwar unabhängig davon, ob der Termin in Office 365 oder in der G Suite gepflegt wird. Von Synchronisierung zu Synchronisierung gibt es eine Unschärfe, falls ich in der Zwischenzeit einen Termin in Google angelegt habe. Das nehme ich aber als nahezu vernachlässigbar hin.

Das sich wiederholende Löschen und Kopieren ist umständlich. Ein Abgleich in diese Richtung lässt sich jedoch nur dadurch lösen. Denn es gibt keinen Trigger für Änderungen in Google-Kalendern, nach denen Termine aus Google heraus mit Office 365 synchronisiert werden können.

2. Flow: Office 365-Termine mit Google synchronisieren

In der umgekehrten Richtung gibt es einen Trigger. Den nutzt die Vorlage „Office 365-Kalender mit Google Kalender synchronisieren„.

Hiermit wird jedes Mal, wenn Sie einen Termin in Ihrem Office 365-Kalender hinzufügen, aktualisieren oder löschen, dieser automatisch in Ihren Google-Kalender kopiert. Hinweis: Dies ist eine einseitige Synchronisierung, d. h. Änderungen an Ihrem Google Kalender werden nicht mit Office 365 synchronisiert. Darüber hinaus werden Terminserien in Ihrem Google Kalender als individuelle Termine angezeigt.

Der Trigger wird automatisch ausgelöst, so dass anschließend der Flow einen neuen Office 365-Termin in Google anlegt, einen geänderten Office 365-Termin in Google ändert und einen gelöschten Office 365-Termin in Google löscht.

Microsoft Flow: Office 365-Kalender mit Gmail-Kalender synchronisieren (neu, geändert, gelöscht)

Microsoft Flow: Office 365-Kalender mit Gmail-Kalender synchronisieren (neu, geändert, gelöscht)

Die Erkennung, ob ein Termin in Google bereits existiert, wird über eine Termin-ID gelöst. Diese ID aus Office 365 wird beim Anlegen eines Google-Termins mitkopiert. Wird ein Termin in Office 365 gelöscht, wird er in Google gesucht und gelöscht. Bei einer Änderung wird er in Google nur geändert.

Leider ist es mir nicht gelungen, bereits mit dem Trigger oder kurz danach zu erkennen, ob es sich um einen Termin aus dem Google-Kalender „Frank-Hamm“ oder „MuF“ handelt. Doch im Ablauf konnte ich später irgendwann eine Bedingung einfügen. Sie prüft ab, ob der Betreff / der Titel des Termins mit „[GS-…“ beginnt. Falls ja, wir der Termin ignoriert.

Bei der Anlage eines Termins bekommt der Titel den Präfix „[FHKuK]“.

Hier kann ich es mir einfacher machen, denn ich synchronisiere den Office 365-Kalender in einen eigenen Google-Kalender („FHKuK“). Termine aus diesem Kalender werden genauso wie die im mit meiner Frau gemeinsamen Kalender bei der Abfrage von Verfügbarkeiten (beispielsweise mit Doodle MeetMe) berücksichtigt.

Meine Kalendereinträge in beiden Kalendern

Und so sehen die Termineinträge in Google aus (Kalender „Frank-Hamm“: Dunkelblau; Kalender „MuF“: Hellblau; Kalender „FHKuK“: Grün):

Microsoft Flow: Gmail-Kalender - mit synchronisierten [FHKuk] Terminen

Microsoft Flow: Gmail-Kalender – mit synchronisierten [FHKuk] Terminen

In Office 365 habe ich nur meinen persönlichen Kalender eingeblendet. Termine, die durch den 1. Flow aus Google nach Office 365 kopiert wurden, haben einen entsprechenden Präfix („[GS-Frank-Hamm]“ beziehungsweise „GS-MuF“).

Microsoft Flow: Office 365-Kalender, mit kopierten "[GS-..." Terminen

Microsoft Flow: Office 365-Kalender, mit kopierten „[GS-…“ Terminen

Somit habe ich alle Termine in beiden Welten. Möglicherweise erhöhe ich die Frequenz des 1. Flows noch, doch zunächst reicht es mir. Obwohl ich ja eigentlich 2.000 Ausführungen im Monat frei habe…

Office 365 Gruppe im Exchange Admin Center bearbeiten

Microsoft hat Office 365 inzwischen um viele Services und Apps erweitert und dabei gewaltig aufgebohrt. Oft führt das zur Verwirrung, welchen Dienst man denn nun benutzen solle. Das gilt insbesondere bei der Verwendung von Office 365 Gruppen und Microsoft Teams im Zusammenhang mit Kalendern.

Anmerkung: Ich weiß, manches geht doch … irgendwie. Und da gibt es noch die Öffentlichen Postfächer. Und es geht noch was anderes, und man kann doch hier. Ich halte mich gerne an allgemeine Möglichkeiten mit Office 365.

Für die Nutzung von Office 365 gibt es verschiedene Kalenderarten. Für mich sind dies:

  • Persönliche Kalender
  • Kalender von Office 365 Gruppen (manchmal auch „Outlook Gruppen“ genannt)

Grundsätzlich sind die Funktionen von Outlook auf dem Mac, auf dem PC oder im Web (Browser) ähnlich und gleichen sich immer weiter an. Im Einzelfall gibt es jedoch immer noch große Unterschiede. Im Folgenden benutze ich verallgemeinernd „Outlook“. Weiterlesen

Microsoft Teams ist die Top-App von Microsofts Office 365 für Chat, Anruf, Konferenz, Dateien, Planungen in Gruppen und Teams, egal ob für Organisationseinheiten wie Abteilungen, für Projektteams, für Communities of Practice oder für Communities of Interest. Jetzt kann jeder Benutzer mit einer beliebigen privaten oder geschäftlichen E-Mail-Adresse als Gast in einem Team teilnehmen.

Theoretisch zumindest. Wer Office 365 kennt, es mit seinem Gastzugriff aufruft, und sich dann über einen DNS-Eintrag zum Administrator macht, der knippst die Gastzugänge von Benutzern aus seiner Domain aus. Übrig bleibt anscheinend zunächst nur die Möglichkeit, eine „Office 365“-Lizenz zu kaufen. Das zumindest vermittelt mir meine Erfahrung beim Testen des Microsoft Teams Gastzugangs.

Microsoft Teams Gastzugang für alle

Seit geraumer Zeit habe ich ein „Office 365 Business Premium“-Abonnement. Microsoft Teams ist eine gute Lösung für Kommunikation und Kollaboration in Teams, jedoch ging dies bislang nur mit einem Microsoft-Account (Privataccount, früher Microsoft Live) oder einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto von Microsoft (im wesentlichen Office 365). Für mich als Selbstständigen war daher bislang Microsoft Teams keine akzeptable Lösung zur Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern. Dementsprechend erwartete ich hoffnungsvoll den „Gastzugriff in Microsoft Teams“ für Office 365 Business Premium:

Gastzugriff in Microsoft Teams ermöglicht Teams in Ihrer Organisation, mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten, indem ihnen Zugriff auf Teams und Kanäle gewährt wird.

