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Kontextlisten für Aufgaben mit Etiketten von Todoist

Mit Kontextlisten lassen sich Aufgaben kategorisieren und dann innerhalb der entsprechenden Kategorie (wie Umgebung, benötigte Geräte, Länge) planen oder erledigen. Ich verwende dafür Tags (Schlagworte, Etiketten) bei Todoist.

Getting Things Done und Kontextlisten

Das Konzept der Kontextlisten kenne ich ursprünglich von Getting Things Done, einer Selbstmanagement-Methode von David Allen.

GTD trennt Termine und Aufgaben. Termine werden in einem Kalender festgehalten und Aufgaben systematisch auf Kontextlisten geschleust. Der Kalender und die Kontextlisten sind die Hilfsmittel zur Bewältigung des Alltags. Die Bezeichnungen der einzelnen Kontextlisten legt jeder individuell fest. David Allen empfiehlt, sie nach den zur Erledigung der Tätigkeiten notwendigen Ressourcen zu benennen: Geeignete Namen der Kontextlisten sind beispielsweise „Telefon“, „Internet“ oder „Auto“. Bei einer wöchentlichen Durchsicht werden die Kontextlisten überprüft und auf den neuesten Stand gebracht.

(Seite „Getting Things Done“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 26. November 2018, 06:58 UTC. (Abgerufen: 21. Januar 2019, 06:22 UTC))

Getting Things Done (GTD) ist eine Methode, die unabhängig von einem bestimmten Werkzeug funktioniert. Manche nutzen dafür einen papiernen Aufgabenplaner in DIN A5. Andere (und das dürfte inzwischen die Mehrheit sein) setzen eine Software ein. Es gibt Software, die besonders gut für GTD geeignet ist, oder auch Software, die man einfach an seinen persönlichen Stil der Aufgabenplanung mit GTD anpasst.

Die Idee der Kontextlisten ist, irgendwie zusammenhängende Arbeiten auch zusammen zu erledigen. Dabei orientiert sich das „Zusammenhängen“ nicht an dem Inhalt der Arbeit beziehungsweise Aufgabe („Was“), sondern an der Art der Aufgabe („Wie“) und den benötigten Ressourcen („Womit“), dem Ort („Wo“) und dem „Wann“:

Ein Kontext beschreibt eine Menge an Ressourcen und physikalischen Gegebenheiten, die notwendig sind um eine Liste von Aufgaben bearbeiten zu können. Alle Aufgaben in einem Kontext können nacheinander abgearbeitet werden, wenn die Ressourcen verfügbar sind.

[…]

Durch die zusammenhängende Bearbeitung ähnlicher Aufgaben wird Zeit gespart, indem die vorhandenen Bedingungen optimal genutzt werden. Man kommt dadurch leichter in den Arbeitsfluss – Flow. Ein hin- und her wechseln zwischen Tools, Orten oder Personen wird vermieden. Dadurch wirkt die Fokussierung auf die Aufgaben eines Kontextes auch energiesparend.

Ein Kontext setzt den Rahmen einer Aufgabe und bestimmt über Wie, Wo, Wann und Womit.

(GTD: Kontexte – Stefan Nehls)

Kontexte werden sehr individuell gehandhabt. Wenn ich meine Aufgaben nur am Büroschreibtisch plane und dort auch erledige, dann brauche ich möglicherweise gar keine Kontextlisten. Jeder hat auch seine individuellen Tagesabläufe. Wer beispielsweise bestimmte Aufgaben gerne am frühen Morgen erledigt, der kann solche Aufgaben mit dem Kontext „Früher Morgen“, „Vor dem Frühstück“, „Sonnenaufgang“ oder „Früher Vogel“ versehen.

Welche Kontexte für Sie relevant sind, bleibt Ihnen überlassen. Falls Sie sowieso den ganzen Tag im Büro sitzen und ständig Zugriff auf den Computer, das Internet und ein Telefon haben, brauchen Sie wahrscheinlich keine feine Unterteilung.

(Einführung in GTD (Teil 5): Der dritte Schritt: Organisieren – Ivan Blatter)

Andererseits gibt es Klassiker:

Der Klassiker unter den Kontextlisten ist der Einkaufszettel meiner Oma. Er lag auf dem Küchenbuffet griffbereit und immer wenn ihr etwas für den nächsten Einkauf einfiel, wurde es auf dieser Liste notiert. Beim nächsten Gang zum Supermarkt musste sie sich nur den Zettel greifen, denn da stand alles drauf, was einzukaufen war. Der Kontext in diesem Fall war @Einkaufen, so die Notation in GTD. Weitere Beispiele sind: @Telefon, auf der alle zu tätigenden Anrufe stehen oder @Zuhause, wenn Ihnen im Büro einfällt, was Sie zuhause tun sollten.

(Wie Sie Kontextlisten erstellen – Stephan List)

Selbst, wenn ich den ganzen Tag am Büroschreibtisch bin und dort ein Telefon steht, könnte ich solche Aufgaben mit „@Telefon“ versehen, bei denen ich in Ruhe und ohne den Geräuschpegel von Kollegen telefonieren will. Also könnte ich mir am Morgen durchsehen, ob und welche derartige Telefonate fällig sind und mir dafür einen Besprechungsraum reservieren. Oder ich setze dann das Heaset für die drei oder vier Telefonate auf, damit mich die Geräuschkulisse nicht stört.

Zugegebenermaßen ist es bei mir als Selbstständigem nicht die Geräuschkulisse der Kollegen, sondern eher die des Cafès …

Todoist und Kontextlisten

Mir persönlich ist GTD zu strikt und zu umfangreich. Gleichzeitig möchte ich ein Werkzeug einsetzen, das flexibel ist und meinen Bedürfnissen entgegen kommt. Vor einigen Jahren entschied ich mich für Todoist, das es für alle Plattformen gibt (Web, Windows, Mac, iOS, Android) und mit dem ich beispielsweise aus dem Browser heraus aus einer Mail in Gmail eine Aufgabe erzeugen kann.

