Beiträge

Office365 Deutschland (Quelle: Microsoft)

Ich habe derzeit ein Abonnement für Office 365 Business Premium und erwäge einen Wechsel zu Office 365 Deutschland Business Premium. Doch einen Mehrumsatz für Microsoft zu generieren ist gar nicht so einfach. Immerhin verlangt Microsoft für meine Privatsphäre als DE- und EU-Bürger einen um 25 Prozent höheren Preis. Ein Wechsel geht derzeit, eine Woche nach Verfügbarkeit des Produkts, nur mit erheblichem manuellen Aufwand für Kunde und Microsoft.

Stand zum 18.02.2017: Ich stoppe meinen Wechsel (mehrere Updates am Ende des Artikels).

Hinweis (08.12.2017): Die im Kommentar verlinkten Artikel von Scifire sind sehr aufschlussreich über den aktuellen Zustand der deutschen Office 365 Cloud von Telekom.

Anstoß zum möglichen Wechsel sind nicht zuletzt aber ganz besonders die bisherigen Aktiviäten der „Donald J. Trump“-Administration und mögliche weitere Maßnahmen der US-Regierung.

Seit 24. Januar 2017 ist Office 365 Deutschland verfügbar. Seit etwa einer Woche gibt es das Produkt also. Eine Neuregistrierung scheint über einen Link auf der Microsoftseite beispielsweise für Office 365 Deutschland Business Premium möglich. Ich jedoch bin „Bestandskunde“ und möchte möglicherweise wechseln. Im Office 365 Admin Center sehe ich diese Option nirgendwo. Zwei Anrufe beim Microsoft Support (mit genügend Stoff für zwei Heldengeschichten) ergeben folgenden derzeitigen Stand für den Wechsel von Office 365 nach Office 365 Deutschland:

  • Ein Wechsel über das Office 365 Admin Center von Office 365 nach Office 365 Deutschland ist nicht möglich.
  • Ein Bestandskunde muss über die Website ein neues Konto für Office 365 Deutschland registrieren.
  • Anschließend migriert der technische Support von Microsoft die Daten manuell vom bisherigen „amerikanischen“ Office 365 .com in das neue Konto.

Das sieht mir reichlich kompliziert aus. Immerhin bin ich selbstständig und habe nur ein Abonnement. Was würde also passieren, wenn ein Unternehmen mit ein paar hundert Abonnements für seine Mitarbeiter wechseln wollte… Egal, auch für mein einfaches Szenario möchte ich schon wissen, worauf ich mich für wie lange einlasse. Der telefonische Support hat mich gebeten, zur Vorgehensweise der Migration ein Support Ticket über das Admin Center aufzumachen.

Genau das habe ich soeben getan. Dabei habe ich diese Fragen zum Wechsel, zu den Funktionen, zu dem Datenschutz und zu der Datenmigration gestellt:

  • Wie ist der organisatorische und zeitliche Ablaufplan für die Neuregistrierung und die anschließende Migration?
  • Wie lange dauert die Migration voraussichtlich (in der ich mein Konto nicht benutzen kann)?
  • Mein derzeitiges Abonnement läuft auf eine registrierte Domain mit entsprechenden DNS-Einträgen. Muss ich für das Office 365 Deutschland Abonnement eine weitere Domain registrieren, brauche ich für eine Übergangszeit zwei Domains? Wie erfolgt die Änderung der Domains beziehungsweise ihrer DNS-Einträge?
  • Wann endet mein derzeitiges Abonnement? Muss ich hier die reguläre Kündigungsfrist einhalten, oder wird mein Abonnement vorzeitig beendet?
  • Was geschieht mit meinen „doppelten“ Zahlungen für den Zeitraum, in dem ich zwei Abonnements habe?
  • Gibt es weitere funktionale Unterschiede zwischen Office 365 und Office 365 Deutschland außer dem Fehlen von Yammer in Office 365 Deutschland? Sind beispielsweise Office 365 Plans und Teams enthalten?
  • Ist sichergestellt, dass der Datenverkehr zwischen Clients (also beispielsweise meinem persönlichen Desktop-PC oder Notebook) und dem entsprechenden deutschen Rechenzentrum ausschließlich verschlüsselt stattfindet und der Inhalt des Datenverkehrs nicht (beispielsweise von US-Behörden) mitgelesen werden kann?
  • Erhalte ich als Kunde eine Information darüber, wenn Microsoft sich Kundendaten mit Genehmigung des deutschen Datentreuhänders ansieht? Was umfasst diese Information?

Wie bereits erwähnt: Mein Wechsel stellt nach meiner Ansicht ein wirklich einfaches Szenario dar.

Warum sollte also ein Unternehmen von der amerikanischen Microsoft-Cloud ausgerechnet in die deutsche Microsoft-Cloud wechseln und (angesichts der um 25 Prozent höheren Preise) nicht gleich woanders hin?

Update 31.01.2017

Ich hatte kaum diesen Artikel veröffentlicht, als jemand vom Microsoft-Support anrief. Der Mitarbeiter konnte mir zwar nicht alle Fragen verbindlich beantworten, jedoch war das konstruktiv verlaufende Gespräch für mich sehr informativ. Hier sind einige Punkte aus unserem Gespräch:

  • Ja, es ist eine manuelle Migration von Office 365 nach Office 365 Deutschland.
  • Die Registrierung von Office 365 Deutschland beinhaltet einen kostenlosen Testzeitraum von 30 Tagen. Den Testzeitraum benutze ich für die Umstellung auf die deutsche Microsoft-Cloud.
  • Falls der Zeitraum nicht ausreicht (wenn beispielsweise ein Auftrag dazwischen kommt), soll ich mich melden. Die Testlizenz wird dann verlängert.
  • Die Registrierung (das neue Abonnement) benutzt zunächst eine Subdomain der Domain „onmicrosoft.de„. Das ist analog zum „klassischen“ Office 365, das die Domain „onmicrosoft.com“ benutzt. Ein Kunde registriert also beispielsweise „beispiel.onmicrosoft.de„.
  • Nach der Registrierung behält ein Abonnement (egal ob „onmicrosoft.de“ oder „onmicrosoft.com„) diese Subdomain. Dem Abonnement wird jedoch irgendwann eine andere Domain zugeordnet, mit der dann gearbeitet wird. Ich benutze mit meinem derzeitigen „Office 365“-Abonnement die Domain „fhkuk.de„, die DNS-Einträge dazu verweisen jedoch auf Microsoftserver beziehungsweise Domains.
  • Für den Test- und Migrationszeitraum benutze ich sowohl mein bisheriges „Office 365“-Abonnement (mit „fhkuk.de„) also auch mein neues „Office 365 Deutschland“-Abonnement (mit „<irgendwas>.onmicrosoft.de„).
  • In dieser Zeit migriere ich die Daten, bei Fragen oder Problemen erhalte ich Unterstützung durch den Microsoft-Support.
  • Bei mir sind Volumen und Anzahl der Daten (Exchange, Onedrive for Business/SharePoint) sowie die Konfiguration übersichtlich. Ein Großteil meiner Daten liegt in meiner privaten Nextcloud (auf meinen NAS) beziehungsweise noch bei Google.
  • Wenn ich mit den Tests und der Migration fertig und zufrieden bin, kündige ich mein bisheriges „Office 365“-Abonnement. Dieses Kündigung wirkt unverzüglich, ich brauche nicht bis zum Ablauf des Abonnements zu warten.
  • Ich wandle das Testabo des „Office 365 Deutschland in ein Kaufabo um.
  • Ich ändere die DNS-Einträge für meine Domain „fhkuk.de“ auf die „onmicrosoft.de„-Server.
  • Es kommt voraussichtlich für eine Dienstunterbrechung von etwa 30 bis 60 Minuten aufgrund der Umstellung/DNS-Änderungen.
  • Es gibt für mich keine „doppelte Zahlungen“ aufgrund parallel laufender Abonnements. Mögliche doppelte Zahlungen werden kompensiert.

Funktional gibt es bei Office 365 Deutschland derzeit Einschränkungen. Wer, insbesondere als Unternehmen, einen Wechsel in Betracht zieht, sollte wissen, dass dies Dienste in Office 365 Deutschland fehlen:

  • Microsoft Yammer.
  • Microsoft Planner (geplant, ohne Datum oder Zeitraum; ich nutze Todoist).
  • Microsoft Teams (geplant, ohne Datum oder Zeitraum; ich nutze Tools wie Slack oder Ryver).

