Ich jedenfalls habe zu viele. Ich hätte gerne zumindest einen einzigen universalen elektronischen Posteingang, so dass ich nicht mehrere abarbeiten muss. Michael Sliwinski von Nozbe hat sieben Posteingänge, zwei physische und fünf elektronische:

  • Physischer Posteingang im Home Office
  • Physischer Posteingang für die Reise
  • Email Posteingang
  • „Downloads“-Ordner auf dem Mac
  • Posteingang in Nozbe
  • Posteingang in Evernote
  • Read-it-later“-Queue

[ How many inboxes do you have? Here are mine ]

Er arbeitet seine Posteingänge in seinen Ritualen in unterschiedlichen Abständen von täglich bis wöchentlich ab. Meine elektronischen Posteingänge arbeite ich täglich ab, so dass sie am Abend immer leer sind. Das bedeutet bei weitem nicht, dass mit den Eingängen verbundene Arbeiten begonnen oder erledigt sind. Aber ich habe alle meine Posteingänge nach einer „Getting Things Done“-Methode angefasst und sofort erledigt, abgelegt oder eingeplant (terminlich oder irgendwann) habe.

Das sind meine Posteingänge:

  • Physischer Posteingang im Haus: Täglich leere ich meinen Posteingang und entscheide über das weitere Vorgehen. Rechnungen würde ich am liebsten gleich wegwerfen, aber das ist irgendwie nicht praktikabel. Deswegen sammle ich sie und plane sie für die Bearbeitung spätestens am Wochenende.
  • Physischer Posteingang für die Reise (ein bestimmtes Fach in Koffer, Rucksack oder Jacke).
  • Email Posteingang: Seit längerem benutze ich Google Mail.
  • „Downloads“-Ordner auf Mac- und Windowsrechner. Dateien bearbeite ich normalerweise sofort nach dem Download oder am Nachmittag ( (beispielsweise Dokumente oder Installationsdateien).
  • „Lesestoff“-Ordner auf Mac-/Windowsrechner und iPad: Hier sammle ich PDF-Dateien fürs soforte oder spätere Lesen. Jeden Tag gehe ich kurz durch und bereinige bzw. plane die Ebooks für später ein.
  • Posteingang in Toodledo: In meinem Morgenritual und meinem Abendritual arbeite ich die Eingänge ab. Meistens kategorisiere bzw. plane ich sie bereits beim ersten Erfassen.
  • Posteingang in Evernote: In meinem Morgenritual und meinem Abendritual arbeite ich die Eingänge ab. Dabei sind unter anderem Artikel, Links, Fotos. Außerdem versuche ich möglichst viele Benachrichtigungen in Evernote laufen zu lassen (entweder durch Emails, die ich dorthin route, oder mit ifttt Tasks).
  • Zwei Posteingänge: Read It Later und Reeder. Sie sind faktisch ebenfalls Posteingänge, die ich morgens und abends abarbeite.

Manchmal plane ich ein solches Abarbeitungsritual auch außer der Reihe untertags ein. Zu den Ritualen gehört auch, die entstanden Aktionen abzuarbeiten, in Abhängigkeit davon wie ich sie mit einem Termin, einem Kontext oder einem Status (z.B. „Someday“) versehen habe. Oder weil sie beispielsweise auf andere Aktionen folgen und dann Teil eines „Projekts“ sind.

Wieviele Posteingänge haben Sie? Und wie gehen Sie mit den einzelnen Eingängen um?

Nachtrag (2.4.2012)
Stefan Pfeiffer hat auf Twitter darauf hingewiesen die sozialen Netze nicht zu vergessen
. Da hat er vollkommen recht: Die sozialen Netze haben ebenfalls Posteingänge. Ich lasse jedoch alle Nachrichten („Messages“) und Benachrichtigungen („Notifications“) per Email ausliefern. Damit habe ich die Anzahl der Posteingänge reduziert. Manchmal habe ich noch einen Filter aufgesetzt, um solche Nachrichten / Benachrichtigungen zu priorisieren.