Nach und nach habe ich Todoist nach meinen Erfahrungen und Wünschen angepasst. Kontextlisten habe ich damit lange Zeit nicht benutzt. Todoist hat auch keine expliziten „Kontextlisten“, doch es gibt Tags (Schlagworte). Jede Aufgabe kann man mit einem Schlagwort oder mehreren Schlagworten versehen. Interessanterweise setzt Todoist auf das „@“-Zeichen für Schlagworte, obwohl sich dafür in vielen Bereichen eigentlich das „#“-Zeichen durchgesetzt hat.

Todoist benutzt für Tags im Deutschen die Formulierung Etiketten:

Spare Zeit, indem du mehrere ähnliche Aufgaben mithilfe von Etiketten bündelst. Auf diese Weise findest du Aufgaben mit der gleichen Etikette innerhalb von Sekunden.

Et voilà: Etiketten kann man für alles Mögliche einsetzen, also auch für Kontextlisten. Habe ich beispielsweise in meinem Projekt „Garten neu gestalten“ die Aufgabe „Spaten kaufen“, dann versehe ich die Aufgabe mit dem Kontext @Baumarkt. Bin ich jetzt unterwegs zum Einkaufen, dann schaue ich in meiner Kontextliste @Baumarkt nach. Dann sehe ich beispielsweise, dass ich im Baumarkt nicht nur einen Spaten, sondern auch einen Sonnenschirm für die Terrasse, eine LED-Leuchte fürs Bad und einen Perlator für die Küchenspüle kaufen will.

Meine Kontextlisten mit Todoist

Im Laufe der Jahre habe ich mir schließlich angewöhnt, mittels Etiketten mit Kontextlisten zu arbeiten. Damit ich den Überblick über die Art der Kontextlisten behalte, und damit die Eingabe in Todoist möglichst einfach funktioniert, habe ich mir eine kleine Systematik geschaffen.

Status

Der Status gibt mir einen Überblick über den Zustand von Aufgaben. Alle diese Kontexte beginnen mit dem englischen „is“.

  • isToday: Will ich heute erledigen (auch wenn die Aufgabe erst in der Zukunft fällig ist).
  • isInWork: Die Aufgabe habe ich bereits begonnen.
  • isNext: Wenn ich Zeit übrig habe, dann will ich solche Aufgaben als nächstes angehen.
  • isBacklog: Ähnlich wie „isNext“, doch nicht so wichtig oder dringend.
  • isWaiting: Ich warte auf jemanden oder etwas, beispielsweise auf die Antwort auf meine Email. Vorher kann ich mit der Aufgabe nicht weitermachen.

Örtlichkeit/Ressource

Hier vermische ich das Wo und das Womit. Alle diese Kontexte beginnen mit dem englischen „at“.

  • atHome
  • atComputer
  • atTelefon
  • atUnterwegs

Tätigkeit/Aktivität

Mit den Kontexten, die mit dem englischen „do“ beginnen, kategorisiere ich meine Aufgaben nach der Art der Tätigkeit.

  • doBloggen
  • doFotos
  • doLesen
  • doMaintenance (Wartungsarbeiten beispielsweise an Blogs oder im Haushalt)
  • doSchreiben

Wenn ich beispielsweise drei oder vier Aufgaben mit „doFotos“ habe, dann reserviere ich mir für den Tag oder die Woche entsprechende Zeit. Dann starte ich die Fotosoftware Capture One und bearbeite alle Fotos in einem Rutsch.

Ungefährer Zeitbedarf

Aufgaben versehe ich gerne mit einer ungefähren Zeitschätzung. Wenn ich dann eine Tages- oder Wochenplanung mache, brauche ich nicht groß zu überlegen, sondern kann beispielsweise direkt einen Zeitblocker für eine Stunde im Kalender eintragen.

Andererseits habe ich vielleicht plötzlich Zeit übrig. Das kann beispielsweise passieren, wenn ich überraschenderweise mit einer Aufgabe früher fertig geworden bin oder eine Besprechung ausgefallen ist. Dann schaue ich nach, welche Aufgaben ich in den nächsten 30 Minuten erledigen kann.

Alle solchen Kontexte beginnen mit einer Zahl (der Minutenzahl).

  • 5min
  • 10min
  • 20min
  • 30min
  • 180min
  • 240min

Arbeitest Du mit Kontextlisten?

Wie handhabst Du das? Benutzt Du Kontextlisten? Wie sehen Deine Kontextlisten aus?

Ambiente

Arbeitest Du noch? Oder bist Du schon produktiv und gelassen?

Der Digitale Arbeitsplatz gilt als das „Non­plus­ul­t­ra“ für ein zeitgemäßes Büro. Doch nachdem Sachbearbeiter, Führungskräfte und Wissensarbeiter bereits vor einigen Jahren in E-Mails zu ersticken begannen, ist die Bürowelt inzwischen oft ein ständiges Jonglieren, um zwischen Nachrichten, Benachrichtigungen und Chats sowie unzähligen Plattformen endlich zum Arbeiten zu kommen.

Mehr E-Mails, mehr Meetings, mehr Arbeit und mehr Kommunikation lässt Büro- und Wissensarbeiter ihr Ziel einer Work-Life-Balance immer weiter außer Reichweite treiben. Manch einer versucht, durch noch mehr Quantität der Arbeit die Masse an Arbeit in den Griff zu bekommen. Andere greifen zu noch mehr Technik und Tools, um ihre persönliche Produktivität zu steigern. In einem ewig scheinenden Wettbewerb reagieren Kollegen und Partner darauf, ihre Schlagzahl ebenfalls zu erhöhen.

