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Sichern und Synchronisieren

Wer mehr als einen Rechner hat, der hat sehr schnell Bedarf an der Synchronisation von Dateien und Verzeichnissen. Schon seit ein paar Jahren bieten Dropbox und Co. praktische Lösungen über die Cloud. Auch für eine private Clound gibt es Lösungen wie beispielsweise Owncloud, das ich auf meinem NAS-Server und meinen Geräten einsetze.

Doch es gibt Situationen, in denen es um die Synchronisierung oder die Sicherung von lokalen Dateien mit und auf Serververzeichnissen geht. Oder in denen man einfach keinen „Cloud Overhead“ haben will (und sei es aus Datenschutz).

Aus Gründen bin ich (wieder einmal) auf der Suche nach einer solchen Lösung. So nutze ich derzeit Grav für die Website „Ich, der Taumler„. „Ich, der Taumler“ hoste ich auf meinem NAS-Server im Wohnzimmer. Grav ist ein datenbankloses Content Management System (oder auch „Flat-File-System„). Wenn ich zuhause bin, kann ich direkt über eine Freigabe die Artikel und Seiten bearbeiten (das sind Textdateien in Markdown). Und wenn ich unterwegs bin, könnte ich anschließend die Artikel und Seiten von meinem Notebook aus synchronisieren. Oder ich könnte einfach die Dateien der Website auf einen Webspace bei Host Europe oder Strato kopieren und anschließend per SFTP synchronisieren. Vielleicht betrachte ich das aber auch nur als Lernprojekt und lösche die Website irgendwann einmal …

Für den privaten Einsatz (oder den Einsatz als Selbstständiger) jedenfalls sollte die Lösung kostenlos sein oder zumindest wenig kosten. Nachfolgend gibt es eine kleine unvollständige Übersicht.

Synkron

Synkron ist kostenlos und synchronisiert Verzeichnisse. Synkron gibt es für Windows (auch als Windows Portable, Mac und Linux (Dokumentation.

Synkron ist eine plattformübergreifende Open-Source-Software basierend auf Qt zur Synchronisation von zwei oder mehr Ordnern.

Synkron kann anscheinend jedoch nur lokale Verzeichnisse synchronisieren.

Duplicati

Duplikati ist kostenlos und ein reines Backup-Tool (auch verschlüsselt), sowohl komplett als auch anschließend inkrementell. Duplicati gibt es für Windows, Mac und Linux.

Duplicati is a backup client that securely stores encrypted, incremental, compressed backups on cloud storage services and remote file servers. It works with Amazon S3, Windows Live SkyDrive, Google Drive (Google Docs), Rackspace Cloud Files or WebDAV, SSH, FTP (and many more). Duplicati is open source and free.

FreeFileSync

FreeFileSync ist kostenlos und synchronisiert Dateien und Verzeichnisse. FreeFileSync gibt es für Windows, Mac und Linux.

FreeFileSync is a free Open Source software that helps you synchronize files and synchronize folders for Windows, Linux and Mac OS X. It is designed to save your time setting up and running backup jobs while having nice visual feedback along the way.

FreeFileSync (auch als Windows Portable erhältlich) synchronisiert auch mit SFTP.

DSynchronize

DSynchronize ist kostenlos für Windows erhältlich und gibt es auch als Windows Portable.

DSynchronize is a stand-alone utility that let you periodically synchronize two or more folders on Hard Disk, Floppy Disk, LAN, USB Key, CD-DVD (with packet writing software) and FTP server.

Toucan

Toucan ist eine portable Windows-Anwendung und wird derzeit nicht weiterentwickelt.

Toucan is a custom built portable app for advanced users to synchronise, backup and encrypt their data, wherever they are.

Areca Backup

Areca Backup gibt es kostenlos für Linux und Windows.

It basically allows you to select a set of files / directories to back-up, choose where and how (as a simple file copy, as a zip archive, …) they will be stored, and configure post-backup actions (like sending backup reports by email or launching custom shell scripts)

PureSync

PureSync zum Synchronisieren und zum Sichern gibt es für Windows in einer für privaten Gebrauch kostenlosen Version und in einer Professional Version. Die Professional Version unterstützt unter anderem FTP, das Ausführen mit anderem User Account und das Kopieren von geöffneten Dateien (Versionsunterschiede).

PureSync von Jumping Bytes ist eine Software zum Synchronisieren von Dateien und Ordnern, sowie für Backups.

Ich setze PureSync seit etwa drei Jahren in der Professional Version (19,95 Euro) ein und bin sehr zufrieden. Ich schiebe beispielsweise neue Musikdateien von meinem Windows-PC auf meinen Asustor-NAS per FTP.

Weitere Tools

Es gibt noch einige Tools mehr. Insbesondere gibt es einige kostenpflichtige Tools wie SyncBackSE beziehungsweise SyncBackPro oder GoodSync (was in der kostenlosen Version aufgrund der Beschränkungen ziemlich nutzlos ist).

Entenattacke

Das Internet, unendliche Weiten. Wir schreiben das Jahr 2014. Dies sind die Abenteuer des Raumschiffs Blogosphere, das mit seiner tausende Mann (und Frau!) starken Besatzung seit Jahren unterwegs ist, um fremde Themen zu erforschen, neues Leben und neue Gedanken. Viele Lichtjahre von den Regierungen dieser Erde entfernt dringt die Blogosphere in Galaxien vor, die nie eine Bundeskanzlerin zuvor gesehen hat.

Gerade erst hat diese unsere Bundesregierung ihre Digitale Agenda verkündet, die diese unsere Blogosphere in neue digitale Sphären vorzustoßen weiterhin einschränken wird. Und doch gibt es immer wieder Blogger, die in besten Wissen und Gewissen mehrere Megabyte große Fotos in ihre Artikel quetschen.