Planner und Teams sind für mich Komponenten von Microsoft Groups, das für mich als lonesome Freelance-Rider erst dann interessant wird, wenn es mit externen Gästen effektiv zu nutzen ist (und nicht nur mit Email-Ping-Pong).

Nicht gefragt habe ich nach:

In der Tat wäre eine automatische oder gescriptete Migration von Office 365 nach Office 365 Deutschland eine schöne Sache. Tatsächlich ist es jedoch wie der Umzug von einem zu einem anderen Mandanten, wie er in „Migrieren von Postfächern von einem Office 365-Mandanten zu einem anderen“ für Exchange beschrieben ist. Außerdem ist es nicht nur ein anderer Mandant, sondern auch ein komplett anderes Rechenzentrum, in das die Daten umgezogen werden müssen. Der Artikel nimmt beispielhaft einen Zeitraum von 2 Wochen an. Bei einem kompletten Umzug kommen jedoch noch die Daten von beispielsweise SharePoint/Onedrive for Business dazu. Bei dem Wechsel eines Unternehmens in die Deutschland-Cloud von Microsoft und T-Systems gehe ich von einem „richtigen“ Migrationsprojekt aus, das viel Aufwand und Zeit erfordert. Das ist bei mir glücklicherweise nicht der Fall.

Das Gespräch mit dem Mitarbeiter des Supports hat für mich Vieles geklärt und Spannung aus dem möglichen Wechsel herausgenommen. Es verlief sehr angenehm und ruhig. Ich verspürte auch keinerlei Zeitdruck, wonach das Gespräch doch schnell beendet sein müsse. Das war sehr erfreulich.

Nach diesem Gespräch bin ich ziemlich entspannt. Ich werde in der nächsten Zeit diese Punkte abarbeiten:

  • Registrierung einer Testlizenz von Office 365 Deutschland Business Premium.
  • Migration meiner (übersichtlichen) Daten von Office 365 nach Office 365 Deutschland.
  • Abschließen des Wechsels nach Office 365 Deutschland (Kündigung Office 365, Umschalten der DNS-Einträge).
  • Migration meiner Daten (Mails, Dateien) von Google Business nach Office 365 Deutschland Business Premium.
  • Sukzessives Umschalten von meinem Google Business Account zu einem kostenlosen Google Account (z.B. Google Drive/Docs, Google Analytics, Webmaster Tools, Google My Business ehem. Local).
  • Wechsel meines Smartphones zu meinem anderen kostenlosen Google Account (was mich für die Apps ein paar wenige Euro kosten wird).
  • Kündigen des Google Business Accounts.

Durch den Wegfall des kostenpflichtigen Google Business Accounts querfinanziere ich quasi die höheren Microsoftkosten. Das ist es mir Wert.

Nachtrag (1.2.2017)

Inzwischen habe ich eine Testlizenz für Office 365 Deutschland Business Premium. Folgendes fällt mir auf:

  • An einen Punkt für die Migration hatte ich nicht gedacht: OneNote-Notizbücher. Da habe ich auf Anhieb noch keine Lösung gefunden.
  • Sway ist in der deutschen Cloud-Version nicht enthalten.
  • Die Online-Versionen scheinen etwas älter zu sein. So fehlt bei Word-Online der Menüpunkt „Neu“ inkl. Vorlagen. Anstelle dessen muss man Word-Online aufrufen und bekommt ein leeres Dokument.
  • Skype for Business (Nachtrag: Das Admin Center) steht mir nach etwa 18 Stunden noch nicht zur Verfügung.
  • In der lokalen Software kann ich mein Konto zwar zu der deutschen Cloud-Version wechseln, aber bei Diensten wie Onedrive for Business oder auch beim Zufügen meines Microsoft-Accounts gibt es nur eine Dialogbox, es bestünden Serverprobleme.

Update (5.2.2017)

Office 365 Deutschland scheint mir doch ziemlich mit heißer Nadel gestrickt. Seit 24. Januar ist es offiziell verfügbar, aber es funktioniert immer noch nicht alles, und Microsoft rollt immer wieder Änderungen aus, um Fehler zu beheben oder Funktionen zu ermöglichen (so mein Eindruck aufgrund von Informationen in Bearbeitung eines Support-Cases.). Weitere Informationen und Erfahrungen außer den vorgenannten:

  • Inzwischen werden zu meinem Konto in Outlook oder OneNote unter Dienste meine Onedrive for Business-Dienste angezeigt.
  • Seit meiner Registrierung ist es nicht möglich, mein Microsoft-Konto als Dienst zu Office 365 Deutschland (beispielsweise im Outlook oder OneNote) hinzuzufügen. Die Fehlermeldung lautet „Leider bestehen Serverprobleme, sodass wir Microsoft-Konto zurzeit nicht hinzufügen können. Bitte versuchen Sie es später erneut.“ Am Freitag (3.2.) hatte mir ein Support-Mitarbeiter bestätigt, dass das entsprechende Problem bekannt sei, es solle jedoch inzwischen wieder gehen.
  • OneNote-Notizbücher lassen sich komplett in eine .onepkg-Datei exportieren. Einen Weg, ein derart exportiertes Notizbuch wieder zu importieren beziehungsweise neu anzulegen, habe ich nicht gefunden. Diese Dateien lassen sich zwar öffnen und an einem anderen Ort im Dateisystem ablegen. Aber eben nicht in einem Office 365 Account.
  • Ich hatte das Skype for Business Admin Center nicht aufrufen können. Ein Support-Mitarbeiter hatte mir bestätigt, dass es dieses Problem gäbe. Entsprechende Änderungen wären jedoch ausgerollt worden. Am Freitag konnten wir das Problem dann bei mir auch beheben dadurch, dass wir meinen Browser-Cache löschten.
  • Für mich wichtig ist die Möglichkeit, mit meinem Skype for Business Account auch mit Skype-Nutzern zu kommunizieren. Mit meinem aktuellen Office 365 Account tat ich das zuletzt am 2. Januar. Doch diese Möglichkeit geht in Office 365 Deutschland bis heute nicht, denn das Aktivieren im Skype for Business Admin Center („Zulassen, dass Skype for Business zur Kommunikation mit Skype-Benutzern außerhalb Ihres Unternehmens verwendet wird.„) funktioniert nicht. Microsoft zeigt vor der Option auch lediglich lapidar die Information an: „Verbindungen mit öffentlichen Chatdiensten funktionieren zu diesem Zeitpunkt nicht. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Microsoft-Kundensupport.“ Am Freitag bestätigte mir ein Microsoft-Mitarbeiter, dass das derzeit nicht ginge.

Zum jetzigen Zeitpunkt kann ich aufgrund meiner Erfahrungen Office 365 Deutschland nicht empfehlen.

Beispiel Admin Center und Sharepoint

Zur Verdeutlichung, dass und welche Unterschiede es geben kann, hier zum Vergleich jeweils zwei Screenshots vom SharePoint Admin Center in Office 365 Business Premium und Office 365 Deutschland Business Premium (Internationale Version).

Alle Menü-Einträge für externe Admin Center (internationale Version vs. deutsche Version)

Office 365 .com Admin Center, Einträge für separate Admin Center

Office 365 .de Admin Center, Einträge für separate Admin Center

SharePoint Admin Center (internationale Version vs. deutsche Version)

Office 365 .com SharePoint Admin Center

Office 365 .de SharePoint Admin Center

Update 12.02.2017: Exteren Kommunikation Skype for Business

Vor zwei Wochen wollte ich nach Office 365 Deutschland Cloud wechseln. Immer mal wieder funktionierte bislang irgend etwas nicht. Ich werde ein Problem nach dem anderen angehen. Derzeit warte ich seit über einer Woche darauf, dass ich endlich über Skype for Business mit „normalen“ Skype-Nutzer kommunizieren kann. Denn meine Kontakte haben selten Skype for Business, oft jedoch haben sie einen Skype-Account. Bei einem Wechsel zur deutschen Cloud muss ich zwar alle Kontakte manuell wieder zu Skype for Business hinzufügen, aber okay. Ich wäre ja dazu bereit, doch:

Verbindungen mit öffentlichen Chatdiensten funktionieren zu diesem Zeitpunkt nicht. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Microsoft-Kundensupport.