Schnell wird auch am Wochenende gearbeitet, um Schritt zu halten. Vielleicht geht es Dir so ähnlich wie dem erschöpften Waldarbeiter, der auf den wohlgemeinten Ratschlag eines Wanderers hin entrüstet entgegnet: „Ich habe keine Zeit fürs Axt schärfen! Ich muss Bäume fällen!“

Ein ständiges Mehr der beruflichen Arbeit fordert irgendwann seinen Tribut. Werde produktiver, ohne auf mehr Quantität zu setzen. Schaffe Dir ein Fundament, um mit einer soliden Selbstorganisation (auch: Zeitmanagement, Selbstmanagement) produktiver zu werden.

Die Arbeit – gleich, ob beruflich, persönlich oder privat – so planen, organisieren und durchführen, dass Sie bei angemessenem Aufwand gute bis sehr gute Ergebnisse erreichen und Sie dabei ein ausgeglichenes Leben dabei führen.

Als Basis für eine ausgewogene persönliche Produktivität empfehle ich sechs Prinzipien der Selbstorganisation: Achtsamkeit, Fokussierung, Rituale, Timeboxing, Ausgewogenheit und Flexibilität.

Achtsamkeit

Haste nicht von Thema zu Thema oder von Besprechung zu Besprechung wie ein zerstreuter Professor, der zwar vieles tut, aber sich selten bewusst ist, was er eigentlich tut.

Achtsamkeit (engl. mindfulness) kann als Form der Aufmerksamkeit im Zusammenhang mit einem besonderen Wahrnehmungs- und Bewusstseins­zustand verstanden werden, als spezielle Persönlichkeitseigenschaft sowie als Methode zur Verminderung von Leiden (im weitesten Sinne).

(Seite „Achtsamkeit (mindfulness)“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 22. Dezember 2018, 15:19 UTC. (Abgerufen: 22. Januar 2019, 13:28 UTC))

Wenn Du etwas tust, dann tue es bewusst.

Fokussierung

Fokussiere Dich auf die Tätigkeit, die Du gerade ausübst. Versuche, wann immer es Dir möglich ist, Deine Aufmerksamkeit auf die eine Tätigkeit zu konzentrieren.

Aufmerksamkeit ist die Zuweisung von (beschränkten) Bewusstseins­ressourcen auf Bewusstseinsinhalte. Das können z. B. Wahrnehmungen der Umwelt oder des eigenen Verhaltens und Handelns sein, aber auch Gedanken und Gefühle.

(Seite „Aufmerksamkeit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 9. Dezember 2018, 21:45 UTC. (Abgerufen: 22. Januar 2019, 13:34 UTC))

Schaffe dir, wann immer möglich, eine ablenkungsfreie Umgebung. Das bedeutet beispielsweise die Vermeidung von Multitasking, denn das zieht wichtige Ressourcen von der eigentlichen Tätigkeit ab. Tipps für eine ablenkungsfreie Umgebung:

  • Schalte das Telefon auf „Lautlos“ und leite Anrufe direkt auf die Sprachbox.
  • Deaktiviere an Rechner, Tablet und Smartphone die Benachrichtigungen. Sowohl Töne als auch plötzlich auftauchende Benachrichtigungen lenken von der Tätigkeit ab.
  • Lass nur die Programme auf dem Rechner geöffnet, die Du tatsächlich für die momentane Arbeit benötigst. Schalte die Programme in die Vollbilddarstellung und blende darin unnötige Symbolleisten und Menüs aus.
  • Aktiviere in Windows das automatische Ausblenden der Taskleiste (Windows-Einstellungen – Personalisierung – „Taskleiste im Desktopmodus/Tablet-Modus automatisch ausblenden“)

Rituale

Unbewusstes Handeln kann auch von Vorteil sein. Rituale im Sinne von Gewohnheiten unterstützen die Konzentration, indem Sie Abläufe automatisch ablaufen lassen, ohne dass Du Dich darauf konzentrieren musst.

A habit (or wont) is a routine of behavior that is repeated regularly and tends to occur subconsciously.

The American Journal of Psychology (1903) defines a „habit, from the standpoint of psychology, [as] a more or less fixed way of thinking, willing, or feeling acquired through previous repetition of a mental experience.“[4] Habitual behavior often goes unnoticed in persons exhibiting it, because a person does not need to engage in self-analysis when undertaking routine tasks

(Wikipedia contributors. (2018, December 23). Habit. In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:41, January 22, 2019)

Die regelmäßige Wiederholung von Ritualen (wie einem Morgenritual) sorgt dafür, dass Du nichts vergisst – weil Du sie mit der Zeit auswendig kannst. Anfangs wirst Du vielleicht noch eine Liste abarbeiten, aber mit der Zeit brauchst Du sie nicht mehr.

  • Starte die Rituale mit bestimmten Handlungen, um sich so in einen „Ritual-Modus“ zu versetzen. Wenn Du im Home Office arbeitest, so ziehst Du Dich dennoch „büromäßig“ an. Hole Dir einen Kaffee und starte den Rechner. Irgendwann schaltet Dein Kopf unbewusst in den Arbeitsmodus, wenn Du Dich anziehst und Dich mit der Kaffeetasse in Richtung Schreibtisch bewegst.
  • Gönne Dir eine Belohnung, wenn Du eine Ritualliste abgearbeitet hast. Dann kannst Du Dich schon die ganze Zeit darauf freuen.

Timeboxing

Ursprünglich kommt das Timeboxing aus der Projektplanung (siehe deutscher Wikipedia-Eintrag „Timeboxing„). Im englischen Wikipedia-Beitrag wird klarer, dass Timeboxing auch für die persönliche Produktivität hilfreich ist:

Timeboxing can be used for personal tasks, as well, in which case it uses a reduced scale of time (e.g., thirty minutes) and of deliverables (e.g., a household chore instead of project deliverable).