Denn es gibt nach wie vor Leser, die nur eine zwei oder sechs MBit/s-DSL haben (gemerkt? Das “L” steht bereits für Line wie Leitung). Die Kapazität dieser Leitung verteilt sich nicht nur auf das World Wide Web sondern noch auf andere Internet-Dienste. Kaum noch jemand, der ohne Synchronisierung oder Backup im Hintergrund arbeitet. Oder dabei skyped. Oder telefoniert. Und mit der Digitalen Agenda dieser unseren Digilogen Bundesregierung wird das auch bis 2018 nicht wesentlich besser werden – besonders nicht in ländlichen Regionen. Machen wir uns nichts vor, auch die DSL-Alternative LTE ist nur eine Krücke.

Letztens rief ich einen Blogartikel auf, um mehrere Sekunden lang verwundert den Aufbau von zwei Fotos zu betrachten. Insgesamt waren mit dem einen Artikel etwa sechs Megabyte an Fotos durch dieses Internet auf meinem Rechner gelandet.

Also, liebe Blogger (und nicht nur die), sind hier von mir ein paar Tipps:

  • Eine Fotodatei (oder eine Grafik) sollte nicht mehr als maximal 300 bis 800 Kilobyte groß sein (das kommt natürlich auf Verwendungszweck und Bildgröße an, siehe unten)
  • Eine Pixeldichte von 72 dpi reicht online vollkommen aus
  • Eine Bildgröße von maximal 1600 x 1200 ist normalerweise selbst für die Vollbilddarstellung auf großen Desktopmonitoren vollkommen ausreichend, meistens reicht (je nach Motiv und Absicht) sowieso eine wesentlich geringere Größe
  • Das Dateiformat meiner Wahl ist nach wie vor das JPEG oder JPG-Format, damit lässt sich die Qualität auch herunterfahren, ohne dass das einem Betrachter wesentlich auffällt

Bildoptimierung

Um Fotos für meine Blogs zu optimieren verwende ich zwei kostenlose Tools:

Beide Tools beherrschen sowohl das JPG- als auch das PNG-Format. Mit ihnen optimiere ich Fotos, bevor ich sie in das jeweilige Content Mangement System (hier ist es WordPress) hochlade. Für die Anzeige in einem Artikel bieten die CMS mittlerweile verschiedene Anzeigegrößen an, für die sie die Dateien automatisch verkleinern. Deswegen sollte dann auch nicht immer das hochgeladene Foto in seiner maximalen Größe angezeigt werden.

Die Entenattacke

Für einen Vergleich benutze ich ein Foto der Enteninvasion an der Selz, das ich mit meinem HTC One (M8) geschossen habe. Ich habe das Foto auf Flickr, wo man es in unterschiedlichen Größen auch wieder herunterladen kann. Genau das mache ich zur Vereinfachung (Links gehen auf die jeweilige Anzeige- und Downloadseite):

Anschließend optimiere ich die Fotos mit ImageOptim. Dazu ziehe ich per Drag & Drop die fünf Dateien vom Finder in das Fenster von ImageOptim . Die Allgemeinen Einstellungen in ImageOptim habe ich alle aktiviert. Außerdem werden alle EXIF Markierungen und Kommentare entfernt. Die Einstellung in ImageOptim für das JPEG-Format stehen auf 87 Prozent.

Und das ist das Ergebnis (oben ein Teil der Anzeige des Finders, unten die Anzeige von ImageOptim):

ImageOptim (Entenattacke)

Ergebnis der Bildoptimierung mit ImageOptim per Drag & Drop

Aus ursprünglich 6,7 MB macht ImageOptim 3,4 MB. Etwa zwei Drittel sind von den beiden Dateien mit den größten Bildgrößen. Doch die benutze ich nur sehr, sehr selten. Zur Verdeutlichung ist hier die Entenattacke in der Bildgröße 620 x 350 mit nur 102 KB (von WordPress erstellt, beim Klicken bekommt Ihr eine größere Datei angezeigt):

Entenattacke

Die Entenattacke (620 x 350, 102 KB)

Zum Vergleich der Link auf die Fotodatei mit der Bildgröße 1600 x 905 (aufpassen: Der Browser verkleinert möglicherweise die Anzeige, ein Mal klicken zum Vergrößern).

Achtet also bitte auf die Pixeldichte, die Bildgröße und vor allem auf die Dateigröße. Danke!

P.S.: Das funktioniert übrigens auch sehr gut vor dem Versenden der Email mit vier Fotos von dem süßen Katzenbaby – jedes 4 MB groß ;-)

WerkzeugeVor kurzem trafen Stephan List und ich uns für einen Plausch mit Skype auf einen Podcast. Seit Februar 2013 skypt er mit Leuten, plaudert mit ihnen über ihre Arbeit, ihre Interessen und ihre Tools und stellt die Podcasts mit Links in seinem Toolblog online. Unser Gespräch wird demnächst als Podcast bei Stephan erscheinen. Wir sprachen auch etwas über meine Tools. Deswegen poste ich hier eine kleine Übersicht meiner Tools und meines Settings.

Ab und zu habe ich eine Anmerkungen hinzugefügt, wie ich die Tools benutze. Oft aber habe ich die Tools einfach nur in eine Kategorie gepackt. Die Kategorien sind jedoch nicht kategorisch (aha!?) sondern dienen eher der Orientierung. Manche Tools hätte ich auch in mehrere Kategorien packen können. Mit den Links hinter den Namen bin ich gegen Ende ziemlich faul geworden, aber es gibt ja die Google-Suche… :-)

Viel Spaß beim Stöbern. Bei Fragen: Es gibt ein Kommentarfeld, und auch auf Twitter oder Facebook antworte ich gerne.

Hardware, Devices

In meinem Büro steht unter dem Schreibtisch ein Windows-PC mit Windows 8.1. Ich benutze ihn zum stationären Arbeiten mit zwei großen 16:9 Bildschirmen. Beim konzentrierten Arbeiten benutze ich jedoch nur wenige geöffneten Fenster und meistens sogar nur ein zentrales Arbeitsfenster (z.B. wie jetzt der Browser zum Schreiben des Artikels). Eventuell habe ich noch zwei oder drei Fenster offen, die ich dediziert zum Nachschauen und Recherchieren benutze.