Jeder Benutzer mit einer Business „oder“ Consumer e-Mail-Konto, wie Outlook, Google Mail oder andere, kann als Gast in Teams vollen Zugriff auf Team Chats, Besprechungen und Dateien teilnehmen.

Gastzugriff ist in allen Office 365 Business Premium-, Office 365 Enterprise- und Office 365 Education-Abonnements enthalten. Eine zusätzliche Office 365-Lizenz ist nicht erforderlich.

Am 28. Februar endlich informierte mich das Office 365 Admin Center über den Rollout des Gastzugriffes:

We’re excited to bring you one of the most-requested features since Microsoft Teams launched. We’re enhancing guest access in Microsoft Teams with support for consumer email accounts starting next week. With this addition, your users will be able to add anyone with an email address and a Microsoft account as a guest in Microsoft Teams. This feature will be rolling out default off, unless you have previously enabled it.

We’ll begin rolling this feature out next week, and we anticipate rollout completion by the end of March.

So funktionert der Microsoft Teams Gastzugang

Heute prüfte ich, ob der Rollout mich erwisch hatte und versuchte einen Gast in ein Team hinzuzufügen. Dafür verwendete ich eine meiner E-Mail-Adressen in einer meiner eigenen Domains. Diese E-Mail-Adresse hatte ich bislang nicht mit Microsoft oder einer seiner Dienste verwendet.

Zunächst fügte ich diese E-Mailadresse in mein Team „Gäste“ hinzu (im folgenden nenne ich das neue Mitglied „Frank at Work“). Wie bisher auch erfolgte eine Prüfung, ob die E-Mail-Adresse als Account bei Microsoft bereits exisitert. Anders als bisher jedoch konnte ich dann diese E-Mail-Adresse als Gast hinzufügen.

Microsoft Teams Gastzugang (1): Gast hinzufügen

Microsoft Teams Gastzugang (2): Emailadresse eingeben

Als nächstes erhielt „Frank at Work“ eine E-Mail mit einem Link, um Microsoft Teams zu öffnen.

Microsoft Teams Gastzugang (3): Gast erhält Email mit Link

Microsoft Teams Gastzugang (4): Welcome to Frank Hamm KuK

Microsoft Teams Gastzugang (5): Passwort im Browser vergeben

Microsoft Teams Gastzugang (6): Verifizierung mit Code

Auch hier wieder die E-Mail auf Englisch. Für die Verifizierung gab es keinen Link, der Code musste über die Zwischenablage (immerhin) kopiert und im Browser eingefügt werden. Ich frage mich, was ich hätte machen sollen, wenn ich das Browserfenster geschlossen hätte.

Microsoft Teams Gastzugang (7): Email mit Code

Microsoft Teams Gastzugang (8): Code im Browser eingeben

Danach ging es weiter zu Microsoft Teams und ein paar Begrüßungskacheln.

Microsoft Teams Gastzugang (9): Angemeldet bleiben?

Microsoft Teams Gastzugang (10): Teams wird gestartet

Microsoft Teams Gastzugang (12): Los geht's

Und dann war ich als Gast „Frank at Work“ im Team „Gäste“

Microsoft Teams Gastzugang (13): Drin in Teams als Gast

So weit, so gut.

Wo wird ein Gast-Account für Microsoft Teams angelegt?

Ich fragte mich, wo der Account bei Microsoft angelegt wurde. Schließlich gab ich ein Passwort an. Ich konnte mich nicht mit ihm als normalem Privatkonto bei Microsoft anmelden (https://login.live.com).

Microsoft Teams Gastzugang (14): Kein Microsoft-Account!

Kaum öffnete ich jedoch das Admin Center von Office 365 (https://portal.office.com/), so fragte mich Office 365, ob ich Administrator für die Domain meiner E-Mail-Adresse werden wolle (für Office 365). Nachdem ich in der DNS-Verwaltung für die Domain einen TXT-Eintrag hinzgefügt hatte, war ich Administrator und wurde ich ins Admin Center geleitet.

Microsoft Teams Gastzugang (15): Office 365 Unternehmens-Account - Admin werden!

Microsoft Teams Gastzugang (16): Domain-Verifizierung mit TXT-Eintrag

Offensichtlich war und bin ich jetzt Adminstrator eines „Office 365 Tenants“ und habe darin ein Produkt „Rechteverwaltung – Ad-hoc“ mit einer aktiven Lizenz – mit weiteren 49.999 verfügbaren Lizenzen.

Microsoft Teams Gastzugang (17): Administrator für Office 365

Microsoft Teams Gastzugang (19): Office 365 Lizenzkauf :-)

Ich stöberte noch etwas herum, änderte jedoch nirgendwo etwas. Irgendwann schloss ich das Browserfenster und auch den Browser. Etwas später wollte ich als „Frank at Work“ noch ein paar Dinge in Microsoft Teams ausprobieren. Ich öffnete im Microsoft Teams im Browser (https://teams.microsoft.com) und meldete mich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort von „Frank at Work“ an. Nach ein paar Augenblicken erhielt ich im Browser folgende Aufforderung:

Aktualisieren Sie Ihr Office 365-Abonnement, um Microsoft Teams zu erhalten.

Microsoft Teams Gastzugang (20): Einmal Adminstrator - kein Teams mehr

Seitdem habe ich mehrmals versucht, als „Frank at Work“ wieder in Microsoft Teams zu gelangen, inklusive in einem neuen privaten Browserfenster und einer Browserinstanz mit komplett gelöschten Daten (Chronik, Cookies etc.). Es gelingt mir einfach nicht, als „Frank at Work“ mich in Microsoft Teams anzumelden. Ins Office 365 Admin Center komme ich weiterhin. Ich bin schließlich jetzt Adminstrator und kein Gast mehr.

Fazit

Auf den ersten Blick scheint der Gastzugang für Microsoft Teams zu funktionieren. Was mich stört, ist das Gemenge aus deutschsprachiger und englischsprachiger Oberfläche und entsprechend sprachlich gemischten E-Mails. Außerdem wird bei Anmeldung als Gast nicht vermittelt, was das da ein Geschäftskonto angelegt wird. Im Hintergrund, praktisch unsichtbar für den Benutzer, wird ein Microsoft-Geschäftskonto in Office 365 angelegt. Ich hätte ein normales Microsoft-Konto und eine Information darüber bevorzugt.

Was ich mich so am Schluss frage: Wieso gibt es beim ersten Anmelden einen Disclaimer:

The website you are attempting to access is not under Microsoft’s control.

Wer kontrolliert wirklich Microsoft Teams?

Office365 Deutschland (Quelle: Microsoft)

Ich habe derzeit ein Abonnement für Office 365 Business Premium und erwäge einen Wechsel zu Office 365 Deutschland Business Premium. Doch einen Mehrumsatz für Microsoft zu generieren ist gar nicht so einfach. Immerhin verlangt Microsoft für meine Privatsphäre als DE- und EU-Bürger einen um 25 Prozent höheren Preis. Ein Wechsel geht derzeit, eine Woche nach Verfügbarkeit des Produkts, nur mit erheblichem manuellen Aufwand für Kunde und Microsoft.