Derzeit ist dies der Punkt, weswegen ich nicht zu Office 365 Deutschland wechsle.

Office 365 Deutschland: Kein Skype for Business mit Skype

Update 17.02.2017: Externe Kommunikation Skype for Business

Ein Support-Mitarbeiter kontaktierte mich und brachte mich auf den aktuellen Stand:

  • Die externe Kommunikation war eigentlich noch gar nicht vorgesehen. Die Information gab es zwar auf der englischen Seite, der entsprechende Hinweis fehlte jedoch auf der deutschen Seite.
  • Die fehlende Funktion wurde eskalierte, und es wird „in Kürze“ ein Update geben.
  • Wann „in Kürze“ sein wird, ist unbestimmt. Hierzu gibt es keine Information.

Das ist für mich ziemlich unbefriedigend. Ich hatte mich damit abgefunden, dass Office 365 Deutschland einen verringerten Funktionsumfang im Vergleich zur internationalen Version hat und ich dennoch 25 Prozent mehr bezahlen sollte. Ich habe jedoch keine Lust als Betatester herauszufinden, was funktioniert, was nicht, und was wann vielleicht vorhanden sein könnte.

Update 18.02.2017: Microsoft Bookings

Microsoft Bookings ist ein „Office 365“-Dienst, über den Kunden ohne Account Mitarbeiter des Unternehmens buchen können. Also beispielsweise kann ein Kunde bei einem Friseursalon einen Mitarbeiter für einen Haarschnitt buchen. Oder ein Interessent kann den Berater für ein Gespräch buchen.

Microsoft Bookings ist in Office 365 Deutschland nicht enthalten. Das hat mich bislang nicht gestört, weil Microsoft es in einem halben Jahr nicht geschafft hat, persönliche Kalender der Mitarbeiter bei der Buchung zu berücksichtigen. Jetzt soll das aber möglich sein: Sync staff’s personal calendar with Microsoft Bookings. Das ist etwas, was gerade für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv ist, das aber in Office 365 Deutschland nicht enthalten ist. Ähnlich wie die fehlende externe Kommunikation für Skype for Business.

Update 18.02.2017: Jetzt kein Office 365 Deutschland für mich

Ich habe immer weniger Lust, mich zum jetzigen Zeitpunkt mit Office 365 Deutschland zu beschäftigen.

  • Anstelle mein Office 365 nach Office 365 Deutschland zu migrieren, muss ich herausfinden, was funktioniert beziehungsweise ob es gerade ein Problem gibt.
  • Es gibt mir zu viele Unsicherheiten hinsichtlich der Funktionalitäten und vor allem eines Zeithorizontes, ob und wann welche Funktion und welcher Dienst in Office 365 Deutschland vorhanden sein wird.
  • Dazu kommt eine vollkommen manuelle Migration (also auch beispielsweise kein Export/Import via XML oder was auch immer), auch wenn sich das bei mir persönlich in Grenzen hält.
  • Bei all dem soll ich auch noch 25 Prozent mehr zahlen, nur weil meine Dateien in deutschen Rechenzentren liegen und über einen Treuhänder gekapselt werden.

Wäre der funktionale Status von Office 365 Deutschland zumindest fast genauso wie der von Office 365, und müsste ich meine Zeit nicht möglicherweise die nächsten Wochen mit irgendwelchen Prüfungen verbringen, dann würde ich wohl jetzt wechseln.

Office 365 Deutschland ist mir persönlich noch zu sehr mit heißer Nadel gestrickt. Ich habe den Eindruck, dass das Produkt mit großem Zeitdruck vorangetrieben wurde, aber es einfach noch zu früh ist. Ich ziehe den Stecker und kündige meine „Office 365 Deutschland“-Testlizenz. Bis auf weiteres bleibe ich bei meiner „Office 365“-Lizenz. In ein paar Monaten prüfe ich das erneut, aber jetzt: Nein.

 

Nach drei Wochen gibt es wieder meine Liste von Lesenswertem, dieses mal mit Artikeln unter anderem zu Digital Workplace, Productivity, Halten eines TED-Talks, Social Collaboration und Teambildung, Remote Office, künstlicher Intelligenz und Schreiben. Und natürlich darf Star Trek nicht fehlen. Ein paar Longreads sind auch dabei.

Viel Spaß beim Stöbern!

Seit einigen Jahren benutze ich Social Bookmarks, inzwischen ist Pinboard das Werkzeug zur Sammlung meiner Lesezeichen. Für meine Leser kennzeichne ich besonders Lesenswertes mit dem Tag “INJELEA-Lesenswertes“. In unregelmäßigen Abständen veröffentliche ich diese lesenswerten Lesezeichen hier im Blog.

Alle besonders lesenswerten Lesezeichen gibt es auf Pinboard: “INJELEA-Lesenswertes“. Und natürlich auch zum Abonnieren als RSS-Feed ;-)

Viel Spaß beim Lesen!

Frank Hamm

\V/_ (Live long and prosper!)

Office Online (Excel, Word etc.) besteht darauf, Menüs für freigegebene Dateien in meiner und nicht in der Sprache des Betrachters oder Bearbeiters anzuzeigen.

Excel ist seit Jahren die Standard-Tabellenkalkulation in Unternehmen. Doch der Thron wackelt. Seit einigen Jahren gibt es Google Tabellen. Der große Vorteil: Google Tabellen kann ganz einfach geteilt und von anderen im Browser bearbeitet werden.

Doch auch Excel gibt es seit einiger Zeit Online. Ein großer Vorteil aus meiner Sicht ist, dass es die Excel-Tabellen einerseits als Datei mit dem ganzen Funktionsumfang von Excel und andererseits als Browserversion mit einem Funktionsumfang, der für die meisten Einsätze ausreicht. Eine Excel-Datei kann mit Office 365 sowohl im eigenen Unternehmen als auch extern im Betrachtungsmodus und im Bearbeitungsmodus freigegeben werden. Für Externe gibt es einen Link, mit dem das anonyme Betrachten oder Bearbeiten möglich ist. Dabei wird sogar das Office-Menüband angezeigt.

Soweit, so gut. Doch leider wird das Office-Menüband immer mit meiner „Office 365“-Sprache angezeigt, mit der ich die Exceldatei angelegt habe (d.h. bei Office 365 in OneDrive for Business). Das gilt übrigens für alle Microsoft-Office-Dateien. Gebe ich jetzt eine Office-Datei frei und verschicke ich den Freigabelink an eine andere externe Person, greift diese Person über mein OneDrive for Business auf die Datei zu. Und damit mit den Einstellungen meines OneDrive for Business. Beispielweise mit meiner Sprache.

Excel Online - Menü-Sprache

Excel Online – Menü-Sprache

Dabei spielt es keine Rolle, mit welcher Rechnersprache oder mit welcher eingestellten Browsersprache die externe Person zugreift. Ich lege eine Datei an und verschicke den Freigabelink an jemanden beispielsweise in den USA oder in Frankreich. Diese Personen (gleich ob Betrachter oder Bearbeiter) sehen das Menü und das Menüband jedoch nicht in Englisch oder in Französisch sondern in Deutsch. Dieses Verhalten ist laut Microsoft-Support „Standarddesign“ und kann vom Betrachter oder Bearbeiter nicht beeinflusst werden.

Das ist absolut inakzeptabel.

Oder mit anderen Worten: Dieses Verhalten ist Mist.

 

Print Friendly & PDF

Lange Artikel in einer ablenkungsfreien Umgebung zu lesen macht Sie produktiver als sie „auf der Flucht“ zwischen Facebook, Twitter und E-Mail zu lesen. Mit Print Friendly & PDF können Sie lange Artikel mit der richtigen Konzentration und auch offline als PDF lesen.

In der Artikelreihe „Meine Tools“ stelle ich Ihnen Tools aus meinem Werkzeugkasten vor. Dabei handelt es sich um Software, Dienste oder auch einmal um ein Stück Hardware. Den Anfang mache ich mit „Print Friendly & PDF“.