Mein Windows-PC dient mir als zentraler Hub, auf dem alle Dateien liegen. Entweder lege ich sie direkt beim Arbeiten mit diesem Rechner ab, oder sie werden über einen Dienst im Hintergrund synchronisiert (beispielsweise mit Sugarsync). Damit habe ich alle Dateien jederzeit auf allen Geräten zur Verfügung (okay, nicht wirklich alle, aber alle, die ich normalerweise benötige).  Über diesen Rechner werden alle Dateien automatisch gesichert

  • auf eine externe USB 3.0 Festplatte mit Genie Timeline (eine Art Time Machine für Windows),
  • auf meinen QNAP-NAS mit PureSync und
  • verschlüsselt in der Cloud mit Crashplan

Das Macbook Air ist mein „Mobilgerät“ für die Couch, den Esstisch, Reisen und Terrasse.

Mein iPad ist mein „Mobilgerät“ für überall. Zum Skizzieren und Malen habe ich einen Stylus. Fürs Texte schreiben dient mir ein Logitech Ultrathin Keyboard Cover.  Als Smartphone und ultramobiles Gerät habe ich ein Samsung S3.

Gelegentlich benutze ich noch meine Canon PowerShot SX10 IS für Fotos, beispielsweise für Ausflüge oder Reisen.

Im Büro stehen außerdem noch

  • NAS QNAP TS-419P: Backup, Sync, Multimedia (Videos, Musik, Fotos), Streaming für Smart-TV im Wohnzimmer, Gedöns
  • Fujitsu ScanSnap S1300: Scanner nach PDF (mit Texterkennung) oder JPG, entweder zur Ablage im Dateisystem oder in Evernote
  • Canon MG 3150: Drucker, Scanner (zwar selten aber manchmal muss es sein)
  • Hama Shredder
  • Fritz!Box 7390 als WLAN-Router, Telefon-Basis, Faxgerät, VPN-Server

Zum Telefonieren habe ich für privat und beruflich zwei Fritz!Fons in der Wohnung. Aufgrund der massiven Mauern benutze ich in der Wohnung insgesamt vier Fritz!Powerline 520E.

Im Wohnzimmer stehen

Im Schlafzimmer gibt es noch eine Squeezebox Boom.

Dazu kommen noch zwei Ethernet-Switches und jede Menge Steckerleisten :-)

Kommunikation

Kommunikation sehe ich als den Austausch von Texten, Audio und Video zwischen zwei oder mehr Beteiligten, allerdings noch nicht unbedingt auf der Ebene Office oder Kollaboration sondern auch auf der Metaebene (hat er/sie jetzt Zeit, wollen wir heute Abend telefonieren).

  • Adium (Mac): Multiprotocol Instant Messaging
  • Bria (iOS): VoIP
  • CSipSimple (Android): VoIP
  • Facebook Messaging (Web, iOS, via Adium/Pidgin/Jitsi): Instant Messaging
  • FritzFon (iOS, Android): Telefonieren, VoIP. Im Übrigen kann ich mich unterwegs über VPN zu meiner Fritzbox verbinden und dann mit der FritzFon App meinen Telekom Festnetzanschluss mit Flatrate benutzen :-)
  • Google Hangout (Web, iOS)
  • Google Mail (Web)
  • Google Talk (Web, via Adium, Pidgin, Jitsi): Instant Messaging
  • IM+ Pro (Web, iOS, Android): Multiprotocol
  • Jitsi (Mac, Win): Multiprotocol Instant Messaging, VoIP (z.B. mit meiner Sipgate-Telefonnummer und meiner Telekomnummer)
  • Lync (Mac, Win, iOS, Android): Instant Messaging, VoIP
  • Outlook (Mac, Win, iOS/OWA): Email, Kalender
  • Pidgin (Win): Multiprotocol Instant Messaging
  • Sipgate (diverse Apps): VoIP
  • Skype (Mac, Win, iOS, Android): Instant Messaging, VoIP, Video Conferencing
  • Telekom Hometalk (iOS, Android): Telefon
  • Thunderbird (Mac, Win): Email
  • Threema (Android): Instant Messaging, verschlüsselt
  • Whatsapp (iOS, Android): Instant Messaging

Office

Den Begriff Office sehe ich ziemlich weit, denn nicht nur Textverarbeitung, Präsentationsoftware oder Kalender helfen mir, meine Arbeit zu erledigen, sondern auch Werkzeuge zum Know-How-Aufbau, Teilen, Merken.

  • 2Do mit Sync bei Toodledo (Android, iOS): Personal Task Management
  • Adressbuch (Mac, iOS): Sync mit Google
  • Asana (Web, iOS, Android): Social Collaboration and Task Management
  • Blogsy (iOS): Bloggen
  • Buffer (Web): Sharen
  • Business Calendar (Android): Kalender
  • Byword (iPad, Mac): Distraction Free Writing, Markdown
  • Dokuwiki (Web): Wiki, installiert auf meinem Webspace
  • Evernote (Web, Mac, Win, iOS, Android): Alle meine Notizen habe ich auf allen Geräten parat
  • Feedly (Web): RSS-Reader, zum Lesen im Browser und zum Syncen mit Mr. Reader auf dem iPad
  • Freemind (Mac, Win): Mindmaps (allerdings sehr, sehr selten)
  • Foxit Reader (Win): PDF Reader
  • Fujitsu ScanSnap (Win, Mac): ScanSnap 1300 zum Scannen und OCR von Dokumenten
  • GoodReader (iOS): Lesen, syncen (könnte auch unter Files/Docs stehen)
  • Google Drive (Web, Syncen): Texte, Tabellen, Präsentationen
  • Google Kalender (Web)
  • iCalendar (Mac, iOS)
  • iThoughsHD (iOS): Mindmaps (allerdings sehr selten)
  • Keynote (Mac, iPad): Präsentation
  • Kindle (Mac, Win, iOS, Kindle): Lesen (und Entspannen)
  • Libreoffice (Mac, Win): Text, Tabellenkalkulation, Präsentation
  • Microsoft 2013 (Win): Word, Excel, Powerpoint, Outlook
  • Microsoft 2011 (Mac): Word, Excel, Powerpoint, Outlook
  • WriteMonkey (Win): Distraction Free Writing; Markdown
  • Mr. Reader (iOS): RSS-Reader
  • Notepad++ (Win)
  • Noteshelf (iOS): Skizzen oder Notizen, handschriftlich
  • Office 365 (Web)
  • Office2 HD (iOS)
  • Pinboard (Web, Android): Social Bookmarking
  • Pocket (Web, Mac, iOS, Android): Read and share things later
  • PDFCreator (Win): PDFs erzeugen
  • Quickoffice (iOS)
  • Skitch (Win, Mac): Screenshots, Markieren (von Evernote)
  • Textwrangler (Mac)
  • Toodledo (Web): Personal Task Management
  • WordPress (Web, iOS): Bloggen
  • Writing Kit (iOS): Texten, Markdown (gelegentlich, meinstens ByWord)
  • Zite (iOS, Android): Lesen