Stand zum 18.02.2017: Ich stoppe meinen Wechsel (mehrere Updates am Ende des Artikels).

Hinweis (08.12.2017): Die im Kommentar verlinkten Artikel von Scifire sind sehr aufschlussreich über den aktuellen Zustand der deutschen Office 365 Cloud von Telekom.

Anstoß zum möglichen Wechsel sind nicht zuletzt aber ganz besonders die bisherigen Aktiviäten der „Donald J. Trump“-Administration und mögliche weitere Maßnahmen der US-Regierung.

Seit 24. Januar 2017 ist Office 365 Deutschland verfügbar. Seit etwa einer Woche gibt es das Produkt also. Eine Neuregistrierung scheint über einen Link auf der Microsoftseite beispielsweise für Office 365 Deutschland Business Premium möglich. Ich jedoch bin „Bestandskunde“ und möchte möglicherweise wechseln. Im Office 365 Admin Center sehe ich diese Option nirgendwo. Zwei Anrufe beim Microsoft Support (mit genügend Stoff für zwei Heldengeschichten) ergeben folgenden derzeitigen Stand für den Wechsel von Office 365 nach Office 365 Deutschland:

  • Ein Wechsel über das Office 365 Admin Center von Office 365 nach Office 365 Deutschland ist nicht möglich.
  • Ein Bestandskunde muss über die Website ein neues Konto für Office 365 Deutschland registrieren.
  • Anschließend migriert der technische Support von Microsoft die Daten manuell vom bisherigen „amerikanischen“ Office 365 .com in das neue Konto.

Das sieht mir reichlich kompliziert aus. Immerhin bin ich selbstständig und habe nur ein Abonnement. Was würde also passieren, wenn ein Unternehmen mit ein paar hundert Abonnements für seine Mitarbeiter wechseln wollte… Egal, auch für mein einfaches Szenario möchte ich schon wissen, worauf ich mich für wie lange einlasse. Der telefonische Support hat mich gebeten, zur Vorgehensweise der Migration ein Support Ticket über das Admin Center aufzumachen.

Genau das habe ich soeben getan. Dabei habe ich diese Fragen zum Wechsel, zu den Funktionen, zu dem Datenschutz und zu der Datenmigration gestellt:

  • Wie ist der organisatorische und zeitliche Ablaufplan für die Neuregistrierung und die anschließende Migration?
  • Wie lange dauert die Migration voraussichtlich (in der ich mein Konto nicht benutzen kann)?
  • Mein derzeitiges Abonnement läuft auf eine registrierte Domain mit entsprechenden DNS-Einträgen. Muss ich für das Office 365 Deutschland Abonnement eine weitere Domain registrieren, brauche ich für eine Übergangszeit zwei Domains? Wie erfolgt die Änderung der Domains beziehungsweise ihrer DNS-Einträge?
  • Wann endet mein derzeitiges Abonnement? Muss ich hier die reguläre Kündigungsfrist einhalten, oder wird mein Abonnement vorzeitig beendet?
  • Was geschieht mit meinen „doppelten“ Zahlungen für den Zeitraum, in dem ich zwei Abonnements habe?
  • Gibt es weitere funktionale Unterschiede zwischen Office 365 und Office 365 Deutschland außer dem Fehlen von Yammer in Office 365 Deutschland? Sind beispielsweise Office 365 Plans und Teams enthalten?
  • Ist sichergestellt, dass der Datenverkehr zwischen Clients (also beispielsweise meinem persönlichen Desktop-PC oder Notebook) und dem entsprechenden deutschen Rechenzentrum ausschließlich verschlüsselt stattfindet und der Inhalt des Datenverkehrs nicht (beispielsweise von US-Behörden) mitgelesen werden kann?
  • Erhalte ich als Kunde eine Information darüber, wenn Microsoft sich Kundendaten mit Genehmigung des deutschen Datentreuhänders ansieht? Was umfasst diese Information?

Wie bereits erwähnt: Mein Wechsel stellt nach meiner Ansicht ein wirklich einfaches Szenario dar.

Warum sollte also ein Unternehmen von der amerikanischen Microsoft-Cloud ausgerechnet in die deutsche Microsoft-Cloud wechseln und (angesichts der um 25 Prozent höheren Preise) nicht gleich woanders hin?

Update 31.01.2017

Ich hatte kaum diesen Artikel veröffentlicht, als jemand vom Microsoft-Support anrief. Der Mitarbeiter konnte mir zwar nicht alle Fragen verbindlich beantworten, jedoch war das konstruktiv verlaufende Gespräch für mich sehr informativ. Hier sind einige Punkte aus unserem Gespräch:

  • Ja, es ist eine manuelle Migration von Office 365 nach Office 365 Deutschland.
  • Die Registrierung von Office 365 Deutschland beinhaltet einen kostenlosen Testzeitraum von 30 Tagen. Den Testzeitraum benutze ich für die Umstellung auf die deutsche Microsoft-Cloud.
  • Falls der Zeitraum nicht ausreicht (wenn beispielsweise ein Auftrag dazwischen kommt), soll ich mich melden. Die Testlizenz wird dann verlängert.
  • Die Registrierung (das neue Abonnement) benutzt zunächst eine Subdomain der Domain „onmicrosoft.de„. Das ist analog zum „klassischen“ Office 365, das die Domain „onmicrosoft.com“ benutzt. Ein Kunde registriert also beispielsweise „beispiel.onmicrosoft.de„.
  • Nach der Registrierung behält ein Abonnement (egal ob „onmicrosoft.de“ oder „onmicrosoft.com„) diese Subdomain. Dem Abonnement wird jedoch irgendwann eine andere Domain zugeordnet, mit der dann gearbeitet wird. Ich benutze mit meinem derzeitigen „Office 365“-Abonnement die Domain „fhkuk.de„, die DNS-Einträge dazu verweisen jedoch auf Microsoftserver beziehungsweise Domains.
  • Für den Test- und Migrationszeitraum benutze ich sowohl mein bisheriges „Office 365“-Abonnement (mit „fhkuk.de„) also auch mein neues „Office 365 Deutschland“-Abonnement (mit „<irgendwas>.onmicrosoft.de„).
  • In dieser Zeit migriere ich die Daten, bei Fragen oder Problemen erhalte ich Unterstützung durch den Microsoft-Support.
  • Bei mir sind Volumen und Anzahl der Daten (Exchange, Onedrive for Business/SharePoint) sowie die Konfiguration übersichtlich. Ein Großteil meiner Daten liegt in meiner privaten Nextcloud (auf meinen NAS) beziehungsweise noch bei Google.
  • Wenn ich mit den Tests und der Migration fertig und zufrieden bin, kündige ich mein bisheriges „Office 365“-Abonnement. Dieses Kündigung wirkt unverzüglich, ich brauche nicht bis zum Ablauf des Abonnements zu warten.
  • Ich wandle das Testabo des „Office 365 Deutschland in ein Kaufabo um.
  • Ich ändere die DNS-Einträge für meine Domain „fhkuk.de“ auf die „onmicrosoft.de„-Server.
  • Es kommt voraussichtlich für eine Dienstunterbrechung von etwa 30 bis 60 Minuten aufgrund der Umstellung/DNS-Änderungen.
  • Es gibt für mich keine „doppelte Zahlungen“ aufgrund parallel laufender Abonnements. Mögliche doppelte Zahlungen werden kompensiert.