Personal timeboxing is also said to act as a life hack to help curb perfectionist tendencies (by setting a firm time and not overcommitting to a task)[21] which can also enhance creativity and focus (by creating a sense of urgency or increased pressure).[22]

(Wikipedia contributors. (2018, November 7). Timeboxing. In Wikipedia, The Free Encyclopedia. Retrieved 13:49, January 22, 2019)

Schaffe Dir für Deine Arbeiten einen stabilen Rahmen, indem Du zusammenhängende oder ähnliche Tätigkeiten in gemeinsame Zeitabschnitte („Timeboxes“) packst und erledigst.

  • Lege Dir in Deinem Kalender Termine für diese Zeitabschnitte, in denen Du zusammenhängende Tätigkeiten abarbeitest.
  • Mehrere kleine Aufgaben kannst Du in einen „Zeugs“-Zeitkasten legen, in dem Du sie nacheinander abarbeitest. Du kannst Dir beispielsweise eine halbe Stunde reservieren, in der Du ein paar kleine Telefonate erledigst oder in der Sie E-Mails durchgehst.
  • Wenn Du konzentriert an einer Tätigkeit arbeiten willst, dann plane Dir einen Zeitabschnitt dafür ein (beispielsweise 3 Stunden an einem Konzept arbeiten).
  • Probiere die Pomodoro-Technik aus. Je nach Tätigkeit oder Deinem Empfinden kannst Du die 25-Minuten-Abschnitte an andere Zeitabschnitte anpassen.
  • Trage Zeitabschnitte fürs konzentrierte Arbeiten in Deinen Kalender ein. Signalisiere Deiner Umgebung, dass Du dann nicht gestört werden willst.

Verplane aber nicht den ganzen Tag. Halte Dir Freiräume für ungeplante Themen und Aufgaben frei. Oder auch für ein paar Minuten zum Ausschnaufen.

Ausgewogenheit

Achte auf Ausgewogenheit für Deine Arbeit und für Dein Leben insgesamt. Dein Leben sollte auch nicht nur aus Arbeit, Produktivität und Planung bestehen.

Der oft verwendete Begriff Work-Life-Balance suggerierte lange, Arbeit sei etwas anderes als das „Leben“. Doch „Arbeit“ ist Teil des Lebens, ebenso wie es Privatleben, Hobbys und Freunde sind. Inzwischen wird oft von Work-Life-Integration geredet (siehe Forbes – Work Life Integration: The New Norm). Doch Work ist ein Teil des Lebens, wie es andere Bereiche ebenfalls sind.

Achte daher auf eine Mischung aus Arbeit, geplanten Zeiten, Aufgaben, Freiräumen, Entspannungen und Ablenkungen.

  • Plane „Timeboxes“ auch für die Entspannung ein.
  • Manch einem hilft entspannende Hintergrundmusik beim Arbeiten.
  • Entschleunige bewusst, indem Du beispielsweise Zeit für ein gemütliches Frühstück einplanst oder in Ruhe eine Playlist hörst.
  • Nutze Sport als Ausgleich und zum Auspowern. Oft gelangen gerade bei körperlicher Betätigung die Gedanken ins Fliegen, und Du kommst mit freiem Kopf auf neue Ideen für die Arbeit.
  • Ausgewogene und gesunde Ernährung hält Dich nicht nur gesund, Du kannst Ernährung gezielt für Deine Produktivität einsetzen. Mit leichter Kost zum Mittagessen gelingt es besser, das Konzentrationstief nach der Mittagspause zu überwinden.
  • Versuche es einmal mit Meditation oder Autogenem Training. Das hilft Dir nicht nur generell, sondern auch in angespannten Situationen schnell auszuatmen und loszulassen.
  • Mache Pausen, beispielsweise, um in einem Park spazieren zu gehen.

Flexibilität

Jeder Mensch tickt anders. Manch einer ist ein „Morgenmuffel“, oder eben doch mehr der „Morgentyp“. Deswegen gibt es kein Patentrezept, mit dem alles für jeden wunderbar funktioniert.

Übernimm nicht einfach etwas, was Dir andere (so wie ich!) als die einzig wahre Lösung darstellen. Zur persönlichen Produktivität gehört das Ausprobieren von Methoden, Vorgehesweisen, Techniken und Tools. Mit der Zeit lernst Du, was am besten für Dich passt und funktioniert.

Ever tried. Ever failed. No matter.
Try again. Fail again. Fail better.
(Samuel Becket, Worstward Ho)

Manches wird Dir zusagen, Anderes nicht. Probiere aus, was am besten zu Dir passt, und organisiere Dir Deine Arbeit nach und nach.

Als Anpassungsfähigkeit, auch Adaptivität, Adaptabilität oder Flexibilität, wird die Fähigkeit eines Lebewesens oder einer Gesellschaft zur Veränderung oder Selbstorganisation bezeichnet, dank der auf gewandelte äußere Umstände im Sinne einer veränderten Wechselwirkung zwischen (kollektiven) Akteuren untereinander (Assimilation) oder ihrer Umgebung gegenüber reagiert werden kann.

(Seite „Anpassungsfähigkeit“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 10. Dezember 2018, 12:23 UTC. (Abgerufen: 22. Januar 2019, 14:18 UTC))

Bei aller Liebe zur Produktivität: Bleibe so flexibel, dass Du Deine Pläne, Rituale oder Timeboxes einfach über den Haufen werfen und etwas anderes machen kannst. Entweder, weil die Umstände sich geändert haben, oder weil Du einfach zu etwas anderem Lust hast.

