Früher waren Mitarbeiter, Freelancer und Privatpersonen bezogen auf Dateien primär Einzelkämpfer. Im Unternehmen gab es gemeinsame Verzeichnisse und Email. Heutzutage ist jeder zunehmend auf das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien angewiesen. Dabei vermischen sich die verschiedenen Sphären wie Job, Hobby oder Privatperson immer öfter. Hier gebe ich Ihnen aufgrund meiner Erfahrungen eine kleine Auswahl kostenloser oder günstiger Werkzeuge für die gemeinsame Arbeit mit Dateien.

Dokumente

Den Begriff „Dokumente“  verwende ich hier für Dateitypen zur Textverarbeitung, Präsentation und Tabellenkalkulation.

Google Docs ist ein gutes Tool, wenn es um die Erstellung und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten geht, auf die (noch) nicht jeder Zugriff haben soll. Außerdem kann man sehr differenziert Berechtigungen erteilen, beispielsweise wenn ein Dritter ein bestimmtes einzelnes Dokument bearbeiten oder nur sehen können soll.

Der Nachteil von Google Docs ist, dass es eine im Vergleich zu Softwareprogrammen (z. B. MS Office, Libre Office) eingeschränkte Funktionalität hat, was aber in über 90 Prozent der Fälle keine Rolle spielt. Vorteile sind die gemeinsame Bearbeitung im Browser, die Verbreitung von Google und die vielfältigen Zugriffsmöglichkeiten. Viele Projektarbeiter haben einen Account und kennen sich zumindest grundsätzlich damit aus. Die Basisversion dieses Textes beispielsweise erstelle ich mit Office2 HD auf dem iPad und speichere ich in Google Docs.

Aufgrund der Vorteile ist Google Docs für die Zusammenarbeit und Organisation im Team sehr gut geeignet. In der Basisversion ist Google Docs mit den weiteren Google Diensten wie Google Talk oder Google Mail kostenlos. Mit Google Apps for Business gibt es von Google ein entsprechendes professionelles Angebot für Selbständige und Unternehmen, das in vielen Fällen ausreicht.

Ein weiteres Onlineangebot, das auch weitere Funktionen wie Projektmanagement oder Onlinekonferenzen bietet, ist Zoho.

Aufwändige Dokumente und andere Dateien

Für aufwändige Dokumente (beispielsweise Präsentationen mit zehn Animationen je Folie…) eignen sich Desktopprogramme eher als Google Docs. Dazu benötigen die Teammitglieder die entsprechende Software auf ihrem Rechner. Der Quasi-Standard ist die Microsoft Office Suite. Doch mit Openoffice.org, Libre Office und ähnlicher Software stehen vergleichbare und deutlich preisgünstigere (nämlich kostenlose) Möglichkeiten zur Verfügung. Die Dokumente müssen dann jedoch für alle Teammitglieder im Dateisystem (oder in entsprechenden Apps) vorliegen und automatisch synchronisiert werden.

Außerdem gibt es neben den Dokumenten noch weitere Dateien wie beispielsweise Grafikdateien (z.B. Logos), Fotos oder Konfigurationsdateien, die ständig oder im Bedarfsfall allen oder ausgewählten Teammitgliedern zur Verfügung stehen sollen.

  • Google bietet mit Google Drive seit einigen Wochen die Möglichkeit, Dateien mit bis zu insgesamt 5 Gigabyte zu synchronisieren und blendet dort auch Verknüpfungen zu Google Docs Dokumenten ein. Doch bislang ist Google Drive von der Funktionalität im Vergleich zu anderen Diensten sehr eingeschränkt. Beispielsweise wird der Verzeichnisname vorgeschrieben. Ich habe es bislang zwar installiert aber nicht weiterverfolgt.
  • Dropbox ist der Renner unter den Synchronisierungdiensten mit großer Funktionalität und einer breiten Unterstützung durch andere Software/Apps und Webdiensten. Allerdings sind in der kostenlosen Version nur 2 Gigabyte inklusive.
  • Sugarsync bietet in der kostenlosen Version 5 Gigabyte und ist auch beim Zukauf von Speicherplatz günstiger als Dropbox.

Einen (natürlich gefärbten) Vergleich verschiedener Synchronisierungsdienste gibt es bei Sugarsync. Die kleinsten Varianten beim Zukauf von Speicherplatz bei Dropbox und Sugarsync sind 99 Dollar für 50 Gigabyte bei Dropbox und 44,99 Dollar für 30 Gigabytebei Sugarsync (beide Preise je Jahr). Bei beiden kann man mit Weiterempfehlungen zusätzlichen Speicherplatz „verdienen“. Lassen Sie uns beide zusätzlich etwas Speicherplatz dazugewinnen, wenn Sie sich für eine Registrierung entscheiden sollten:

Ich setze primär Sugarsync ein und greife im Bedarfsfall auf Dropbox zurück (beispielsweise beim Zugriff aus einer iPad-App heraus). Ein Dropboxverzeichnis lässt sich natürlich auch in Sugarsync einbinden :-)

Fazit

Inzwischen gibt es für jeden als Privatperson oder Freelancer und für kleine und mittelgroße Teams beziehungsweise Unternehmen kostenlose bis günstige Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit Dateien. Ein weiterer Vorteil der Möglichkeiten: Jeder kann in mehreren Teams und in mehreren Unternehmen gemeinsam Dateien bearbeiten, da es sich nicht um proprietäre Lösungen des eigenen Teams oder Unternehmens handelt.

Egal ob ich als Privatperson in einem Verein, als Freelancer mit unterschiedlichen Kunden oder als Mitarbeiter im Unternehmen in verschiedenen Projekten Dateien austauschen und vor allem gemeinsam bearbeiten möchte: Es gibt eine Lösung.