Funktional gibt es bei Office 365 Deutschland derzeit Einschränkungen. Wer, insbesondere als Unternehmen, einen Wechsel in Betracht zieht, sollte wissen, dass dies Dienste in Office 365 Deutschland fehlen:

  • Microsoft Yammer.
  • Microsoft Planner (geplant, ohne Datum oder Zeitraum; ich nutze Todoist).
  • Microsoft Teams (geplant, ohne Datum oder Zeitraum; ich nutze Tools wie Slack oder Ryver).

Planner und Teams sind für mich Komponenten von Microsoft Groups, das für mich als lonesome Freelance-Rider erst dann interessant wird, wenn es mit externen Gästen effektiv zu nutzen ist (und nicht nur mit Email-Ping-Pong).

Nicht gefragt habe ich nach:

In der Tat wäre eine automatische oder gescriptete Migration von Office 365 nach Office 365 Deutschland eine schöne Sache. Tatsächlich ist es jedoch wie der Umzug von einem zu einem anderen Mandanten, wie er in „Migrieren von Postfächern von einem Office 365-Mandanten zu einem anderen“ für Exchange beschrieben ist. Außerdem ist es nicht nur ein anderer Mandant, sondern auch ein komplett anderes Rechenzentrum, in das die Daten umgezogen werden müssen. Der Artikel nimmt beispielhaft einen Zeitraum von 2 Wochen an. Bei einem kompletten Umzug kommen jedoch noch die Daten von beispielsweise SharePoint/Onedrive for Business dazu. Bei dem Wechsel eines Unternehmens in die Deutschland-Cloud von Microsoft und T-Systems gehe ich von einem „richtigen“ Migrationsprojekt aus, das viel Aufwand und Zeit erfordert. Das ist bei mir glücklicherweise nicht der Fall.

Das Gespräch mit dem Mitarbeiter des Supports hat für mich Vieles geklärt und Spannung aus dem möglichen Wechsel herausgenommen. Es verlief sehr angenehm und ruhig. Ich verspürte auch keinerlei Zeitdruck, wonach das Gespräch doch schnell beendet sein müsse. Das war sehr erfreulich.

Nach diesem Gespräch bin ich ziemlich entspannt. Ich werde in der nächsten Zeit diese Punkte abarbeiten:

  • Registrierung einer Testlizenz von Office 365 Deutschland Business Premium.
  • Migration meiner (übersichtlichen) Daten von Office 365 nach Office 365 Deutschland.
  • Abschließen des Wechsels nach Office 365 Deutschland (Kündigung Office 365, Umschalten der DNS-Einträge).
  • Migration meiner Daten (Mails, Dateien) von Google Business nach Office 365 Deutschland Business Premium.
  • Sukzessives Umschalten von meinem Google Business Account zu einem kostenlosen Google Account (z.B. Google Drive/Docs, Google Analytics, Webmaster Tools, Google My Business ehem. Local).
  • Wechsel meines Smartphones zu meinem anderen kostenlosen Google Account (was mich für die Apps ein paar wenige Euro kosten wird).
  • Kündigen des Google Business Accounts.

Durch den Wegfall des kostenpflichtigen Google Business Accounts querfinanziere ich quasi die höheren Microsoftkosten. Das ist es mir Wert.

Nachtrag (1.2.2017)

Inzwischen habe ich eine Testlizenz für Office 365 Deutschland Business Premium. Folgendes fällt mir auf:

  • An einen Punkt für die Migration hatte ich nicht gedacht: OneNote-Notizbücher. Da habe ich auf Anhieb noch keine Lösung gefunden.
  • Sway ist in der deutschen Cloud-Version nicht enthalten.
  • Die Online-Versionen scheinen etwas älter zu sein. So fehlt bei Word-Online der Menüpunkt „Neu“ inkl. Vorlagen. Anstelle dessen muss man Word-Online aufrufen und bekommt ein leeres Dokument.
  • Skype for Business (Nachtrag: Das Admin Center) steht mir nach etwa 18 Stunden noch nicht zur Verfügung.
  • In der lokalen Software kann ich mein Konto zwar zu der deutschen Cloud-Version wechseln, aber bei Diensten wie Onedrive for Business oder auch beim Zufügen meines Microsoft-Accounts gibt es nur eine Dialogbox, es bestünden Serverprobleme.

Update (5.2.2017)

Office 365 Deutschland scheint mir doch ziemlich mit heißer Nadel gestrickt. Seit 24. Januar ist es offiziell verfügbar, aber es funktioniert immer noch nicht alles, und Microsoft rollt immer wieder Änderungen aus, um Fehler zu beheben oder Funktionen zu ermöglichen (so mein Eindruck aufgrund von Informationen in Bearbeitung eines Support-Cases.). Weitere Informationen und Erfahrungen außer den vorgenannten:

  • Inzwischen werden zu meinem Konto in Outlook oder OneNote unter Dienste meine Onedrive for Business-Dienste angezeigt.
  • Seit meiner Registrierung ist es nicht möglich, mein Microsoft-Konto als Dienst zu Office 365 Deutschland (beispielsweise im Outlook oder OneNote) hinzuzufügen. Die Fehlermeldung lautet „Leider bestehen Serverprobleme, sodass wir Microsoft-Konto zurzeit nicht hinzufügen können. Bitte versuchen Sie es später erneut.“ Am Freitag (3.2.) hatte mir ein Support-Mitarbeiter bestätigt, dass das entsprechende Problem bekannt sei, es solle jedoch inzwischen wieder gehen.
  • OneNote-Notizbücher lassen sich komplett in eine .onepkg-Datei exportieren. Einen Weg, ein derart exportiertes Notizbuch wieder zu importieren beziehungsweise neu anzulegen, habe ich nicht gefunden. Diese Dateien lassen sich zwar öffnen und an einem anderen Ort im Dateisystem ablegen. Aber eben nicht in einem Office 365 Account.
  • Ich hatte das Skype for Business Admin Center nicht aufrufen können. Ein Support-Mitarbeiter hatte mir bestätigt, dass es dieses Problem gäbe. Entsprechende Änderungen wären jedoch ausgerollt worden. Am Freitag konnten wir das Problem dann bei mir auch beheben dadurch, dass wir meinen Browser-Cache löschten.
  • Für mich wichtig ist die Möglichkeit, mit meinem Skype for Business Account auch mit Skype-Nutzern zu kommunizieren. Mit meinem aktuellen Office 365 Account tat ich das zuletzt am 2. Januar. Doch diese Möglichkeit geht in Office 365 Deutschland bis heute nicht, denn das Aktivieren im Skype for Business Admin Center („Zulassen, dass Skype for Business zur Kommunikation mit Skype-Benutzern außerhalb Ihres Unternehmens verwendet wird.„) funktioniert nicht. Microsoft zeigt vor der Option auch lediglich lapidar die Information an: „Verbindungen mit öffentlichen Chatdiensten funktionieren zu diesem Zeitpunkt nicht. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Microsoft-Kundensupport.“ Am Freitag bestätigte mir ein Microsoft-Mitarbeiter, dass das derzeit nicht ginge.