Vielleicht willst Du doch nicht wie geplant an dem wichtigen Konzept für nächsten Monat arbeiten, sondern, um mit Loriot zu sprechen, einfach nur hier sitzen.

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Video-Link: https://www.youtube.com/watch?v=Iuobpte4ndQ

Digitalisierungs-Werkstatt Rhein-Main

Komme am 20. Februar in die Digitalisierungs-Werkstatt Rhein-Main nach Wiesbaden, um bei meinem Impulsvortrag mehr darüber zu erfahren, wie Du mit den Herausforderungen des digitalen Zeitalters umgehen kannst.

Weitere Tipps

Linktipps

Wikipedia

Bookmarks

Blogs

Tooltipps

Achtsamkeit / Meditation

Schreiben

Zeitmanagement

Aufgabenmanagement

Ausgewogenheit: Musik

Ausgewogenheit: Outdoor

Lesen

Mein Tipp für die Digitalisierung

Egal, ob digital oder analog: Wenn Du etwas tust, dann tue es bewusst.

Präsentation

Die Präsentation gibt es auf Slideshare.

Neugierig? Lust auf mehr?

Du hast Fragen? Du möchtest mehr erfahren? Über Microsoft Bookings kannst Du mich für ein erstes und kostenloses Sondierungsgespräch buchen:

Buche mich!

Eine Liste mit Lesezeichen in diesem Internet zu den Themen Intranet, Digitalisierung/Digital Workplacs, Ausgewogenheit und Productivity, Hawai’i (natürlich!), Star Trek (natürlich!) und ein paar Longreads.

Nicht zuletzt durch meinen Urlaub und meine Nachlässigkeit haben sich viele Lesezeichen angesammelt. Deswegen habe ich dieses Mal die Lesezeichen thematisch gegliedert. Enjay!

Seit einigen Jahren benutze ich Social Bookmarks, inzwischen ist Pinboard das Werkzeug zur Sammlung meiner Lesezeichen. Für meine Leser kennzeichne ich besonders Lesenswertes mit dem Tag “INJELEA-Lesenswertes“. In unregelmäßigen Abständen veröffentliche ich diese lesenswerten Lesezeichen hier im Blog.

Intranet

Digitalisierung, Digital Workplace, NewWork

  • Industrie 4.0 – Fünf Irrtürmer und ein Bigger Picture! – Lean Knowledge Base
    Prof. Dr. Andreas Syska, Ralf Volkmer, Dr. Winfried Felser Die Autoren dieses Beitrags trafen sich eigentlich in Köln, um unterschiedliche Perspektiven und Bewertungen zu Industrie 4.0 auszutauschen und mögliche Konflikte in diesem Zusammenhang zu überwinden.
  • [DE] Das E-Book zur Blogparade #SchlauerArbeiten ist da! – Digital Naiv
    Es hat eine Weile gedauert, bis wir es jetzt fertig gestellt haben: das E-Book zur Blogparade #SchlauerArbeiten, zu der ich Ende des vergangenen Jahres aufgerufen habe. Herzlichen Dank nochmals an alle Autoren für deren Beiträge.
  • Digitalisierung – Nicht ohne meine Mitarbeiter!
    Der digitale Wandel bringt umfassende Veränderungen für uns alle – auch für die Unternehmens- und Arbeitskultur. Oder vielleicht auch nicht? Die Digitale Transformation, auch der Arbeitswelt, vollzieht sich inzwischen so schnell, dass Unternehmen reagieren müssen.
  • Unternehmenskultur im digitalen Wandel – Namics Weblog
    Für die Handelszeitung durfte ich einen Beitrag über den Zusammenhang von Unternehmenskultur und den Herausforderungen der Digitalen Transformation schreiben. Oder, besser gesagt, behaupte ich, dass eine Transformation nur möglich ist, wenn die Kultur aus passt.
  • The link between culture and the digital workplace « Digital Workplace Group
    We all know that organizational culture has a huge impact on the design, evolution and success of any digital workplace. Taking into account the famous quote from Peter Drucker, culture really will eat your digital workplace strategy for breakfast.
  • SmartDown II – Markdown-Editor für Windows
    Ich bin ja ein bekennender Fan von Markdown. Für den Mac hat eine rege Szene inzwischen eine Menge an Editoren entwickelt. Unter Windows sieht das bislang noch nicht ganz so gut aus. Umso erfreulicher, dass Nutzer auch hier nunmehr zwischen einigen Apps wählen können.
  • Kanal voll « KLUGE.DE
    Früher war die Welt einfach. Am Anfang der elektronischen Kommunikation landete alle Post in meinem Compuserve-Account. Aus heutiger Sicht war das Arbeit mit dem Faustkeil, aber das Prinzip dieses Werkzeugs beherrscht nach wie vor die Amtsstuben dieser Welt. Asynchrone Kommunikation im Push-Mode.
  • Wie Unternehmen mit Anwenderwissen Technologien richtig einschätzen können — Medium
    Als ich in der sechsten Klasse war, hoffte ich, dass ich aufs Gymnasium komme. Sobald ich auf dem Gymnasium war, wollte ich mindestens die neunte Klasse schaffen, da ich so ja schon einen erweiterten Realschulabschluss hätte. Andere dachten extremer.
  • Portal Visions 2016 – Die Konferenz zum Digital Workplace
    In der letzten Woche fand in Freiburg, dem Sitz von UnitedPlanet, die Konferenz rund um Intranet, Extranet, Social Business und Prozessautomation statt. Leitthema der Veranstaltung war in diesem Jahr der Weg zum Digital Workplace. Die Highlights des Events habe ich hier einmal zusammengefasst.