Vielleicht kennen Sie das: Sie stoßen auf einen vielversprechenden Online-Artikel, aber Sie haben nicht die Zeit, um ihn sofort lesen. Und vielleicht kennen Sie bereits ein Tool wie Pocket, mit dem Sie den Artikel zum späteren Lesen vormerken können. Aber vielleicht ist es ein „Langleser“ (ein langer Artikel mit einer Vielzahl von Informationen), und Sie planen ihn wahrscheinlich später offline zu lesen. Und Sie würden den Artikel gerne als PDF abspeichern.

Vor längerem bereits stieß ich auf ein Tool, das eine solche Aufgabe recht zuverlässig erledigt, und auf das ich gerne für solche Fälle zurückgreife. Print Friendly & PDF entfernt fürs Lesen unnötige Elemente wie Navigationsmenüs, Anzeigen, Sidebars und Widgets. Falls Print Friendly & PDF dennoch solche Elemente nicht selbst entfernt, klicke ich darauf und voilá: Weg sind sie.

Reading with Print Friendly

Reading with Print Friendly

Irgendwann beispielsweise stolperte ich auf einen Artikel von Chris Winfield im Buffer-Blog: „The Ultimate Guide to Becoming Your Best Self: Build your Daily Routine by Optimizing Your Mind, Body and Spirit„. Als ich mit dem Lesen des Artikels begann, merkte ich, dass es ein „Langleser“ ist und dass ich ihn gerne als PDF abspeichern würde. Ich klickte auf mein Bookmarklet von Print Friendly & PDF. Die Seite wurde abgedunkelt und nach etwa 2 Sekunden erschien die druckfreundliche Version des Artikels. Nach einem Klick auf „PDF“ hatte ich eine gut formatierte PDF-Datei mit dem vollständigen Artikel: 25 Seiten voller Informationen, einschließlich Links und Lesezeichen in der PDF-Datei.

The Ultimate Guide to Becoming Your Best Self: Build your Daily Routine by Optimizing Your Mind, Body and Spirit (PDF, 2,5 MB)

Reading with Print Friendly: PDF

Reading with Print Friendly: PDF

Ich speicherte die PDF-Datei in meinem Verzeichnis „Lesestoff“ in meiner Owncloud. Owncloud ist ein Synchronisierungsdienst ähnlich wie Dropbox, den man auf dem eigenen Server installiert. Das Verzeichnis wird wie einige andere auch mit allen meinen Geräten synchronisiert. Ich kann PDF-Dateien sogar per Email auf meinen Kindle senden. Wenn ich mich in einen ablenkungsfreien Lesemodus wechsele, lehne ich mich oft im Zug oder auf der Couch zurück und öffne ich eines der mit Print Friendly & PDF generierten Dokumente.

Nach meiner Erfahrung ist Print Friendly & PDF sehr zuverlässig (auch wenn ab und an mal eine Aufzählungsliste verloren gehen kann). Das Bookmarklet von Print Friendly & PDF lässt sich sehr einfach und schnell als Lesezeichen ablegen.

Viel Spaß beim Ausprobieren: Print Friendly & PDF

Heute gibt es wieder einige ausgewählte Lesezeichen zu Artikeln, die ich besonders lesenswert finde. Es geht um Themen wie Collaboration, Office, Unternehmenswerte, Intranet, Twitter für Einsteiger, Rocket Men und Journalismus.

Viel Spaß beim Stöbern!

Seit einigen Jahren benutze ich Social Bookmarks, inzwischen ist Pinboard das Werkzeug zur Sammlung meiner Lesezeichen. Für meine Leser kennzeichne ich besonders Lesenswertes mit dem Tag “INJELEA-Lesenswertes“. In unregelmäßigen Abständen veröffentliche ich diese lesenswerten Lesezeichen hier im Blog.

Alle besonders lesenswerten Lesezeichen gibt es auf Pinboard: “INJELEA-Lesenswertes“. Und natürlich auch zum Abonnieren als RSS-Feed ;-)

Viel Spaß beim Lesen!

Frank Hamm

\V/_ (Live long and prosper!)

Google-Kalender: Gesamtsicht

Der Google-Kalender ist ein wichtiger Baustein für meine Officeorganisation. Aber auch für mein „Privatleben“ ist er unverzichtbar. Das Praktische ist eben gerade, dass der Google-Kalender unterschiedliche Kalender mit einstellbaren Rechten bietet. Somit gibt mir der Google-Kalender einen guten Überblick über verschiedene Kontexte (beruflich, privat, hobbymäßig) und die Möglichkeit, Termine mit anderen zu planen.

Jeder Google-Kalender lässt sich je nach Bedarf ein- oder ausblenden und mit verschiedenen Einstellungen versehen.

Meine Frau und ich haben einen gemeinsamen Kalender für gemeinsame Termine. Wir beide können so einen gemeinsamen Termin planen und eintragen, auch wenn der andere gerade nicht da ist. So werde ich beispielsweise Kinokarten für Spectre holen und dann die Kinoveranstaltung in unseren MuF-Kalender eintragen. Da wir uns unsere persönlichen Kalender gegenseitig freigegeben haben, sehen wir auch jeweils, ob der andere Zeit hat. Meine Konferenzen im separaten „Public“-Kalender sieht Manuela ebenfalls.

Kalenderbeispiele

Meine Kalender

  • Frank Hamm: Mein persönlicher Kalender mit Terminen, die ich fest belege. Meine Frau hat Schreibrechte darauf, alle anderen sehen lediglich die (Nicht-)Verfügbarkeit.
  • Public: Mein öffentlicher Kalender, dessen Details ich freigegeben habe. Das sind beispielsweise Veranstaltungen wie BarCamps oder Konferenzen.
  • Events: In diesem Kalender trage ich Veranstaltungen ein, die mich interessieren, und zu denen ich mich vielleicht kurzfristig entscheide hinzugehen (dann wandern sie in den Public-Kalender) oder die ich eventuell auf Twitter oder im Lifestream verfolgen möchte.
  • MuF (Manuela und Frank): Unser gemeinsamer Kalender. Dort tragen wir gemeinsame Termine wie Kinobesuche, andere Veranstaltungen oder geplante Ausflüge ein.
  • Tasks: Diesen Kalender benutze ich, um mir Zeitscheiben für bestimmte Tätigkeiten einzuplanen (beispielsweise fürs Bloggen), die nicht zeitkritisch sind. Wenn mir da etwas dazwischen kommt, kann ich die Zeitscheibe für die Aufgabe auch verlegen. Wenn also jemand einen Termin mit mir vereinbaren will, dann stehen Zeiten in diesem „Tasks“-Kalender dafür grundsätzlich auch zur Verfügung.
  • Geburtstage: Google zeigt mir die Geburtstage von Kontakten an.
  • …: Andere Kalender, die ich mit unterschiedlichen Rechten beispielsweise für Kunden anlege.

Weitere Kalender

  • Manuela: Meine Frau hat mir Schreibrechte auf ihren Kalender gegeben. Somit sehe ich nicht nur, dass ich einen Kinobesuch für uns beide einplanen kann (und im Public-Kalender eintrage). Ich kann auch einer Freundin/Bekannten am Telefon sagen, dass meine Frau am Abend leider nicht für ein kurzes Telefonat von drei oder vier Stunden da ist. Auch kann ich als „Assistent“ einen Termin für meine Frau vereinbaren und in ihrem Kalender eintragen (oder ihn löschen, weil jemand anruft und absagt).
  • Deutsche Feiertage: Ein Kalender, den ich lesend abonniert habe.
  • Tag des Jahres: Ein Kalender, den ich lesend abonniert habe. Unerhört wichtig für mich für das Projekt Meine 365 :-D
  • Wochennummer: Ein Kalender, den ich lesend abonniert habe. Ich selbst arbeite nicht mit Kalenderwochen, aber manchmal fragt mich ein Kunde, ob wir in einer bestimmten Kalenderwoche einen Termin vereinbaren können.
  • Toggl: Eine Kalendersicht zu meiner Zeiterfassung mit Toggl. Diesen Kalender blende ich normalerweise aus.
  • …: Weitere Kalender für verschiedene Zwecke und je nach Bedarf.

