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Outlook: Link für Skype-Besprechung

Mit Skype for Business („Skype4B“) können Sie Besprechungen mit bis zu 250 Teilnehmern durchzuführen. Dabei können Sie den Desktop oder ein einzelnes Programmfenster freigeben, eine Präsentation zeigen, mit Berechtigungen arbeiten und auch die Kontrolle an einen anderen Referenten übergeben. Normale Teilnehmer benötigen für die Teilnahme an der Besprechung kein Skype for Business.

Zuletzt aktualisiert: 28. Januar 2019.

Erfahren Sie in diesem ersten Teil, wie Sie mit Outlook oder im Browser mit der Web-Variante ein Meeting planen, Einladungen verschicken und das Meeting starten. Im zweiten Teil zeige ich Ihnen, wie Sie als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen.

Skype for Business (bis im Frühjahr 2015 „Lync“) ist bei fast allen Unternehmenslizenzen von Office 365 enthalten, so auch bei der von mir gewählten Option „Office 365 Business Premium“. Ich nutze Skype for Business, um Besprechungen mit Kunden oder Partnern durchzuführen – selbst wenn diese kein Skype for Business haben. Nur Sie als Organisator und Referent benötigen Skype for Business auf Ihrem Rechner.

Hinweise:

Neue Skype-Besprechung mit Outlook erstellen

Wichtig: Vor der Erstellung der Besprechung müssen Sie Skype for Business auf Ihrem Rechner gestartet haben.

In den meisten „Office 365“-Lizenzen ist eine lokale Installation des Officepaketes inklusive des Programmes Outlook enthalten. Wechseln Sie darin zur Kalenderansicht und klicken Sie im Menüband auf „Neue Skype-Besprechung“.

Skype for Business: Besprechung mit Outlook erstellen

Skype for Business: Besprechung mit Outlook erstellen

Outlook erstellt einen Termin, der auf den ersten Blick wie ein normaler Termin aussieht. Die Empfänger können außerhalb Ihrer Organisation sein, und sie müssen auch kein Skype for Business installiert haben. Testen Sie aber auf jeden Fall für das erste Mal eine Besprechung mit externen Teilnehmern, und fragen Sie bei Problemen beim Administrator nach. Möglicherweise ist in Ihrem Unternehmen das Skypen mit Externen nicht freigeschaltet, oder innerhalb des Unternehmens sind die Berechtigungen für Skype-Besprechungen eingeschränkt.

Skype for Business: Terminanfrage für Besprechung mit Outlook

Skype for Business: Terminanfrage für Besprechung mit Outlook

Zwei Besonderheiten gibt es bei einem Termin für eine Skype-Besprechung:

  • Outlook verpasst dem Termin in der Nachricht nach einer gepunkteten Linie einen Besprechungs-Link. Oberhalb dieser gepunkteten Linie können Sie eine Nachricht für die Empfänger hinterlassen, darunter sollten Sie keine Änderungen vornehmen
  • Hier bereits, bei der Einladung, können Sie im Menüband verschiedene Besprechungsoptionen für die Skype-Besprechung festlegen.

Sie können beispielsweise jeden automatisch und direkt in die Besprechung herein lassen, oder nur Personen aus Ihrer Organisation automatisch hereinlassen (siehe „Entscheiden, wer in der Wartehalle warten muss, um eine Skype for Business-Besprechung zu erhalten„). Außerdem können Sie bestimmen, wer Referent sein kann. Bei einer Arbeitsbesprechung mit drei oder vier Leuten ist es oft sinnvoll, jeden als Referent festzulegen, damit jeder Inhalte freigeben und weitere Personen zur Besprechung zulassen kann.

Skype for Business: Besprechnungsoptionen aufrufen

Skype for Business: Besprechnungsoptionen aufrufen

Skype for Business: Besprechungsoptionen - Berechtigungen

Skype for Business: Besprechungsoptionen – Berechtigungen

Den Chat sollten sie aktiviert lassen, damit Sie sich beispielsweise auch auf die Schnelle austauschen können, wenn gerade jemand eine Präsentation hält. Die Darstellungssprache können Sie noch auf Englisch ändern.

Prüfen Sie die Angaben zur Besprechung, und versenden Sie den Termin. Keiner der Empfänger muss über Skype for Business verfügen. Alles, was die Emfpänger haben müssen, sind ein Emailkonto (beispielsweise bei Google Mail). Okay, ein Internetzugang und ein Browser sollten es ebenfalls noch sein.

Skype for Business: Termineinladung in Gmail

Skype for Business: Besprechungseinladung in Gmail

Skype for Business: Besprechungseinladung in Thunderbird

Skype for Business: Besprechungseinladung in Thunderbird

Neue Skype-Besprechung auf outlook.office.com erstellen

Outlook gibt es seit längerem auch für Office 365 online im Browser. Rufen Sie auf outlook.office.com Ihren Kalender auf und klicken Sie auf „Neues Ereignis“. Füllen Sie die nötigen Angaben aus und wählen Sie dann bei „Online Besprechung hinzufügen“ die Option „Skype-Besprechung“.

Skype for Business: Online-Besprechung hinzufügen in Outlook Online

Skype for Business: Online-Besprechung hinzufügen in Outlook Online

Dabei muss Skype for Business auf Ihrem Rechner nicht geöffnet sein. Versenden Sie die Termineinladung, die automatisch mit entsprechenden Links versehen wird.