Ausgewogenheit und Productivity

Hawai’i

  • BBC – Travel – Hawaii’s mysterious water bears
    Perhaps you’ve heard of the mysterious, microscopic animals that can survive being crushed, frozen, boiled and subjected to the vacuum of outer space. Read more about BBC Travel’s celebration of the US National Park Service’s 100th Anniversary.
  • Hawaii Tourism Authority endorses Hawaii Ecotourism Association

    Press releas in Hawaiian Pidgin (for Haole translation is included):

    From da Land of Aloha – So da Hawai’i tourism guys (HTA) wen said today dat deh crankin out one 50 grand contract to da ecotourism guys (HEA) fo expand da kine sustainable aina no more rubbish kine certification.

 

  • Home On The Range — Intro

    The paniolo of the Valley Isle can roam exactly 727.2 square miles. That is if you include Maui’s off-limits neighborhood developments and glittering resorts, the busy highways, and the island’s last sugar plantation still cranking out molasses and smoke.

    Theirs is a culture that doesn’t fall in step with the busy streets of Lāhainā or the pet-pampering populations of Kīhei. It was nurtured on the slopes of Haleakalā, where wild cattle took to grazing at the turn of the 19th century, and vaquero-trained paniolo became adept at wrangling the bovines three decades later. Around the time the paniolo were learning this trade, the volcanic crater’s land was stripped of its remaining sandalwood trees, and Western businessmen and plantation owners leaped at the chance to set up cattle ranches, both remote and expansive, on the naked land. Local homesteaders soon joined in, claiming small plots for their own agricultural endeavors.

    Concentrated in Upcountry Maui, there is a contemporary paniolo community with traits that can be traced back to this Hawai’i history, and other characteristics that mirror those found in cowboy culture on the other side of the Pacific Ocean. In Kula, annual rodeos seem more like family gatherings than prize competitions. At these events, country music blares from speakers, and concession stands sell plate lunches and shave ice. Competitors wear belt buckles that shine in the sun and trade trucker hats for Stetsons when the time comes to race around barrels or team-rope a steer.

    On the handful of ranches on Maui, such as Ulupalakua Ranch and Haleakala Ranch, a small number of lucky paniolo get to live and breathe the working country lifestyle. Their horses are not only rodeo partners and pets, they are working companions. When it’s time to move cattle, or to round them up for weaning or branding, the abilities of these horses can mean failure or success, injury or safety.

    Meeting up with a paniolo ain’t easy. Locations change, horses escape, phones are lost. Look for the green gate on the left a mile and a half down the road. Look for the man out back clearing weeds and piling them onto the back of an ATV, his new puppy tumbling alongside him. Look for the cowboy hat, for the quiet place, for the dusty arena. And of course, look for the horses they ride to wrangle cattle, lead tours, and race time

  • Finally, I Met Mark Twain | Kim Steutermann Rogers
    Celebrity. What makes it? I’ve thought this often since a friend’s boyfriend left college a credit or class or paper—there are many stories out there—short of graduating and went to Hollywood to become Brad Pitt.

Star Trek

Longreads, Gesellschaft und der Rest

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Viel Spaß beim Lesen!

Frank Hamm

\V/_ (Live long and prosper!)

5 Pfeiler der Produktivität

Schneller, weiter, höher, die Welt dreht sich immer schneller. Mehr E-Mails, mehr Meetings, mehr Arbeit und mehr Kommunikation führen dazu, dass gerade Büro- und Wissensarbeiter ihre Work-Life-Balance in den Griff bekommen möchten und ihre persönliche Produktivität steigern möchten. Doch bevor Sie sich auf Methoden, Tools und Techniken stürzen, sollten Sie sich ein solides Fundament verschaffen.

Auf dem deutschen Blog von Wrike, einer Collaboration Software, erhielt ich die Gelegenheit zu einem Gastbeitrag über Produktivität. Aber wie meine Großmutter zu sagen pflegte: „Nur net hudele, Bub“

Neben dem Fokus auf die Arbeit, das Einüben von Ritualen und dem Kapseln in Zeitabschnitte zählt gerade in dieser hektischen Zeit Ausgewogenheit. Und zuletzt: Lassen Sie sich von jemandem wie mir kein Patentrezept verkaufen!

5 Pfeiler der Produktivität (Infografik)

Alles weitere im Blog von Wrike:

Die 5 Pfeiler der Produktivität

Friedhof Selzen

Stille kann beim Arbeiten manchmal richtig stören. Lars Bobach hat Coffitivity für Geräusche aus dem Café entdeckt. Ich setze auf Noisli.

Lars Bobach hat immer wieder gute Tipps dafür, wie man sich eine produktive Umgebung zum Arbeiten schafft. Dieses Mal beschäftigt er sich mit der Herausforderung, dass ihn beim Schreiben eine absolute Stille stört. Dafür hat er eine Lösung gefunden: Coffitivity.

Das mit der Ruhe beim Arbeiten ist so eine Sache. Beim Schreiben ist die absolute Stille für mich nur schwer zu ertragen. Es ist dann einfach zu leise. Zu leise, um sich zu konzentrieren. Irgendwie komisch, ist aber so.

Musik geht aber auch nicht. Alles mit Gesang scheidet von vornherein aus, aber ich habe auch schon alle anderen Stilrichtungen ausprobiert: Klassik, Klavier, Film, Jazz etc. Unterm Strich bleibt: Konzentriertes und fokussiertes Arbeiten ist nicht möglich.

(Coffitivity: Die richtige Geräuschkulisse für Kreativität – Lars Bobach)

Coffitivity als Web-App, iOS- und Android-App liefert verschiedene Hintergrundszenarien aus dem Café. Drei davon sind kostenlos, weitere gibt es in der Premium-Version.