Meine Kalender in dieser Woche

Google-Kalender: Terminübersicht

Google-Kalender: Terminübersicht

Diese Woche habe ich zwei „Public“-Veranstaltungen im entsprechenden Kalender: Der Webmontag Darmstadt (den ich leider absagen musste) und das EnjoyWorkCamp (inklusive Vorabendevent) in Stuttgart. Dann habe ich noch ein paar feste Termine (in meinem „Frank-Hamm“-Kalender). Dazu gehören beispielsweise das Packen für das EnjoyWorkCamp und die Bahnfahrten nach Stuttgart und zurück. Gerade habe ich übrigens das Joggen für den Freitag morgen gelöscht, weil ich mir in der Bahn nicht extra die Laufklamotten mitnehmen will. Die Bahnfahrten habe ich eben in den „Public“-Kalender verschoben. Darin stehen die Zugnummern, die Gleise, die Zeiten. Falls also jemand im selben Zug ist…

In dem „Tasks“-Kalender habe ich mir für morgen einen Termin zur Vorbereitung einer Präsentation eingestellt. Morgen kommen auch die Katzensitter, die sich bis am Samstag um unseren HerrIdefix kümmern. Am Donnerstag fahre ich meine Frau zum Bahnhof, sie ist dann für ein paar Tage unterwegs.

Diese Woche sind ein paar Geburstage. Das Hotel in Stuttgart habe ich mit Anschrift und Kontaktdaten eingetragen. Der blaue Termin für das EnjoyWorkCamp kommt übrigens aus dem Google+-Event.

Ein Bahn-Rant zwischendurch…

BTW ein Bahn-Rant: Ich finde es total armselig, dass die Bahn nur eine rudimentäre Kalenderdatei für die Zugfahrt anbietet. Darin sind dann zwei Termine: Ein Termin für die Hinfahrt und ein Termin für die Rückfahrt. Seit Jahren schafft sie es nicht, essentielle Informationen wie Platzreservierungen, Umsteigebahnhöfe, -zeiten und -gleise in die Kalenderdatei zu packen. Also suche ich mir jedes Mal wieder die Angaben aus dem Ticket heraus und befülle händisch die Termine. Für die Hinfahrt am Donnerstag beispielsweise sieht der Termin der Bahn „Nackenheim -> Stuttgart“ von 14:36 bis 16:35 Uhr so aus:

Reise: Nackenheim nach Stuttgart Hbf
Datum: 05.11.2015

ab Nackenheim 14:36
an Stuttgart Hbf 16:35

Alle Angaben ohne Gewähr. Fahrplanänderungen vorbehalten. Bitte prüfen Sie kurz vor der Reise den aktuellen Fahrplan unter: www.bahn.de

„Nackenheim -> Stuttgart“ steht sowieso im Termin-Betreff. Datum und Uhrzeiten stehen ebenfalls im Termin. In meinem angepassten Termin steht dann:

ab Nackenheim 14:36, Gleis 1, RB 38749
an Mannheim 15:44, Gleis 7a
ab Mannheim 15:56, Gleis 4, ICE 577, Wg 7 Platz 67 (Gang, Tisch)
an Stuttgart 16:35 Gleis 5

Dass Bahn-Angaben ohne Gewähr sind und Fahrplanänderungen vorbehalten sind, weiß ich als Bahnfahrer seit 1971. Das sind vollkommen unwichtige Informationen. Wichtig und relevant für mich sind meine Reservierungs- und Fahrplandaten. Ja, auch ich benutze die Bahn-App – wenn ich Empfang habe. Und wenn ich mich nicht ärgere, dass die Bahn-App plötzlich wieder eine Suchanfrage nach der Verbindung startet.

Genug gerantet…

MuF – Manuela und Frank

Den MuF-Kalender habe ich freigegeben: Manuela darf Termine ändern, und öffentlich sichtbar sind „Belegtzeiten“ (d.h. die Nicht-Verfügbarkeit).

Google-Kalender: Freigabeeinstellung Verfügbarkeit (MuF)

Google-Kalender: Freigabeeinstellung Verfügbarkeit (MuF)

Public

Der Public-Kalender ist mit allen Details öffentlich sichtbar. Wer auch immer die entsprechende Adresse hat, kann ihn sich ansehen. Dazu gehören dann Termine wie das BarCamp RheinMain in Bingen und der Digital Workplace Day in Berlin.

Google-Kalender: Freigabeeinstellung Details (Public)

Google-Kalender: Freigabeeinstellung Details (Public)

Kalender zur Verfügung stellen

Google-Kalender lassen sich auch einbetten. Damit kann jeder seinen Kalender in einer Website anzeigen. Sinnvoll ist das bei Veranstaltungskalendern oder bei Vorträgen.

Google-Kalender: Kalendereinstellungen + Einbetten (Public)

Google-Kalender: Kalendereinstellungen + Einbetten (Public)

Google rückt dann einen HTML-Quellcode („iframe„) heraus, mit dem der Kalender in einer Website angezeigt wird. Dabei berücksichtigt Google selbstverständlich die Freigabeeinstellungen (z.B. nur Verfügbarkeit oder auch Details). Das Besondere: Diese eingebetteten Kalender lassen sich dahingehend konfigurieren, welche Element und sogar welche Kalender angezeigt werden.

Google-Kalender: iFrame-Einstellungen

Google-Kalender: iFrame-Einstellungen

Je nachdem, welche Optionen (beispielsweise Kalender) ausgewählt sind, verändert sich der iframe-Quellcode. Ich benutze einen solchen iframe-Quellcode für eine Kalenderübersicht auf meiner Website. So sieht es aus, wenn sich jemand anderes die Seite anschaut.

Google-Kalender: iFrame auf Website

Google-Kalender: iFrame auf Website

Wenn jemand einen Termin mit mir vereinbaren möchte, dann schicke ich ihm einen Link zu meiner Kalenderübersicht :-) Das Termine suchen geht dann viel schneller als wenn wir uns ständig Emails hin- und herschicken. Manchmal tut es auch ein schnelles Telefonat, aber eben nicht immer.

Es gibt auch Lösungen wir Calendly, mit denen andere mir direkt eine Terminanfrage senden können. Allerdings habe ich derartige Lösungen in den letzten Jahren allzuoft wieder verschwinden sehen.

Google-Kalender: Calendly

Google-Kalender: Calendly

Google-Kalender mit WordPress

Ein weiterer Vorteil von Google-Kalender ist die Unterstützung beispielsweise durch Plugins für WordPress. Ich habe mich für das Plugin Google Calendar Events entschieden, mit dem ich den Termine aus meinem Public-Kalender beispielsweise auf meinem INJELEA-Blog anzeige auf meinem INJELEA-Blog anzeige.

Google-Kalender: Terminkalender mit WordPress

Google-Kalender: Terminkalender mit WordPress

Was fehlt

Bisher kenne ich keinen Kalender, der diese beiden Funktionen hat.

Erinnerung zum Terminende

Alle Kalender haben die Möglichkeit, Erinnerungen vor dem Beginn des Termins einzustellen. Doch mir fehlen Erinnerungen zum Terminende. Da sitze ich in einem Meeting und habe keinen Folgetermin. Doch das Meeting zieht und zieht sich. Oder es ist unheimlich interessant. Doch ich habe noch ein paar Aufgaben auf meiner Liste. Da fände ich es gut, mich vor dem Ende des Termins an eben solches erinnert zu werden.

Vor-/Nachzeit

Oft habe ich einen Termin außer Haus, zu dem ich eben auch anreisen muss. Nach dem Termin fahre ich wieder zurück. Die Zeit blockiere ich mir derzeit mit eigenen Terminblockern. Damit sehen beispielsweise meine Frau oder Geschäftspartner in ihrer jeweiligen Ansicht, dass ich beschäftigt bin. Verschiebt sich jedoch der Auswärtstermin, dann muss ich daran denken, die blockierten Zeiten manuell zu verschieben. Das ist zwar eine Kleinigkeit, aber eine nervende Kleinigkeit.

Bei manchen Terminen (beispielsweise einem geplanten Telefonat) trage ich mir eine Vorbereitungszeit für den Termin ein (beispielsweise um Unterlagen durchzulesen oder bereit zu legen, um diverse Programme oder Browsertabs schon zu öffnen). Immer wieder verschiebt sich ein Telefontermin, und dann würde mir ein „angehefteter Vorbereitungstermin“ auch die Suche nach einer entsprechenden Zeitlücke helfen. Denn dann dauert der gesamte Termin eben keine 30 Minuten sondern dazu kommen möglicherweise vorher noch 30 Minuten Vorbereitungszeit und danach 15 Minuten Nachbereitungszeit. Also muss ich nicht nur diese beiden Vor-/Nachzeiten mit verschieben sondern gleich eine Lücke von 1,25 Stunden suchen.