Social Media

Ein paar der Plattformen, auf denen ich unterwegs bin:

Dieses Internet

  • Chrome (gelegentlich) (Mac, Win, Android, iOS)
  • Internet Explorer (sehr, sehr selten) (Win)
  • Filezilla (Mac, Win): FTP-Client
  • Firefox (Mac, Win, Android)
  • Safari (Mac, Win, iOS)
  • Tumblr (Web, iOS, Android)
  • Xmarks (Mac, Win, Web): Syncronisieren der Bookmarks über Win, Mac, iPad, Chrome, Firefox
  • µTorrent (Mac, Win): Torrent-Client für Downloads (z.B. große Dateien wie Libreoffice oder von Onlinetvrecorder)

Files/Docs

Dienste zum Backup, Synchronisieren. Nicht alle Dienste sind für alles gut oder in allem gut.

  • Box (Mac, Win, Web, iOS, Android) (50 GB)
  • Crashplan, weil günstiger und unlimited GB =⇒ Aber auf Invoice
  • Dropbox (Mac, Win, iOS, Android) (50 GB)
  • Google Drive (Mac, Win, Web, iOS, Android) (30 GB)
  • Skydrive (Mac, Win, Web, iOS) (30 GB)
  • Skydrive Pro (Mac, Win, Web) (25 GB): Tatsächlich ist Skydrive Pro ein Sharepoint als Teil von Microsoft Office 365
  • Sugarsync (Mac, Win, Web, iOS, Android) (30 GB): Damit arbeite ich präferiert, denn Sugarsync ist nicht nur schnell und zuverlässign, sondern damit kann ich auch verschiedene Verzeichnisse auch außerhalb des Sugarsync-Verzeichnisses über verschiedene Geräte dediziert syncen

Entspannung, Multimedia

  • Audacity (Mac, Win): Selten zum Audioaufnehmen
  • Audible (iOS), gehört zu Amazon: Hörbücher (momentan pausiere ich)
  • Awesome Miniature (Android)
  • Big Lens (iOS): Fotos
  • Camera+ (iOS)
  • Camera360 (Android)
  • Camera ZOOM FX (Android)
  • Clementine (Win)
  • Coldcut zum Schneiden von OnlineTVrecorder-Videos (Win)
  • Draft: Texten, Markdown
  • Eyewitness (iOS): Eindrucksvolles Foto jeden Tag
  • Flickr (Web, iOS): Fotos
  • Flickstackr (iOS): Fotos runter-/hochladen
  • GIMP (Win, Mac): Bildbearbeitung
  • HDR Camera+ (Android): Fotos
  • Image Tricks Pro (Mac): Bildbearbeitung
  • ImageOptim (Mac): Optimieren von Fotos fürs Web
  • Inkscape (Win, Mac): Scalable Vector Graphics (SVG) Editor
  • iPeng HD (iOS): Squeezebox steuern (Musik)
  • Kamera (Android)
  • Last.fm (Web, Win, Mac)
  • Onlinetvrecorder.com (Web): Serien, Dokumentationen, Filme im Netz aufzeichnen und herunterladen. Landet bei mir auf dem NAS.
  • Photogene (iOS): Bildbearbeitung
  • Picasa (Web, Win): Fotoverwaltung
  • QNAP (Web, Mac, Win, iOS, Android): Mein Server zu Hause im Büro inkl. Mediaserver, Backup
  • RIOT (Win): Optimieren von Fotos fürs Web
  • Snapseed (iOS, Android): Fotos
  • Sonos (Win, Mac, iOS, Android): Musik, die aus dem Netz oder von meinem NAS kommt, landet auf dem Samsung Receiver
  • Squeezebox (Android): Squeezebox steuern (Musik)
  • TiltShiftGen (iOS): Fotos
  • TrueHDR (iOS): Fotos
  • TuneIn Radio (Web, Sonos): Radio
  • VLC Media Player (Mac, Win)
  • TV (Samsung): Tatsächlich, ab und zu auch vor der Kiste. Meistens aber konservenmäßig von Twonky Mediaserver oder diesem Internetz
  • Twonky Mediaserver: Videos, Musik, Fotos. Läuft als App auf meinem QNAP und stellt Mediendateine via DLNA im Netz zur Verfügung
  • Xee (Mac): Bildbetrachter
  • Xnview (Win): Bildbearbeitung, Konvertierung

Werkzeuge (Tools)

Zeugs, das man eigentlich nicht brauchen sollte, das aber die Arbeit mit den Geräten erleichtert.

  • 7-Zip (Win): Dateipacker
  • Alfred (Mac): Textlicher Programmstarter, Finder
  • Appcleander (Mac): Anwendungen löschen
  • CCleaner (Win): Rechner aufräumen
  • Classic Shell (Win) – Start Menü für Windows 8
  • Copernic Desktop Search (Win): Desktop Suche
  • Crashplan (Win): Backup in da cloud
  • Genie Timeline (Win): Backup
  • Google Analytics (Web): Web Analytics
  • Greenshot (Win): Screenshots
  • iPackr (Mac): Dateipacker
  • Launchy (Win): Textlicher Programmstarter
  • Piwik (Web, iOS): Web Analytics
  • Puresync (Win): Verzeichnisse und Dateien syncen, auch mit FTP-Server
  • WinDirStat (Win): Anzeige Speicherverbrauch von Verzeichnissen

Verschlüsselung

Verschlüsselung ist immer noch etwas umständlich, aber dennoch: Verschlüsselung – ja danke!