Ich nutze gelegentlich Noisli, das noch einen Schritt weiter aus dem Café heraus geht. Mit Noisli lassen sich verschiedene Geräuschkulissen mit unterschiedlichen Lautstärken mischen. Beispiele:

  • Vogelgezwitscher im Wald
  • Regen
  • Donner
  • Café
  • Bahnrattern
  • Laub
  • Meeresrauschen
  • Bachplätschern

Zum Anhören auf Audioboom:

Bücher, Lesezeichen

Eine Liste süßer kleiner Links in dieses Internet zu Themen wie süße kleine Links, Arbeiten 4.0, Intranet, Productivity, Landesverrat, Collaboration.

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Die Links

Die Unterhaltung

Nachdem Thomas Pleil eine Rubrik „Unterhaltung“ in seinen Lesetipps (Lesedepot: Weil Kuratieren etwas Schönes ist) hat, komme ich nicht umhin, mich dem Wettkampf zu stellen. Was könnte ich aber, der ich ja ziemlich einseitig unterhalterisch geprägt bin, in diese Rubrik einbringen? Da mir gerade kein Video zu Star Trek einfällt … wie wäre es ausnahmsweise mit Hawai’i?

Once upon a time … jedes Mal wenn ich auf Maui bin, genieße ich einen Sonnenaufgang auf dem Haleakala („House of Sun“). 1997 gönnte ich mir eines Morgens einen Drachenflug vom Gipfel (3055 m) bis zum Strand (0 m).

House of the Sun from Dan Douglas on Vimeo.

Es gibt jedoch nicht nur den Haleakala sondern jede Menge Aloha :-)

.Aloha from Everett Peacock on Vimeo.

spring comes to the island of Maui, appreciated with a flying camera and „Almost Home“ by Moby

Nun gut, dann doch etwas Ernsthaftes und nicht von Hawai’i. Barack Obama wuchst übrigens auf Hawai’i auf und verbringt regelmäßig seinen Urlaub im Norden der Hauptinsel Oahu (damit wäre mir doch noch ein Schwenk zu Hawai’i geglückt):
President Obama COMPLETE REMARKS at 2016 White House Correspondents‘ Dinner (C-SPAN)

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Viel Spaß beim Lesen!

Frank Hamm

\V/_ (Live long and prosper!)

Pomodoro-Timer

Nun, der Titel „Ich kann nicht Pomodoro!“ ist eindeutig schlecht gewählt und eigentlich nur meiner momentanen Schreiblaune geschuldet. „Ich kann nicht Pomodoro-Schreiben“ wäre etwas konkreter aber immer noch schlecht Deutsch.

Pomodoro? Schreiben?

Gerade habe ich im Rahmen eines Kundenauftrags einen Artikel geschrieben und abgegeben. Insgesamt habe ich etwa zweieinhalb Stunden für den Artikel aufgewendet.

Für das Zeitmanagement … okay, Zeit lässt sich nicht managen … für das Aufgabenmanagement gibt es verschiedene Methoden, Prinzipien (wie das Eisenhower-Prinzip) und Techniken. Eine der Techniken ist die Pomodoro-Technik:

Die Pomodoro-Technik (orig. pomodoro technique von italienisch pomodoro = Tomate und englisch technique = Methode, Technik) ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Der Name pomodoro stammt von der Küchenuhr, welche Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte.

(Seite „Pomodoro-Technik“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 10. Dezember 2015, 17:27 UTC. (Abgerufen: 10. März 2016, 12:03 UTC))

Sie kennen doch diese lustigen Küchenwecker in form einer Tomate?

Und so geht die Pomodoro-Technik:

Man lege eine Aufgabe fest, stelle den Wecker auf 25 Minuten, arbeite solange an der Aufgabe (und an sonst gaaaaar nichts!) bis der Wecker klingelt, pausiere für 5 Minuten, arbeite weiter an der Aufgabe für 25 Minuten, nach der 4. Arbeitsphase mache man eine längere Pause mit 15 Minuten.

Voilá. Habe fertig.

Andererseits gibt es diverse Studien, die aufzeigen, dass jegliche Ablenkung einen aus seiner konzentrierten Arbeit herauswirft. Anschließend braucht das Gehirn – je nach Studie – zwischen 10 und 20 Minuten, um wieder auf gleichem Produktivitätsniveau wie vor der Ablenkung zu sein.

Beispiel: Ich setze mir den Timer auf 25 Minuten und beginne mit konzentriertem Schreiben an einem Artikel für einen Kunden. Jegliche Benachrichtigungen des Rechners und des Smartphonse sowie das Telefon habe ich ausgestellt. Ahhhh … welche Ruhe! Dann schreibe ich und recherchiere ich und schreibe ich und bin mitten im Flow als … RRRRRRIIIIIIINNNNNNGGGG!

Der Wecker reißt mich aus meiner Konzentration. 5 Minuten bin ich jetzt gezwungen, nicht zu schreiben sondern etwas anderes zu tun (bei mir also typischerweise: Kaffee holen). Dann, nach 5 Minuten, fange ich wieder an zu schreiben. Doch ich bin voll aus meiner Konzentration gerissen und brauche weitere 10 Minuten, bis ich wieder „fully operational“ bin. Bäm!

Sie merken vermutlich, dass ich damit ein Problem habe. Für micht lohnt sich die Verwendung der Pomodoro-Technik zum längeren Schreiben von Artikeln nicht. Im Gegenteil: Dafür ist für mich die Pomodoro-Technik kontra-produktiv.

Tomighty: Habe fertig!

Tomighty: Habe fertig!

Doch wenn ich, so wie jetzt, einen kleinen Artikel zwischendurch schreibe, dann nehme ich beispielsweise Tomighty, klicke auf die Tomate und schreibe los. Jetzt beispielsweise zeigt Tomighty mir noch 8 Minuten und 47 Sekunden restliche Zeit an, bis der erste (und damit für diesen Kurzartikel letzte) Pomodoro-Slot zu Ende ist.