Zum jetzigen Zeitpunkt kann ich aufgrund meiner Erfahrungen Office 365 Deutschland nicht empfehlen.

Beispiel Admin Center und Sharepoint

Zur Verdeutlichung, dass und welche Unterschiede es geben kann, hier zum Vergleich jeweils zwei Screenshots vom SharePoint Admin Center in Office 365 Business Premium und Office 365 Deutschland Business Premium (Internationale Version).

Alle Menü-Einträge für externe Admin Center (internationale Version vs. deutsche Version)

Office 365 .com Admin Center, Einträge für separate Admin Center

Office 365 .de Admin Center, Einträge für separate Admin Center

SharePoint Admin Center (internationale Version vs. deutsche Version)

Office 365 .com SharePoint Admin Center

Office 365 .de SharePoint Admin Center

Update 12.02.2017: Exteren Kommunikation Skype for Business

Vor zwei Wochen wollte ich nach Office 365 Deutschland Cloud wechseln. Immer mal wieder funktionierte bislang irgend etwas nicht. Ich werde ein Problem nach dem anderen angehen. Derzeit warte ich seit über einer Woche darauf, dass ich endlich über Skype for Business mit „normalen“ Skype-Nutzer kommunizieren kann. Denn meine Kontakte haben selten Skype for Business, oft jedoch haben sie einen Skype-Account. Bei einem Wechsel zur deutschen Cloud muss ich zwar alle Kontakte manuell wieder zu Skype for Business hinzufügen, aber okay. Ich wäre ja dazu bereit, doch:

Verbindungen mit öffentlichen Chatdiensten funktionieren zu diesem Zeitpunkt nicht. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Microsoft-Kundensupport.

Derzeit ist dies der Punkt, weswegen ich nicht zu Office 365 Deutschland wechsle.

Office 365 Deutschland: Kein Skype for Business mit Skype

Update 17.02.2017: Externe Kommunikation Skype for Business

Ein Support-Mitarbeiter kontaktierte mich und brachte mich auf den aktuellen Stand:

  • Die externe Kommunikation war eigentlich noch gar nicht vorgesehen. Die Information gab es zwar auf der englischen Seite, der entsprechende Hinweis fehlte jedoch auf der deutschen Seite.
  • Die fehlende Funktion wurde eskalierte, und es wird „in Kürze“ ein Update geben.
  • Wann „in Kürze“ sein wird, ist unbestimmt. Hierzu gibt es keine Information.

Das ist für mich ziemlich unbefriedigend. Ich hatte mich damit abgefunden, dass Office 365 Deutschland einen verringerten Funktionsumfang im Vergleich zur internationalen Version hat und ich dennoch 25 Prozent mehr bezahlen sollte. Ich habe jedoch keine Lust als Betatester herauszufinden, was funktioniert, was nicht, und was wann vielleicht vorhanden sein könnte.

Update 18.02.2017: Microsoft Bookings

Microsoft Bookings ist ein „Office 365“-Dienst, über den Kunden ohne Account Mitarbeiter des Unternehmens buchen können. Also beispielsweise kann ein Kunde bei einem Friseursalon einen Mitarbeiter für einen Haarschnitt buchen. Oder ein Interessent kann den Berater für ein Gespräch buchen.

Microsoft Bookings ist in Office 365 Deutschland nicht enthalten. Das hat mich bislang nicht gestört, weil Microsoft es in einem halben Jahr nicht geschafft hat, persönliche Kalender der Mitarbeiter bei der Buchung zu berücksichtigen. Jetzt soll das aber möglich sein: Sync staff’s personal calendar with Microsoft Bookings. Das ist etwas, was gerade für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv ist, das aber in Office 365 Deutschland nicht enthalten ist. Ähnlich wie die fehlende externe Kommunikation für Skype for Business.

Update 18.02.2017: Jetzt kein Office 365 Deutschland für mich

Ich habe immer weniger Lust, mich zum jetzigen Zeitpunkt mit Office 365 Deutschland zu beschäftigen.

  • Anstelle mein Office 365 nach Office 365 Deutschland zu migrieren, muss ich herausfinden, was funktioniert beziehungsweise ob es gerade ein Problem gibt.
  • Es gibt mir zu viele Unsicherheiten hinsichtlich der Funktionalitäten und vor allem eines Zeithorizontes, ob und wann welche Funktion und welcher Dienst in Office 365 Deutschland vorhanden sein wird.
  • Dazu kommt eine vollkommen manuelle Migration (also auch beispielsweise kein Export/Import via XML oder was auch immer), auch wenn sich das bei mir persönlich in Grenzen hält.
  • Bei all dem soll ich auch noch 25 Prozent mehr zahlen, nur weil meine Dateien in deutschen Rechenzentren liegen und über einen Treuhänder gekapselt werden.

Wäre der funktionale Status von Office 365 Deutschland zumindest fast genauso wie der von Office 365, und müsste ich meine Zeit nicht möglicherweise die nächsten Wochen mit irgendwelchen Prüfungen verbringen, dann würde ich wohl jetzt wechseln.

Office 365 Deutschland ist mir persönlich noch zu sehr mit heißer Nadel gestrickt. Ich habe den Eindruck, dass das Produkt mit großem Zeitdruck vorangetrieben wurde, aber es einfach noch zu früh ist. Ich ziehe den Stecker und kündige meine „Office 365 Deutschland“-Testlizenz. Bis auf weiteres bleibe ich bei meiner „Office 365“-Lizenz. In ein paar Monaten prüfe ich das erneut, aber jetzt: Nein.

 

Office Online (Excel, Word etc.) besteht darauf, Menüs für freigegebene Dateien in meiner und nicht in der Sprache des Betrachters oder Bearbeiters anzuzeigen.

Excel ist seit Jahren die Standard-Tabellenkalkulation in Unternehmen. Doch der Thron wackelt. Seit einigen Jahren gibt es Google Tabellen. Der große Vorteil: Google Tabellen kann ganz einfach geteilt und von anderen im Browser bearbeitet werden.