  • Gpg4Win (Win): Verschlüsselung mit PGP
  • GPGTools (Mac): Verschlüsselung mit PGP
  • Keepass (Win): Passwörter speichern
  • KeepassX (Mac): Passwörter speichern
  • KyPass (iOS): Passwörter speichern
  • OpenVPN (Android): VPN
  • TrueCrypt (Win, Mac): Verschlüsselung von Laufwerken
  • PrivateInternetAccess (Web): VPN-Anbieter
  • Viscosity (Mac, Win): VPN-Client

Zeugs

Reise

Apps fürs Reisen – gleich ob ins hessische oder ins hawaiianische Ausland :-)

  • Apple Maps (iOS)
  • AroundMe (iOS)
  • Convert (iOS): Konvertieren von Maßeinheiten, Währungen
  • DB-Navigator (iOS, Android)
  • Flinc (Android, iOS, Web)
  • Forecast (Web, iOS Web App): Wetter
  • Google Maps (iOS, Android, Web)
  • myTaxi (iOS, Android)
  • Öffi (Android)
  • Runtastic Pro (Android, iOS)
  • Today (iOS): Wetter
  • TWC – The Weather Channel (iOS)
  • Weather Lines (Web, iOS Web App): Wetter
  • Wetter.info (Android)
  • World Clock (Web, iOS): Konvertieren von Zeitzonen

Project Management and Handling

Hier noch ein paar Beispiele für Collaboration bzw. Time Tracking Software:

  • Teamweek – Planning (das selbe Team wie von Toggle)
  • Toggle – Time Tracking (benutze ich selbst zur Zeiterfassung für Projekte und Kunden)
  • Asana – Collaboration and Project Tasks Planning
  • Teambox – Collaboration and Planning
  • Azendoo – Collaboration mit Evernote-Integration

World Community Grid

Insgesamt nehmen über 630.000 Mitglieder mit zweieinhalb Millionen Geräten am World Community Grid teil, um ihre Geräte für gute Zwecke rechnen zu lassen (beispielsweise zur Krebs- oder AIDS-Bekämpfung).

Distraction free software (Byword)

Wann immer es um das Schreiben von etwas längeren Texten geht, benutze ich inzwischen Software für ablenkungsfreies Schreiben (“distraction free writing„): Byword und WriteMonkey.

Am Donnerstag hatte ich einen Abgabetermin für einen zweiseitigen Printartikel. Gestern schrieb ich eine etwas längere Email (ja, Email ohne Bindestrich). Vor zwei Wochen bloggte ich über Schreibblockaden und Schreibbloggaden. Jetzt gerade schreibe ich einen Text, der wahrscheinlich ein Blogartikel wird – entweder im INJELEA-Blog oder in meinem Everfach.

Die Gemeinsamkeit? Alles solche Texte schreibe ich mit sogenannten “distraction free” Schreibprogrammen auf meinem Macbook Air, meinem Windows-Rechner oder meinem iPad. Teilweise wechsele ich bei einem Text zwischen den verschiedenen Geräten. Plötzlich fällt mir noch etwas ein, und ich schnappe mir das Gerät, das ich gerade zur Verfügung habe und blende die Umwelt aus. Oder ich setze mich gezielt hin und lege los. So wie jetzt. Okay, genau genommen sitze ich nicht sondern liege an einem Sonntag Morgen im Bett. Irgendwie kam ich auf die Idee meine Empfindungen beim Schreiben in den letzten Tagen festzuhalten.

Ich rufe einen solchen “distraction free” Editor auf und schreibe los. Was diese Editoren auszeichnet? Eigentlich nichts, denn nichts soll vom Denken und Schreiben ablenken:

  • Vollbildmodus
  • Keine Symbolleiste
  • Keine Menüleiste
  • Keine Titelleiste
  • Die Fußzeile enthält nur mit ein paar Zahlen (z.B. Anzahl der Wörter und/oder Zeichen), oft blende ich sogar die aus
  • Keine Formatierungen wie unterschiedliche Schriftgrößen,
  • Nur Text
  • Kein Layout (Spalten, Grafiken…)
  • Zwei Farben: Hintergrund und Schrift
  • Der Text nimmt nur eine Breite von etwa 70 Zeichen in Anspruch

Das ist alles. Und dann geht es los. In der Regel benutze ich Markdown, und davon wenige Markierungen: Überschriften, Links, Fettschrift, Aufzählungslisten. Bei Printartikeln fallen dann (leider) sogar die Links weg. Mit Markdown kann ich mir den Text jederzeit in der Vorschau betrachten und als HTML für ein Content Management System wie WordPress exportieren.

Nichts soll mich ablenken. Vorausgesetzt, dass ich zuvor alle Programme geschlossen habe, die mich ablenken könnten. Also beispielsweise Instant Messenger, Email. Keine Benachrichtigungen (Notifications). Manche “distraction free” Software wie WriteMonkey kann Hintergrundgeräusche wie Regenplätschern, Vögelzwitschern oder sogar eine Bürogeräuschkulisse einblenden. Manche Schreiber brauchen das. Ich setze auf beruhigende Musik wie elektronische Harfenmusik von Andreas Vollenweider oder Smooth Jazz.

Nichts lenkt mich ab. Oder dann doch das vehemente Klopfen der Postbotin am Fenster, ob ich ihr nicht bei dem schweren Paket mit dem Katzenfutter helfen könne. Das mache ich dann auch. Aber anschließend brauche ich wieder ein paar Minuten, bis ich meine Schreibkonzentration wiedergefunden habe.

Meine “distraction free” Software:

Inzwischen frage ich mich beim Schreiben, ob dieser Artikel etwas mit der Blogparade von PR-Doktor Kerstin Hoffmann zu tun hat – obwohl ich daran die ganze Zeit nicht dachte. Und ich finde jetzt: Ja, diese “distraction free” Software hilft mir wahnsinnig gut gegen Schreibblockaden. Keine Ablenkung. Fokus auf das Schreiben. Nun ja, Denken soll dabei auch hilfreich sein…

Inzwischen zeigt mir die Fußzeile, dass ich etwa 600 Wörter beziehungsweise über 4.300 Zeichen geschrieben habe. Das ging aber schnell. Ich wurde allerdings auch nicht abgelenkt.