Fragen? Hinweise?

Arbeiten Sie mit Google-Kalendern? Was finden Sie daran besonders gut oder besonders schlecht? Oder nutzen Sie lieber einen anderen Kalender?

Auch wenn Sie kein Skype for Business („Skype4B“) installiert haben, können Sie an Skype for Business Meetings teilnehmen. Der Referent kann Ihnen dazu seinen Desktop oder ein einzelnes Programmfenster freigeben, eine Präsentation zeigen oder die Kontrolle an Sie übergeben. Sie müssen lediglich ein kleines Plug-In auf Ihrem Rechner installieren (ohne Administrationsrechte!).

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie an solch einem Skype for Business Meeting teilnehmen, auch wenn Sie die Software nicht auf Ihrem Rechner installiert haben. Im ersten Teil zeige ich Ihnen, wie Sie ein Skype for Business Meeting mit Outlook erstellen und die Besprechung starten.

Skype for Business (früher: „Lync“) ist bei fast allen Unternehmenslizenzen von Office 365 enthalten, so auch bei der von mir gewählten Option „Office 365 Business Premium“. Auch haben viele Unternehmen den „Skype for Business“-Server im eigenen Unternehmensnetzwerk im Einsatz. Die Chancen stehen also gut, dass Sie eine Einladung für ein Skype for Business Meeting erhalten. Doch Sie benötigen keine Softwareinstallation von Skype for Business auf Ihrem Rechner.

Hinweise:

  • Skype und Skype for Business sind zwei unterschiedliche Produkte.
  • Für die Teilnahme an einem Skype for Business Meeting benötigen Sie kein Skype for Business.
  • Die Screenshots zur Teilnahme sind inzwischen veraltet. In der Corporate Learning Community gibt es einen Beitrag mit aktuellen Screenshots: „An einem #cl2025 Skype for Business Meeting teilnehmen„.

Ich habe diesen Artikel so gestaltet, dass Sie als Gastteilnehmer danach wissen, was bei einer solchen Besprechung etwa auf Sie zukommt und womit der Referent möglicherweise gerade im Hintergrund beschäftigt ist. Aber auch für Referenten bietet sich ein Einblick, beispielsweise, wie ein Gast die Besprechung wahrnimmt. Ich habe mich dabei auf wesentliche Aspekte konzentriert.

An einer Skype-Besprechung teilnehmen

Sie haben vor einiger Zeit einer Termineinladung für eine Skype-Besprechung zugesagt. Jetzt wollen Sie an der „Skype for Business“-Besprechung teilnehmen. Rufen Sie dazu den Termin in Ihrem Kalender oder die Termineinladung in Ihrer Mail auf. Klicken Sie auf „An Skype-Besprechung teilnehmen“.

Skype for Business: Einladung im Postfach

Skype for Business: Einladung im Postfach

Durch das Klicken auf „An Skype-Besprechung teilnehmen“ öffnet sich ein neues Fenster. Falls Sie Skype for Business auf Ihrem Rechner angemeldet haben, können Sie noch wählen, ob sie Ihre „Skype for Business“-Software oder den Browser benutzen. Sie brauchen sich nicht anmelden. Es reicht, wenn Sie Ihren Namen in das freie Textfeld eingeben. Falls Sie das erste Mal an einer Besprechung mit Skype for Business teilnehmen, müssen Sie noch ein kleines Plug-In installieren.

Skype for Business Web App: Name angeben

Skype for Business Web App: Name angeben

 

Skype for Business Web App: Name angeben + Plugin installieren

Skype for Business Web App: Name angeben + Plugin installieren

Laden Sie die Installationsdatei für das Plug-In herunter und rufen Sie es anschließend im Downloadverzeichnis (oder eventuelle direkt in der Downloadliste Ihres Browsers) mit einem Doppelklick auf. Sie benötigen für die kurze Installation keine Administratorrechte.

Skype for Business Web App: Plug-In herunterladen

Skype for Business Web App: Plug-In herunterladen

Falls Ihr Browser danach die Besprechung nicht automatisch öffnet, schließen Sie ihn und rufen Sie den Link im Kalender oder in der Mail erneut auf. Falls Ihre Windows-Firewall sich beschwert und Sie keine Administratorrechte haben, können Sie die Meldung durch „Abbrechen“ übergehen.

Skype for Business Web App: Windows Firewall

Skype for Business Web App: Windows Firewall

Jetzt müssen Sie nur noch das Laden des Plug-Ins erlauben. Auch dies erfolgt (zumindest für den genannten Server) nur einmal, wenn Sie es für immer zulassen.

Skype for Business Web App: Plug-In zulassen

Skype for Business Web App: Plug-In zulassen

Die Besprechung

Tipp: Falls die Besprechung im Browserfenster nicht oder nicht richtig angezeigt wird, dann probieren Sie den Link in einem Browser ohne Erweiterungen/Plugins aus. Ich habe für solche Fälle den Internet Explorer in der Rückhand.

Nach diesen Schritten öffnet sich das Besprechungsfenster der Skype for Business Web App.

Skype for Business Web App: Drin!

Skype for Business Web App: Drin!

Der Organisator und Referent sieht eine Liste der Referenten und Teilnehmer und hat hier weitere Möglichkeiten.

Skype for Business: So sieht Sie der Organisator

Skype for Business: So sieht Sie der Organisator

Klicken Sie links unten in Ihrem Fenster auf das Chat-Symbol.

Skype for Business: Chat einblenden

Skype for Business: Chat einblenden

Ab sofort sehen Sie den Chat und können Sie auch daran teilnehmen.

Skype for Business: Web App Chat

Skype for Business: Web App Chat

Eine Präsentation startet

Sie und der Referent können sich wie bei Skype üblich über Video und Audio unterhalten. Skype for Business bietet aber weitere Möglichkeiten. Der Referent kann beispielsweise Anlagen hinzufügen, Notizen freigeben, und er kann eine Präsentation starten:

  • Desktop präsentieren
  • Programme präsentieren
  • Powerpoint-Dateien präsentieren

Sie als Teilnehmer sehen dann im Fenster der Skype for Business Web App die jeweilige Präsentation.

Skype for Business: Präsentation

Skype for Business: Präsentation

Desktop präsentieren

Der Referent kann wählen, welche seiner Desktops er präsentiert (oder sogar beide).

Skype for Business: Desktop präsentieren

Skype for Business: Desktop präsentieren

Programme präsentieren

Zur Auswahl des Programmes erhält er eine Art „Task Manager“.

Skype for Business: Programm präsentieren

Skype for Business: Programm präsentieren

Sobald er ein Programm zur Präsentation freigibt, erhält er eine Warnung.

Skype for Business: Hinweis zur Sichtbarkeite

Skype for Business: Hinweis zur Sichtbarkeite

Ich habe in diesem Fall meinen Firefox-Browser gewählt. Falls Sie als mein Gast mir etwas zeigen wollen, dann kann ich Ihnen auch die Steuerung übergeben.

Skype for Business: Programm des Organisators

Skype for Business: Programm des Organisators

Sie als Teilnehmer sehen genau das, was ich Ihnen freigegeben habe und Ihnen präsentieren. Sie können mir im Chat oder über das Mikrofon Fragen stellen (sofern ich das nicht deaktiviert habe). Sie können auch die Steuerung anfordern, so dass Sie beispielsweise eine neue Seite im Browser aufrufen können.

Skype for Business Web App: Programm des Organisators

Skype for Business Web App: Programm des Organisators

Lassen Sie sich nicht irritieren, wenn sich ein schwarzes Viereck über die Präsentation schiebt. Dann habe ich beispielsweise versehentlich eines meiner Fenster über den Browser geschoben.

Skype for Business Web App: Fenster über dem Programm

Skype for Business Web App: Fenster über dem Programm

Powerpoint-Dateien präsentieren

Der Referent kann eine Powerpoint-Präsentation öffnen.

Skype for Business: Powerpoint präsentieren

Skype for Business: Powerpoint präsentieren

Die Präsentation kann auf dem eigenen Rechner oder im OneDrive for Business liegen.