Dabei habe ich schon ein Titelfoto ausgewählt und in mein Blog hochgeladen. Allerdings muss ich noch …

So, jetzt noch …

Voilá. Habe fertig.

Print Friendly & PDF

Lange Artikel in einer ablenkungsfreien Umgebung zu lesen macht Sie produktiver als sie „auf der Flucht“ zwischen Facebook, Twitter und E-Mail zu lesen. Mit Print Friendly & PDF können Sie lange Artikel mit der richtigen Konzentration und auch offline als PDF lesen.

In der Artikelreihe „Meine Tools“ stelle ich Ihnen Tools aus meinem Werkzeugkasten vor. Dabei handelt es sich um Software, Dienste oder auch einmal um ein Stück Hardware. Den Anfang mache ich mit „Print Friendly & PDF“.

Vielleicht kennen Sie das: Sie stoßen auf einen vielversprechenden Online-Artikel, aber Sie haben nicht die Zeit, um ihn sofort lesen. Und vielleicht kennen Sie bereits ein Tool wie Pocket, mit dem Sie den Artikel zum späteren Lesen vormerken können. Aber vielleicht ist es ein „Langleser“ (ein langer Artikel mit einer Vielzahl von Informationen), und Sie planen ihn wahrscheinlich später offline zu lesen. Und Sie würden den Artikel gerne als PDF abspeichern.

Vor längerem bereits stieß ich auf ein Tool, das eine solche Aufgabe recht zuverlässig erledigt, und auf das ich gerne für solche Fälle zurückgreife. Print Friendly & PDF entfernt fürs Lesen unnötige Elemente wie Navigationsmenüs, Anzeigen, Sidebars und Widgets. Falls Print Friendly & PDF dennoch solche Elemente nicht selbst entfernt, klicke ich darauf und voilá: Weg sind sie.

Reading with Print Friendly

Reading with Print Friendly

Irgendwann beispielsweise stolperte ich auf einen Artikel von Chris Winfield im Buffer-Blog: „The Ultimate Guide to Becoming Your Best Self: Build your Daily Routine by Optimizing Your Mind, Body and Spirit„. Als ich mit dem Lesen des Artikels begann, merkte ich, dass es ein „Langleser“ ist und dass ich ihn gerne als PDF abspeichern würde. Ich klickte auf mein Bookmarklet von Print Friendly & PDF. Die Seite wurde abgedunkelt und nach etwa 2 Sekunden erschien die druckfreundliche Version des Artikels. Nach einem Klick auf „PDF“ hatte ich eine gut formatierte PDF-Datei mit dem vollständigen Artikel: 25 Seiten voller Informationen, einschließlich Links und Lesezeichen in der PDF-Datei.

The Ultimate Guide to Becoming Your Best Self: Build your Daily Routine by Optimizing Your Mind, Body and Spirit (PDF, 2,5 MB)

Reading with Print Friendly: PDF

Reading with Print Friendly: PDF

Ich speicherte die PDF-Datei in meinem Verzeichnis „Lesestoff“ in meiner Owncloud. Owncloud ist ein Synchronisierungsdienst ähnlich wie Dropbox, den man auf dem eigenen Server installiert. Das Verzeichnis wird wie einige andere auch mit allen meinen Geräten synchronisiert. Ich kann PDF-Dateien sogar per Email auf meinen Kindle senden. Wenn ich mich in einen ablenkungsfreien Lesemodus wechsele, lehne ich mich oft im Zug oder auf der Couch zurück und öffne ich eines der mit Print Friendly & PDF generierten Dokumente.

Nach meiner Erfahrung ist Print Friendly & PDF sehr zuverlässig (auch wenn ab und an mal eine Aufzählungsliste verloren gehen kann). Das Bookmarklet von Print Friendly & PDF lässt sich sehr einfach und schnell als Lesezeichen ablegen.

Viel Spaß beim Ausprobieren: Print Friendly & PDF

Im Dezember und über die Feiertage habe ich lesenswerte Artikel gesammelt zu Themen wie Science, Productivity, (Lang)Lesen, NewWork, Collaboration, Public Relations und Flüchtlinge.

Viel Spaß beim Stöbern!

Seit einigen Jahren benutze ich Social Bookmarks, inzwischen ist Pinboard das Werkzeug zur Sammlung meiner Lesezeichen. Für meine Leser kennzeichne ich besonders Lesenswertes mit dem Tag “INJELEA-Lesenswertes“. In unregelmäßigen Abständen veröffentliche ich diese lesenswerten Lesezeichen hier im Blog.

Alle besonders lesenswerten Lesezeichen gibt es auf Pinboard: “INJELEA-Lesenswertes“. Und natürlich auch zum Abonnieren als RSS-Feed ;-)

Viel Spaß beim Lesen!

Frank Hamm

\V/_ (Live long and prosper!)

Heute gibt es wieder einige ausgewählte Lesezeichen zu Artikeln, die ich besonders lesenswert finde. Es geht dieses Mal um Themen wie Elon Musk, Digitale Transformation, Industrie 4.0, Leadership, Productivity, Organisation, Hawai’i (ach was?!), Enterprise 2.0.

Viel Spaß beim Stöbern!

Seit einigen Jahren benutze ich Social Bookmarks, inzwischen ist Pinboard das Werkzeug zur Sammlung meiner Lesezeichen. Für meine Leser kennzeichne ich besonders Lesenswertes mit dem Tag “INJELEA-Lesenswertes“. In unregelmäßigen Abständen veröffentliche ich diese lesenswerten Lesezeichen hier im Blog.

Alle besonders lesenswerten Lesezeichen gibt es auf Pinboard: “INJELEA-Lesenswertes“. Und natürlich auch zum Abonnieren als RSS-Feed ;-)

Viel Spaß beim Lesen!

Frank Hamm

\V/_ (Live long and prosper!)