Effizient schreiben mit Markdown

Regelmäßig schreibe ich Texte auf verschiedenen Geräten. Seit einiger Zeit verwende ich Editoren, die Markdown unterstützen. Damit geht das Texten schneller und einfacher als mit aufgeplusterten Alleskönner-Editoren. Denn im Gegenzug dazu brauche ich für Markdown-Editoren nur die Tastatur und ein paar kleine Syntaxregeln. Der Lohn ist schnelleres und konzentrierteres Schreiben.

Plattformnemesis

Meine digitale Officeumgebung setzt sich aus Geräten verschiedener Hersteller mit unterschiedlichen Betriebssystemen und in unterschiedlichen Größen zusammen. Vielen geht es mittlerweile ähnlich. Da ein Windowsrechner oder ein Macbook, dort ein Smartphone oder ein Tablet – und manche haben so wie ich alle Kombinationen. Dazu kommt neben der privaten noch die berufliche digitale Umgebung.

Doch oft genug, wenn Sie den Text vom Vortag brauchen, ist der auf einem anderen Gerät in einem anderen Format. Sicherlich gibt es Dateisynchronisierungsdienste wie Dropbox oder SugarSync, doch ausgerechnet dann haben Sie das benötigte Textverarbeitungsprogramm nicht auf dem Gerät, an dem Sie jetzt sitzen (oder das Sie in der Hand halten). Wenn Sie überhaupt im Büro auf Ihre Dropbox zugreifen können (klar, der Browser…). Und beim Kopieren über die Zwischenablage erhalten Sie die unglaublichsten Formatierungen. Der größte gemeinsame Nenner ist eine Textdatei, denn die lässt sich auf allen Geräten bearbeiten. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein puristischer Texteditor und eine Tastatur. Einmal in einer Textdatei geschrieben lässt sich der Text in verschiedene Zielformate exportieren.

Formatierungen

Aber wozu gibt es bei Word, LibreOffice und Kollegen schließlich die netten Symbolleisten zur Formatierung? Diese Symbole in den Leisten sind wichtig, damit Sie beispielsweise

  • Textstellen hervorheben können,
  • Links setzen können und
  • Aufzählungslisten erstellen können

Byword (iPad)

Doch das geht nicht nur mit den mächtigen Textverarbeitungsprogrammen. Bevor es grafische Benutzeroberflächen gab verwendete man bereits textliche Auszeichnungssprachen. Mit den Auszeichnungssprachen werden im Text Anweisungen beispielsweise für spätere Druckformatierungen hinterlegt. So erstellte ich in den Achtzigern bei IBM am Terminal umfangreiche Dokumente für Datenmodellierung und Prozessmodellierung. Dazu werden die entsprechenden Kommandos direkt im Text geschrieben (dieses Wort jetzt fett, das hier kursiv, jetzt eine Aufzählungsliste…). Für die Ausgabe werden die Kommandos interpretiert und der Text wird entsprechend dargestellt.

Heutzutage ist HTML eine der wichtigsten Auszeichnungssprache. Nahezu jede Seite im World Wide Web wird als HTML an den aufrufenden Browser übergeben. HTML könnten auch Sie in jedem Texteditor Artikel schreiben und darin Textformatierungen vornehmen. Doch HTML ist für das schnelle Schreiben viel zu umständlich und kompliziert.

Markdown

Als eine einfache Möglichkeit, um Texte zu formatieren, haben John Gruber und Aaron Swartz Markdown “erfunden”. Diese einfache Sprache können Sie sehr schnell lernen. Im Alltag benötige ich nicht mehr als zehn unterschiedliche Anweisungen und schreibe damit umfangreiche Texte. Mit Markup können Sie schnell Texte schreiben und darin Formatierungen vornehmen.

Markdown ist eine vereinfachte Auszeichnungssprache, die von John Gruber und Aaron Swartz entworfen wurde. Ein Ziel von Markdown ist, dass schon die Ausgangsform ohne weitere Konvertierung leicht lesbar ist. Als Auszeichnungselemente wurden daher vor allem Auszeichnungsarten verwendet, die in Plaintext und E-Mails üblich sind.

[ Seite „Markdown“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 26. März 2013, 11:53 UTC. (Abgerufen: 29. März 2013, 16:32 UTC) ]

Sie erstellen Markdown-Texte mit einem Markdown-Editor und können Sie über die Zwischenablage als formatierten Text in einem Content Management System (beispielsweise einem Blog) ganz einfach einfügen. Editoren wie Byword exportieren aber auch beispielsweise in PDF, RTF, Word und sogar LaTeX.

Markdown-Editoren

Es gibt verschiedene Markdown-Editoren von kostenlos bis kostengünstig für alle Plattformen. Ich benutze Markdown-Editoren auf meinem MacBook, meinem Windows-Rechner, meinem iPad, meinem iPhone und meinem Android-Smartphone.

  • Kein Wechsel von Tastatur zu Maus und zurück (oder von der virtuellen iPad-Tastatur zum Display und zurück). Sie tippen, sonst nichts. Damit sind Sie automatisch viel schneller als im ständigen Wechsel.
  • Auf Tablets und Smartphones haben Sie den Editor sowieso immer im “Volltextmodus”, die Editoren für Mac oder Windows sind auf das Arbeiten im Volltextmodus ausgelegt.
  • Die meisten Markdown-Editoren blenden sogar die Menüzeile aus
  • Damit fokussieren Sie sich immer auf den Text und dessen Inhalt. Keine Ablenkung, kein Herumspielen.