Skype for Business: Powerpoint auswählen

Skype for Business: Powerpoint auswählen

Die Präsentation wird dann zu Skype for Business hochgeladen. Das kann je nach Größe der Datei und der Verbindungsgeschwindigkeit einige Sekunden dauern.

Skype for Business: Powerpoint wird geladen

Skype for Business: Powerpoint wird geladen

 

Skype for Business: Powerpoint wird geladen

Skype for Business: Powerpoint wird geladen

In der Zwischenzeit müssen Sie sich etwas gedulden.

Skype for Business Web App: Powerpoint wird geladen

Skype for Business Web App: Powerpoint wird geladen

Sobald die Powerpoint-Datei hochgeladen und verarbeitet wurde, werden Sie vom Referenten durch die Präsentation geführt.

Skype for Business Web App: Powerpoint Präsentation läuft

Skype for Business Web App: Powerpoint Präsentation läuft

Falls Sie die Anzeige der Referentenbilder stört, können Sie rechts oben die Ansicht zur Inhaltsansicht wechseln (beim Referenten: Präsentationsansicht).

Skype for Business: Powerpoint Präsentationsansicht/Inhaltsansicht

Skype for Business: Powerpoint Präsentationsansicht/Inhaltsansicht

Der Referent kann nicht nur durch die Präsentation blättern.

Skype for Business: Powerpoint Vollansicht

Skype for Business: Powerpoint Vollansicht

Er kann sie auch mit Markierungen versehen.

Skype for Business: Powerpoint markieren

Skype for Business: Powerpoint markieren

Weitere Möglichkeiten

Skype for Business bietet weitere Möglichkeiten wie eine Aufzeichnung vorzunehmen oder während der Besprechung weitere Teilnehmer hinzuzufügen.

Skype for Business: Weitere Personen einladen

Skype for Business: Weitere Personen einladen

Fazit

Skype for Business bietet sehr gute Möglichkeiten, um kleine oder auch große Besprechungen online durchzuführen. Ich würde mich freuen, wenn Sie mich auf wichtige Punkte hinweisen, die ich nach Ihrer Ansicht vernachlässigt habe. Und ich freue mich auch, wenn Sie diesen Artikel weiterempfehlen ;-)

Wie Sie selbst eine Besprechung mit Skype for Business planen und durchführen, erfahren Sie in dem Artikel „Skype for Business Meeting mit Outlook erstellen und starten„.

Outlook: Link für Skype-Besprechung

Mit Skype for Business („Skype4B“) können Sie Besprechungen mit bis zu 250 Teilnehmern durchzuführen. Dabei können Sie den Desktop oder ein einzelnes Programmfenster freigeben, eine Präsentation zeigen, mit Berechtigungen arbeiten und auch die Kontrolle an einen anderen Referenten übergeben. Normale Teilnehmer benötigen für die Teilnahme an der Besprechung kein Skype for Business.

Erfahren Sie in diesem ersten Teil, wie Sie mit Outlook oder im Browser mit der Web-Variante ein Meeting planen, Einladungen verschicken und das Meeting starten. Im zweiten Teil zeige ich Ihnen, wie Sie als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen.

Skype for Business (bis im Frühjahr „Lync“) ist bei fast allen Unternehmenslizenzen von Office 365 enthalten, so auch bei der von mir gewählten Option „Office 365 Business Premium“. Viele Unternehmen haben den Lync-Server im eigenen Unternehmensnetzwerk im Einsatz, dort heißt Skype for Business oft noch „Lync“. Ich nutze Skype for Business, um Besprechungen mit Kunden oder Partnern durchzuführen – selbst wenn diese kein Skype for Business haben. Nur Sie als Organisator und Referent benötigen Skype for Business auf Ihrem Rechner.

Hinweise:

  • Skype und Skype for Business sind zwei unterschiedliche Produkte
  • Skype for Business gibt es bislang nur für Windows. Im Herbst erscheint eine Preview für den Mac, zum Ende des Jahres soll es dann für den Mac verfügbar sein

Neue Skype-Besprechung mit Outlook erstellen

In den meisten „Office 365“-Lizenzen ist eine lokale Installation des Officepaketes inklusive des Programmes Outlook enthalten. Wechseln Sie darin zur Kalenderansicht und klicken Sie im Menüband auf „Neue Skype-Besprechung“.

Outlook: Neue Skype-Besprechung erstellen

Outlook: Neue Skype-Besprechung erstellen

Outlook erstellt einen Termin, der auf den ersten Blick wie ein normaler Termin aussieht. Die Empfänger können außerhalb Ihrer Organisation sein, und sie müssen auch kein Skype for Business installiert haben. Testen Sie aber auf jeden Fall für das erste Mal eine Besprechung mit externen Teilnehmern, und fragen Sie bei Problemen beim Administrator nach. Möglicherweise ist in Ihrem Unternehmen das Skypen mit Externen nicht freigeschaltet, oder innerhalb des Unternehmens sind die Berechtigungen für Skype-Besprechungen eingeschränkt.

Zwei Besonderheiten gibt es bei einem Termin für eine Skype-Besprechung:

  • Outlook verpasst dem Termin in der Nachricht nach einer gepunkteten Linie einen Besprechungs-Link. Oberhalb dieser gepunkteten Linie können Sie eine Nachricht für die Empfänger hinterlassen, darunter sollten Sie keine Änderungen vornehmen
  • Hier bereits, bei der Einladung, können Sie für die Besprechung verschiedene Optionen festlegen.
Outlook: Link für Skype-Besprechung

Outlook: Link für Skype-Besprechung

Mit „Besprechungsoptionen“ im Menüband ändern Sie die Einstellungen für die Skype-Besprechung.

Outlook: Optionen Skype-Besprechung

Outlook: Optionen Skype-Besprechung

Die Voreinstellungen für die Berechtigungen lassen jeden Teilnehmer direkt in die Besprechung herein, und jeder aus Ihrer eigenen Organisation (in der Regel der eigenen Domain) kann Referent sein.

Outlook: Berechtigungen Skype-Besprechung

Outlook: Berechtigungen Skype-Besprechung

 

Outlook: Wartebereich für Skype-Besprechung

Outlook: Wartebereich für Skype-Besprechung

 

Outlook: Referenten für Skype-Besprechung

Outlook: Referenten für Skype-Besprechung

Üblicherweise können Sie bei diesen Einstellungen bleiben. Zusätzlich können Sie die Darstellungssprache noch auf Englisch ändern.

Prüfen Sie die Angaben zur Besprechung, und versenden Sie den Termin. Keiner der Empfänger muss über Skype for Business verfügen. Alles, was die Emfpänger haben müssen, sind ein Emailkonto (beispielsweise bei Google Mail). Okay, ein Internetzugang und ein Browser sollten es ebenfalls noch sein.

Einladung zur Skype-Besprechung bei Gmail

Einladung zur Skype-Besprechung bei Gmail

Neue Skype-Besprechung auf office365.com erstellen

Outlook gibt es seit längerem auch für Office 365 online im Browser. Rufen Sie auf outlook.office365.com Ihren Outlook-Kalender auf und klicken Sie auf „Neu“.

Outlook.com: Neue Skype-Besprechung erstellen

Outlook.com: Neue Skype-Besprechung erstellen

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, einen Termin für eine Skype-Besprechung zu erstellen. Auf outlook.office365.com heißt der Eintrag lediglich „Onlinebesprechung“. Sobald Sie darauf klicken, erhalten Sie einen Besprechungslink in dem Nachrichtentext (wieder unterhalb einer gepunkteten Linie). Auch online können Sie die Einstellungen für die Besprechung ändern.

Outlook.com: Link für Skype-Besprechung

Outlook.com: Link für Skype-Besprechung

Der Empfänger erhält eine Besprechungseinladung mit einem Link für die Besprechung. Der Text zu dem Link ist zwar etwas anders, die Funktion ist dieselbe.

Einladung zur Skype-Besprechung bei Gmail (via Outlook.com)

Einladung zur Skype-Besprechung bei Gmail (via Outlook.com)

Skype-Besprechung starten

Rufen Sie ein paar Minuten vor dem Besprechungstermin auf Ihrem Rechner „Skype for Business“ auf und wechseln Sie auf „Besprechungen“. Doppelklicken Sie auf den Termineintrag für die Besprechung.