Online können Sie die Besprechungsoptionen für die Skype-Besprechung leider nicht ändern. Sie müssen entweder zu Beginn der Besprechung in Skype for Business flexibel reagieren. Oder Sie öffnen vor der Besprechung (oder direkt, nachdem sie die Einladung versendet haben) zunächst auf Ihrem Rechner Skype for Business und anschließend Outlook. In Outlook öffnen Sie den Termin und klicken auf Skype-Besprechung. Dann erscheint rechts daneben das Symbol, um die Besprechungsoptionen zu ändern.

Der Empfänger erhält eine Besprechungseinladung, die fast genauso aussieht, wie wenn Sie sie mit Outlook auf dem Rechner erstellt hätten.

Skype-Besprechung starten

Rufen Sie ein paar Minuten vor dem Besprechungstermin auf Ihrem Rechner „Skype for Business“ auf, wechseln Sie auf das Kalendersymbol für „Besprechungen“ und klicken Sie auf „Teilnehmen“.

Skype for Business: Besprechung starten

Skype for Business: Besprechung starten

Falls Sie Skype for Business das erste Mal benutzen, müssen Sie möglicherweise noch Audioeinstellungen vornehmen. Anschließend kommt das Besprechungsfenster von Skype for Business.

Skype for Business: Auf Teilnehmer warten

Skype for Business: Auf Teilnehmer warten

Jetzt können Sie in Ruhe darauf warten, dass Ihre Gäste kommen. Währendessen können Sie die Optionen am unteren Fensterrand erkunden.

  • Video: Nach einem Klick erhalten Sie eine Vorschau des Videobildes ihrer Webcam. Mit Klick auf „Mein Video starten“ wird Ihr Videobild übertragen, und eintreffende Gäste können Sie sehen.“
  • Mikrofon: Damit schalten Sie Ihr Mikrofon stumm.
  • Inhalt freigeben: Desktop übertragen, ein Fenster auswählen und freigeben, Powerpoint-Dateien freigeben, Office-Dokument gemeinsam erstellen etc.
  • Auflegen: Sie verlassen die Besprechung. Vorsicht: Die Besprechung wird im Hintergrund fortgesetzt. Wollen Sie die Besprechung beenden, dann gehen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
  • Anrufsteuerung: Anruf halten/fortsetzen, Auswahl des Audiogerätes, Lautstärke
  • „…“ (Weitere Optionen): Aufzeichnung beginnen, Aufzeichnungen verwalten, …, Skype-Besprechungsoptionen, Besprechung beenden

Im zweiten Teil erfahren Sie, wie Sie ihre Besprechung durchführen und wie Ihre Gäste die Web-App von Skype for Business im Browser aufrufen und an der Besprechung teilnehmen: „Als Gast bei Skype for Business Meetings teilnehmen.“

P.S. Im Supportbereich von Microsoft gibt es einen ausführlichen Bericht sowie ein Video in Englisch.

Hat jemand Erfahrungen mit „Internetfernsehern“ inklusive Skype? Oder kennt jemanden, der Erfahrungen damit gemacht hat?

Ich möchte gerne wissen, wie einfach und praktisch solche Geräte insbesondere für ältere Menschen sind. Mit Erfahrungen meine ich nicht irgendwelche Fünf-Minuten-Tests auf einer Messe oder im Geschäft sondern wirklich persönliche Erfahrungen im Einsatz eines Internet-TVs mit Skype.

  • Welche Modelle gibt es?
  • Worauf sollte ich achten?
  • Haben diese Fernseher eine eingebaute Kamera, oder wird die per USB angesteckt?

Ich habe mit der Suche noch nicht begonnen, deswegen diese vermutlich sehr allgemeinen Fragen.

Warum TV und Skype?

Meine Eltern sind fast 80 Jahre alt. Ich möchte gerne mit ihnen „videotelefonieren“ bzw. skypen. Computer und Internet kennen sie nur vom Hörensagen, vom Fernsehen und der Zeitung sowie meinen Erzählungen, und ein Computer würde sie überfordern. Ein neuer Fernseher ist eh fällig. Ein Fernseher ist ein seit Jahrzehnten bekanntes Gerät. In der letzten Zeit werden „Skype-Fernseher“ immer öfter beworben, und wenn diese inklusive Skype wirklich „idiotensicher“ zu bedienen sind, dann wäre das vielleicht etwas für meine Eltern.

Bislang war diese Überlegung für mich nicht konkret. Bislang konnte ich immer mal wieder zu meinen Eltern fahren. Gerade jetzt verbringe ich viel Zeit mit meinen Eltern, aber ich bin nicht ständig dort. Mein Vater hat einen bösartigen Hirntumor. Ich möchte meinen Eltern eine Möglichkeit bieten, sich auch kurzfristig mit Bild mit uns zu unterhalten. Doch das ist nur dann sinnvoll, wenn sie das Gerät auch bedienen können.

Auf der Telekomseite habe ich mich bereits versichert, dass es bei der Adresse meiner Eltern grundsätzlich DSL gibt. Wenn ein Skype-Fernseher (oder eine andere Internetlösung) in Frage kommt, werde ich nachfragen, ob mir die @telekom_hilft schnell eine Leitung zu bekommen.

Können Sie, könnt Ihr mir helfen?

Vielleicht bin ich auch auf dem Holzweg, und es gibt ganz andere Möglichkeiten, auf die ich nicht gekommen bin.

Wenn Sie mir über Erfahrungen mit solchen Skype-Fernsehern berichten könnten, würde ich mich sehr darüber freuen. Ebenso, wenn Sie mir eine andere Möglichkeit nennen können. Hinterlassen Sie mir einen Kommentar hier unten im Blog, schicken Sie mir eine E-Mail oder eine Nachricht beispielsweise auf Facebook (weitere Kontaktmöglichkeiten).

Vielen Dank für Ihre Unterstützung.