Viele Markdown-Editoren gibt es für mehrere Plattformen. Für den Einstieg liefere ich Ihnen eine Auswahl von günstigen Markdown-Editoren:

  • Writing Kit (iPad), kommerziell für wenige Euro
  • FocusWriter (Mac, Windows, Linux), kostenlos (Nachtrag: FocusWriter ist nur ein „Distraction Free Editor“, kann aber kein Markdown)
  • WriteMonkey (Windows), kostenlos
  • Byword (Mac, iPad), kommerziell für wenige Euro
  • iA Writer (Mac, iPad, iPhone), kommerziell für wenige Euro
  • Nachtrag: Draft (Online), kostenlos, ermöblicht auch gemeinsames Bearbeiten

Die Editoren fallen in die Kategorie Distraction Free Writing. Ziel ist das ablenkungsfreie Schreiben (oder auch Produktivität).

Bloggen mit Markdown

Ich schreibe viele Texte wie diesen zunächst in der Markdown-Syntax. Auf dem iPad und dem Mac benutze ich Byword, auf dem Windows-Rechner WriteMonkey. Einen Text bearbeite ich auch wechselnd auf verschiedenen Geräten. Dabei greife ich von allen Anwendungen auf ein Dropbox-Verzeichnis zu.

Irgendwann gelange ich zur Überzeugung, dass der Text fertig oder fast fertig ist. Ich kopiere dann den HTML-Quelltext in die Zwischenablage und füge ihn anschließend im Blogeditor ein. Das kann auf dem iPad sein (dort benutze ich Blogsy oder die WordPress-App) oder dem MacBook oder dem Windows-Rechner (dort benutze ich den Editor im WordPress-Backend).

Bei längeren Texten verwende ich mit dem iPad das Apple Wireless Keyboard. Dann geht das Editieren wesentlich flüssiger als mit dem virtuellen Keyboard des iPads, doch diese Tastatur ist sperrig für unterwegs. Das Logitech Ultrathin steht auf meinem Wunschzettel :-)

Da ich also auf unterschiedlichen Plattformen vorschreibe ist Markdown optimal, um später auch Auszeichnungen wie Fett, Listen, Links via HTML mit in den Editor des Content Management Systems (CMS) zu übernehmen. Komplexe Dinge wie Fotogalerien mache ich immer am Schluss im Zielsystem.

Wer immer direkt, beispielsweise von seinem Desktoprechner aus, im CMS editiert, für den ist einerseits kein Markdown nötig. Andererseits ermöglicht Markdown das stressfreie und auf den Inhalt orientierte Erstellen von Texten.

Gespräche

Die Anregung zu diesem Blogartikel kam zuerst durch ein Status Update von Marcel Weiss:

Ich blogge zunehmend nur noch mit dem iPad.

In dem Kommentar-Thread äußerte ich, ich würde Texte auf dem iPad mit Byword schreiben und den Inhalt später als HTML-Quelltext in den Blog-Editor (beispielsweise Blogsy) kopieren.

Später habe ich dann noch nachgefragt

Dort können Sie weitere Argumente und Hinweise nachlesen wie die von Franziska Köppe aka @_fk75. Franziska benutzt Markdown für das Redaktionssystem Redaxo.

Screenshots

Auf Flickr gibt es ein Fotoalbum mit ein paar Screenshots, wie Markdown in den Editoren aussieht.

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Dieser Artikel als Markdown

Dieser Artikel als Markdown-Datei (ohne Fotos)

Früher waren Mitarbeiter, Freelancer und Privatpersonen bezogen auf Dateien primär Einzelkämpfer. Im Unternehmen gab es gemeinsame Verzeichnisse und Email. Heutzutage ist jeder zunehmend auf das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien angewiesen. Dabei vermischen sich die verschiedenen Sphären wie Job, Hobby oder Privatperson immer öfter. Hier gebe ich Ihnen aufgrund meiner Erfahrungen eine kleine Auswahl kostenloser oder günstiger Werkzeuge für die gemeinsame Arbeit mit Dateien.

Dokumente

Den Begriff „Dokumente“  verwende ich hier für Dateitypen zur Textverarbeitung, Präsentation und Tabellenkalkulation.

Google Docs ist ein gutes Tool, wenn es um die Erstellung und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten geht, auf die (noch) nicht jeder Zugriff haben soll. Außerdem kann man sehr differenziert Berechtigungen erteilen, beispielsweise wenn ein Dritter ein bestimmtes einzelnes Dokument bearbeiten oder nur sehen können soll.

Der Nachteil von Google Docs ist, dass es eine im Vergleich zu Softwareprogrammen (z. B. MS Office, Libre Office) eingeschränkte Funktionalität hat, was aber in über 90 Prozent der Fälle keine Rolle spielt. Vorteile sind die gemeinsame Bearbeitung im Browser, die Verbreitung von Google und die vielfältigen Zugriffsmöglichkeiten. Viele Projektarbeiter haben einen Account und kennen sich zumindest grundsätzlich damit aus. Die Basisversion dieses Textes beispielsweise erstelle ich mit Office2 HD auf dem iPad und speichere ich in Google Docs.

Aufgrund der Vorteile ist Google Docs für die Zusammenarbeit und Organisation im Team sehr gut geeignet. In der Basisversion ist Google Docs mit den weiteren Google Diensten wie Google Talk oder Google Mail kostenlos. Mit Google Apps for Business gibt es von Google ein entsprechendes professionelles Angebot für Selbständige und Unternehmen, das in vielen Fällen ausreicht.

Ein weiteres Onlineangebot, das auch weitere Funktionen wie Projektmanagement oder Onlinekonferenzen bietet, ist Zoho.

Aufwändige Dokumente und andere Dateien

Für aufwändige Dokumente (beispielsweise Präsentationen mit zehn Animationen je Folie…) eignen sich Desktopprogramme eher als Google Docs. Dazu benötigen die Teammitglieder die entsprechende Software auf ihrem Rechner. Der Quasi-Standard ist die Microsoft Office Suite. Doch mit Openoffice.org, Libre Office und ähnlicher Software stehen vergleichbare und deutlich preisgünstigere (nämlich kostenlose) Möglichkeiten zur Verfügung. Die Dokumente müssen dann jedoch für alle Teammitglieder im Dateisystem (oder in entsprechenden Apps) vorliegen und automatisch synchronisiert werden.