Skype for Business: Besprechung starten

Skype for Business: Besprechung starten

Möglicherweise ist dies Ihre erste Skype(for Business)-Besprechung, oder Sie haben die Option der nachfolgenden Dialogbox noch nicht ausgeschaltet. Sie sollten auf jeden Fall Skype for Business auswählen und auf „OK“ klicken.

Skype for Business: Audioeinstellung für Besprechung

Skype for Business: Audioeinstellung für Besprechung (Skype for Business wählen!)

Anschließend öffnet sich das Skype-Fenster.

Skype for Business: Besprechung gestartet

Skype for Business: Besprechung gestartet

Jetzt können Sie in Ruhe darauf warten, dass Ihre Gäste kommen.

Im zweiten Teil (erscheint nächste Woche) zeige ich Ihnen, wie Sie ihre Besprechung durchführen und wie Ihre Gäste die Web-App von Skype for Business im Browser aufrufen und an der Besprechung teilnehmen.

Im Supportbereich von Microsoft gibt es einen noch ausführlicheren Bericht und mit einem Video in Englisch.

Der zweite Teil: Erfahren Sie, wie Sie als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen.

PDF auf dem Kindle lesen (Blogparade)

Seit ein paar Jahren habe ich einen Amazon Kindle, derzeit einen Kindle Paperwhite der ersten Generation. Mit dem Persönlichen Dokumenten-Service für Kindle lese ich damit oft PDF-Dateien wie Whitepapers oder Ebooks auf meinem Kindle – und zwar als Kindle-Ebook und nicht als PDF-Datei.

Mein Kindle ist fürs Lesen da, für sonst nichts. Der Kindle ist leicht, einfach zu bedienen, hat eine Hintergrundbeleuchtung und passt in die Jacken- oder sogar Hosentasche. Vor längerem schon dachte ich mir, warum ich ihn dann nicht auch für längere Texte zu benutze, die ich ansonsten auf meinem Macbook oder dem iPad lese. Oft beispielsweise gibt es Blogparaden, die nach ihrem Ende als PDF-Ebook erscheinen – so wie die Blogparade zur perfekten Arbeitsumgebung für Wissensarbeiter. Glücklicherweise bietet Amazon für solche Fälle den Service für Persönliche Dokumente. Darunter versteht Amazon keine Dokumente, die im Amazon Store gekauft wurden, sondern eigene Dokumente des Anwenders, die er (Sie!) auf Amazon abspeichert:

Der Persönliche Dokumente-Service ist eine kostenlose Funktion, die es Ihnen erlaubt, Dokumente direkt auf unterstützte Fire- und Kindle-Geräte und Kindle Lese-Apps zu senden, die mit Ihrem Amazon-Konto verknüpft sind. Dokumente können entweder aus der “An-Kindle-Senden”-App oder von einer dazu autorisierten E-Mail-Adresse aus gesendet werden.

Zwar gibt es oft in solchen PDF-Dokumenten Links und Grafiken/Fotos aus den Blogartikeln, doch für ein konzentriertes Lesen möchte ich mich davon zunächst nicht ablenken lassen. Auf die Links beispielsweise kann ich später in aller Ruhe im PDF (oder in der Kindle-App für Mac oder Windows) klicken. Die “An-Kindle-Senden”-App habe ich noch nie benutzt. Ich schicke persönliche Dokumente per Email an mein Kindle. Für jeden Kindle können Sie eine Mailadresse konfigurieren. Schicken Sie dann ein Dokument an diese Mailadresse, landet das Dokument auf ihrem Kindle. Die Mailadresse folgt dabei zwei Mustern:

  • <meinepersönlichemailadresse>@kindle.com – wenn Sie einen Kindle mit SIM-Karte haben, erhalten Sie das Dokument auf Ihrem Kindle so ziemlich überall auf der Welt über Mobilfunk. Allerdings fallen dann Gebühren an.
  • <meinepersönlichemailadresse>@free.kindle.com – Das Dokument wird nur über WLAN übertragen. Wenn Sie also beispielsweise unterwegs ohne WLAN (oder sogar ohne Kindle) sind und ein Dokument per Mail an Ihr Kindle schicken, erscheint es wie von Zauberhand automatisch, sobald er eine WLAN-Verbindung hat.

Ich benutze nur die @free.kindle.com-Adresse. Der Persönliche Dokumenten-Service unterstützt einige übliche Dateiarten wie Word, HTML, RTF oder eben auch PDF. Und genau für die PDF-Dateiart benutze ich ihn auch. Die Darstellung von PDF-Dateien auf dem Kindle ist zwar “bescheiden”, aber jetzt kommt der Clou:

Mit dem Wort “convert” in der Betreffzeile der E-Mail wird Ihr Dokument in das Kindle-Format konvertiert, bevor der Inhalt an Ihre Geräte und Amazon Cloud Drive zugestellt wird. ZIP-Dateien werden automatisch vom Konvertierungsprogramm geöffnet, in das Kindle-Format konvertiert und in Ihrer Kindle-Bibliothek gespeichert.

Ich erstelle eine neue Mail mit “<meinepersönlichemailadresse>@free.kindle.com” als Empfänger, hänge die PDF-Datei an die Mail, schreibe “convert” in die Betreffzeile und verschicke die Mail. Amazon konvertiert das PDF-Dokument in das eigene Kindle-Ebook-Format und schickt mir dieses Kindle-Ebook auf meinen Kindle (und versucht das übrigens 60 Tage lang). Außerdem erhalte ich eine Bestätigungs-Email, dass alles geklappt hat (oder dass es Probleme gab).

Texte, Links und Grafiken aus dem PDF-Dokument werden in aller Regel sehr gut für den Kindle konvertiert. Bei Tabellen und Inhaltsverzeichnissen müssen Sie möglicherweise mit Einschränkungen rechnen. Das liegt nicht daran, dass das Ursprungsdokument schlecht formatiert war, sondern daran, dass es als PDF gedacht war und nicht als Kindle-Ebook. Tipp: Mit Word-Dokumenten funktioniert es übrigens ähnlich gut.

Auf https://www.amazon.de/myk können Sie Ihre Inhalte und Geräte verwalten. Wechseln Sie auf das Register “Geräte” und wählen Sie Ihr Gerät aus, das Sie konfigurieren möchten. Dort können Sie Ihre Kindle-Email-Adresse bearbeiten und auch festlegen, von welchen Email-Adressen eine Mail mit Dokumenten erlaubt sein soll. Damit können Sie auch Freunden oder Kollegen ermöglichen, Ihnen ein Ebook zu schicken!

Alle wichtigen Informationen für das Einrichten und Benutzen dieses Services von Amazon für Ihr Kindle erhalten Sie bei Amazon auf der Seite

Der Persönliche Dokumente-Service für Kindle

PDF auf dem Kindle lesen (mein Artikel))

PDF auf dem Kindle lesen (mein Artikel))

Ich lese übrigens gerade die Blogparade zur perfekten Arbeitsumgebung für Wissensarbeiter auf meinem Kindle. Deswegen kam ich nämlich auf die Idee, diesen Artikel für Sie zu schreiben ;-)

Und jetzt? Welches PDF-Dokument werden Sie als nächstes auf Ihrem Kindle lesen?

Dieses Mal gibt es Lesezeichen unter anderem zu Themen wie New Work, Collaboration, Productivity, Digitale Transformation, Office, Social Business.

Oh je, dieses Mal haben sich in drei Wochen ziemlich, ziemlich viele Lesezeichen angesammelt. Trotzdem viel Spaß beim Stöbern!

Seit einigen Jahren benutze ich Social Bookmarks, inzwischen ist Pinboard das Werkzeug zur Sammlung meiner Lesezeichen. Für meine Leser kennzeichne ich besonders Lesenswertes mit dem Tag “INJELEA-Lesenswertes“. In unregelmäßigen Abständen veröffentliche ich diese lesenswerten Lesezeichen hier im Blog.

Alle besonders lesenswerten Lesezeichen gibt es auf Pinboard: “INJELEA-Lesenswertes“. Und natürlich auch zum Abonnieren als RSS-Feed ;-)

Viel Spaß beim Lesen!

\V/_ (Live long and prosper!)