Doch auch Excel gibt es seit einiger Zeit Online. Ein großer Vorteil aus meiner Sicht ist, dass es die Excel-Tabellen einerseits als Datei mit dem ganzen Funktionsumfang von Excel und andererseits als Browserversion mit einem Funktionsumfang, der für die meisten Einsätze ausreicht. Eine Excel-Datei kann mit Office 365 sowohl im eigenen Unternehmen als auch extern im Betrachtungsmodus und im Bearbeitungsmodus freigegeben werden. Für Externe gibt es einen Link, mit dem das anonyme Betrachten oder Bearbeiten möglich ist. Dabei wird sogar das Office-Menüband angezeigt.

Soweit, so gut. Doch leider wird das Office-Menüband immer mit meiner „Office 365“-Sprache angezeigt, mit der ich die Exceldatei angelegt habe (d.h. bei Office 365 in OneDrive for Business). Das gilt übrigens für alle Microsoft-Office-Dateien. Gebe ich jetzt eine Office-Datei frei und verschicke ich den Freigabelink an eine andere externe Person, greift diese Person über mein OneDrive for Business auf die Datei zu. Und damit mit den Einstellungen meines OneDrive for Business. Beispielweise mit meiner Sprache.

Excel Online - Menü-Sprache

Excel Online – Menü-Sprache

Dabei spielt es keine Rolle, mit welcher Rechnersprache oder mit welcher eingestellten Browsersprache die externe Person zugreift. Ich lege eine Datei an und verschicke den Freigabelink an jemanden beispielsweise in den USA oder in Frankreich. Diese Personen (gleich ob Betrachter oder Bearbeiter) sehen das Menü und das Menüband jedoch nicht in Englisch oder in Französisch sondern in Deutsch. Dieses Verhalten ist laut Microsoft-Support „Standarddesign“ und kann vom Betrachter oder Bearbeiter nicht beeinflusst werden.

Das ist absolut inakzeptabel.

Oder mit anderen Worten: Dieses Verhalten ist Mist.

 

Skype for Business: Teilnehmer

Auch wenn Sie kein Skype for Business („Skype4B“) installiert haben, können Sie an Skype for Business Meetings teilnehmen. Der Referent kann Ihnen dazu seinen Desktop oder ein einzelnes Programmfenster freigeben, eine Präsentation zeigen oder die Kontrolle an Sie übergeben. Sie müssen lediglich ein kleines Plug-In auf Ihrem Rechner installieren (ohne Administrationsrechte!).

Zuletzt aktualisiert: 29. Januar 2019.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie an einem Skype for Business Meeting teilnehmen, auch wenn Sie die Software nicht auf Ihrem Rechner installiert haben. Im ersten Teil zeige ich Ihnen, wie Sie ein Skype for Business Meeting mit Outlook erstellen und die Besprechung starten.

Skype for Business (früher: „Lync“) ist bei fast allen Unternehmenslizenzen von Office 365 enthalten, so auch bei der von mir gewählten Option „Office 365 Business Premium“. Als Gast benötigen Sie keine Softwareinstallation von Skype for Business auf Ihrem Rechner.

Hinweise:

Ich habe diesen Artikel so gestaltet, dass Sie als Gastteilnehmer danach wissen, was bei einer solchen Besprechung etwa auf Sie zukommt und womit der Referent möglicherweise gerade im Hintergrund beschäftigt ist. Aber auch für Referenten bietet sich ein Einblick, beispielsweise, wie ein Gast die Besprechung wahrnimmt. Ich habe mich dabei auf wesentliche Aspekte konzentriert.

An einer Skype-Besprechung teilnehmen

Sie haben vor einiger Zeit einer Termineinladung für eine Skype-Besprechung zugesagt. Jetzt wollen Sie an der „Skype for Business“-Besprechung teilnehmen. Rufen Sie dazu den Termin in Ihrem Kalender oder die Termineinladung in Ihrer Mail auf. Klicken Sie auf „An Skype-Besprechung teilnehmen“.

Skype for Business: Termineinladung in Gmail

Skype for Business: Besprechungseinladung in Gmail

Durch das Klicken auf „An Skype-Besprechung teilnehmen“ öffnet sich ein neues Fenster. Falls Sie Skype for Business auf Ihrem Rechner angemeldet haben, können Sie noch wählen, ob sie Ihre „Skype for Business“-Software oder den Browser benutzen. Falls Sie das erste Mal an einer Besprechung mit Skype for Business mit Ihrem Browser teilnehmen, müssen Sie noch ein kleines Plug-In installieren.

Skype for Business: Wie möchten Sie an der Besprechung teilnehmen?

Skype for Business: Wie möchten Sie an der Besprechung teilnehmen?

Laden Sie die Installationsdatei für das Plug-In (Windows: „SkypeMeetingsApp.msi“) herunter und rufen Sie es anschließend im Downloadverzeichnis (oder eventuelle direkt in der Downloadliste Ihres Browsers) mit einem Doppelklick auf. Sie benötigen für die kurze Installation keine Administratorrechte.

Skype for Business: Installationsdatei für das Plug-In (Windows: "SkypeMeetingsApp.msi")

Skype for Business: Installationsdatei für das Plug-In (Windows: „SkypeMeetingsApp.msi“)

Im Browserfenster fragt Sie Skype for Business, ob Sie die App fertig installiert haben. Sobald Sie das getan haben, klicken Sie auf „An Besprechung teilnehmen“. Der Browser möchte einen „stb-Link“ öffnen, wobei „stb“ für Skype for Business steht. Bei mehreren Optionen zur Auswahl wählen Sie „Skype Meetings App“. Aktivieren Sie die Option „Auswahl für alle stb-Links speichern“ und klicken Sie auf „Link öffnen“. Falls Ihre Windows-Firewall sich beschwert und Sie keine Administratorrechte haben, können Sie die Meldung durch „Abbrechen“ übergehen.

Skype for Business: Haben Sie die App fertig installiert?

Skype for Business: Haben Sie die App fertig installiert?

Skype for Business: sfb-Link öffnen

Skype for Business: sfb-Link öffnen

Es öffnet sich ein neues Browserfenster, in dem Sie Ihren Namen angeben sollten. Sie können zwar einen Fantasienamen eingeben, doch für Unterhaltungen und Chats ist es besser, einen richtigen Namen (Vor- und oder Nachnamen) anzugeben.

Skype for Business: Geben Sie Ihren Namen ein

Skype for Business: Geben Sie Ihren Namen ein

Jetzt müssen Sie nur noch das Laden des Plug-Ins erlauben. Auch dies erfolgt (zumindest für den genannten Server) nur einmal, wenn Sie es für immer zulassen.

Die Besprechung

Tipp: Falls die Besprechung im Browserfenster nicht oder nicht richtig angezeigt wird, dann probieren Sie den Link in einem Browser ohne Erweiterungen/Plugins aus. Ich habe für solche Fälle Browserinstallationen als Portable Apps in der Rückhand.

Der Referent bekommt (je nach Berechtigungseinstellung) einen Hinweis auf einen weiteren Teilnehmer, dessen Teilnahme er genehmigt („Antworten“).

Skype for Business: Teilnehmer genehmigen

Skype for Business: Teilnehmer genehmigen

Danach öffnet sich das Besprechungsfenster der Skype for Business Web App.