Außerdem gibt es neben den Dokumenten noch weitere Dateien wie beispielsweise Grafikdateien (z.B. Logos), Fotos oder Konfigurationsdateien, die ständig oder im Bedarfsfall allen oder ausgewählten Teammitgliedern zur Verfügung stehen sollen.

  • Google bietet mit Google Drive seit einigen Wochen die Möglichkeit, Dateien mit bis zu insgesamt 5 Gigabyte zu synchronisieren und blendet dort auch Verknüpfungen zu Google Docs Dokumenten ein. Doch bislang ist Google Drive von der Funktionalität im Vergleich zu anderen Diensten sehr eingeschränkt. Beispielsweise wird der Verzeichnisname vorgeschrieben. Ich habe es bislang zwar installiert aber nicht weiterverfolgt.
  • Dropbox ist der Renner unter den Synchronisierungdiensten mit großer Funktionalität und einer breiten Unterstützung durch andere Software/Apps und Webdiensten. Allerdings sind in der kostenlosen Version nur 2 Gigabyte inklusive.
  • Sugarsync bietet in der kostenlosen Version 5 Gigabyte und ist auch beim Zukauf von Speicherplatz günstiger als Dropbox.

Einen (natürlich gefärbten) Vergleich verschiedener Synchronisierungsdienste gibt es bei Sugarsync. Die kleinsten Varianten beim Zukauf von Speicherplatz bei Dropbox und Sugarsync sind 99 Dollar für 50 Gigabyte bei Dropbox und 44,99 Dollar für 30 Gigabytebei Sugarsync (beide Preise je Jahr). Bei beiden kann man mit Weiterempfehlungen zusätzlichen Speicherplatz „verdienen“. Lassen Sie uns beide zusätzlich etwas Speicherplatz dazugewinnen, wenn Sie sich für eine Registrierung entscheiden sollten:

Ich setze primär Sugarsync ein und greife im Bedarfsfall auf Dropbox zurück (beispielsweise beim Zugriff aus einer iPad-App heraus). Ein Dropboxverzeichnis lässt sich natürlich auch in Sugarsync einbinden :-)

Fazit

Inzwischen gibt es für jeden als Privatperson oder Freelancer und für kleine und mittelgroße Teams beziehungsweise Unternehmen kostenlose bis günstige Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit Dateien. Ein weiterer Vorteil der Möglichkeiten: Jeder kann in mehreren Teams und in mehreren Unternehmen gemeinsam Dateien bearbeiten, da es sich nicht um proprietäre Lösungen des eigenen Teams oder Unternehmens handelt.

Egal ob ich als Privatperson in einem Verein, als Freelancer mit unterschiedlichen Kunden oder als Mitarbeiter im Unternehmen in verschiedenen Projekten Dateien austauschen und vor allem gemeinsam bearbeiten möchte: Es gibt eine Lösung.

Am Montag startet die Bustour , die uns von München über Stationen bei Unternehmen wie in Stuttgart, Karlsruhe, Münster und Köln zum IBM Social Business JamCamp führt. Leichtsinnigerweise wies ich Stefan „Digitalnaiv“ Pfeiffer am 22. August darauf hin, ich würde einen Blogartikel über mein Mobile-Bus-Hotel-Conference-Everywhere Office planen. Am Montag geht es los, und ich habe noch immer nicht mehr als einen Plan.

Mein Überall-Büro

Es ist also Zeit für die Umsetzung. Apropos Zeit: Meine mobiles Büro soll mir auf der Deutschlandtour ermöglichen, möglichst zu jeder Zeit und an jedem Ort zu arbeiten.

Was ist Arbeit?

Doch was ist eigentlich Arbeit? Was ist überhaupt ein Arbeitsplatz, nach dem Bianca Gades in ihrer Blog-Parade gefragt hat: Wie ist dein Arbeitsplatz der Zukunft?

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Mit 47 noch einmal studieren und mit 50 den Job wechseln? Was bewegt jemanden, den sicher geglaubten Job abzulegen und nach einer Auszeit von zehn Wochen einen Neuanfang zu wagen? Ein subjektiver Reisebericht ohne Ende.

Wir haben das erste Oktoberwochenende 2011. Es ist BarCamp-Zeit: BarCamp Stuttgart 4. Es ist für mich auch die Zeit für einen Rückblick und einen Ausblick. Und wenn es „die Community“ interessiert, dann halte ich auf dem BarCamp eine Session über meine Auszeit im Frühjahr diesen Jahres. Darüber, welche Erfahrungen ich in zehn Wochen mit dem „Nichtstun“ machte, was vor mir lag, welche Erwartungen ich im Juli (noch) hatte. Doch erstens kommt es anders, und zweitens als man denkt.

Dieser Artikel ist entspricht zu einem Großteil den „Notizen eines Auszeitlers“ auf dem Weichensteller-Blog mit den Teilen Anfang, Auszeit sowie Toolblick und Ausblick. Auch wenn „erstens“ und wenn „zweitens“, so hat sich an meiner positiven Grundhaltung nichts geändert.

Ein neuer Weg - Im Wald um den Haidel

Ein neuer Weg - Im Wald um den Haidel

Kurz vor meinem fünfzigsten Geburtstag war mein letzter Arbeitstag. Kopfüber fiel ich in eine Auszeit. Alles Planen hatte nichts genutzt: Sie war da. Zehn Wochen zwischen zwei Jobs. Trotz aller Gedanken über meine Auszeit war ich nicht wirklich darauf vorbereitet. Die ersten Tage vergingen noch wie im Fluge. Der Job war sofort aus meinem Kopf, doch ich hatte ein anderes Problem: Ich war Onliner. Ständig warben akustische und optische Meldungen um meine Aufmerksamkeit. Genauso ständig war das Gefühl, ich könnte etwas verpasst haben. Dazu kamen die Geburtstagsfeier, Ostern, kleinere und größere Erledigungen. Die ersten drei Wochen waren wie ein Urlaub, den man zu Hause verbringt, und an dessen Ende man feststellt: „Morgen bin ich wieder im Büro“. Doch da war kein Büro. Es ging einfach weiter. Weiterlesen