Skype for Business: Teilnehmer

Skype for Business: Teilnehmer

Am unteren Fensterrand haben Sie Symbole

  • Chat (ganz links): Öffnet eine Spalte zum Chatten.
  • Video: Nach einem Klick erhalten Sie eine Vorschau des Videobildes ihrer Webcam. Mit Klick auf „Mein Video starten“ wird Ihr Videobild übertragen, und eintreffende Gäste können Sie sehen.“
  • Mikrofon: Damit schalten Sie Ihr Mikrofon stumm.
  • Inhalt freigeben: Desktop übertragen, Programm freigeben, Powerpoint-Datei präsentieren etc. Sie erhalten diese Möglichkeiten nur, wenn der Veranstalter es für Sie (oder alle) freigeschaltet hat.
  • Auflegen: Sie verlassen die Besprechung. Vorsicht: Die Besprechung wird im Hintergrund fortgesetzt. Wollen Sie die Besprechung beenden, dann gehen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
  • Anrufsteuerung: Anruf halten/fortsetzen, Auswahl des Audiogerätes, Lautstärke.
  • „…“ (Weitere Optionen): Informationen zum Besprechungseintrag, Besprechungsoptionen, Besprechung verlassen etc.

Rechts oben können Sie ein anderes Layout auswählen und in den Vollbildmodus wechseln.

Der Organisator und Referent sieht eine Liste der Referenten und Teilnehmer und hat weitere Möglichkeiten. Ein Rechtsklicken auf einen Referenten oder Teilnehmer bietet weitere Möglichkeiten wie ihn stummzuschalten (oder es wieder aufzuheben), ihn aus der Besprechung zu entfernen oder seinen Status zu ändern (Referent/Teilnehmer).

Ich empfehle Ihnen, die Chat-Spalte anzuzeigen (Symbol links unten). So haben Sie jederzeit die Möglichkeit, sich während der Besprechung auszutauschen. So können Sie beispielsweise als Teilnehmer eine Frage stellen, ohne eine Diskussion zu einem anderen Thema zu stören. Oder als Referent während einer Präsentation in aller Ruhe Fragen sammeln, auf die Sie am Ende eingehen können.

Eine Präsentation starten

Sie und der Referent können sich wie bei Skype üblich über Video und Audio unterhalten. Skype for Business bietet aber weitere Möglichkeiten. Der Referent kann beispielsweise Anlagen hinzufügen, Notizen freigeben, und er kann eine Präsentation starten:

  • Desktop präsentieren
  • Programme präsentieren
  • Powerpoint-Dateien präsentieren

Sie als Teilnehmer sehen dann im Fenster der Skype for Business Web App die jeweilige Präsentation.

Desktop übertragen …

Der Referent kann wählen, welche seiner Desktops er präsentiert (oder sogar beide).

Fenster übertragen …

Zur Auswahl des Programmes erhält der Referent eine Art „Task Manager“. Ich habe in diesem Fall meinen Firefox-Browser gewählt. Falls Sie als mein Gast mir etwas zeigen wollen, dann kann ich Ihnen auch die Steuerung übergeben.

Skype for Business: Fenster übertragen

Skype for Business: Fenster übertragen

 

Skype for Business: Programm des Organisators

Skype for Business: Programm des Organisators

Sie als Teilnehmer sehen genau das, was der Referent Ihnen freigegeben hat und Ihnen präsentiert. Sie können dem Referenten im Chat oder über das Mikrofon Fragen stellen (sofern er das nicht deaktiviert hat). Sie können auch die Steuerung anfordern, so dass Sie beispielsweise eine neue Seite im Browser aufrufen können.

Skype for Business Web App: Programm des Organisators

Skype for Business Web App: Programm des Organisators

Lassen Sie sich nicht irritieren, wenn sich ein schwarzes Viereck über die Präsentation schiebt. Dann hat der Referent vermutlich versehentlich eines seiner anderen Fenster über das freigegebene Fenster geschoben.

Skype for Business Web App: Fenster über dem Programm

Skype for Business Web App: Fenster über dem Programm

Powerpoint-Dateien präsentieren

Der Referent kann eine Powerpoint-Präsentation öffnen. Die Präsentation kann auf dem eigenen Rechner oder im OneDrive for Business liegen. Die Präsentation wird dann zu Skype for Business hochgeladen. Das kann je nach Größe der Datei und der Verbindungsgeschwindigkeit einige Sekunden dauern.

Sobald die Powerpoint-Datei hochgeladen und verarbeitet wurde, werden Sie vom Referenten durch die Präsentation geführt.

Skype for Business Web App: Powerpoint Präsentation läuft

Skype for Business Web App: Powerpoint Präsentation läuft

Falls Sie die Anzeige der Referentenbilder stört, können Sie rechts oben die Ansicht zur Inhaltsansicht wechseln (beim Referenten: Präsentationsansicht).

Der Referent kann durch Präsentation blättern, er kann sie aber auch mit Markierungen versehen.

Skype for Business: Powerpoint Vollansicht

Skype for Business: Powerpoint Vollansicht

Weitere Möglichkeiten

Skype for Business bietet weitere Möglichkeiten wie eine Aufzeichnung vorzunehmen oder während der Besprechung weitere Teilnehmer hinzuzufügen.

Fazit

Skype for Business bietet sehr gute Möglichkeiten, um kleine oder auch große Besprechungen online durchzuführen. Ich würde mich freuen, wenn Sie mich auf wichtige Punkte hinweisen, die ich nach Ihrer Ansicht vernachlässigt habe. Und ich freue mich auch, wenn Sie diesen Artikel weiterempfehlen ;-)

Wie Sie selbst eine Besprechung mit Skype for Business planen und durchführen, erfahren Sie in dem Artikel „Skype for Business Meeting mit Outlook erstellen und starten„.

Outlook: Link für Skype-Besprechung

Mit Skype for Business („Skype4B“) können Sie Besprechungen mit bis zu 250 Teilnehmern durchzuführen. Dabei können Sie den Desktop oder ein einzelnes Programmfenster freigeben, eine Präsentation zeigen, mit Berechtigungen arbeiten und auch die Kontrolle an einen anderen Referenten übergeben. Normale Teilnehmer benötigen für die Teilnahme an der Besprechung kein Skype for Business.

Zuletzt aktualisiert: 28. Januar 2019.

Erfahren Sie in diesem ersten Teil, wie Sie mit Outlook oder im Browser mit der Web-Variante ein Meeting planen, Einladungen verschicken und das Meeting starten. Im zweiten Teil zeige ich Ihnen, wie Sie als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen.

Skype for Business (bis im Frühjahr 2015 „Lync“) ist bei fast allen Unternehmenslizenzen von Office 365 enthalten, so auch bei der von mir gewählten Option „Office 365 Business Premium“. Ich nutze Skype for Business, um Besprechungen mit Kunden oder Partnern durchzuführen – selbst wenn diese kein Skype for Business haben. Nur Sie als Organisator und Referent benötigen Skype for Business auf Ihrem Rechner.

Hinweise:

Neue Skype-Besprechung mit Outlook erstellen

Wichtig: Vor der Erstellung der Besprechung müssen Sie Skype for Business auf Ihrem Rechner gestartet haben.

In den meisten „Office 365“-Lizenzen ist eine lokale Installation des Officepaketes inklusive des Programmes Outlook enthalten. Wechseln Sie darin zur Kalenderansicht und klicken Sie im Menüband auf „Neue Skype-Besprechung“.

Skype for Business: Besprechung mit Outlook erstellen

Skype for Business: Besprechung mit Outlook erstellen

Outlook erstellt einen Termin, der auf den ersten Blick wie ein normaler Termin aussieht. Die Empfänger können außerhalb Ihrer Organisation sein, und sie müssen auch kein Skype for Business installiert haben. Testen Sie aber auf jeden Fall für das erste Mal eine Besprechung mit externen Teilnehmern, und fragen Sie bei Problemen beim Administrator nach. Möglicherweise ist in Ihrem Unternehmen das Skypen mit Externen nicht freigeschaltet, oder innerhalb des Unternehmens sind die Berechtigungen für Skype-Besprechungen eingeschränkt.

Skype for Business: Terminanfrage für Besprechung mit Outlook

Skype for Business: Terminanfrage für Besprechung mit Outlook

Zwei Besonderheiten gibt es bei einem Termin für eine Skype-Besprechung:

  • Outlook verpasst dem Termin in der Nachricht nach einer gepunkteten Linie einen Besprechungs-Link. Oberhalb dieser gepunkteten Linie können Sie eine Nachricht für die Empfänger hinterlassen, darunter sollten Sie keine Änderungen vornehmen
  • Hier bereits, bei der Einladung, können Sie im Menüband verschiedene Besprechungsoptionen für die Skype-Besprechung festlegen.

Sie können beispielsweise jeden automatisch und direkt in die Besprechung herein lassen, oder nur Personen aus Ihrer Organisation automatisch hereinlassen (siehe „Entscheiden, wer in der Wartehalle warten muss, um eine Skype for Business-Besprechung zu erhalten„). Außerdem können Sie bestimmen, wer Referent sein kann. Bei einer Arbeitsbesprechung mit drei oder vier Leuten ist es oft sinnvoll, jeden als Referent festzulegen, damit jeder Inhalte freigeben und weitere Personen zur Besprechung zulassen kann.

Skype for Business: Besprechnungsoptionen aufrufen

Skype for Business: Besprechnungsoptionen aufrufen

Skype for Business: Besprechungsoptionen - Berechtigungen

Skype for Business: Besprechungsoptionen – Berechtigungen

Den Chat sollten sie aktiviert lassen, damit Sie sich beispielsweise auch auf die Schnelle austauschen können, wenn gerade jemand eine Präsentation hält. Die Darstellungssprache können Sie noch auf Englisch ändern.

Prüfen Sie die Angaben zur Besprechung, und versenden Sie den Termin. Keiner der Empfänger muss über Skype for Business verfügen. Alles, was die Emfpänger haben müssen, sind ein Emailkonto (beispielsweise bei Google Mail). Okay, ein Internetzugang und ein Browser sollten es ebenfalls noch sein.

Skype for Business: Termineinladung in Gmail

Skype for Business: Besprechungseinladung in Gmail

Skype for Business: Besprechungseinladung in Thunderbird

Skype for Business: Besprechungseinladung in Thunderbird

Neue Skype-Besprechung auf outlook.office.com erstellen

Outlook gibt es seit längerem auch für Office 365 online im Browser. Rufen Sie auf outlook.office.com Ihren Kalender auf und klicken Sie auf „Neues Ereignis“. Füllen Sie die nötigen Angaben aus und wählen Sie dann bei „Online Besprechung hinzufügen“ die Option „Skype-Besprechung“.

Skype for Business: Online-Besprechung hinzufügen in Outlook Online

Skype for Business: Online-Besprechung hinzufügen in Outlook Online

Dabei muss Skype for Business auf Ihrem Rechner nicht geöffnet sein. Versenden Sie die Termineinladung, die automatisch mit entsprechenden Links versehen wird.

Online können Sie die Besprechungsoptionen für die Skype-Besprechung leider nicht ändern. Sie müssen entweder zu Beginn der Besprechung in Skype for Business flexibel reagieren. Oder Sie öffnen vor der Besprechung (oder direkt, nachdem sie die Einladung versendet haben) zunächst auf Ihrem Rechner Skype for Business und anschließend Outlook. In Outlook öffnen Sie den Termin und klicken auf Skype-Besprechung. Dann erscheint rechts daneben das Symbol, um die Besprechungsoptionen zu ändern.

Der Empfänger erhält eine Besprechungseinladung, die fast genauso aussieht, wie wenn Sie sie mit Outlook auf dem Rechner erstellt hätten.

Skype-Besprechung starten

Rufen Sie ein paar Minuten vor dem Besprechungstermin auf Ihrem Rechner „Skype for Business“ auf, wechseln Sie auf das Kalendersymbol für „Besprechungen“ und klicken Sie auf „Teilnehmen“.

Skype for Business: Besprechung starten

Skype for Business: Besprechung starten

Falls Sie Skype for Business das erste Mal benutzen, müssen Sie möglicherweise noch Audioeinstellungen vornehmen. Anschließend kommt das Besprechungsfenster von Skype for Business.

Skype for Business: Auf Teilnehmer warten

Skype for Business: Auf Teilnehmer warten

Jetzt können Sie in Ruhe darauf warten, dass Ihre Gäste kommen. Währendessen können Sie die Optionen am unteren Fensterrand erkunden.

  • Video: Nach einem Klick erhalten Sie eine Vorschau des Videobildes ihrer Webcam. Mit Klick auf „Mein Video starten“ wird Ihr Videobild übertragen, und eintreffende Gäste können Sie sehen.“
  • Mikrofon: Damit schalten Sie Ihr Mikrofon stumm.
  • Inhalt freigeben: Desktop übertragen, ein Fenster auswählen und freigeben, Powerpoint-Dateien freigeben, Office-Dokument gemeinsam erstellen etc.
  • Auflegen: Sie verlassen die Besprechung. Vorsicht: Die Besprechung wird im Hintergrund fortgesetzt. Wollen Sie die Besprechung beenden, dann gehen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
  • Anrufsteuerung: Anruf halten/fortsetzen, Auswahl des Audiogerätes, Lautstärke
  • „…“ (Weitere Optionen): Aufzeichnung beginnen, Aufzeichnungen verwalten, …, Skype-Besprechungsoptionen, Besprechung beenden

Im zweiten Teil erfahren Sie, wie Sie ihre Besprechung durchführen und wie Ihre Gäste die Web-App von Skype for Business im Browser aufrufen und an der Besprechung teilnehmen: „Als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen.“

P.S. Im Supportbereich von Microsoft gibt es einen ausführlichen Bericht sowie ein Video in Englisch.